企業(yè)文書檔案管理探析

張恒宇

摘 要：企業(yè)文書檔案對于企業(yè)的長足發(fā)展具有重要意義，文章對企業(yè)文書檔案管理的參照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了系統(tǒng)梳理，提出當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理存在四大問題：管理制度不夠完善、管理模式不夠規(guī)范、檔案意識不夠強(qiáng)化、信息建設(shè)相對滯后?；诖?，為推動(dòng)企業(yè)文書檔案工作的發(fā)展，提出從完善管理機(jī)制、創(chuàng)新人才培養(yǎng)、加快信息建設(shè)三個(gè)方面推動(dòng)企業(yè)文書檔案的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;文書檔案

企業(yè)檔案真實(shí)地記載著企業(yè)各類活動(dòng)，能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)工作的有序開展提供指導(dǎo)，對于企業(yè)的有序發(fā)展具有重要價(jià)值。一般而言，企業(yè)檔案主要包括文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、科技檔案及實(shí)物檔案等等，而對于企業(yè)而言，文書檔案所占比例較大。以往的傳統(tǒng)的檔案管理模式，文書檔案主要以紙質(zhì)文檔為主，進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，隨著OA系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，電子檔案逐漸增多，文書檔案的載體發(fā)生了變化。文書檔案的高效管理是企業(yè)檔案工作有效開展的重要保障，探究文書檔案管理的有效策略十分重要。

一、企業(yè)文書檔案管理的參照標(biāo)準(zhǔn)

目前，針對企業(yè)檔案管理的法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要有以下幾類：一是行政法規(guī)，主要指《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》。二是部門規(guī)章，其中最具針對性的為《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號）（以下簡稱檔案局10號令）。此外，還包括《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。三是規(guī)范性文件，如《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》等等;四是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，主要指《歸檔文件整理規(guī)則》。這些均是企業(yè)在開展檔案管理工作必須遵循的重要文件，遵照相關(guān)文件執(zhí)行方能確保檔案工作的規(guī)范開展。此外重點(diǎn)探究檔案局10號令、《歸檔文件整理規(guī)則》對于企業(yè)文書檔案管理的重要規(guī)定。

2013年，檔案局10號令正式實(shí)施，首先對企業(yè)文件材料進(jìn)行了界定;其次重點(diǎn)闡述了企業(yè)應(yīng)歸檔的文件材料，主要包括四大類別;可不歸檔的五大類，如重份文件。再次，對企業(yè)檔案的保管期限進(jìn)行了明確。企業(yè)檔案的保管期限分為永久和定期兩種，定期一般包括30年、10年。以附件的形式對企業(yè)各類文件材料的保管期限進(jìn)行了清晰的規(guī)定。這是針對企業(yè)開展檔案管理工作的重要參照標(biāo)準(zhǔn)。2015年，《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）（以下簡稱規(guī)則）正式發(fā)布，2016年6月正式實(shí)施，該規(guī)則是文書檔案整理歸檔的重要參照標(biāo)準(zhǔn)，適用范圍廣，企業(yè)也包括在內(nèi)。規(guī)則對相關(guān)的術(shù)語和定義進(jìn)行了清晰的闡述，明確了歸檔文件整理原則，對文件的組件、分類、排列、編號、編目等工作作了詳細(xì)的規(guī)定，此外，針對紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架等也作了具體要求。最后，提出了歸檔電子文件的整理要求。

總體來說，企業(yè)檔案管理工作的參照標(biāo)準(zhǔn)多，具有較強(qiáng)的可操作性，是企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化開展的重要依據(jù)。而作為企業(yè)檔案重要組成部分的文書檔案，其規(guī)范化管理同樣具有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，在開展文書檔案管理工作時(shí)，首要的即掌握相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，做到心中有數(shù)。

二、企業(yè)文書檔案管理的問題分析

1.管理制度需進(jìn)一步完善。前文已經(jīng)對企業(yè)文書檔案管理的參照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了梳理，能夠?yàn)槠髽I(yè)文書檔案管理提供很好的借鑒。但不同行業(yè)、不同規(guī)模的企業(yè)，企業(yè)檔案存在差異，檔案管理也應(yīng)體現(xiàn)差異，因此，有必要在遵照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，研究制定符合企業(yè)自身工作實(shí)際的檔案管理制度。特別是進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案工作面臨新的變化，OA系統(tǒng)的推廣使用使得電子文件大量增加，如何對電子文件進(jìn)行有效管理也是當(dāng)前需要解決的重要問題。此外，國家的相關(guān)文件也發(fā)生了變化，如2015年發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》、正在進(jìn)行的檔案法的修訂，等等，相關(guān)文件的改變也必然給企業(yè)檔案管理帶來新的要求，檔案管理制度也需隨之改變?？傊瑸榇_保檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)注重企業(yè)相關(guān)制度的更新與補(bǔ)充，使企業(yè)檔案管理有制度保障。

2.管理模式需進(jìn)一步規(guī)范。當(dāng)前，大型企業(yè)一般都設(shè)有專門的檔案機(jī)構(gòu)，配備專職檔案工作人員開展檔案工作，但仍有部分企業(yè)未對檔案工作給與足夠的重視，檔案管理運(yùn)行機(jī)制不夠順暢，在很大程度上阻礙了檔案工作的順利開展。企業(yè)檔案管理一般遵循“一級+二級”管理機(jī)構(gòu)，一級機(jī)構(gòu)為專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，如企業(yè)檔案館（室），二級機(jī)構(gòu)為各業(yè)務(wù)部門，如財(cái)務(wù)部門、人事部門、辦公室，不同的企業(yè)其組織結(jié)構(gòu)不同，但財(cái)務(wù)、人事、辦公室為各類企業(yè)常設(shè)機(jī)構(gòu)。檔案管理運(yùn)行模式為二級機(jī)構(gòu)定期向檔案部門移交檔案，企業(yè)檔案館（室）對檔案進(jìn)行日常管理。有的企業(yè)未構(gòu)建完善的制度體系，運(yùn)行機(jī)制缺乏制度支撐從而導(dǎo)致檔案管理工作運(yùn)行不順暢。

3.檔案意識需進(jìn)一步強(qiáng)化。檔案管理涉及公司管理層、檔案工作人員、企業(yè)檔案用戶，盡管企業(yè)文書檔案管理意義重大，但從整體上來看，企業(yè)檔案管理意識仍需進(jìn)一步強(qiáng)化。從領(lǐng)導(dǎo)層來看，注重投入與產(chǎn)出比，但檔案工作不能在短時(shí)間內(nèi)產(chǎn)生巨大的經(jīng)濟(jì)效益，部分高層領(lǐng)導(dǎo)未對檔案工作形成清晰的認(rèn)知，認(rèn)為文書檔案工作相對簡單，不需要投入大量的財(cái)力人力和物力支持。從檔案工作人員來看，非檔案專業(yè)的實(shí)務(wù)工作者缺乏系統(tǒng)專業(yè)知識可能在工作開展中存在困難，此外，各二級機(jī)構(gòu)的兼職檔案員因業(yè)務(wù)工作繁忙可能難以兼顧本部門的檔案工作，企業(yè)又缺乏必要的考評機(jī)制，這樣就可能導(dǎo)致檔案工作運(yùn)行不順暢。而從檔案用戶來分析，企業(yè)員工為企業(yè)檔案的主要利用群體，更多地傾向利用本部門的檔案，檔案利用效率不高。

4.信息建設(shè)需進(jìn)一步加快。當(dāng)前，檔案行業(yè)數(shù)字化建設(shè)如火如荼，但企業(yè)的文書檔案管理方式仍相對滯后，很多企業(yè)的檔案管理仍采用手工操作，也尚未建立完善的管理系統(tǒng)。檔案利用仍以實(shí)地利用、原件利用為主，檔案借閱需人工查找，利用效率較低。此外，部分年代久遠(yuǎn)的檔案，高頻率的使用容易造成檔案原件的損害。當(dāng)前，企業(yè)已經(jīng)逐步開展檔案信息化建設(shè)，但仍處于初步階段，以傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化建設(shè)為主，并未形成完整的檔案信息化建設(shè)體系。此外，檔案信息化建設(shè)所需的硬件設(shè)施也不完善，智能密集架、溫濕度控制系統(tǒng)、除塵設(shè)備等采購需要足夠的資金支持，檔案系統(tǒng)的采購與后期運(yùn)行也需長期投入，而資金的不足在很大程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設(shè)。

三、企業(yè)文書檔案管理的策略分析

1.完善管理機(jī)制。此處管理機(jī)制主要從制度建設(shè)和運(yùn)行機(jī)制兩個(gè)角度分析，前文已經(jīng)對企業(yè)文書檔案管理的參照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了梳理，為規(guī)范企業(yè)文書檔案的管理，各企業(yè)應(yīng)在遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，結(jié)合本企業(yè)檔案工作的實(shí)際出臺具有針對性的文書檔案管理制度，明確企業(yè)文書檔案管理的流程，如企業(yè)文件材料的歸檔范圍和保管期限、文書檔案鑒定的流程和鑒定人員、文書檔案提供利用的審批流程和手續(xù)，等等。而為確保檔案工作的順利運(yùn)行，需明確檔案工作的工作模式，明確“一級”檔案部門和“二級”業(yè)務(wù)部門在文書檔案管理方面的職責(zé)與義務(wù)。建立有效的激勵(lì)機(jī)制和懲罰機(jī)制，共同促進(jìn)文書檔案的有效管理。

2.創(chuàng)新人才培養(yǎng)。人才是企業(yè)文書檔案管理的重要支撐，文書檔案的管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，強(qiáng)化人才培養(yǎng)十分必要。在人才引進(jìn)階段，注重檔案專業(yè)人才的引進(jìn)，注重人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)組成，構(gòu)建科學(xué)合理的人才團(tuán)隊(duì)。此外，注重檔案工作者的培訓(xùn)，積極參與各類專業(yè)培訓(xùn)，豐富人員的知識，掌握最前沿的技術(shù)和方法。大型企業(yè)可以邀請檔案領(lǐng)域知名的專家學(xué)者來企業(yè)開展專題講座，通過“請進(jìn)來”“走出去”相結(jié)合的方式幫助檔案工作者提升專業(yè)素養(yǎng)，以適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新需求。而檔案工作者應(yīng)注重自主學(xué)習(xí)，不斷更新自身的知識體系，密切關(guān)注文書檔案相關(guān)參照標(biāo)準(zhǔn)的變化，及時(shí)調(diào)整工作思路，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的規(guī)范管理。

3.加快信息建設(shè)。企業(yè)文書檔案信息化建設(shè)涉及多個(gè)方面，首先，完善信息化硬件設(shè)施的配備。加大資金投入建設(shè)現(xiàn)代化智能型檔案庫房、檔案密集架、溫濕度控制系統(tǒng)、掃描儀、打印機(jī)等常用的設(shè)施設(shè)備。其次，購買或委托開發(fā)符合企業(yè)檔案工作實(shí)際的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建在線利用平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的在線利用，提高企業(yè)文書檔案利用的便捷性。加強(qiáng)企業(yè)檔案專門網(wǎng)站的管理工作，通過網(wǎng)站將可公開的檔案信息公布，為企業(yè)檔案用戶利用檔案提供便利?！皠?chuàng)建安全性網(wǎng)絡(luò)，對數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點(diǎn)進(jìn)行安全控制以及對 數(shù)據(jù)文件的存儲(chǔ)和使用進(jìn)行保護(hù)。再者，提高文書檔案 管理的信息管理水平，為企業(yè)管理層創(chuàng)造各種學(xué)習(xí)和培 訓(xùn)機(jī)會(huì)，培養(yǎng)管理系統(tǒng)知識?！?/p>

企業(yè)文書檔案有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，隨著社會(huì)需求的不斷改變，企業(yè)文書檔案管理應(yīng)適時(shí)更新觀念、改善管理方法、加快信息化建設(shè)、注重信息安全，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文書檔案的規(guī)范管理、現(xiàn)代化管理。

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[2] 鄭 靜.企業(yè)文書檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑探討[J].企業(yè)改革與管理，2020

（作者單位：鄭州飛機(jī)裝備有限責(zé)任公司）