高校檔案管理信息化建設(shè)論述

賈喜華

摘 要：信息技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理，實現(xiàn)高校檔案管理的信息化，不僅有效保護了檔案原件，也提升了檔案利用效率，實現(xiàn)高校檔案信息資源共享，為高校教學、科研和管理提供有力保障。本文在分析了高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義、基本內(nèi)涵以及主要原則的基礎(chǔ)上，從頂層設(shè)計、規(guī)范制定、信息安全和業(yè)務(wù)素能等方面，提出具體應(yīng)對之策，具有指導意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化;高校檔案;互聯(lián)網(wǎng)

為適應(yīng)信息時代檔案管理的現(xiàn)實需要，根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，要設(shè)立專項經(jīng)費，配置高校檔案信息化建設(shè)所必要的軟硬件設(shè)施，應(yīng)統(tǒng)籌推進高校檔案信息化建設(shè)步伐，做好頂層設(shè)計和規(guī)劃，結(jié)合高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實需要，分步實施，確保實效。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

高校檔案管理的信息化，不僅有效保護了檔案原件，也提升了檔案利用效率，實現(xiàn)高校檔案信息資源共享，有力保障了高校教學、科研和管理活動的開展。

1.利于原始檔案保護

傳統(tǒng)高校紙質(zhì)檔案存儲占用空間大，且紙質(zhì)載體的檔案又極易受到溫度、濕度、光照的影響而變得發(fā)霉、發(fā)黃，尤其是隨著后期對高校檔案查詢、利用頻率的增加，高校原始檔案的保護變得尤為迫切。計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，將紙質(zhì)檔案掃描存儲于計算機、數(shù)據(jù)庫中，能夠有效保護原始檔案的安全。

2.利于檔案信息查詢

傳統(tǒng)高校檔案查詢利用主要依靠人工手工方式，根據(jù)先前的標記卡片再到庫房查詢，不僅費時費力，工作效率還非常低下。在信息技術(shù)時代，高校將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)分類查詢、模糊查詢和組合查詢，精準、高效地查找到所需檔案資料。

3.利于數(shù)據(jù)信息共享

信息技術(shù)的應(yīng)用打破了“信息孤島”，有效發(fā)揮出高校檔案在教學、科研和校園管理中的價值功能。隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，打破了校園與校園之間、院系與院系之間的信息壁壘，實現(xiàn)了高校檔案信息資源的互聯(lián)、共享，突破了高校檔案利用的時空界限。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高校檔案信息化建設(shè)涉及到信息學、檔案學、管理學等相關(guān)理論，也是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，也是一項組織結(jié)構(gòu)明確、涵蓋內(nèi)容豐富、管理體系嚴密的基礎(chǔ)性工作。

1.信息存儲數(shù)字化

高校檔案信息存儲數(shù)字化，是指利用計算機、信息網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，將紙質(zhì)等為主要形態(tài)的檔案管理向以信息技術(shù)應(yīng)用為主導的數(shù)字化、信息化形態(tài)管理轉(zhuǎn)變。高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)及前提便是信息數(shù)字化，要著力打造檔案信息存儲數(shù)字化。嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》的提出要：“對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管”。通過將高校紙質(zhì)檔案、視音頻檔案等不同載體檔案信息數(shù)字化，為管理信息化的實現(xiàn)奠定扎實基礎(chǔ)。

2.信息管理標準化

將傳統(tǒng)媒介的高校檔案信息數(shù)字化采集后，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，依托專門的檔案管理軟件，實現(xiàn)高校檔案信息化管理。而要順利實現(xiàn)這一目標任務(wù)，離不開嚴格的操作規(guī)范和技術(shù)標準，如《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等，這些標準和規(guī)范為當前高校檔案信息化建設(shè)提供了可執(zhí)行的規(guī)范和依據(jù)。高校檔案信息化建設(shè)要結(jié)合高校檔案管理實際需要，在相關(guān)規(guī)范和標準的基礎(chǔ)上，進一步完善標準、技術(shù)規(guī)范。

3.信息利用網(wǎng)絡(luò)化

隨著5G技術(shù)以及現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，為高校檔案信息化管理提供了技術(shù)基礎(chǔ)和平臺保障，高校檔案的查詢、利用實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理。因此，應(yīng)將高校檔案管理信息化與互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)、局域網(wǎng)平臺的搭建結(jié)合起來，實現(xiàn)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化利用。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)的原則

高校檔案信息化建設(shè)，既要確保檔案管理的科學規(guī)范，也要保證檔案管理的安全高效。應(yīng)堅持安全、文檔一體、雙套制原則和要求。

1.安全性

首要原則是堅持安全性。在信息網(wǎng)絡(luò)時代，高校檔案面臨著黑客攻擊、病毒入侵、信息易丟失、被篡改等非傳統(tǒng)的安全因素威脅，尤其是局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和校園網(wǎng)平臺的搭建及應(yīng)用，利用采取數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份、只讀存儲器等現(xiàn)代技術(shù)手段，切實保障高校檔案信息資源安全。

2.文檔一體化

所謂文檔一體化，即文檔管理一體化，是實現(xiàn)高校檔案管理信息化的切入點。高校部門眾多，職能范疇不同，文件的編號、分發(fā)和歸檔多由部門獨立完成，再交由檔案管理部門統(tǒng)一鑒定、分類、組卷、著錄等。堅持文檔一體化原則，實現(xiàn)了檔案管理與文件處理的無縫銜接。通過統(tǒng)一標準、流程和要求，借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和平臺，實現(xiàn)文件生成至歸檔、利用的一體化管理。

3.雙套制

雙套制，就是指在保存高校電子文檔的同時，將電子文檔以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件，實現(xiàn)電子文檔與紙質(zhì)文件的保存和利用。落實雙套制原則，既可以有效保存展示高校教學、管理和科研本來面目的紙質(zhì)形態(tài)，也可以利用信息技術(shù)，發(fā)揮電子文檔在傳輸、檢索、共享方面的巨大優(yōu)勢。雙套制有效解決了紙質(zhì)檔案利用不便和電子檔案難以永久保存的弊端。

四、高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

新時期，高校檔案管理信息化建設(shè)需要統(tǒng)籌規(guī)劃和設(shè)計，建立一套符合高校檔案信息化建設(shè)實際需要的標準和規(guī)范，從人防、物防和技防三個方面確保檔案信息化安全，此外，要提升高校檔案信息化業(yè)務(wù)素能，為高校檔案信息化建設(shè)提供人才支持和保障。

1.加強檔案信息化建設(shè)頂層設(shè)計

高校領(lǐng)導尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導要在思想上高度重視檔案信息化建設(shè)，把高校檔案信息化建設(shè)納入到高校信息化建設(shè)的全局中去謀劃和推進，加強高校檔案信息化建設(shè)頂層設(shè)計，分步分類推進高校檔案信息化建設(shè)的各項措施。加大高校檔案信息化建設(shè)方面的人、財、物的支持和保障力度。根據(jù)高校檔案信息化建設(shè)的實際需要，合理配備人員數(shù)量，加強檔案信息化建設(shè)所需的經(jīng)費投入，為信息化建設(shè)所需的軟硬件設(shè)施提供強有力的支持和保障。為檔案信息化建設(shè)添置掃描儀、計算機、數(shù)字化存儲設(shè)備等，以及加強數(shù)據(jù)資源庫等軟件條件，為高校檔案信息化建設(shè)提供所需的人、財、物等保障。

2.建立標準統(tǒng)一的檔案管理依據(jù)

高校檔案信息化建設(shè)離不開明確、統(tǒng)一的管理標準，這也是高校檔案信息化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。結(jié)合自身實際，根據(jù)《檔案法》《高等學校檔案管理辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的科學性、統(tǒng)一性，如制定文獻檢索標準、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫標準， 為高校檔案信息化建設(shè)提供執(zhí)行性強的標準和規(guī)范。

3.強化高校檔案信息化安全保障

高校檔案信息化極大地提升了高校檔案管理效率，為檔案查詢、利用提供了諸多便捷，但，高校檔案信息化建設(shè)也面臨著黑客、病毒等諸多非傳統(tǒng)因素威脅。因此，信息化建設(shè)要更加重視檔案的安全性。要積極構(gòu)建高校檔案信息化安全管理體系，從網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、物理信息安全和用戶安全等方面，構(gòu)建一套完善的信息化安全網(wǎng)絡(luò)。如利用殺毒軟件、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、電子身份認證以及防火墻技術(shù)等，筑牢高校檔案網(wǎng)絡(luò)安全。此外，廣大檔案工作者要增強信息安全意識，始終繃緊安全這根弦，防止檔案信息資源的管理過程中發(fā)生失密或泄密情況。

4.提升高校檔案信息化隊伍素能

高校檔案管理信息化建設(shè)的具體執(zhí)行需要由一支業(yè)務(wù)素質(zhì)精、職業(yè)素養(yǎng)好的專業(yè)型人才隊伍作為支撐和保障。為此，一方面，要加強現(xiàn)有從業(yè)者的業(yè)務(wù)素能培訓，重點要加強檔案學、情報學、管理學，以及計算機信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的業(yè)務(wù)培訓。通過邀請專家來校授課，或者選送檔案業(yè)務(wù)骨干赴先進院校學校等形式，不斷提升檔案人員的綜合業(yè)務(wù)素能。另一方面，要加大復(fù)合型人才隊伍的引進力度。根據(jù)高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實需要，加強掌握檔案學理論知識，擁有一定計算機信息技術(shù)基礎(chǔ)的復(fù)合型人才的引進力度，為高校檔案信息化建設(shè)提供強有的人才支撐和智力保障。

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（作者單位：晉中師范高等?？茖W校）