數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略視域下的檔案管理體制改革

徐擁軍 李孟秋

摘要：數(shù)字環(huán)境下，檔案管理體制改革面臨管理對(duì)象再界定、檔案價(jià)值再實(shí)現(xiàn)、職能關(guān)系再構(gòu)建與技術(shù)能力再提升等挑戰(zhàn)。數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的核心在于保障數(shù)字信息資源的連續(xù)性，其基本理念是保障檔案部門主導(dǎo)、關(guān)注信息效益、聚焦業(yè)務(wù)與協(xié)同發(fā)展以及強(qiáng)化技術(shù)支撐。數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略指導(dǎo)我國(guó)檔案管理體制改革應(yīng)該注重促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)的“信息轉(zhuǎn)向”、增加檔案資產(chǎn)意識(shí)、加強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)同、強(qiáng)化技術(shù)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字連續(xù)性；檔案管理體制；檔案機(jī)構(gòu)改革；數(shù)字環(huán)境

分類號(hào)：G270

Archival Management System Reform in the Perspective of Digital Continuity Strategy

Xu Yongjun， Li Mengqiu

（School of Information Resource Management of Renmin University of China， Beijing， 100872）

Abstract：Under the digital environment， archival management system reform is faced with the challenges of re-definition of management objects， re-realization of archival value， re-construction of functional relationship and upgrading of technical ability. The core of digital continuity strategy is to ensure the continuity of digital information resources. Its basic idea is to ensure the archival department-dominated position， pay attention to the benefit of information， focus on business and collaborative development， and strengthen the technical support. Under the guidance of digital continuity strategy， archival management system reform in China should focus on promoting the"information turn" of archival institutions， increasing the awareness of archival assets， strengthening business coordination and technical construction.

Keywords：Digital Continuity； Archival Management System； Archival Institution Reform； Digi？ tal Environment

2018年3月21日，中共中央正式印發(fā)《深化黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)改革方案》，掀開了新一輪機(jī)構(gòu)改革的大幕。檔案機(jī)構(gòu)作為黨和國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，也是本次機(jī)構(gòu)改革的重點(diǎn)對(duì)象之一。而檔案管理體制如何改革，直接影響檔案部門的設(shè)置、職能與隸屬關(guān)系。因此，如何把握檔案管理體制改革的方向，直接影響檔案機(jī)構(gòu)改革的成效。

檔案管理體制是指一個(gè)國(guó)家檔案工作的組織制度，包括各級(jí)各類檔案行政、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其隸屬關(guān)系、職權(quán)的定位和組織管理方式等的總和。[1]新環(huán)境下的檔案管理體制改革，有許多問題亟待梳理與明確。學(xué)界對(duì)于檔案管理體制改革的研究成果主要包括檔案管理體制的歷史沿革[2][3]、成果回顧[4][5]，以及對(duì)于不足的反思[6][7]等。以上成果對(duì)于研究者把握檔案管理體制改革的歷史脈絡(luò)與基本發(fā)展規(guī)律很有幫助，然而也側(cè)重于從行政管理的角度對(duì)檔案管理體制改革進(jìn)行審視，缺乏對(duì)于當(dāng)前所處技術(shù)環(huán)境的深入思考。隨著信息與通信技術(shù)（ICT）飛速發(fā)展，信息化與數(shù)字化浪潮已成為管理活動(dòng)中不可忽視的趨勢(shì)。目前僅有部分研究成果涉及檔案部門與數(shù)據(jù)管理部門的關(guān)系及定位[8]，更為深入地探討檔案管理體制改革如何適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的研究則較為缺乏。

針對(duì)以上研究不足，本文將重點(diǎn)研討數(shù)字時(shí)代我國(guó)檔案管理體制改革面臨的挑戰(zhàn)及其應(yīng)對(duì)。通過(guò)分析數(shù)字環(huán)境下檔案管理體制改革的挑戰(zhàn)，在明晰當(dāng)前面臨的主要問題基礎(chǔ)上引入數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略，借助文本分析法提煉數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的核心內(nèi)涵及其主要方針，概括其核心理念，最終將其應(yīng)用于檔案管理體制改革中，使之適應(yīng)數(shù)字環(huán)境的變遷。

1數(shù)字環(huán)境下檔案管理體制改革面臨的挑戰(zhàn)

1.1管理對(duì)象的再界定

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案機(jī)構(gòu)將自身定位為“檔案管理機(jī)構(gòu)”，其管理范圍主要包括傳統(tǒng)意義上的檔案，對(duì)于檔案的界定較為嚴(yán)格地遵從《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T1—2000）等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。這一機(jī)構(gòu)定位基于傳統(tǒng)對(duì)于管理對(duì)象范圍的界定，基本能保證檔案事業(yè)的健康發(fā)展。然而隨著數(shù)字環(huán)境的蓬勃發(fā)展，檔案與文件、信息、數(shù)據(jù)等的界限日漸模糊，許多信息載體如數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)并不能嚴(yán)格滿足傳統(tǒng)對(duì)于檔案的定義，卻具有較高的保存價(jià)值。如果仍然按照既往檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于管理對(duì)象的界定，則將造成信息資源的損失。如何對(duì)自身進(jìn)行再定位，調(diào)整管理范圍，適應(yīng)數(shù)字環(huán)境的發(fā)展，是檔案機(jī)構(gòu)面臨的重大挑戰(zhàn)。另外，由于紙質(zhì)檔案的線性管理特性，檔案機(jī)構(gòu)始終處于文件管理的下游，也因此習(xí)慣將自身定位為被動(dòng)接收的后端機(jī)構(gòu)。隨著檔案信息化水平的提高，對(duì)于檔案自身真實(shí)性、完整性、可讀性與安全性的四性管理要求將檔案機(jī)構(gòu)從后端推向前端，檔案機(jī)構(gòu)須主動(dòng)提出電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)需求，保障電子檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量。

1.2檔案價(jià)值的再實(shí)現(xiàn)

在紙質(zhì)時(shí)代，檔案所具有的證據(jù)價(jià)值使其成為法庭訴訟的重要憑證。而在數(shù)字環(huán)境下，電子文件、電子檔案的證據(jù)價(jià)值同樣得到法律的認(rèn)可，越來(lái)越多電子文件開始作為訴訟證據(jù)提交法庭，電子病歷、電子合同、電子郵件等都是常見的電子證據(jù)[9]。2019年12月25日，《最高人民法院關(guān)于修改<關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定>的決定》正式頒布，此后，微信、微博、電子交易記錄等均可用于法庭訴訟[10]，數(shù)字環(huán)境下檔案的證據(jù)價(jià)值正逐漸增強(qiáng)。然而法庭審理中對(duì)于作為證據(jù)的數(shù)字檔案有著較高的質(zhì)量要求，如果保全不當(dāng)，將失去應(yīng)有的法律效力。因此，檔案機(jī)構(gòu)須面向電子證據(jù)的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性、合法性與證明力，優(yōu)化數(shù)字檔案資源的保全環(huán)境與策略，保障其證據(jù)效力。

近年來(lái)，隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各國(guó)都逐漸意識(shí)到數(shù)字技術(shù)對(duì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生的巨大效益，越來(lái)越重視數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)創(chuàng)新和數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略價(jià)值[11]。在數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的發(fā)展模式下，數(shù)字檔案也逐漸作為一種重要資源參與到社會(huì)生產(chǎn)與發(fā)展中，如何進(jìn)一步挖掘其蘊(yùn)含的潛在經(jīng)濟(jì)價(jià)值將是數(shù)字時(shí)代的新命題。也正是基于這一共識(shí)，傳統(tǒng)檔案服務(wù)于組織管理，產(chǎn)生效益周期長(zhǎng)、模式不顯著的認(rèn)知正發(fā)生轉(zhuǎn)變。因此，檔案機(jī)構(gòu)需要重新改變既往對(duì)于檔案價(jià)值的基本認(rèn)知與管理策略，將檔案作為珍貴資產(chǎn)加以管理與開發(fā)。

1.3職能關(guān)系的再構(gòu)建

在紙質(zhì)時(shí)代，檔案部門主要與文件生成部門對(duì)接。而在數(shù)字時(shí)代，由于電子檔案的內(nèi)容與技術(shù)特性，工作環(huán)節(jié)中存在文件形成部門（文書或業(yè)務(wù)部門）、檔案部門、信息技術(shù)部門與其他職能部門等多方主體，活動(dòng)主體顯著增多，如何處理不同主體之間的責(zé)任與義務(wù)，使其在檔案管理流程中發(fā)揮正向作用，是檔案機(jī)構(gòu)面臨的巨大挑戰(zhàn)。隨著信息處理能力的提升，檔案管理已經(jīng)由單線程轉(zhuǎn)向多線程，檔案信息在授權(quán)基礎(chǔ)上能夠在多主體間流轉(zhuǎn)。因此，在電子檔案管理的過(guò)程中，檔案機(jī)構(gòu)需要統(tǒng)一協(xié)調(diào)活動(dòng)主體間的信息流動(dòng)，形成覆蓋檔案信息全流程的閉環(huán)機(jī)制，保障檔案內(nèi)容的一致性。同時(shí)，由于不同主體、不同部門在工作環(huán)節(jié)中可能會(huì)采用不同的軟件、不同的工具或不同的標(biāo)準(zhǔn)，影響檔案在不同主體間的可讀、可理解、可用，因此檔案機(jī)構(gòu)需要在前端對(duì)軟件、工具與標(biāo)準(zhǔn)等作統(tǒng)一規(guī)定，保障檔案端到端的互操作性。

1.4技術(shù)能力的再提升

隨著數(shù)字環(huán)境的發(fā)展，檔案對(duì)象的管理空間也發(fā)生轉(zhuǎn)變，由模擬態(tài)到數(shù)字態(tài)再到數(shù)據(jù)態(tài)，檔案的生成方式直接影響其保存與利用方式。以往檔案數(shù)字化工作是將紙質(zhì)檔案掃描后轉(zhuǎn)錄到計(jì)算機(jī)中保存，這一形態(tài)下的檔案資源就數(shù)據(jù)粒度而言與紙質(zhì)檔案并無(wú)本質(zhì)區(qū)別，無(wú)法實(shí)現(xiàn)機(jī)器可閱讀、可理解。而隨著技術(shù)變遷，新技術(shù)環(huán)境導(dǎo)致的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)模式使得信息的處理由相對(duì)冗余和龐雜的文件尺度開始降維到更容易解析和處理的數(shù)據(jù)尺度[12]。數(shù)據(jù)態(tài)的檔案管理環(huán)境將使管理層級(jí)下沉，進(jìn)一步提升管理效率。同時(shí)，技術(shù)環(huán)境的發(fā)展也為檔案管理體制帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)：首先，數(shù)字檔案資源的長(zhǎng)期保存是一個(gè)復(fù)雜的問題，需要檔案機(jī)構(gòu)從法規(guī)制度、管理、技術(shù)等維度進(jìn)行全面布局，在明確長(zhǎng)期保存目標(biāo)的基礎(chǔ)上，制定一系列規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范與約束。同時(shí)強(qiáng)化技術(shù)能力，從而保持?jǐn)?shù)字檔案資源的存儲(chǔ)介質(zhì)、數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)系統(tǒng)的長(zhǎng)期可靠性與信息內(nèi)容的長(zhǎng)期完整、真實(shí)與可用性[13]。此外，還要強(qiáng)化管理，明確檔案機(jī)構(gòu)的基本責(zé)任與義務(wù)，制定明確的行動(dòng)路線。其次，多來(lái)源的數(shù)字檔案資源將可能構(gòu)成多源異構(gòu)的數(shù)據(jù)集，差異化的檔案數(shù)據(jù)之間難以通過(guò)一套工具、一套標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，現(xiàn)有管理經(jīng)驗(yàn)難以進(jìn)行簡(jiǎn)單遷移與復(fù)用，為檔案資源的開發(fā)與挖掘帶來(lái)難度。

2數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略及其全球圖景

2.1數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的基本內(nèi)涵

當(dāng)前，數(shù)字革命成為全球發(fā)展的重要趨勢(shì)。數(shù)字信息資源的價(jià)值日益凸顯，成為智慧城市、大數(shù)據(jù)、人工智能等議題的重要基礎(chǔ)。因此，數(shù)字信息資源的長(zhǎng)期保存、可讀、可用逐漸成為數(shù)字革命的重要保障。在這一背景和需求下，保障數(shù)字連續(xù)性成為世界各國(guó)所面臨的共同訴求。

數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的產(chǎn)生與發(fā)展，不但是解決既有問題的嘗試，也是各國(guó)數(shù)字轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略的要求，更是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于在信息化建設(shè)過(guò)程中缺少協(xié)同規(guī)劃，許多國(guó)家面臨政府信息遺失、格式老化等現(xiàn)實(shí)問題。這些問題造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，也阻礙了業(yè)務(wù)發(fā)展，使得越來(lái)越多的業(yè)務(wù)文件如數(shù)據(jù)庫(kù)文件、區(qū)塊鏈文件、音視頻文件[14]等難以通過(guò)紙質(zhì)形式輸出。為了應(yīng)對(duì)數(shù)字革命發(fā)展的趨勢(shì)，各國(guó)相繼發(fā)布相關(guān)數(shù)字轉(zhuǎn)型政策，旨在適應(yīng)數(shù)字時(shí)代的文件、檔案管理變革要求。例如，澳大利亞于2011年7月發(fā)布“政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型政策”，要求2015年后以電子形式（原生）形成的文件，將只以電子形式移交至國(guó)家檔案館[15]；加拿大圖書與檔案館提出“數(shù)字化2017”的政策立場(chǎng)，規(guī)定2017年4月1日之后產(chǎn)生的具有檔案價(jià)值的原生文件應(yīng)以數(shù)字方式進(jìn)行移交[16]。為了順利實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型，數(shù)字信息必須在生成、保管、捕獲、利用的過(guò)程中確保持續(xù)可讀、可理解、可用。另外，隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，需要建立更加高效的業(yè)務(wù)處理流程，治理環(huán)境的發(fā)展也要求政府強(qiáng)化社會(huì)參與，促進(jìn)不同主體間的協(xié)同與合作。因此，業(yè)務(wù)處理宜以數(shù)字化形式進(jìn)行，同時(shí)需要保障不同主體對(duì)相關(guān)信息的獲取與處理，這對(duì)于數(shù)字信息在流動(dòng)中的穩(wěn)定性提出了更高的要求。

不同國(guó)家對(duì)于數(shù)字連續(xù)性的認(rèn)知并不完全一致：英國(guó)將數(shù)字連續(xù)性定義為“在需要時(shí)通過(guò)特定方法使用數(shù)字信息的能力”[17]，新西蘭表述為“在所需時(shí)間按所需方法使用數(shù)字信息的能力”[18]，澳大利亞則將其定義為“保障信息長(zhǎng)期可用的方法”[19]。這些對(duì)于數(shù)字連續(xù)性內(nèi)涵的認(rèn)知差異性中存在共性：均將數(shù)字連續(xù)性視為長(zhǎng)期利用數(shù)字信息的保障，從本質(zhì)上，數(shù)字連續(xù)性是指確保信息完整、可獲得以及可用，構(gòu)建在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)可以想要的形式獲得信息的能力[20]。其基本意涵，正是基于連續(xù)體的概念，指信息得以保管和利用的能力，它不僅是關(guān)于信息的長(zhǎng)久保存，而且是要在信息的持續(xù)運(yùn)動(dòng)中構(gòu)建信息管理的能力和系統(tǒng)性的框架[21]。這一戰(zhàn)略的主要目的，是順利實(shí)現(xiàn)政府信息的數(shù)字轉(zhuǎn)型，滿足長(zhǎng)期保存與利用的需求，同時(shí)簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程，減少成本，并提高政府治理活動(dòng)的參與度與透明度。

數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的核心在于保障數(shù)字信息資源的連續(xù)性，而對(duì)于連續(xù)性則需要從廣義角度進(jìn)行理解。首先，需要保障數(shù)字信息再利用過(guò)程中持續(xù)的完整、可獲取、可讀、可理解、可用。其次，為保障數(shù)字信息的保存與利用，需要對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行從產(chǎn)生、捕獲、保管、處置、開放到利用全生命周期的管控。再次，在數(shù)字信息運(yùn)動(dòng)的完整業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，需要保障全流程的連續(xù)性，確保機(jī)構(gòu)內(nèi)部、機(jī)構(gòu)到機(jī)構(gòu)之間以及機(jī)構(gòu)向檔案館移交過(guò)程中信息在端到端的互操作性與一致性。最后，數(shù)字信息自身的連續(xù)性需要配套基礎(chǔ)設(shè)施（包括政策、版權(quán)、法律、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)）的保障，因此加快配套基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展也是數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的重要任務(wù)之一。

2.2數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的全球圖景

隨著數(shù)字連續(xù)性理念的發(fā)展，各國(guó)以不同形式實(shí)施數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略，形成了針對(duì)性的策略與規(guī)劃。

（1）英國(guó)

英國(guó)在開展數(shù)字連續(xù)性的國(guó)家中走在前列，2007年率先啟動(dòng)數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略，其戰(zhàn)略核心是保障政府信息的長(zhǎng)久可用。在數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的實(shí)施框架中，英國(guó)以用戶所使用的信息符合用戶習(xí)慣為核心，要滿足這一訴求，需確保用戶能夠找到所需信息，同時(shí)保障信息的完整性，包括內(nèi)容、背景、元數(shù)據(jù)等。為了保障戰(zhàn)略的實(shí)施，英國(guó)分四步進(jìn)行：制定行動(dòng)計(jì)劃—分析數(shù)字連續(xù)性需求—評(píng)估并解決數(shù)字連續(xù)性風(fēng)險(xiǎn)—維護(hù)數(shù)字連續(xù)性[22]，整個(gè)過(guò)程構(gòu)成完整的閉環(huán)系統(tǒng)。英國(guó)數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略以項(xiàng)目形式開展，在每個(gè)項(xiàng)目中形成職責(zé)明確的分工體系。具體人員包括高級(jí)責(zé)任主管、高級(jí)信息風(fēng)險(xiǎn)主管、信息資產(chǎn)主管、變革主管、信息技術(shù)服務(wù)主管以及采購(gòu)主管[23]，不同人員在數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的實(shí)施框架中均有明確的職責(zé)分工，并在具體的行動(dòng)過(guò)程中相互配合、業(yè)務(wù)協(xié)同，確保每項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展均得到有效控制。英國(guó)高度重視數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)管控，認(rèn)為在數(shù)字信息長(zhǎng)期保存與利用的過(guò)程中存在一系列來(lái)自于業(yè)務(wù)或組織變革、技術(shù)變革、信息資產(chǎn)與管理變革的風(fēng)險(xiǎn)。為了規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，英國(guó)國(guó)家檔案館設(shè)計(jì)了專門風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估手冊(cè)用以確定風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)設(shè)置連續(xù)性檢查表，設(shè)計(jì)專門用以評(píng)估數(shù)字連續(xù)性的工具[24]，通過(guò)提前行動(dòng)保障數(shù)字連續(xù)性。

（2）新西蘭

自2008年開始，新西蘭檔案館開始著手籌劃數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略，經(jīng)過(guò)一系列調(diào)整后，于2009年8月7日正式頒布《數(shù)字連續(xù)性行動(dòng)計(jì)劃》（DigitalContinuity Action Plan）。新西蘭數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略深受英國(guó)影響，將數(shù)字信息的及時(shí)可用視為核心要求，因此兩國(guó)開展數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的基本策略也存在相似之處。新西蘭數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的實(shí)施獲得了國(guó)家層面的支持，是自上而下施行的戰(zhàn)略部署，形成“內(nèi)閣推動(dòng)發(fā)布—檔案館主導(dǎo)監(jiān)督—公共部門具體實(shí)施”的基本路線。與英國(guó)相比，新西蘭數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的實(shí)施更加注重整體性，不以簡(jiǎn)單的項(xiàng)目形式推進(jìn)，而是圍繞公共部門信息管理效率、公民權(quán)利保障、智能化管理以及信息資產(chǎn)增值等目標(biāo)進(jìn)行總體規(guī)劃。因此，在充分調(diào)研各公共部門管理實(shí)踐的基礎(chǔ)上，立足國(guó)內(nèi)各項(xiàng)法律法規(guī)，新西蘭檔案館提出了具有針對(duì)性的連續(xù)性措施，并與公共部門密切合作、協(xié)同行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)資源有效利用。另外，為了保障數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的實(shí)施，其行動(dòng)規(guī)劃格外強(qiáng)調(diào)底層基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，通過(guò)強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用能力，實(shí)現(xiàn)國(guó)家數(shù)字檔案資源的整合與利用，提升數(shù)字歸檔能力，并促進(jìn)跨部門信息存儲(chǔ)、檢索與應(yīng)用。

（3）澳大利亞

2011年，澳大利亞國(guó)家檔案館發(fā)布數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃，該計(jì)劃亦是在數(shù)字環(huán)境下提升國(guó)家治理能力、提高業(yè)務(wù)透明度、減少數(shù)字存儲(chǔ)成本的嘗試。數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃以文件連續(xù)體理論為理論基石，強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的整體性與連續(xù)性，同時(shí)依托國(guó)家檔案館發(fā)布的數(shù)字轉(zhuǎn)型政策，促進(jìn)紙質(zhì)文件管理向數(shù)字信息管理轉(zhuǎn)型。澳大利亞國(guó)家檔案館重點(diǎn)通過(guò)三個(gè)領(lǐng)域的舉措推進(jìn)數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略：業(yè)務(wù)，人員、流程與技術(shù)，信息。其中，對(duì)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)進(jìn)行調(diào)查是數(shù)字連續(xù)性的基礎(chǔ)，通過(guò)把握機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的信息有助于明確信息的基本價(jià)值及面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)，從而采取針對(duì)性措施。人員、流程與技術(shù)是數(shù)字連續(xù)性的保障，有效的人員管理、流程優(yōu)化與技術(shù)提升有利于構(gòu)建完整的數(shù)字連續(xù)性框架，確?？蚣艿目刹僮餍耘c持續(xù)優(yōu)化。信息是數(shù)字連續(xù)性的最終走向與核心所在，機(jī)構(gòu)要重視對(duì)于信息的管理，建立覆蓋信息全生命周期的管理體系，同時(shí)注重信息環(huán)境的監(jiān)護(hù)，確保信息安全。2015年，澳大利亞國(guó)家檔案館又在此基礎(chǔ)上頒布數(shù)字連續(xù)性2020政策，旨在進(jìn)一步推動(dòng)數(shù)字轉(zhuǎn)型計(jì)劃，鼓勵(lì)電子政務(wù)發(fā)展。該政策提出三項(xiàng)基本原則：信息是有價(jià)值的，信息以數(shù)字形式管理，信息、系統(tǒng)和流程是可互操作的[25]。其基本內(nèi)容與工作目標(biāo)是對(duì)數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的繼承，同時(shí)又進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)形成整體的信息治理框架，在信息治理單元內(nèi)各司其職、協(xié)同參與，并將信息作為澳大利亞政府的重要資產(chǎn)，為發(fā)展數(shù)字經(jīng)濟(jì)提供助力。

3數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的基本理念

從上述國(guó)家實(shí)施數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的圖景可見，雖然在具體實(shí)施環(huán)節(jié)存在部分差異，但各國(guó)就發(fā)展數(shù)字連續(xù)性的基本策略和基本理念達(dá)成了共識(shí)，具體表現(xiàn)在：

3.1檔案部門主導(dǎo)

在全球數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃的行動(dòng)圖景中，不論是英國(guó)、新西蘭還是澳大利亞，檔案部門均起到了關(guān)鍵作用。英國(guó)國(guó)家檔案館、新西蘭檔案館、澳大利亞國(guó)家檔案館等均是數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的主導(dǎo)部門，具體負(fù)責(zé)數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的規(guī)劃與實(shí)施，體現(xiàn)出檔案部門對(duì)于國(guó)家信息資源的整體掌控。檔案部門在數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略中進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃有其必然性，作為具有檔案屬性的信息資源的最終保管部門，檔案部門更加明晰數(shù)字信息的保管質(zhì)量要求，若數(shù)字信息運(yùn)動(dòng)的全流程中存在某一環(huán)節(jié)的漏洞，難以保證連續(xù)性，那勢(shì)必會(huì)為長(zhǎng)期保存造成困難。因此，檔案部門對(duì)于數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的主導(dǎo)，將有利于強(qiáng)化其對(duì)于業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)與監(jiān)督，使檔案部門從下游走向上游，由被動(dòng)保管變?yōu)橹鲃?dòng)引導(dǎo)，在信息生成端提前規(guī)劃，確保全生命周期中信息質(zhì)量的一致性。

3.2關(guān)注信息效益

在各國(guó)實(shí)行數(shù)字連續(xù)性政策前，由于紙質(zhì)文件數(shù)量過(guò)多，檔案機(jī)構(gòu)用于保管、維護(hù)檔案的成本逐年上升，為信息資源的有效存儲(chǔ)及利用造成巨大負(fù)擔(dān)。另外，存儲(chǔ)措施不當(dāng)導(dǎo)致大量數(shù)字文件已經(jīng)不可訪問或不可用，造成了巨大損失。數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略實(shí)施的初衷之一，便是減少生成大量紙質(zhì)文件所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)成本，同時(shí)通過(guò)連續(xù)的保存與利用簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)流程、減少時(shí)間投入、提升管理效率。在推動(dòng)數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的過(guò)程中，各機(jī)構(gòu)逐步樹立成本—效益意識(shí)，將信息管理作為影響政府機(jī)構(gòu)決策的重要因素，以量化形式明確成本，通過(guò)減少成本提高收益。同時(shí)，“將信息作為資產(chǎn)”已成為各國(guó)推動(dòng)數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的基本共識(shí)。澳大利亞在數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃中，將數(shù)字連續(xù)性原則之一表述為“理解數(shù)字信息作為業(yè)務(wù)資源、證據(jù)資源和社區(qū)資源的價(jià)值，據(jù)此對(duì)其采取資產(chǎn)管理”[26]。而其他國(guó)家在數(shù)字連續(xù)性的實(shí)踐中，也都將數(shù)字資源作為重要資產(chǎn)進(jìn)行管理，承認(rèn)數(shù)字資產(chǎn)能夠帶來(lái)的收益。這意味著各機(jī)構(gòu)將采取更加主動(dòng)的措施挖掘信息價(jià)值，信息將由管理輔助性工具向業(yè)務(wù)促進(jìn)性資產(chǎn)轉(zhuǎn)變，更為直接、顯性地為組織創(chuàng)造價(jià)值。

3.3聚焦業(yè)務(wù)與協(xié)同發(fā)展

首先，數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略以各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)為落腳點(diǎn)，英國(guó)、新西蘭、澳大利亞等國(guó)在發(fā)布數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略前，均對(duì)各主要公共部門的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)研，明確各環(huán)節(jié)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及主要風(fēng)險(xiǎn)，確保數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的基本框架對(duì)于具體業(yè)務(wù)的適用性。數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略面向業(yè)務(wù)發(fā)展，覆蓋業(yè)務(wù)開展的全流程，以業(yè)務(wù)需求為驅(qū)動(dòng)力，與業(yè)務(wù)需求緊密結(jié)合，以業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)來(lái)識(shí)別數(shù)字連續(xù)性的對(duì)象、目標(biāo)范圍、布局框架和具體計(jì)劃[27]，從而優(yōu)化數(shù)字信息為文件形成機(jī)構(gòu)、政府和外部社會(huì)帶來(lái)的利益[28]。其次，數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略關(guān)注協(xié)同發(fā)展。在戰(zhàn)略實(shí)施過(guò)程中逐步引入治理思維，重視信息產(chǎn)生、捕獲、處置、保管過(guò)程中各業(yè)務(wù)主體的配合，在重視檔案部門主導(dǎo)作用的同時(shí)，也強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門的共同參與。不但關(guān)注政府層面的協(xié)同，也強(qiáng)調(diào)社會(huì)的廣泛參與，保障公民獲取信息、參與治理的基本權(quán)利。同時(shí)注重各要素的綜合集成，要求自上而下形成具有一致性的行動(dòng)框架，該框架需要包括領(lǐng)導(dǎo)層、業(yè)務(wù)人員與檔案管理人員，實(shí)現(xiàn)人員、技術(shù)、政策等要素的全覆蓋。

3.4強(qiáng)化技術(shù)支撐

技術(shù)發(fā)展是數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略中的重要一環(huán)，相關(guān)技術(shù)的發(fā)展既是戰(zhàn)略實(shí)施的現(xiàn)實(shí)因素，又是促進(jìn)戰(zhàn)略發(fā)展的核心要素，數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)以技術(shù)為保障。因此，各國(guó)在實(shí)施數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略時(shí)，非常注重技術(shù)發(fā)展，往往在頂層設(shè)計(jì)中將技術(shù)作為重要基礎(chǔ)，并時(shí)刻保持對(duì)技術(shù)的動(dòng)態(tài)追蹤，使戰(zhàn)略在實(shí)施過(guò)程中體現(xiàn)技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，從而在管理活動(dòng)中進(jìn)一步強(qiáng)化技術(shù)需求。在具體實(shí)施的過(guò)程中，各國(guó)十分強(qiáng)調(diào)技術(shù)落地，促進(jìn)技術(shù)性工具的開發(fā)與應(yīng)用，如英國(guó)開發(fā)了用以自動(dòng)識(shí)別文件格式的工具DROID，從而有效識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)[29]，新西蘭為了保障數(shù)字信息資源的保存和利用，進(jìn)一步強(qiáng)化了國(guó)家數(shù)字文化檔案系統(tǒng)以及自動(dòng)化發(fā)現(xiàn)和訪問系統(tǒng)Archway的功能，澳大利亞則通過(guò)信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與元數(shù)據(jù)的構(gòu)建逐步實(shí)現(xiàn)信息的互操作。技術(shù)工具的發(fā)展加速了數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略中具體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提升了信息管理活動(dòng)的智能性。

4數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略在我國(guó)檔案管理體制改革中的應(yīng)用

數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略作為一種適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展，促進(jìn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的嘗試，與我國(guó)檔案管理體制改革存在目標(biāo)的一致性。因此，數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的理念與舉措對(duì)于我國(guó)檔案管理體制改革具有重要的指導(dǎo)作用。

4.1促進(jìn)“信息轉(zhuǎn)向”

近年來(lái)，英國(guó)、澳大利亞、新西蘭等國(guó)基于數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略調(diào)整了檔案管理體制，檔案機(jī)構(gòu)成為數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的主導(dǎo)力量，也成為國(guó)家信息資源的主要責(zé)任者，反映出西方檔案機(jī)構(gòu)職能向信息方向拓展。這一發(fā)展方向不但是符合各國(guó)國(guó)情的必然嘗試，也是檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)適應(yīng)信息時(shí)代的自我轉(zhuǎn)變。在“數(shù)字革命”時(shí)代，技術(shù)發(fā)展改變了檔案機(jī)構(gòu)的運(yùn)作方式，也模糊了原先的檔案管理體制框架，檔案機(jī)構(gòu)與數(shù)據(jù)中心之間的職能邊界無(wú)法清晰地進(jìn)行嚴(yán)格劃分[30]。同時(shí)，信息時(shí)代的業(yè)務(wù)參與主體進(jìn)一步趨向多元，不但涉及業(yè)務(wù)部門與文件檔案部門，還有賴于信息安全部門、信息技術(shù)部門以及其他部門的協(xié)同參與[31]。因此，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)于國(guó)家信息化建設(shè)的參與主導(dǎo)，既有利于檔案機(jī)構(gòu)在信息時(shí)代拓展管理范圍，完成職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)自身作用與價(jià)值；也有利于統(tǒng)籌國(guó)家信息資源發(fā)展步伐，在集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下統(tǒng)一部署、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一實(shí)施，從而優(yōu)化部門間關(guān)系，形成結(jié)構(gòu)合理、運(yùn)行高效的國(guó)家信息資源管理體系[32]。這尤其適用于改進(jìn)我國(guó)數(shù)字信息發(fā)展政出多門、缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)狀。

4.2增強(qiáng)資產(chǎn)意識(shí)

數(shù)字環(huán)境下檔案的價(jià)值形態(tài)進(jìn)一步擴(kuò)張，檔案所能夠產(chǎn)生的社會(huì)價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值增加。然而與此同時(shí)，對(duì)于檔案自身的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)要求更為嚴(yán)格，這便要求檔案機(jī)構(gòu)及時(shí)轉(zhuǎn)變發(fā)展思路，以更廣闊的價(jià)值取向適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案工作的變革。數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略開展的重要前提，是重新認(rèn)識(shí)與挖掘數(shù)字信息的潛在價(jià)值，通過(guò)保障其可獲取、可讀、可理解，實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)、跨主體、跨業(yè)務(wù)、跨流程的持續(xù)利用，確保證據(jù)鏈的完整可靠，并在此過(guò)程中分析數(shù)字信息的潛在資產(chǎn)價(jià)值，進(jìn)行持續(xù)識(shí)別、評(píng)估與挖掘。這就促使檔案機(jī)構(gòu)重新認(rèn)識(shí)自身及管理對(duì)象的社會(huì)價(jià)值。隨著管理實(shí)踐中檔案概念的逐漸擴(kuò)張，傳統(tǒng)將檔案單純理解為國(guó)家秘密與證據(jù)的理念不再適應(yīng)實(shí)踐發(fā)展。檔案作為重要的信息資源，同樣能夠?yàn)楣芾碇黧w帶來(lái)直接與間接效益，從而提升主體管理效率。因此，檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)順勢(shì)而為，將自身職能由單純地保守機(jī)密向資產(chǎn)管理擴(kuò)展，及時(shí)對(duì)檔案資源進(jìn)行資產(chǎn)識(shí)別、開發(fā)、利用與保存，充分考慮各種需求及風(fēng)險(xiǎn)。

4.3加強(qiáng)業(yè)務(wù)協(xié)同

數(shù)據(jù)、信息、文件與檔案等資源將在職能部門業(yè)務(wù)開展的過(guò)程中發(fā)揮更加重要的作用。此時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)若依然遵循既往對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單移交、保管的職能定位，將會(huì)極大限制數(shù)字信息的連續(xù)性。數(shù)字連續(xù)性實(shí)際上針對(duì)的是大量生成數(shù)字信息的政府部門，這就決定了數(shù)字連續(xù)性計(jì)劃不是“一家之事”，而是面向所有生成數(shù)字信息的政府部門的跨機(jī)構(gòu)、跨平臺(tái)的系統(tǒng)工程[33]。因此，在本次機(jī)構(gòu)改革中，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)進(jìn)一步深化對(duì)于“前端控制”“全程管理”理念的應(yīng)用，加強(qiáng)與不同業(yè)務(wù)主體、信息機(jī)構(gòu)與技術(shù)機(jī)構(gòu)的協(xié)作，分別強(qiáng)化其對(duì)于檔案生成與管理的權(quán)利與義務(wù)。即在全面調(diào)研、掌握各機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，將對(duì)于數(shù)據(jù)、信息、文件與檔案的連續(xù)性要求提前至生成階段，將歸檔要求分解嵌入業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的全流程中，構(gòu)建基于業(yè)務(wù)、主體協(xié)同的檔案處理機(jī)制。同時(shí)，堅(jiān)持連續(xù)性基礎(chǔ)設(shè)施的協(xié)同原則，通過(guò)系統(tǒng)優(yōu)化升級(jí)、完善元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、強(qiáng)化軟件系統(tǒng)等工具的互操作性等途徑保障管理活動(dòng)的連續(xù)性。

4.4強(qiáng)化技術(shù)建設(shè)

現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展是推動(dòng)管理變革的重要因素，也影響著管理理念的發(fā)展。在數(shù)字環(huán)境中，技術(shù)要素將覆蓋信息從生成到利用的全生命周期，因此需要將技術(shù)支撐作為常規(guī)要素納入管理活動(dòng)。數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的提出與發(fā)展，也正是基于較為成熟的技術(shù)保障才能得以實(shí)現(xiàn)。隨著管理對(duì)象逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化發(fā)展，檔案機(jī)構(gòu)也逐漸面臨類似的管理挑戰(zhàn)，僅僅依靠常規(guī)的實(shí)體管理思路將難以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代的浪潮。因此，在檔案管理體制改革的過(guò)程中，應(yīng)將增強(qiáng)技術(shù)能力作為改革的重要方向，逐漸樹立技術(shù)意識(shí)，提高自身技術(shù)能力，從而將管理理念以技術(shù)變革的形式加以實(shí)現(xiàn)。在此過(guò)程中，以數(shù)據(jù)態(tài)管理為基礎(chǔ)，逐步將檔案的管理層級(jí)下移至數(shù)據(jù)層，增強(qiáng)數(shù)字檔案的機(jī)器可讀性與可理解性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與智能化。同時(shí)，逐步開發(fā)并完善檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化系統(tǒng)功能，強(qiáng)化資源保管介質(zhì)，全面提升檔案資源的長(zhǎng)期保存能力，并優(yōu)化檔案開發(fā)工具的算法設(shè)計(jì)，增強(qiáng)檔案資源的跨網(wǎng)絡(luò)、跨區(qū)域、跨系統(tǒng)、跨庫(kù)開發(fā)能力，通過(guò)深度學(xué)習(xí)、遷移學(xué)習(xí)、廣度學(xué)習(xí)[34]等機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，提高不同數(shù)據(jù)源、不同領(lǐng)域、不同結(jié)構(gòu)的檔案資源整合與利用效率。

5結(jié)語(yǔ)

數(shù)字時(shí)代，檔案及檔案工作都處于劇烈的變化中，傳統(tǒng)對(duì)于管理內(nèi)容與管理要求的認(rèn)知已無(wú)法適應(yīng)數(shù)字環(huán)境的變遷，這對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)與檔案工作者既是挑戰(zhàn)，又是機(jī)遇，也為檔案管理體制改革提出新的議題。為了適應(yīng)數(shù)字革命的發(fā)展，檔案管理體制應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變革，建立信息指向的工作機(jī)制，擴(kuò)充工作內(nèi)容，保障檔案資源的持續(xù)可讀與開發(fā)利用。同時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)與檔案工作者應(yīng)主動(dòng)求變，思考數(shù)字時(shí)代提出的核心問題，調(diào)整自身工作范圍與內(nèi)容，使檔案工作更加滿足數(shù)字環(huán)境的特點(diǎn)與需求，提升自身業(yè)務(wù)能力，更好地實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。

*本文系國(guó)家社會(huì)科學(xué)基金重點(diǎn)項(xiàng)目“新時(shí)代我國(guó)檔案管理體制改革研究”（項(xiàng)目批準(zhǔn)號(hào)：19ATQ009）階段性研究成果。

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