新時(shí)期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略

謝能偉

摘 要：檔案管理工作向來(lái)是企事業(yè)單位管理的重點(diǎn)，在檔案資料中主要記錄了企事業(yè)發(fā)展的重大事件以及人員、物資等信息資料，不僅是企事業(yè)發(fā)展的見(jiàn)證，更是企事業(yè)今后發(fā)展的重要參考，所以這項(xiàng)工作的開(kāi)展關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展情況，必須得到高度的重視。隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了有效的利用，并且在企事業(yè)的檔案管理工作中發(fā)揮出了巨大的作用，讓檔案管理工作的效率得到了顯著的提升。然而在部分的企事業(yè)單位中，還存在系統(tǒng)更新不及時(shí)、管理方法不科學(xué)、檔案管理人員素質(zhì)不高等方面的問(wèn)題，為此，需要在新的時(shí)代背景下對(duì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理。本文從新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的意義入手，討論檔案的數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，并分析如何在新時(shí)期創(chuàng)新檔案的數(shù)字化管理，希望對(duì)相關(guān)的檔案管理工作具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案;數(shù)字化管理;創(chuàng)新策略

在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，給人們的生活和工作帶來(lái)了巨大的變化，在企事業(yè)單位的發(fā)展中，信息技術(shù)也發(fā)揮出了越來(lái)越重要的作用，尤其是數(shù)字化技術(shù)的利用，讓檔案管理工作模式出現(xiàn)了巨大的變化，首先體現(xiàn)為可以在網(wǎng)絡(luò)中保存、查詢(xún)，這樣就極大地提升了檔案的安全性，不過(guò)也需要企事業(yè)單位對(duì)人員、制度以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)高度重視起來(lái)，這樣才會(huì)進(jìn)一步發(fā)揮出檔案資料的作用。

一、檔案管理工作的基本理念和主要內(nèi)容

檔案管理工作主要是基于國(guó)家的管理規(guī)定，然后圍繞企事業(yè)單位的發(fā)展情況對(duì)檔案管理制定出工作計(jì)劃，通常來(lái)說(shuō)，主要內(nèi)容包括檔案資料的接收、分類(lèi)、編制、檢索、調(diào)取，這些環(huán)節(jié)都十分重要，共同組成了系統(tǒng)的檔案管理流程。檔案管理的主要作用在于工作總結(jié)、指導(dǎo)、檢查，以及對(duì)人員的資料進(jìn)行管理，同時(shí)也會(huì)對(duì)其它的部門(mén)工作開(kāi)展起到影響，由此可以看出企事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的重要性。此外，這項(xiàng)工作的開(kāi)展也對(duì)企事業(yè)單位發(fā)揮出其職能起到重要作用。

二、新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的意義

檔案管理工作最直觀的作用在于可以影響到企事業(yè)單位內(nèi)部的管理，這項(xiàng)工作良好的開(kāi)展可以促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，提升相關(guān)部門(mén)的工作效率，從人事管理的角度還可以起到挖掘優(yōu)秀人才和提升員工工作熱情的作用。

1.提升檔案管理工作效率。以往采用紙質(zhì)檔案管理方法容易出現(xiàn)檔案資料丟失、潮濕等問(wèn)題，對(duì)檔案管理效率造成一定影響，在信息技術(shù)的支持下可以顯著的提升工作效率，主要表現(xiàn)在可以提升整理、歸檔、查詢(xún)的效率，并且有效減少紙質(zhì)檔案的存放空間。此外，檔案管理人員只要進(jìn)行檢索就可以快速查找相關(guān)的檔案資料，相關(guān)部門(mén)也可以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)檔案資料進(jìn)行在線(xiàn)傳輸。

2.有利于企事業(yè)單位的發(fā)展。通過(guò)完善的檔案資料可以對(duì)企業(yè)的員工進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，這樣就可以對(duì)人員進(jìn)行合理的調(diào)整，讓人員結(jié)構(gòu)更加合理，提升不同部門(mén)的工作效率。同時(shí)，對(duì)人員進(jìn)行合理分配也可以顯著的提升員工的工作熱情，這樣不同部門(mén)都會(huì)為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出更大的力量。

3.順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。在信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的支持下，檔案辦公的軟件和硬件設(shè)備也實(shí)現(xiàn)了更新，其中很多的企業(yè)都開(kāi)始實(shí)現(xiàn)一體化辦公，比如對(duì)檔案進(jìn)行掃描，以及網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)，這些工作的開(kāi)展都有利于企事業(yè)單位更好的發(fā)展。

三、檔案的數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題與挑戰(zhàn)

1.信息時(shí)代檔案管理人員面臨的問(wèn)題。

（1）檔案管理方式較為落后。當(dāng)前很多的企事業(yè)都實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化辦公，不過(guò)一些企業(yè)在檔案管理中依然采用紙質(zhì)檔案，這樣在資料的查詢(xún)上會(huì)花費(fèi)很多的人力和物力，并且出現(xiàn)丟失和破損的幾率也較大，一些單位還存在很少利用信息化系統(tǒng)的情況。

（2）缺乏檔案管理體系。在企業(yè)檔案管理部門(mén)，開(kāi)展好檔案管理工作需要圍繞相關(guān)的制度進(jìn)行操作，不過(guò)在專(zhuān)人管理的情況下，如果管理制度不完善會(huì)造成管理方法不科學(xué)，增加檔案管理出錯(cuò)的幾率，也容易造成檔案的丟失。

（3）缺乏檔案管理重視程度。相較于檔案管理工作，部分企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)把更多的精力放在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和財(cái)務(wù)管理上，比如對(duì)檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)不夠關(guān)注，各個(gè)部門(mén)也缺少配合，這也是導(dǎo)致檔案管理沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的不利因素。

2.信息時(shí)代檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

（1）具有政治素養(yǎng)和保密意識(shí)

首先，檔案管理人員在掌握資料和文件的過(guò)程中，需要意識(shí)到這些資料都具有一定的商業(yè)價(jià)值，部分內(nèi)容甚至是企業(yè)機(jī)密，這就需要檔案管理人員要企業(yè)的利益放在首位，不受利益的誘惑，在工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)、廉潔自律，堅(jiān)持正確的政治導(dǎo)向。

（2）扎實(shí)穩(wěn)定的檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)的背景下，需要檔案管理工作人員在資料的搜集、整理到檢索和存檔等環(huán)節(jié)中具有技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性，對(duì)工作流程熟悉，確保檔案的安全性。檔案管理人員還需要保證檔案的真實(shí)性和完整性，使其具有借鑒價(jià)值。

（3）具有開(kāi)闊的視野和創(chuàng)新精神

在大數(shù)據(jù)的支持下，更新需要檔案管理人員具有創(chuàng)新精神，同時(shí)也需要保持嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度和奉獻(xiàn)的精神。檔案管理工作在開(kāi)展的過(guò)程中需要圍繞企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展，也需要檔案管理人員不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而不斷創(chuàng)新管理方法，簡(jiǎn)化工作流程。在無(wú)紙化和辦公自動(dòng)化普及的背景下，從職業(yè)發(fā)展的角度來(lái)說(shuō)，也要求檔案管理人員具有良好的計(jì)算機(jī)硬件處理能力。

四、如何在新時(shí)期創(chuàng)新檔案的數(shù)字化管理

1.安裝先進(jìn)的操作系統(tǒng)。要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升，需要對(duì)數(shù)字化的軟件進(jìn)行定期更新，這項(xiàng)工作需要長(zhǎng)期做好，檔案管理人員不可存在僥幸心理。系統(tǒng)更新可以讓系統(tǒng)運(yùn)行更加順暢，避免檔案的上傳不及時(shí)，而目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)指的是硬件配置的檢查與更換。只有在硬件與軟件的工作中進(jìn)行科學(xué)處理才可以保證檔案管理工作的順利開(kāi)展，同時(shí)檔案的安全性也得到了保證。

2.制定出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。當(dāng)前的企業(yè)檔案電子化建設(shè)已經(jīng)走向成熟，不過(guò)沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，這就需要相關(guān)的部門(mén)根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，并且結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，最終建立出與企事業(yè)發(fā)展相適應(yīng)的管理體系，這對(duì)于提升檔案的工作效率很有幫助，其中包括檔案工作制度、保密機(jī)制、安全機(jī)制、使用機(jī)制，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的全新發(fā)展。

3.招聘檔案管理專(zhuān)業(yè)人員。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，目前進(jìn)行數(shù)字化管理主要是利用計(jì)算機(jī)，不過(guò)依然需要檔案管理人員進(jìn)行操作，這就要求檔案管理人員具有專(zhuān)業(yè)的素質(zhì)，并且培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識(shí)，從企事業(yè)單位的角度講，需要在人才招募的環(huán)節(jié)加以重視，考察操作能力，之后需要進(jìn)行系統(tǒng)的安全教育，以此提升其安全防范意識(shí)。

4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。目前的檔案管理工作包括主要包括紙質(zhì)檔案和信息檔案的管理，并且信息技術(shù)開(kāi)始在檔案管理工作發(fā)揮出更加重要的作用，比如檔案收集與整理在計(jì)算機(jī)操作下可以完成。因此，這就需要檔案管理人員對(duì)信息技術(shù)掌握。借助現(xiàn)代化的辦公模式，檔案管理人員可以在軟件上檢索出年限、類(lèi)別、用途，這樣就可以快速的對(duì)資料和信息查詢(xún)，比如對(duì)人員檔案管理，就可以在電子檔案中查詢(xún)工作履歷、入職情況、工作表現(xiàn)等，進(jìn)而為人員管理提供幫助。

5.及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)的安全。企事業(yè)單位的檔案資料有著重要的價(jià)值所以在利用大數(shù)據(jù)的過(guò)程中也要做好對(duì)信息的安全管理。當(dāng)前的信息技術(shù)在為人們帶來(lái)巨大便利的同時(shí)，也會(huì)受到病毒、黑客的威脅，所以企業(yè)需要打造出系統(tǒng)的防御體系，在檔案管理人員的日常管理工作中，需要定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，檔案管理部門(mén)內(nèi)部也要設(shè)置防火墻，這樣就可以提升檔案管理的安全性。

6.加強(qiáng)數(shù)字檔案管理工作的宣傳。新時(shí)期下需要企事業(yè)單位對(duì)檔案數(shù)字化管理意義的重視，所以作為檔案管理人員，需要實(shí)現(xiàn)思想的創(chuàng)新，檔案管理部門(mén)也需要加大資金的投入力度，不斷對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其具有使命感。企事業(yè)單位可以利用宣傳欄，或者單位宣傳欄向全體員工宣傳檔案管理工作重要性的思想，就會(huì)形成人人重視檔案管理工作的風(fēng)氣，也便于相關(guān)部門(mén)工作人員提出意見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

五、總結(jié)

綜上所述，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，我國(guó)企事業(yè)單位的辦公環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化，對(duì)于企事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，需要在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，創(chuàng)新檔案管理工作方法，不僅需要完善管理機(jī)制，同時(shí)需要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，今后的企事業(yè)檔案管理工作中需要安裝先進(jìn)的操作系統(tǒng)，在人員招聘上提升門(mén)檻，并且加大培訓(xùn)力度。此外，需要關(guān)注系統(tǒng)的操作安全環(huán)境，這樣才有利于提升檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。

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（作者單位：桂林電子科技大學(xué)）