企業(yè)檔案工作如何從管文件向管數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變

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摘 要：一個(gè)企業(yè)如果想長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展并有一個(gè)極好的市場(chǎng)地位，要想提高市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)能力和企業(yè)的運(yùn)行效率，必須要完善企業(yè)的管理機(jī)制。完善檔案管理程序，轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理模式，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)手段改革檔案管理工作，提高企業(yè)檔案工作的管理效率。本文主要針對(duì)現(xiàn)在企業(yè)檔案工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析，找出發(fā)生問(wèn)題的原因，找到一系列補(bǔ)救的措施從根本上減少問(wèn)題的發(fā)生，從而保障企業(yè)檔案管理工作從管理文件向管理數(shù)據(jù)過(guò)渡。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作;管文件;管數(shù)據(jù);轉(zhuǎn)變

一、企業(yè)檔案工作數(shù)據(jù)化管理的必要性

1.企業(yè)信息化發(fā)展的需要。企業(yè)要想抓住時(shí)代發(fā)展的大潮，必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)要想適應(yīng)新的發(fā)展?fàn)顩r必須將數(shù)據(jù)化技術(shù)帶入檔案管理中。數(shù)據(jù)化管理技術(shù)符合了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)展的需要，它有極大的保存價(jià)值，為企業(yè)提供了精準(zhǔn)數(shù)據(jù)的參考，保障了各部門經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。隨著信息技術(shù)的改革與創(chuàng)新，以往的紙質(zhì)版檔案登記已經(jīng)不能完全被人們所利用，企業(yè)檔案信息化和數(shù)據(jù)化管理模式可以提高檔案管理工作的工作效率，加快企業(yè)辦公自動(dòng)化發(fā)展腳步。檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一個(gè)重要分支，企業(yè)將檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)緊密結(jié)合，提高檔案管理的設(shè)施水平，縮減人工成本，減少了不必要的財(cái)政支出。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作不僅需要大量的人力物力，在信息登記和查詢中也浪費(fèi)了很多時(shí)間?，F(xiàn)代信息化技術(shù)將企業(yè)檔案信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，自動(dòng)將信息進(jìn)行審核，并且做到信息實(shí)時(shí)同步，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息的共享。

2.檔案管理需要有專門的場(chǎng)地。傳統(tǒng)的檔案管理部門需要有專門的檔案存放場(chǎng)地，時(shí)間越長(zhǎng)，檔案存放量越多。檔案存放占用了大量的場(chǎng)地，造成了企業(yè)場(chǎng)地資源的浪費(fèi)。檔案過(guò)多，檔案查詢起來(lái)有很大的難度，花費(fèi)的時(shí)間也較長(zhǎng)。由于檔案數(shù)量過(guò)多，管理部門需要對(duì)檔案進(jìn)行分類編序，這也極大的增大了員工的工作量。并且，檔案中很多材料的審核需要選用專業(yè)的檔案管理人員，這種人工整理失誤較多，影響檔案的完整性。

3.傳統(tǒng)檔案工作管理的不足

（1）檔案涉數(shù)量龐大，不利于整理。由于不同部門之間聯(lián)系不緊密，財(cái)務(wù)部門、行政部門、問(wèn)題調(diào)查部門等部門可能存在交叉的現(xiàn)象，各部門對(duì)人員上報(bào)和事件上報(bào)沒(méi)有明顯的溝通，很多資料登記內(nèi)容是重復(fù)的，各個(gè)部門沒(méi)有明確的職權(quán)劃分，這給檔案分類工作增加了工作量，遇到需要急需調(diào)查的檔案，工作人員還需要根據(jù)分類自己尋找，這大大浪費(fèi)了時(shí)間。

（2）降低了工作人員辦公效率，人員的浪費(fèi)加大了部門財(cái)政負(fù)擔(dān)。每個(gè)部門各自辦事的方法降低了資料整理工作的效率，加大了國(guó)家對(duì)部門的投資力度，每個(gè)部門都配備專門的檔案資料整理的人員，浪費(fèi)了物力、人力、財(cái)力。部門之間沒(méi)有專門的人管理，遇到難做的事就相互推脫，遇到好事就爭(zhēng)先恐后，嚴(yán)重影響了部門的工作效率。簡(jiǎn)單的資料整理工作，需要?jiǎng)佑么罅康娜肆?，降低了辦事效率，降低了部門配合企業(yè)工作的積極性，造成了檔案資料的錯(cuò)登或者漏登。

（3）傳統(tǒng)的檔案管理工作存在漏洞。我國(guó)檔案資料管理還存在著許多的漏洞，有的信息登記不全面，信息不及時(shí)更新。一些人利用這些漏洞開(kāi)始鉆法律的空子，發(fā)生這種現(xiàn)象的原因歸根到底就是因?yàn)榉煞ㄒ?guī)的不健全。另外，管理漏洞也會(huì)導(dǎo)致安全隱患，由于檔案室監(jiān)視不到位，可能會(huì)被不法分子偷看機(jī)密文檔。

二、企業(yè)檔案工作從管文件向管數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變的策略

1.建立檔案信息共享平臺(tái)。將傳統(tǒng)檔案進(jìn)行電子化和網(wǎng)絡(luò)化的處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理從管理文件向管理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變。企業(yè)加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)，如電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、信息系統(tǒng)資源整合設(shè)施的建設(shè)。通過(guò)對(duì)信息化設(shè)施的應(yīng)用來(lái)減少檔案管理的時(shí)間，縮短管理的程序。企業(yè)要想做到檔案管理電子化轉(zhuǎn)變，必須要加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立一個(gè)檔案信息共享平臺(tái)。另外，企業(yè)必須完善自身的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施建設(shè)，這樣才能更好的促進(jìn)檔案管理向著數(shù)字化智能化方向發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作才能更加有序的開(kāi)展。企業(yè)檔案信息共享平臺(tái)可以將企業(yè)相關(guān)信息進(jìn)行整理，建立電子檔案信息共享庫(kù)，實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)化和透明化。

2.加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和利用。檔案管理工作能夠朝著高效化便利化方向發(fā)展，需要借助數(shù)字化技術(shù)改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，減少紙質(zhì)版檔案登記，除特殊情況外，將檔案管理登記都改為電子版。網(wǎng)絡(luò)信息交流可以超越打破時(shí)空的限制，將檔案信息更加便于管理。傳統(tǒng)的文件保存場(chǎng)地已經(jīng)不是單純的儲(chǔ)放文件的地方，而是一個(gè)檔案信息操作中心。企業(yè)要不斷提高自身軟實(shí)力，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，保證檔案信息軟件技術(shù)的時(shí)效性、穩(wěn)定性、安全性、功能性。檔案信息管理將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)全面的結(jié)合在一起，形成一個(gè)更加符合檔案管理的綜合性技術(shù)手段。新的信息化檔案管理平臺(tái)能夠接收各種復(fù)雜的檔案，并將它們以數(shù)字化的手段進(jìn)行存儲(chǔ)。企業(yè)可以通過(guò)數(shù)字化的檔案管理手段對(duì)檔案信息平臺(tái)進(jìn)行管理，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的極大創(chuàng)新。企業(yè)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、識(shí)別、保存、傳送、核實(shí)等工作。相關(guān)人員可以經(jīng)過(guò)管理人員的認(rèn)可在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)按照一定的法律性流程對(duì)檔案和文件進(jìn)行瀏覽。檔案的查閱方式大大節(jié)省了人工查詢的環(huán)節(jié)，提高了檔案的服務(wù)水平，提高了檔案管理人員的信息化管理水平。

3.優(yōu)化企業(yè)檔案資料管理隊(duì)伍。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展給檔案工作提供便利的同時(shí)也對(duì)檔案管理工作者提供了更高的要求，檔案管理工作者不僅具備檔案管理工作的基礎(chǔ)性專業(yè)知識(shí)，還需要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，在檔案管理人員上崗之前，企業(yè)要做好相關(guān)人員的內(nèi)部培訓(xùn)，豐富管理人員的內(nèi)心世界、強(qiáng)化自身的管理意識(shí)。另外，企業(yè)還需要大力引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)，與國(guó)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行交流和溝通，定期組織檔案管理人員外出交流和學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一個(gè)高素質(zhì)、高工作效率、高服務(wù)水平的團(tuán)隊(duì)。企業(yè)檔案管理由最初的管理文件、梳理文件向管理數(shù)字信息、管理數(shù)據(jù)發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的完善工作并未止步，相關(guān)工作還需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的狀況進(jìn)行一系列的改革和創(chuàng)新。各個(gè)部門中所涉及的人員比較繁雜，在日常的檔案資料登記工作中，各部門整理人員的整體配合顯得尤為重要。資料管理者也可以根據(jù)各個(gè)方面提供不同的工作策略。在培訓(xùn)的過(guò)程中不僅要使其掌握更多的工作技能，也要進(jìn)行思想教育工作。讓每個(gè)人充分的意識(shí)到工作質(zhì)量的重要性，使每個(gè)人都能認(rèn)真聽(tīng)從團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)和指揮。

4.更新檔案管理模式，完善檔案管理制度。從目前的情況來(lái)看，以往的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)管理的需求，我國(guó)對(duì)企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)有了很多法律規(guī)定，每個(gè)法律政策對(duì)資料整理程序也有所涉及。但是由于部門之間聯(lián)系不緊密，每個(gè)部門都首先顧及自身利益而缺乏對(duì)資料整理的保護(hù)，各個(gè)部門在資料整理問(wèn)題上產(chǎn)生較大的沖突。我國(guó)企業(yè)檔案管理工作開(kāi)始出現(xiàn)整理程序不同、整理效率不同、整理結(jié)構(gòu)不同、整理人與整理證書(shū)不同等多項(xiàng)問(wèn)題。從當(dāng)前企業(yè)管理情況來(lái)看，檔案的記錄整理情況都有各自的部門管理。這些資料整理工作由于在不同的部門管理而沒(méi)有統(tǒng)一的整理程序。每個(gè)部門之間的登記差別很大難以統(tǒng)一，部門之間協(xié)調(diào)力度也不夠。這些問(wèn)題既挑戰(zhàn)了我國(guó)法律的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性也阻礙了資料整理工作的正常進(jìn)行。根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)規(guī)定檔案管理工作是由專門的檔案管理人員掌握的，檔案資料管理模式應(yīng)該聯(lián)系現(xiàn)實(shí)資料登記狀況與時(shí)俱進(jìn)。管理者應(yīng)該更新檔案資料整理模式，拓寬檔案資料整理手段，提高檔案資料整理水平。在日常的統(tǒng)一檔案資料整理中可以將電子信息設(shè)備應(yīng)用到登記統(tǒng)計(jì)中，并根據(jù)檔案資料登記的實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的手段對(duì)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理、存儲(chǔ)。加強(qiáng)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行創(chuàng)新，不斷完善檔案資料管理機(jī)制。另外，所以，管理者應(yīng)該讓檔案整理隊(duì)伍中的每一位工作人員對(duì)自己工作區(qū)域和登記人物、登記事件有一個(gè)具體的了解，將檔案登記的種類、來(lái)源、發(fā)展情況進(jìn)行劃分，以便更好地進(jìn)行企業(yè)檔案資料管理工作。這樣一個(gè)詳細(xì)的劃分能夠更好地專業(yè)性統(tǒng)一認(rèn)證。在此環(huán)節(jié)中也可以將具有約束力的市場(chǎng)機(jī)制引入其中，這樣也具有更好的約束力。對(duì)于那些不遵守工作秩序的應(yīng)該嚴(yán)肅處理，對(duì)于那些表現(xiàn)優(yōu)異的員工應(yīng)該適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表?yè)P(yáng)。用此方法來(lái)提高員工的工作熱情。利用一些管理檢查機(jī)制的手段完善監(jiān)理制度，有利于社會(huì)制度的完善和進(jìn)步。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)登記到后來(lái)的信息數(shù)據(jù)化登記體現(xiàn)了我國(guó)現(xiàn)在管理制度朝著不斷完善方向發(fā)展。企業(yè)在技術(shù)上的創(chuàng)新和應(yīng)用更加符合市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，我國(guó)企業(yè)雖然在檔案資料管理工作中還存在一些問(wèn)題，但是這些問(wèn)題多數(shù)是因?yàn)榧夹g(shù)和應(yīng)用沒(méi)有有效結(jié)合、制度和實(shí)行沒(méi)有完全統(tǒng)一造成的。如果結(jié)合企業(yè)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的具體情況進(jìn)行分析，這樣可以有效的解決檔案管理中存在的問(wèn)題，所以我們應(yīng)該完善檔案登記部門，而不是盲目的去追求高效率的登記，如果只是盲目的追求效率這些管理工作將會(huì)失去意義，找到適合自己管理的辦法是非常重要的。

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（作者單位：中廣核工程有限公司）