城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對(duì)應(yīng)策略淺析

王國濤

摘 要：在現(xiàn)代檔案管理體系中，城建檔案管理占據(jù)著至關(guān)重要的地位，開展城建檔案電子文件歸檔工作，有助于提升綜合管理效能，實(shí)現(xiàn)城建檔案電子檔案管理創(chuàng)新，在電子文件歸檔中，要注重安全性、體系性，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：城建檔案;電子文件;歸檔;信息化建設(shè)

在探索城建檔案電子文件歸檔工作中，要結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)發(fā)展趨勢(shì)，有針對(duì)性的創(chuàng)新城建檔案電子文件歸檔工作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有效解決歸檔問題，特別是網(wǎng)絡(luò)安全問題，提升城建電子檔案管理水平。

一、當(dāng)前城建檔案電子文件管理的現(xiàn)狀及問題

1.數(shù)據(jù)庫更新不及時(shí)。數(shù)字化檔案管理是將軟件作為整個(gè)管理體統(tǒng)的“大管家”，我們都知道軟件需要維護(hù)，所以這個(gè)管家需要經(jīng)常性的更新，如果不能更新和修補(bǔ)，就會(huì)造成整個(gè)城建檔案數(shù)據(jù)庫框架缺乏系統(tǒng)性，系統(tǒng)的整體性也不強(qiáng)，所有的數(shù)據(jù)庫只有更新才能擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫的規(guī)模，也使得文件的存儲(chǔ)和閱讀類型不再單一。數(shù)據(jù)庫的更新就是為了讓更多的城建檔案有豐富的格式支持，實(shí)現(xiàn)真正意義上的城建檔案資源無邊界存儲(chǔ)和傳輸。

2.缺少數(shù)字化檔案的建設(shè)資金。數(shù)字化檔案給城建管理帶來高效和便捷的同時(shí)，我們也需要對(duì)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行投入，但是城建目前對(duì)于數(shù)字化建設(shè)的資金投入還較少，無論是硬件還是軟件都會(huì)隨著時(shí)間的推移更新迭代，不斷地投入資金進(jìn)行維護(hù)是建設(shè)數(shù)字化檔案的重要方式，資金不足是制約城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要因素。首先在硬件上由于數(shù)據(jù)龐大，存儲(chǔ)資源多，我們要建立一個(gè)足夠容量的服務(wù)器。城建檔案管理有一定的保密性，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全等方面也要有資金投入才能有效的進(jìn)行保障。當(dāng)前很多城建檔案館也使用了一部分?jǐn)?shù)字化管理，但是更多的是半人工、半字化的管理模式，這樣就將數(shù)字化的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)不能完全發(fā)揮出來。很多城建檔案館由于歷史悠久，其中的傳統(tǒng)形式檔案浩如煙海，要將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案就需要進(jìn)行聘請(qǐng)專業(yè)的公司。

3.城建檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏規(guī)范性。城建檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)性大工程，隨著電子檔案的增加，還需要我們不斷的進(jìn)行細(xì)化分類，所以說檔案管理需要有科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)程?？v觀城建檔案管理工作，在設(shè)計(jì)數(shù)字化軟件的時(shí)候就缺少前瞻性和規(guī)劃性。每一個(gè)服務(wù)器和管理軟件都有不同的版本和型號(hào)，如果涉及到更換迭代，還可能造成傳輸與轉(zhuǎn)換的格式不匹配，這也是當(dāng)前檔案管理工作中最為頭疼的問題，只有在建設(shè)數(shù)字化檔案的前期將這些影響因素考慮進(jìn)去，才能讓后期的工作有更加簡(jiǎn)便，特別是對(duì)于城建電子檔案編碼和檔案歸類方面要有較為規(guī)范的體系作為設(shè)計(jì)支撐，減少因?yàn)橛布O(shè)備的差異化帶來的繁瑣，打破信息傳遞和轉(zhuǎn)換的壁壘，才能加快城建檔案電子文件歸檔的步伐。

4.城建檔案管理效能有待提升。在我國進(jìn)行城建檔案管理的早期階段，并沒有實(shí)行全國統(tǒng)一管理，而是大多數(shù)分散在各地區(qū)的機(jī)構(gòu)。隨著時(shí)間的推移，資料積累的越來越多，很多機(jī)構(gòu)或單位在保管和管理上已經(jīng)出現(xiàn)了吃力的情況，如果要外請(qǐng)專業(yè)的脫管單位，地方財(cái)政的壓力又很大，所以導(dǎo)致了目前城建檔案資料的管理現(xiàn)狀不容樂觀。全國范圍上來看，各地區(qū)的城建檔案資料數(shù)量龐大，種類繁多、保管標(biāo)準(zhǔn)沒能統(tǒng)一，而且沒能全部形成電子化數(shù)據(jù)，所以也無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換、分類、入檔。由此我們可以看出，當(dāng)前城建檔案資料管理還處于原始階段，在各地區(qū)和層級(jí)之間還存在著資料傳遞的壁壘，僅能在清單上互相交換，缺乏完整的數(shù)據(jù)鏈條。因此建立、健全城建檔案資料的數(shù)據(jù)庫顯得尤為重要，介于當(dāng)前資料的體系還不夠完善，需要在數(shù)據(jù)對(duì)接、數(shù)據(jù)傳授、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)安全等多個(gè)方面進(jìn)行框架架構(gòu)，并要保證城建檔案資料體系的擴(kuò)容性和統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)未來信息化城建檔案資料的科學(xué)化管理方式。

二、當(dāng)前城建檔案電子文件歸檔的安全節(jié)點(diǎn)

城建檔案資料對(duì)于國家基礎(chǔ)建設(shè)有著至關(guān)重要的意義和作用，是城建檔案勘查中的首要成果，也是我國的重要檔案資料，其在城建檔案資料中具有舉足輕重的地位。我國的城建檔案事業(yè)在近些年來發(fā)展迅速，但是城建檔案資料的相關(guān)管理卻沒能跟得上時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，相對(duì)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理和服務(wù)效能，直接導(dǎo)致了資料信息的發(fā)展緩慢。在信息化背景下，要找到文件歸檔的安全節(jié)點(diǎn)，積極探索城建檔案資料管理的應(yīng)用發(fā)展方向和未來趨勢(shì)。

1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)漏洞。信息不安全是當(dāng)前城建檔案電子文件歸檔的最主要漏洞之一，一些不法分子通過隱藏在網(wǎng)頁的鏈接以及木馬程序竊取用戶的信息，一些用戶在不經(jīng)意間就會(huì)誤入非法網(wǎng)站，有些網(wǎng)頁中的病毒不一定會(huì)立刻“發(fā)酵”，而是會(huì)在用戶電腦中潛伏一段時(shí)間，在未來的一段時(shí)間內(nèi)存儲(chǔ)病毒突然在某一時(shí)點(diǎn)爆發(fā)，且執(zhí)行不法操作，給用戶沒有防范的思考時(shí)間。

2.網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管制度漏洞。大數(shù)據(jù)時(shí)代為城建檔案電子文件歸檔帶來了便捷性，使得人們?cè)诜窒碣Y料之間更加快速。但是科技在近些年發(fā)展的太快，很多時(shí)候還沒能出臺(tái)相關(guān)的法律、法規(guī)和行政政策，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就已經(jīng)更新?lián)Q代，網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管部門在網(wǎng)絡(luò)安全執(zhí)法方面還缺乏相關(guān)的律法依據(jù)，信息監(jiān)管也有一定的疏漏。城建檔案電子文件歸檔的安全更是需要我們警惕，但是目前網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和變化之快還沒有給社會(huì)及管理人員更多地思考時(shí)間，這也是當(dāng)前信息管理制度與時(shí)代沒能完全銜接的弊端。

三、城建檔案電子文件歸檔的有優(yōu)化策略

大數(shù)據(jù)是城建檔案電子文件歸檔的未來發(fā)展趨勢(shì)，在我們充分認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)的重要性的基礎(chǔ)上，要重視和發(fā)展檔案網(wǎng)絡(luò)體系，要根據(jù)當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境背景以及特點(diǎn)從城建檔案電子文件歸檔實(shí)踐的角度出發(fā)，探求更加安全、高效、穩(wěn)定的方案措施。

1.構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化城建檔案文件歸檔體系。由于各地區(qū)城建檔案單位存在著地域差異，所以要將各單位進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一整合，加強(qiáng)各單位之間的交流與合作，并引導(dǎo)落后單位向先進(jìn)單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，并根據(jù)自身單位的實(shí)際情況制定工作方案，對(duì)于歷史遺留問題盡早清理和數(shù)字建模，多角度進(jìn)行資金融措。城建檔案資料的管理主要是為了更好的服務(wù)于社會(huì)科研，我們要切實(shí)加強(qiáng)原始城建檔案資料、城建檔案資料、成果城建檔案資料的三方協(xié)同發(fā)展，確保在匯交、保管以及服務(wù)等方面做到統(tǒng)籌規(guī)劃，充分利用信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)工作的整體性和程序性，避免工作的重復(fù)性。運(yùn)用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)工作一體化建設(shè)，首先要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化采集和格式加工，并整合形成體系，然后要對(duì)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行單獨(dú)編撰，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的開放式框架和集成管理，最后將數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，保證可以在后臺(tái)實(shí)現(xiàn)加工業(yè)務(wù)。

2.加強(qiáng)城建檔案網(wǎng)絡(luò)身份安全驗(yàn)證技術(shù)。在互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展初期階段，城建檔案電子文件歸檔沒有更多的安全防范意識(shí)，很多用戶在與服務(wù)器建立連接的時(shí)候雙方?jīng)]有“互相認(rèn)證”身份的環(huán)節(jié)，這樣情況導(dǎo)致服務(wù)器沒有得到更多的用戶信息，用戶也不了解服務(wù)器的安全性。我們建議在網(wǎng)絡(luò)連接的環(huán)節(jié)中加入網(wǎng)絡(luò)身份安全驗(yàn)證技術(shù)，既要保證用戶的安全性，也要為戶用上網(wǎng)的安全性提供更多的指導(dǎo)，當(dāng)前的身份安全驗(yàn)證技術(shù)已經(jīng)在網(wǎng)絡(luò)上有普遍的應(yīng)用，但是仍有很多不良網(wǎng)站或病毒網(wǎng)站橫行，用戶的身份也不能完全得到證實(shí)，所以應(yīng)該以政府層面加強(qiáng)對(duì)城建檔案電子文件歸檔信息的備案制度，對(duì)于用戶與服務(wù)器建立連接的時(shí)候有雙重分身驗(yàn)證的程序。

3.研發(fā)和采用高效的城建電子檔案信息技術(shù)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中很多都需要我們登錄賬號(hào)，在使用過程中需要人們進(jìn)行賬號(hào)和密碼輸入，在這個(gè)輸入過程中注重對(duì)于賬號(hào)密碼的加密保護(hù)，才能保證用戶的財(cái)產(chǎn)安全。在城建檔案電子文件歸檔中，我們首先要注重對(duì)于安全信息加密技術(shù)的研發(fā)，采用多層加密技術(shù)，對(duì)于信息的傳輸過程實(shí)施安全防護(hù)，注重加密技術(shù)的多維度研發(fā)。下面介紹幾種方式：第一是節(jié)點(diǎn)加密，在信息的節(jié)點(diǎn)處采用密碼裝置并與節(jié)點(diǎn)機(jī)相連，在讀取數(shù)據(jù)的過程中進(jìn)行加密和解密，為用戶提供輸入的安全性環(huán)境，防止數(shù)據(jù)被盜取。第二是對(duì)網(wǎng)絡(luò)連接采用加密技術(shù)，用戶與服務(wù)器建立連接后由數(shù)據(jù)的節(jié)點(diǎn)傳輸，在每一個(gè)節(jié)點(diǎn)環(huán)節(jié)設(shè)置加密程序，當(dāng)數(shù)據(jù)傳輸?shù)饺魏我粋€(gè)節(jié)點(diǎn)的時(shí)候都需要對(duì)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行解密，使得數(shù)據(jù)的整個(gè)過程包含多層保護(hù)。

四、結(jié)語

計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為了我們生產(chǎn)、生活中的重要工具，而且未來的人類社會(huì)發(fā)展也要更多的依托計(jì)算機(jī)的發(fā)展而前行，為城建檔案電子文件歸檔提供了更為曠闊的空間，對(duì)于促進(jìn)科技化社會(huì)的快速提升有著至關(guān)重要的作用。我國正處于社會(huì)改革的重要階段，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展是我國實(shí)現(xiàn)偉大民族復(fù)興的重要手段，在大數(shù)據(jù)的背景下只有不斷提升城建檔案電子文件歸檔水平才能更好的提升國家實(shí)力。

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（作者單位：西安市臨潼區(qū)城建檔案館）