高校檔案信息化建設(shè)的思考

冼玉華

摘 要：近幾年，在高校資源不斷增加、信息化建設(shè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，高校檔案信息化建設(shè)也成為了檔案管理過(guò)程中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容，更是檔案管理工作質(zhì)量與效率的重要標(biāo)志之一。為了能夠更好地落實(shí)高校檔案信息化建設(shè)工作，本文則對(duì)高校檔案信息化建設(shè)意義、現(xiàn)狀以及具體的措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;信息化建設(shè)

高校檔案管理信息化建設(shè)主要指的是在檔案管理過(guò)程中，借助于信息技術(shù)來(lái)對(duì)高校檔案進(jìn)行收集、存儲(chǔ)與分享等，這也是現(xiàn)如今檔案管理發(fā)展必然趨勢(shì)，對(duì)于有效提升高校檔案管理水平可謂是意義非常。為此，對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行探討也十分的重要，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，我們生活也因此而發(fā)生了較為顯著的變化，高校檔案管理工作自然也不例外，信息技術(shù)在檔案管理工作之中的應(yīng)用，能夠有效提升管理服務(wù)效率與質(zhì)量，所以為了能夠更好地做好這一項(xiàng)工作，筆者也對(duì)其進(jìn)行了如下分析：

一、高校檔案信息化建設(shè)意義

1.能夠促進(jìn)高校事業(yè)得以發(fā)展。就目前我國(guó)各個(gè)高校檔案管理信息化建設(shè)水平來(lái)看，明顯還是存在著一些問(wèn)題，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展促使我國(guó)各校事業(yè)發(fā)展也因此而發(fā)生了變化，高校管理部門在實(shí)際工作過(guò)程中，工作方式發(fā)生了較為明顯的變化。檔案管理本就是高校工作重要構(gòu)成與基礎(chǔ)，做好信息化建設(shè)工作，能夠有效提升高校檔案管理工作質(zhì)量，同時(shí)也能進(jìn)一步推動(dòng)高校其它事業(yè)得以發(fā)展。

2.能夠促進(jìn)檔案世界信息化接軌。在現(xiàn)如今這個(gè)時(shí)代背景之下，檔案管理信息化已經(jīng)成為了發(fā)展必然趨勢(shì)，而我國(guó)高校檔案信息化建設(shè)為了能夠更好地接軌現(xiàn)如今世界檔案管理與發(fā)展潮流，自然需要不斷做好信息化建設(shè)，提升信息化水平，促進(jìn)我國(guó)檔案與世界檔案信息實(shí)現(xiàn)接軌，從而有效提升高校整體信息化實(shí)力與水平。

3.進(jìn)一步促進(jìn)信息化社會(huì)發(fā)展。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，社會(huì)各個(gè)行業(yè)信息化建設(shè)工作也在不斷推行與深入，信息化時(shí)代已然到來(lái)，高校檔案管理信息化建設(shè)工作的落實(shí)，不僅能夠有效推動(dòng)我國(guó)高校教育事業(yè)得以發(fā)展，同時(shí)也能進(jìn)一步促進(jìn)信息化社會(huì)得以發(fā)展，意義非常。

二、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.缺少完善的法律制度體系。就目前高校檔案信息化建設(shè)情況來(lái)看，缺少完善的法律制度體系、檔案管理工作不夠規(guī)范是建設(shè)過(guò)程中的首要問(wèn)題之一。雖然現(xiàn)如今我國(guó)對(duì)于電子文件方面也有制定出一些法律法規(guī)，如《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《計(jì)算機(jī)病毒防治的辦法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》等等，可是對(duì)于檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)以及相應(yīng)的法律制度體系、檔案真實(shí)性界定等多方面的制度還是較為匱乏。在這種情況下，很容易會(huì)出現(xiàn)歸檔工作不夠及時(shí)、分類不夠規(guī)范、收集不夠完整等情況，明顯不利于高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展。

2.高校檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱。就目前高校檔案信息化建設(shè)情況來(lái)看，信息化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱、信息化程度有待提升也是較為顯著的問(wèn)題之一。就目前各個(gè)高校檔案信息化建設(shè)情況來(lái)分析，我們發(fā)現(xiàn)部分院校對(duì)于這一項(xiàng)工作的重視程度還是不足，基礎(chǔ)建設(shè)方面較為薄弱，具體表現(xiàn)為軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施購(gòu)置不完善、人員配備不合理等多方面。具體而言，一方面檔案信息化建設(shè)資金不足，促使檔案信息化建設(shè)工作自然也就存在著軟硬件設(shè)施不足等情況，例如部分院校只有幾臺(tái)電腦就覺(jué)得檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，缺少掃描儀、信息處理系統(tǒng)、軟件相關(guān)程序等等。另一方面，部分學(xué)校雖然具備了一定的軟硬件設(shè)施，但因?yàn)樗枷胝J(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有真正向用戶開(kāi)放，出現(xiàn)了資源浪費(fèi)等情況;最后，崗位人員綜合素質(zhì)不高，也是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的問(wèn)題之一。

3.檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。高校檔案管理工作內(nèi)容較為繁瑣，可是因其受到的重視程度不高，再加上這一工作性質(zhì)等多方面原因，高校安排的檔案管理人員大多是以年齡較大、專業(yè)技能以及學(xué)歷較低的人為主。這些檔案管理人員對(duì)于新鮮事物的接觸較少，在管理過(guò)程中也無(wú)法準(zhǔn)確意識(shí)到信息化建設(shè)的必要性以及可行性，在這種情況下，信息化建設(shè)進(jìn)度自然也就受到了制約。除此之外，在信息技術(shù)水平不斷發(fā)展的過(guò)程中，高校檔案管理人員也自然面對(duì)著越來(lái)越高的專業(yè)技能以及綜合素質(zhì)，可是就實(shí)際情況來(lái)看，檔案信息化建設(shè)人員綜合素質(zhì)還是不高，信息化建設(shè)進(jìn)程也是進(jìn)展緩慢，不利于學(xué)校發(fā)展。

4.檔案信息資源開(kāi)發(fā)與使用滯后。高校檔案本身就是一門綜合性的檔案體系，而信息化建設(shè)則是高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用重難點(diǎn)，其主要目的就是為了更加及時(shí)、準(zhǔn)確的獲得服務(wù)與信息。就目前我國(guó)各個(gè)高校信息化建設(shè)情況來(lái)分析的話，高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)以及利用情況不夠理想，首先，高校檔案管理工作本身就不夠主動(dòng)，日常生活之中也呈現(xiàn)出了被動(dòng)的狀態(tài)，例如查詢以及資訊等服務(wù)。其次，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)過(guò)程中對(duì)于檔案網(wǎng)站建設(shè)這一方面提供幫助，最后各個(gè)門類的歸檔歸正工作無(wú)法同步，也降低了高校檔案信息化建設(shè)效果。

三、高校檔案信息化建設(shè)措施

1.合理定位。高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要想真正保證建設(shè)的效果，一定要保證定位的合理性：首先，在定位的時(shí)候要確保個(gè)性多元、平易包容、交流便捷。獨(dú)特性與交互性可謂是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的獨(dú)有特色，借助于這一手段能夠有效為用戶提供檔案服務(wù)。其次，定位的時(shí)候內(nèi)容要盡可能的真實(shí)且不張揚(yáng)。檔案建設(shè)成果關(guān)鍵還是在于其真實(shí)性，而非是藝術(shù)性與技巧性。最后，在進(jìn)行定位的時(shí)候還需要保證良好的受眾面，所以在建設(shè)的時(shí)候一定要做到這一點(diǎn)，同時(shí)保證受眾信息的準(zhǔn)確性，真正立足于用戶來(lái)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，這樣才能真正為用戶提供更多更快速的檔案信息。

2.檔案信息化建設(shè)原則。高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要想讓其得到更為良好的發(fā)展，所以在設(shè)計(jì)建設(shè)的時(shí)候，還是需要遵守以下幾點(diǎn)原則：

（1）可行性。在建設(shè)過(guò)程中，一定要先從各個(gè)方面以及檔案實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行全面分析，通過(guò)深入分析來(lái)了解學(xué)校實(shí)際情況，同時(shí)在建設(shè)過(guò)程中還需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己的不足之處，這樣才能更好地做好這一項(xiàng)工作。為此，在建設(shè)的時(shí)候從物質(zhì)保證、組織安全等多方面落實(shí)下去，真正就其可行性進(jìn)行合理分析，然后基于此進(jìn)行建設(shè)。

（2）全局性。高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，全局性原則則是要求學(xué)校結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行綜合分析，同時(shí)把握好學(xué)校今后發(fā)展實(shí)際，對(duì)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、對(duì)象以及相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等多方面進(jìn)行統(tǒng)籌兼顧。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化。這一原則是要求高校在檔案建設(shè)過(guò)程中結(jié)合國(guó)家信息化要求以及高校檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。

（4）經(jīng)濟(jì)性。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的時(shí)候，還需要學(xué)校結(jié)合學(xué)校經(jīng)濟(jì)情況來(lái)進(jìn)行合理建設(shè)，不能盲目追求“高、精、尖”，還需要結(jié)合學(xué)校物力、財(cái)力、人力等多方面來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)，真正保障效益最大化。

3.完善相關(guān)法律體系。高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，相關(guān)部門還需要結(jié)合實(shí)際情況來(lái)制定出相應(yīng)的法律體系，畢竟在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展過(guò)程中，檔案管理法律法規(guī)也應(yīng)該要進(jìn)行完善與補(bǔ)充，結(jié)合檔案工作實(shí)際需求來(lái)對(duì)法律體系進(jìn)行完善，同時(shí)加大對(duì)檔案管理的宣傳，不斷強(qiáng)化相關(guān)工作人員法制意識(shí)，才能真正有效推動(dòng)高校檔案管理工作質(zhì)量得以提升。除此之外，高校還需要結(jié)合信息化建設(shè)要求與特點(diǎn)，來(lái)制定出更加完善的規(guī)章制度，例如，網(wǎng)絡(luò)安全制度、檔案信息利用者身份制度、保密制度等等，以此來(lái)促進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

4.加大檔案信息化建設(shè)投入。高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，要想真正保障建設(shè)質(zhì)量，基礎(chǔ)硬件設(shè)置以及軟件資源是否具備也是其基礎(chǔ)條件，所以在建設(shè)過(guò)程中還需要加大檔案信息化建設(shè)投入，及時(shí)購(gòu)置打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)器以及復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施，同時(shí)積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)以及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等基礎(chǔ)軟件設(shè)施。對(duì)于這一點(diǎn)，相關(guān)工作部門一定要著重提高重視，同時(shí)及時(shí)給予財(cái)政支持，這樣才能進(jìn)一步提升高校檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

5.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，除了上述幾點(diǎn)之外，還需要加強(qiáng)檔案管理信息化隊(duì)伍建設(shè)，同時(shí)及時(shí)優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境。檔案人才隊(duì)伍素質(zhì)高低本身就是信息化建設(shè)質(zhì)量與效果的關(guān)鍵，加強(qiáng)高校檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)，首先需要抓好檔案管理人員基本素質(zhì)建設(shè)，例如業(yè)務(wù)素質(zhì)、政治素質(zhì)、計(jì)算機(jī)水平以及基本技能等多方面建設(shè);同時(shí)還需要結(jié)合高校對(duì)檔案管理人員的實(shí)際需求來(lái)制定出合理的培訓(xùn)與教育方案，通過(guò)有效培訓(xùn)教育來(lái)提高其信息化建設(shè)水平。其次，則需要對(duì)檔案管理相關(guān)機(jī)制進(jìn)行完善，以此來(lái)保證檔案隊(duì)伍建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與方向，真正為檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)提供良好的條件與環(huán)境。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，高校檔案管理信息化建設(shè)也成為了時(shí)代發(fā)展必然趨勢(shì)，對(duì)于高校檔案管理工作質(zhì)量提升意義非常，可是就目前高校檔案信息化建設(shè)水平來(lái)分析，我們能夠發(fā)現(xiàn)依然還是存在著一些問(wèn)題，而通過(guò)本文的分析以及建設(shè)建議，希望能夠真正有效提升高校檔案信息化建設(shè)水平，讓高校檔案管理工作更好地服務(wù)于用戶，從而更好地服務(wù)于全校師生。

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（作者單位：廣東白云學(xué)院）