大數(shù)據(jù)時(shí)代下人事檔案信息化的幾點(diǎn)思考

余靜

摘 要：大數(shù)據(jù)迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，人事檔案管理信息化建設(shè)中的機(jī)遇和挑戰(zhàn)并行。高校人事檔案正處于手工紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中。筆者從高校人事檔案管理存在的問(wèn)題出發(fā)，提出了信息化帶來(lái)的便利和優(yōu)勢(shì)，指出人事檔案信息化工作中應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)問(wèn)題，提高高校人事檔案管理工作效率和服務(wù)領(lǐng)域。探索紙質(zhì)檔案與信息化并重發(fā)展的理念，傳承和創(chuàng)新并行，探索大數(shù)據(jù)時(shí)代的人事檔案管理模式與服務(wù)模式。

關(guān)鍵詞：信息化;高校人事檔案;檔案利用

在互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)并存的時(shí)代，信息技術(shù)革命作為重要推動(dòng)力，各行各業(yè)都發(fā)生了質(zhì)的變革，原本以手工操作為主的檔案管理迎來(lái)了信息化管理的新模式。如何在新形勢(shì)下，利用計(jì)算機(jī)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的便利，為高校的人事檔案管理開(kāi)辟出新的工作方法和高效科學(xué)利用思路是人事檔案管理人員必須思考和解決的問(wèn)題。

人事檔案管理是組織人事工作的重要組成部分，它為薪資調(diào)整、績(jī)效考核、招聘錄用、干部教育培養(yǎng)、選拔任用和管理監(jiān)督等工作提供了原始依據(jù)?！案骷?jí)黨委（黨組）及其組織人事部門(mén)始終把干部人事檔案作為我們黨創(chuàng)造的獨(dú)特財(cái)富，作為新時(shí)代黨的重要執(zhí)政資源，作為建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍的重要基礎(chǔ)，秉承紅色基因，不斷加強(qiáng)改進(jìn)，取得顯著成效?！薄盀榱素瀼匦聲r(shí)代黨的組織路線，落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化”。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)條例）。《條例》共七章節(jié)四十六條內(nèi)容，包含了總則、管理體制和職責(zé)、內(nèi)容和分類(lèi)、日常管理、利用和審核及紀(jì)律和監(jiān)督等內(nèi)容。日常管理工作中增加檔案信息化內(nèi)容。第二十六條專(zhuān)門(mén)提及“應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系?！?/p>

一、目前全國(guó)高校人事檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題

目前，高校的人事檔案管理體制與管理模式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。從管理體制上看，有的高校由組織部或人事處單獨(dú)管理，有的高校由檔案館統(tǒng)一管理;管理模式上看，有的高校走在信息化管理的前列，已經(jīng)全部信息化管理;有的高校開(kāi)始著手信息化建設(shè)，部分檔案實(shí)現(xiàn)了信息化;還有部分高校仍然延續(xù)舊的手工管理模式。

高校人事檔案管理普遍存在如下問(wèn)題：

1.缺乏重視。在高校，人事檔案管理工作被認(rèn)為是“看檔案、裝檔案、查檔案”的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，只要保證檔案安全、不丟失、日常提供查閱服務(wù)即可。從領(lǐng)導(dǎo)層面和檔案工作者自身的角度，都對(duì)檔案管理工作沒(méi)有足夠的重視。

2.人事檔案管理力量薄弱。人事檔案管理工作者長(zhǎng)期處于不被重視的狀態(tài)，自身也不積極主動(dòng)進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，日常工作量大，等同于體力勞動(dòng)工作。缺乏現(xiàn)代檔案管理應(yīng)具有的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)和專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)。

3.信息化經(jīng)費(fèi)投入不足。新形勢(shì)檔案現(xiàn)代化工作需要大量經(jīng)費(fèi)投入。人事檔案信息化的管理需要有安全保障體系、成熟的軟件和配套的硬件設(shè)備。前期需要專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入。

4.檔案服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。檔案服務(wù)僅僅限于坐等，沒(méi)有主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案信息挖掘不夠，沒(méi)有主動(dòng)利用檔案數(shù)據(jù)分析為高校發(fā)展服務(wù)。

二、檔案信息化建設(shè)的意義

1.檔案信息化利于使用和查詢(xún)。有效提高人事檔案管理效率，使檔案工作人員從重復(fù)繁重的手工操作工作中解脫出來(lái)，從“紙間”到“指尖”的轉(zhuǎn)變可以進(jìn)行進(jìn)一步挖掘檔案規(guī)律和進(jìn)行檔案的高效利用服務(wù)的研究。將檔案紙質(zhì)實(shí)體轉(zhuǎn)化為電子信息存儲(chǔ)只是檔案信息化管理的第一步，將含有意義的數(shù)據(jù)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”，實(shí)現(xiàn)為高校人才年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)緣結(jié)構(gòu)、學(xué)科結(jié)構(gòu)等更多緯度分析，發(fā)揮檔案價(jià)值的數(shù)據(jù)，為高校的決策提供支持。

2.檔案信息化利于高校信息共享。人事檔案是高校人事管理的源頭，把檔案信息化納入高校信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從源頭實(shí)現(xiàn)信息化，促進(jìn)高校教育的全面改革，促進(jìn)高校在大數(shù)據(jù)時(shí)代真正實(shí)現(xiàn)管理體系現(xiàn)代化和管理能力現(xiàn)代化。目前高校的管理模式是傳承原有手工模式下的部分工作實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)操作的模式，沒(méi)有形成適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的真正管理模式的變革，管理思維也同樣沒(méi)有引入大數(shù)據(jù)管理的思維。高校各管理部門(mén)的數(shù)據(jù)各自為政，互不開(kāi)放，形成“信息孤島”。需要打破壁壘，實(shí)現(xiàn)管理部門(mén)間的信息互通、資源共享、協(xié)同發(fā)展，避免信息重復(fù)采集浪費(fèi)辦公資源和人力資源。

3.檔案信息化利于檔案實(shí)體保護(hù)。人事檔案有自身的特殊性，更需要注重實(shí)體檔案的保存和保護(hù)。檔案信息化后，日常查借閱檔案不需要多次翻動(dòng)實(shí)體檔案，有效保護(hù)檔案實(shí)體，避免人為損壞或自然侵害。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代完善高校人事檔案信息管理幾點(diǎn)建議

1.建立科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制，重視紙質(zhì)檔案材料的完善和準(zhǔn)確性。干部人事檔案材料主要產(chǎn)生于黨建組織、干部人才管理和教育培訓(xùn)等工作過(guò)程中，材料的收集整理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，日常工作中有效溝通材料產(chǎn)生部門(mén)，解決材料歸檔及時(shí)性和信息準(zhǔn)確性。在檔案信息化管理模式下，檔案日常工作在系統(tǒng)設(shè)置提醒如及時(shí)更新在職人員、退休人員和死亡人員數(shù)據(jù)，開(kāi)展庫(kù)房檔案清點(diǎn)工作，做到信息化庫(kù)內(nèi)登記臺(tái)帳與檔案實(shí)體相符與實(shí)際人事?tīng)顩r相符。

2.建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)范制度，加強(qiáng)法制思維。2018版《條例》新增了“紀(jì)律和監(jiān)督”，強(qiáng)調(diào)開(kāi)展干部人事檔案工作必須遵守十一條紀(jì)律。明確指出“對(duì)于違反相關(guān)規(guī)定和紀(jì)律的，依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以糾正;根據(jù)情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、組織處理或者黨紀(jì)政務(wù)處分，并視情追究相關(guān)人員責(zé)任。

3.注重檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)。檔案信息化管理，需要檔案工作者具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)信息化知識(shí)、相關(guān)的法律知識(shí)，現(xiàn)代管理理念等。檔案工作者只有掌握了運(yùn)用現(xiàn)代化技能才能將檔案信息化的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘。一方面需要對(duì)現(xiàn)有檔案工作人員的培養(yǎng)，提升現(xiàn)有檔案管理人員素質(zhì)。另一方面要補(bǔ)充招聘檔案專(zhuān)業(yè)人員和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員。只有培養(yǎng)出能夠駕馭和創(chuàng)新使用信息化檔案的人員，徹底轉(zhuǎn)變檔案人員定位和職能，使人事檔案管理從管理者到管理方式都真正實(shí)現(xiàn)信息化。

4.建立檔案數(shù)據(jù)利用研究團(tuán)隊(duì)?！稐l例》第二十七條提出：“組織人事部門(mén)及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)干部人事檔案日常管理、基礎(chǔ)設(shè)施和隊(duì)伍建設(shè)等工作情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、研判，加強(qiáng)檔案資源科學(xué)管理?！蹦壳案咝Ｈ耸聶n案大部分處于紙質(zhì)檔案管理模式，少部分實(shí)現(xiàn)或正在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。受檔案管理人員學(xué)科結(jié)構(gòu)的局限性，缺乏計(jì)算機(jī)運(yùn)用知識(shí)和數(shù)據(jù)分析技能，檔案管理效率與質(zhì)量處于總體偏低。避免滿足于形式上的檔案信息化，僅僅是簡(jiǎn)單的用信息化檔案代替實(shí)體檔案。需要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理在人力資源管理價(jià)值鏈的位置、作用、重要性，組成有相關(guān)學(xué)科背景的人員的研究團(tuán)隊(duì)，對(duì)人事檔案信息深度挖掘，對(duì)未來(lái)高校的人力資源發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行科學(xué)預(yù)測(cè)，多維度分析學(xué)校人才結(jié)構(gòu)和梯隊(duì)的年齡分布和發(fā)展趨勢(shì)。為學(xué)科發(fā)展和學(xué)校發(fā)展提供的人事信息數(shù)據(jù)支撐，為高校人才引進(jìn)培育政策提供重要依據(jù)，為高校的可持續(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)。

5.轉(zhuǎn)變觀念創(chuàng)新思維提供主動(dòng)服務(wù)。全面了解人事檔案新法規(guī)新要求，更新檔案知識(shí)儲(chǔ)備，依法依規(guī)保障檔案安全的前提下，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，認(rèn)識(shí)到管理是為了更好的服務(wù)?！皺n案事業(yè)現(xiàn)代化應(yīng)以體現(xiàn)‘檔案社會(huì)責(zé)任感和‘服務(wù)社會(huì)公眾為觀念要件。也就是說(shuō)，檔案事業(yè)現(xiàn)代化是對(duì)檔案作為方式的社會(huì)工具價(jià)值和檔案作為記錄實(shí)體的文獻(xiàn)信息價(jià)值的綜合發(fā)揮。檔案工作體系和運(yùn)作模式的科學(xué)與否，就看它是否能夠承載這兩個(gè)方面”。從檔案使用人的角度出發(fā)，換位思考，調(diào)整人事檔案管理模式，創(chuàng)新服務(wù)模式，積極利用互聯(lián)網(wǎng)的便利、大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)點(diǎn)，變被動(dòng)坐等服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)。通過(guò)電話、網(wǎng)絡(luò)、微信平臺(tái)等線上、線下全方位溝通，提供詳細(xì)查閱檔案流程，推送檔案知識(shí)，及時(shí)解答問(wèn)題，展開(kāi)有效的互動(dòng)，滿足人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要，使得每一位查閱檔案的干部教師都有美好的服務(wù)體驗(yàn)。

大數(shù)據(jù)迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，高校人事檔案正處于手工紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中。探索紙質(zhì)檔案與信息化并重發(fā)展的理念，傳承和創(chuàng)新并行，探索大數(shù)據(jù)時(shí)代的人事檔案管理模式與服務(wù)。提升檔案管理質(zhì)量和創(chuàng)新服務(wù)能力、思維與機(jī)制。凝聚智慧，積累經(jīng)驗(yàn)，解決檔案數(shù)字化發(fā)展中出現(xiàn)的新問(wèn)題，為后續(xù)高校人事檔案的數(shù)字化進(jìn)程提供示范，為高校人事檔案管理信息化提供智慧和方案。

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（作者單位：太原理工大學(xué)人事處）