高校檔案信息化管理工作改革及創(chuàng)新分析

蘇和

摘要隨著現(xiàn)代科技信息的發(fā)展與進步，每個行業(yè)都將信息化作為其基礎管理方式。只有對其不斷創(chuàng)新，才能達到對應的管理效果。如何對信息化進行管理應用，是當前很多單位發(fā)展過程中的重點問題。高校作為創(chuàng)新的主力，也在不斷引進信息化管理。其中，檔案是信息化管理的重點部分，就高校的檔案來說，主要包含學生檔案、研究檔案、學校檔案等多個內(nèi)容。這些檔案的私密性較強，因此，注重信息化管理的效果尤為重要。因此，需要對當前高校檔案信息化管理工作進行現(xiàn)狀分析，提出實現(xiàn)高校檔案信息化管理的必然性。在必然的基礎上，必須要采取一定的措施來對其進行管理工做的改革與創(chuàng)新，以更好地推動高校發(fā)展。

關鍵詞高校檔案；信息化管理；創(chuàng)新

社會與經(jīng)濟的不斷發(fā)展，使得信息時代的變化性較強，無論是變化速度還是變化內(nèi)容，都讓人覺得不可思議。高校檔案管理作為高校管理的一個重要內(nèi)容，對于高校的發(fā)展具有十分重要的意義。然而，在傳統(tǒng)的高校檔案管理中，存在很多的問題。這些問題使得高校與時代脫節(jié)，人才培養(yǎng)受到制約。因此，要實現(xiàn)高校的進一步發(fā)展，就必須對其檔案管理加以創(chuàng)新。信息化管理作為當前新型的管理方式，受到了社會各個領域的應用重視。如何將高校檔案信息管理深化，并且對其管理方式加以創(chuàng)新，使之更加符合高校的特色，是當前高校管理的主要問題。

1高校檔案管理現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的不斷推進，我國很多高校已經(jīng)引入了信息管理，來對檔案進行整合。然而，受到傳統(tǒng)管理的制約以及高校管理中本身就存在的瑕疵，使得高校檔案信息管理存在諸多不足。其主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

1.1高校檔案管理效率低下

傳統(tǒng)的管理方式多以人力為主，且信息也以紙質(zhì)版作為主要的儲存路徑。這就導致高校檔案管理的整個過程相對來說十分緩慢，管理人員必須要不停地在資料整理中來達到對應的管理效果，其整個整理都是人力化。而就高校管理來說，其用于檔案管理的人員有限，使得整個工作過程效率低下。

1.2高校檔案管理制度缺乏

傳統(tǒng)的高校檔案管理并沒有作為一個獨立的管理項目，而是將其與一般的管理事務等同。然而，一般的管理制度在檔案管理上，缺乏應用基礎。例如，檔案管理需要一定的嚴謹度。而一般管理更側(cè)重于整體的完成度。兩者的基本理念不同，自然制定的規(guī)章制度也缺乏實用性。

1.3高校檔案管理缺乏對應的人才

我國目前的高校檔案管理實際上仍舊被等同于常規(guī)管理。因此。在人員的聘用上，也采取與一般管理人員一樣的制度。然而，高校檔案中的很多信息都具有私密性。如果管理人員的工作嚴謹度缺乏或者說不具備管理專業(yè)的素質(zhì)與技能，就可能會造成檔案的丟失與缺損。再者，我國當前本身也沒有專門的檔案管理教育，而是認定其簡單程度，將其作為一項基礎性的管理內(nèi)容。因此，在高校檔案管理中，人才十分匱乏。

2高校檔案管理信息化的必然性

信息技術(shù)已經(jīng)深入到社會的各個角落，也必然會進入高校的管理之中。而高校檔案管理本身具有的復雜性，以及管理方式的落后性，要求一種新的方式來對其進行取代。高校檔案管理信息化本身也具有較多的優(yōu)勢，而我國當前階段的高校檔案管理存在諸多的不足，主要表現(xiàn)為以下幾個方面。

2.1信息管理的便捷性缺乏

傳統(tǒng)的管理方式，多是紙質(zhì)稿件的管理，其本質(zhì)屬性就是通過紙質(zhì)檔案的填寫、收集與保管來完成信息的存儲。這類信息在使用過程中相對來說十分麻煩，也就是說，如果要對這部分信息進行使用，就必須要通過手動查找來實現(xiàn)。尤其是，在管理過程中，如果對于學生檔案存在調(diào)動，就必須要通過層層批準才能實現(xiàn)。信息收集與管理的難度極大。

2.2信息整合難度較大

紙質(zhì)稿件存在一個十分明顯的缺陷，信息的分散性，一張紙其所能夠包含的內(nèi)容具有有限性，在這個背景下，如果要將高校的檔案進行整合，也需要花費很多的人力與物力。

2.3信息調(diào)取缺乏靈活性

紙質(zhì)檔案如果想要使用，就需要去尋找，就如同早前的圖書館沒有對應到管理系統(tǒng)，在查找書籍時，只能針對其基本分類來進行。這就導致整個查找的過程效率十分低下。而且在這個過程中，還可能會打亂原本已經(jīng)整理好的順序，從而導致管理存在一定的難度。

2.4信息管理安全性難以保障

紙質(zhì)檔案具有易損壞的特性。尤其是在近年來，各地災害頻繁，不少高校也受到了各種災害的侵襲。紙質(zhì)稿件本身保存難度就較大，一旦在這個保存的過程中，受到意外因素的制約，就會使得其信息存在泄露的問題。在管理的過程中，如果學習因為搬遷或者清理，需要對檔案庫進行搬動，就會使得原本已經(jīng)整理好的信息檔案混亂，而搬遷的過程中，如果工作人員的責任心缺乏，就會使得其信息具有較強的泄露風險。這些問題的存在，都會導致整個檔案管理存在風險性。

面對紙質(zhì)檔案管理存在的這4個特征，實際上反向看就是信息化管理存在的優(yōu)勢，這些使得高校檔案得到極大的保障，容易讓高校產(chǎn)生信任感。因此，高校檔案管理信息化是高校發(fā)展的必然途徑。

3高校檔案管理創(chuàng)新與信息化建設的對策

3.1提高人才的培養(yǎng)

管理不是一項簡單的事務處理，而具有其內(nèi)在規(guī)律。因此，在高校檔案管理信息化建設中，對于人才的要求也相對較高。尤其是信息化檔案管理，本身具有一定的限制性，要求管理人員的信息技術(shù)水平達到一定的操作標準。因此，在我國教育發(fā)展的過程中，也需要設定對應的信息管理型人才的培養(yǎng)專業(yè)，從技術(shù)操作到信息分析都能夠相對專業(yè)化。

3.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念。重視高校檔案

高校檔案不是簡單的信息儲存，而需要對其進行儲存、收集與分析。在整個過程中，必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)校領導者對于高校檔案的偏見，讓其認識到高校檔案對于一所高校發(fā)展的意義。根據(jù)高校實際狀況，進行思想引導。在引導的基礎上，再對其進行管理規(guī)劃。

3.3制定完整的管理制度

管理制度是針對整個高校管理系統(tǒng)而言。然而，在傳統(tǒng)的管理制度制作后，卻并沒有得到相應的實施，這就導致我國高校檔案管理力度嚴重缺乏。在信息管理建設的基礎上，必須要對其進行適當?shù)闹贫日{(diào)整。明確檔案的生成程序，并且針對檔案的管理標準也需要進行制定。另外，還需要制定對應的監(jiān)督程序，來落實整個工作的實施，保證高校檔案管理制度的落實。

3.4檔案管理開放化

檔案本身具有一定的私密性，但是，檔案也是屬于信息的一個范疇，信息對于社會發(fā)展永遠具有不可磨滅的作用。而高校檔案庫的信息量相對一般的信息儲存來說，存在一個絕對的優(yōu)勢。因此，在高校檔案信息化管理后，筆者認為可以適當將其開放，從而滿足社會的需求。當然，這些檔案不是絕對開放，而是部分開放，由系統(tǒng)來對其進行一個有效的篩選。

3.5及時更新高校檔案信息管理技術(shù)

信息技術(shù)本身具有的發(fā)展性表明當前的信息管理技術(shù)必然存在一定的缺失，而這個缺失會導致信息管理存在障礙。要想提高管理效益，就必須要不斷對其信息管理技術(shù)進行更新，保持與時俱進。

4結(jié)論

高校檔案管理工作是高校發(fā)展中十分重要的一環(huán)，其運用得好壞直接與發(fā)展前景掛鉤。檔案管理服務師生是其本質(zhì)屬性，高校的發(fā)展與檔案管理具有一致性。然而，傳統(tǒng)的高校檔案管理制度存在嚴重缺失，導致高校發(fā)展過程中，對其應用缺乏或者應用程度不夠，制約著其發(fā)展進度。在信息化背景下，將高校檔案管理加以改革是最好的契機。本文分析了高校檔案管理信息化的劣勢，也針對這些不足提出了意見，希望能夠有效地推動我國高校管理工作，滿足其長期發(fā)展需求。