高校數(shù)字化檔案安全管理的思考和建議

黃俊鋒

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展過程中，我們也步入了一個信息化社會，并且面對著越來越龐大的數(shù)據(jù)資源，身處在這種環(huán)境下，傳統(tǒng)存儲媒介自然也就無法有效滿足用戶存儲需求，高校作為信息聚集中心，要想在這種環(huán)境下做好檔案管理工作，則需要加強(qiáng)數(shù)字化檔案安全管理，以此來有效發(fā)揮出高校的作用，提高高校數(shù)字化檔案管理質(zhì)量。基于此，本文也從高校數(shù)字化檔案安全管理的重要性、現(xiàn)狀著手進(jìn)行了分析，然后提出了具體的安全管理措施，希望借由此充分發(fā)揮檔案的價值。

關(guān)鍵詞：高校;數(shù)字化檔案;安全管理

檔案管理作為高校日常工作之中必不可少的部分，對于高校而言十分重要。傳統(tǒng)檔案工作在實施過程中，其存儲以及查閱等環(huán)節(jié)效率都不高，而數(shù)字化技術(shù)則能夠更好地實現(xiàn)檔案信息資源共享以及查詢，所以如何有效推進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展也成為現(xiàn)如今高校管理工作中十分重要的問題之一。數(shù)字化時代背景之下，其雖然為檔案管理工作提供了全新的機(jī)遇，可是同時也提出了一定的問題，尤其是數(shù)字化檔案安全管理問題更是直接擺在管理者面前，而為了能夠做好這一項工作，本文就高校數(shù)字化檔案安全管理工作進(jìn)行了如下思考與建議：

一、高校數(shù)字化檔案安全管理存在的必要性

1.推動高職院校檔案管理發(fā)展。近幾年，我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度十分的迅猛，整個市場對于人才的需求發(fā)生了變化，技能型人才在各個領(lǐng)域都廣受關(guān)注，處在這種環(huán)境下，國家自然也就越發(fā)的支持高職教育，所以高職教育規(guī)模相較于之前而言有了明顯的擴(kuò)大，檔案管理工作在這一環(huán)境下也面臨著越來越高的要求，傳統(tǒng)的管理模式自然無法滿足需求，需要結(jié)合時代發(fā)展情況進(jìn)行創(chuàng)新，而信息時代背景之下各種信息技術(shù)的存在則進(jìn)一步推動了高職院校檔案管理工作得以發(fā)展，能夠有效優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式。

2.加快高職院校檔案開發(fā)與使用。高校傳統(tǒng)檔案管理工作在推進(jìn)的時候，大多數(shù)工作人員都是將資料收集作為主要的工作，而且存儲的檔案也是以紙質(zhì)形式而存儲，這在很大程度上加大了檔案管理的難度。再加上紙質(zhì)檔案無法實現(xiàn)信息共享，所以也制約了高職院校檔案管理價值的發(fā)揮，而信息技術(shù)手段的存在則能改善傳統(tǒng)工作的弊端，將檔案資源有效開發(fā)與應(yīng)用起來，真正為高職院校構(gòu)建出專屬于自己的檔案信息資源庫，這樣學(xué)生在檔案信息檢索中就能及時獲得與使用，有效提升檔案管理的價值。

二、高校數(shù)字化檔案安全管理現(xiàn)狀

就目前高校數(shù)字化檔案安全管理情況來分析的話，依然還是存在著一些問題，而把握好問題才能有效推進(jìn)工作的實施，所以筆者也對其問題進(jìn)行了如下分析：

1.安全管理制度不足。一項工作的實施是否合理有序與制度存在是否完善緊密相關(guān)，而就現(xiàn)如今大多數(shù)高校檔案管理制度來分析的話，明顯還是存在著一定的缺失。數(shù)字化檔案在進(jìn)行安全管理的時候需要遵守五項原則，其分別是預(yù)防、分權(quán)、效能、應(yīng)急以及災(zāi)后恢復(fù)，高校檔案室以及相關(guān)工作人員需要按照上述五項安全標(biāo)準(zhǔn)來制定出適合本校數(shù)字化檔案安全管理的制度，這樣才能真正有效提高安全管理效果。可是在研究過程中我們發(fā)現(xiàn)，各個高校數(shù)字化檔案安全管理制度相對較為匱乏，很多管理制度都是針對于傳統(tǒng)工作亦或者是基礎(chǔ)的檔案工作而設(shè)置的，對于網(wǎng)絡(luò)安全問題重視程度不足，有些雖然有制定相關(guān)制度可是在落實上卻存在問題，檔案信息室管理也不夠嚴(yán)格，經(jīng)常會出現(xiàn)不按規(guī)章制度辦事的情況。在這種情況下，一些居心叵測的人就有可能會借助于這一信息管理漏洞來直接對檔案信息進(jìn)行竊取亦或者是修改，從而促使檔案出現(xiàn)不完整亦或者是不準(zhǔn)確等情況。

2.數(shù)字化檔案信息復(fù)合型人才不足。高校數(shù)字化檔案安全管理工作要想真正有效實施，安全管理人員自身素質(zhì)與能力會直接影響安全管理的效果。高校數(shù)字化檔案資源在建設(shè)的時候，要求管理人員形成良好的保密意識，在工作過程中積極應(yīng)用各種新技術(shù)來進(jìn)行檔案管理，并且在這一過程中對檔案管理應(yīng)用流程、服務(wù)流程進(jìn)行明確和完善，這樣就能同時明確檔案管理應(yīng)用、服務(wù)流程，形成良好的專業(yè)技能。但是，就目前各高校檔案管理工作人員實際情況來分析的話，大多數(shù)工作人員檔案信息保密意識不足、信息技術(shù)綜合能力較弱，而在現(xiàn)如今這個數(shù)字化背景之下，檔案安全管理人員都不具備良好的能力與信息素養(yǎng)，自然也就無法做好檔案管理工作，從而引發(fā)安全威脅。由此可見，高校數(shù)字化檔案信息復(fù)合型人才的不足也是存在的問題之一。

3.安全技術(shù)使用不夠全面。我國各高校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)如今依然還是處在起步發(fā)展階段，很多檔案管理工作人員都覺得只要設(shè)置好密碼亦或者是裝上了殺毒軟件即可完成安全管理工作。但是，就實踐工作情況來分析的話，我們發(fā)現(xiàn)的密碼保護(hù)這一手段能夠真正起到的保護(hù)效果較為有限，一些不法分子與黑客依然還是能夠借助于一些手段來直接盜用用戶登錄信息，這就直接對高校檔案安全性造成了威脅。此外，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，促使病毒入侵方式也開始變得越發(fā)的多樣化，在這其中最具代表的就是郵件病毒傳輸，所以說，這個時候若沒有預(yù)先進(jìn)行預(yù)防，僅依賴于防火墻基礎(chǔ)的防御手段是無法實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的。由此可見，高校數(shù)字化檔案安全管理過程中對于安全技術(shù)的使用不夠全面也是制約安全管理工作的要點之一。

三、高校數(shù)字化檔案安全管理措施

在上述分析過程中我們有提到高校在對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的時候，存在一些安全問題，而要想有效處理自然需要針對問題來進(jìn)行優(yōu)化，所以筆者結(jié)合問題提出如下安全管理建議。

1.對數(shù)字化檔案安全管理制度進(jìn)行完善。高校要想真正有效實現(xiàn)數(shù)字化安全管理，首先還是需要解決安全制度不足這一問題，結(jié)合高校發(fā)展實際來對數(shù)字化檔案安全管理制度進(jìn)行完善，構(gòu)建出符合我校發(fā)展的管理制度體系，以此來真正有效保證檔案收集、歸檔、整理、使用、存儲以及編研等一系列檔案管理環(huán)節(jié)都能夠依賴于制度有序推進(jìn)。在對制度進(jìn)行完善的時候，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者需要對檔案管理工作各個環(huán)節(jié)責(zé)任負(fù)責(zé)人進(jìn)行明確，同時對管理程序進(jìn)行明確，進(jìn)一步細(xì)化數(shù)字化檔案管理工作流程，同時構(gòu)建出安全隱患排查制度，這樣就能有效提高安全管理效果。在制定制度之后，為了確保其落實，還需要加強(qiáng)考核以此來有效保障工作的有序?qū)嵤?。在?shù)字化檔案管理過程中，一旦出現(xiàn)安全問題就會在短時間內(nèi)丟失大量檔案信息數(shù)據(jù)，亦或者是遭受惡意篡改，所以為了有效避免緊急情況的發(fā)生，讓數(shù)字化檔案安全管理信息系統(tǒng)得以迅速恢復(fù)正常，一定要在管理過程中構(gòu)建出多方位且多層次的檔案信息安全應(yīng)急機(jī)制，這樣在應(yīng)對突發(fā)事件的時候就能形成良好的聯(lián)動機(jī)制，真正有效對各種緊急事件進(jìn)行處理，從而有效實現(xiàn)高校數(shù)字化檔案安全管理。

2.做好檔案管理工作人才培養(yǎng)。高校要想真正有效實現(xiàn)數(shù)字化安全管理，檔案管理人才培養(yǎng)也十分的關(guān)鍵，因為只有真正具備了高素質(zhì)、復(fù)合型數(shù)字化檔案管理隊伍，才能真正從根本上保障檔案信息安全性。為此，檔案管理人員一定要先樹立起正確的信息安全意識，在工作的時候明白檔案安全保障的重要性，工作過程中分析其是否規(guī)范合理。其次，學(xué)校在人力資源開發(fā)的時候，也需要做好引進(jìn)以及繼續(xù)教育工作，確保工作人員能夠掌握良好的信息技術(shù)，同時形成良好的檔案管理能力，這樣就能進(jìn)一步完善高校數(shù)字化檔案安全管理結(jié)構(gòu)，促使高校數(shù)字化檔案安全管理工作得以有序?qū)嵤┫氯?，真正減少檔案信息丟失等情況。

3.強(qiáng)化硬件環(huán)境的同時做好技術(shù)防范。高校在進(jìn)行數(shù)字化檔案安全管理的時候，除了上述兩點之外，還需要在工作過程中強(qiáng)化硬件環(huán)境的同時做好技術(shù)防范，這也是檔案安全管理工作的物質(zhì)保障。在數(shù)字化檔案安全管理過程中，若是缺少完善且高質(zhì)量的硬件設(shè)施作為基礎(chǔ)，數(shù)字化檔案信息安全管理工作自然也就無從下手，所以說，各高校在發(fā)展過程中一定要充分意識到這一點，做好資金以及技術(shù)支持和投入，以此來逐漸形成一個輻射面較廣、綜合性較強(qiáng)且具有較高安全系統(tǒng)的高校數(shù)字化檔案管理體系，從而有效提高安全管理效果。除此之外，在加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的同時，還需要加強(qiáng)對數(shù)字化檔案計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的重視，首先先做好病毒預(yù)防工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)防御。在網(wǎng)絡(luò)安全威脅之中，病毒以及黑客為主要安全威脅，對于它們關(guān)鍵還是在于抵御，而抵御手段則可以結(jié)合于防火墻監(jiān)理、殺毒軟件安裝等手段有序推進(jìn)，這樣就能起到良好的防范效果。其次，針對現(xiàn)如今經(jīng)常出現(xiàn)的郵件病毒輸送等現(xiàn)象，高校檔案安全管理的時候，對于郵箱之中收到的垃圾郵件一定要加強(qiáng)處理，積極應(yīng)用郵件病毒檢測軟件來進(jìn)行處理，從而有效提高安全性。

四、結(jié)語

高校數(shù)字化檔案管理是時代發(fā)展的必然需求，也是有效順應(yīng)科技技術(shù)發(fā)展的新型管理模式，實現(xiàn)數(shù)字化檔案安全管理能夠進(jìn)一步提高高校檔案管理管理效率。為此，高校檔案管理人員一定要準(zhǔn)確認(rèn)識其價值，明白這一項工作是長期且艱巨的任務(wù)，真正在檔案安全管理過程中做好意識、制度、技術(shù)以及人員等多方面的控制，這樣才能真正有效讓數(shù)字化安全檔案管理工作步入信息化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道，充分發(fā)揮出學(xué)校檔案存在的價值。

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（作者單位：渮澤學(xué)院單縣分校）