淺議辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理工作

張銳

摘 要：本文首先分析了辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理工作開(kāi)展的意義，同時(shí)分析了這項(xiàng)工作面臨的挑戰(zhàn)，包括文書(shū)檔案的信息資源形式與內(nèi)容的多樣化。檔案信息具有更高的使用價(jià)值和使用頻率，針對(duì)當(dāng)前形勢(shì)提出了辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理工作存在的問(wèn)題，工作人員的綜合素質(zhì)有待提升，辦公室文書(shū)檔案管理方式有待創(chuàng)新，執(zhí)行力度有待增強(qiáng)等。最后，提出要強(qiáng)化文書(shū)檔案工作管理人員的意識(shí)和能力，創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案收集、歸檔工作模式，創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案管理制度和工作流程。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書(shū)檔案;歸檔管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔工作受到了廣泛的關(guān)注，這點(diǎn)在企業(yè)單位中表現(xiàn)的非常明顯。辦公室文書(shū)檔案的收集和整理工作開(kāi)展是整個(gè)企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)。通過(guò)記載組織發(fā)展歷程，包括組織的重要決策事項(xiàng)、發(fā)生問(wèn)題的原因、解決方式等，能夠真實(shí)的反映這個(gè)組織單位的實(shí)際狀況。辦公室的檔案管理要求工作人員具備專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)、良好的服務(wù)意識(shí)，這樣才能確保整個(gè)工作的有序開(kāi)展。要發(fā)揮辦公室文書(shū)檔案的積極作用，就要確保文書(shū)檔案的真實(shí)性和完整性，整體提升檔案管理成效。

一、辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理工作概述

在企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，辦公室的文書(shū)檔案收集與管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，也是整個(gè)組織管理工作的關(guān)鍵組成部分。對(duì)于文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，主要記載的是組織發(fā)展過(guò)程中某項(xiàng)事件問(wèn)題產(chǎn)生的緣由以及解決方式等。在組織做出重大決策的時(shí)候，需要參考這些檔案信息資料內(nèi)容，比如，會(huì)議記錄、項(xiàng)目審批表等，文書(shū)檔案的重要性不言而喻。而辦公室文書(shū)檔案收集和歸檔工作的開(kāi)展?fàn)顩r，能夠影響到管理層面的決策，也影響單位組織的戰(zhàn)略發(fā)展方向，這點(diǎn)毋庸置疑。

二、辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理面臨的挑戰(zhàn)

辦公室工作具有很強(qiáng)的特殊性，文書(shū)檔案資源的收集、整理以及傳遞等工作都是在這個(gè)場(chǎng)所完成。所以，在檔案管理工作過(guò)程中，信息資源的采集對(duì)象是辦公室。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企事業(yè)單位中辦公室工作的開(kāi)展需要運(yùn)用多種信息技術(shù)手段。所以，以傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字表達(dá)占據(jù)主導(dǎo)地位的辦公室文書(shū)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，文書(shū)檔案的信息資源形式與內(nèi)容的多樣化。由上文所述，以紙張為載體的文書(shū)檔案主要就是文字的形式，有其標(biāo)準(zhǔn)化格式。文書(shū)檔案的收集、歸檔等工作主要就是通過(guò)辦公室檔案工作人員主動(dòng)收集、整理或者其他人員提供相關(guān)信息資料完成。當(dāng)前，大部分組織都有了辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了工作的信息化，而各個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容也變得越來(lái)越豐富、提升了復(fù)雜性。站在這個(gè)層面上說(shuō)，辦公室文書(shū)檔案的收集和整理面臨的挑戰(zhàn)是如何識(shí)別和保留有價(jià)值的信息資源，如何保證這些信息資源的完整性和有效性，而且在信息產(chǎn)生和傳遞形式多樣化的前提下，要從哪個(gè)環(huán)節(jié)入手開(kāi)展工作。

其次，檔案信息具有更高的使用價(jià)值和使用頻率。就本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，辦公室文書(shū)檔案管理主要是采集和整理比較有價(jià)值的信息資源，這些有價(jià)值的新型資源要為特定的組織部門(mén)、特定的人員服務(wù)，從而體現(xiàn)出更大的價(jià)值，創(chuàng)造出新的效益。隨著社會(huì)生活節(jié)奏的加快，管理者在設(shè)置目標(biāo)或者做決策的時(shí)候會(huì)參考檔案信息資料，特別是企事業(yè)單位，文書(shū)檔案信息資源在維持組織政策運(yùn)行方面的重要性不容小視。所以，辦公室文書(shū)檔案作為重要活動(dòng)的紀(jì)錄材料見(jiàn)證了組織的成長(zhǎng)，在組織運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中的使用頻率也在提升，對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理的時(shí)效性提出了新的要求，要在確保時(shí)效性的基礎(chǔ)上保障檔案資料的質(zhì)量，以高質(zhì)量的檔案材料為組織決策提供參考依據(jù)，實(shí)現(xiàn)工作開(kāi)展的價(jià)值。

三、辦公室文書(shū)檔案管理和歸檔工作存在的問(wèn)題

首先，辦公室檔案文書(shū)歸檔管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提升。很多企事業(yè)單位對(duì)辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位，在開(kāi)展這項(xiàng)工作的時(shí)候會(huì)抱有“僥幸”心理，漫不經(jīng)心、敷衍了事，并沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范化的要求，只有那些特別重要、價(jià)值特別高的文書(shū)檔案進(jìn)行了嚴(yán)格意義上的編號(hào)、歸檔。而工作人員會(huì)把那些他們認(rèn)為不太重要的文書(shū)檔案“隨意處理”，導(dǎo)致在使用的時(shí)候找不到，或者找不全，無(wú)法查詢(xún)完整的相關(guān)信息，影響了辦公室文書(shū)檔案的利用率。

其次，辦公室文書(shū)檔案管理方式有待創(chuàng)新。就當(dāng)前情況來(lái)看，一部分企事業(yè)單位還在延續(xù)傳統(tǒng)的收集、歸檔工作方式，這種模式已經(jīng)不適宜新時(shí)期辦公室工作的運(yùn)轉(zhuǎn)要求，顯得陳舊而落后。一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式主要的載體是紙質(zhì)檔案，這種方式比較“笨”，不夠智能。時(shí)間久了，檔案紙質(zhì)還容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張泛黃的“尷尬”局面，影響檔案的利用。另一方面，由于辦公室文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)有待進(jìn)一步提升，人工查找、歸檔導(dǎo)致工作人員的任務(wù)繁重，壓力增加，工作成效也不高。

再次，辦公室文書(shū)檔案收集歸檔管理的執(zhí)行力度有待增強(qiáng)。對(duì)于辦公室文書(shū)檔案資料來(lái)說(shuō)，其數(shù)量非常多，要集中管理的工作量非常大。如果辦公室文書(shū)檔案管理工作執(zhí)行力度不到位，會(huì)導(dǎo)致其他部門(mén)不能及時(shí)把相關(guān)資料報(bào)送給檔案管理者。此外，檔案管理者遺忘或者遺漏的情況下，都會(huì)增加檔案管理工作的難度。還有很多組織的辦公室文書(shū)檔案管理工作人員是辦公室其他人員兼任，由于其他工作需要分散精力，導(dǎo)致檔案歸檔與整理工作分身乏術(shù)，影響辦公室文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展成效。

四、辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理工作創(chuàng)新的路徑

1.強(qiáng)化文書(shū)檔案工作管理人員的意識(shí)和能力。人員要素是開(kāi)展一切工作的基礎(chǔ)，工作人員的綜合素質(zhì)會(huì)影響辦公室文書(shū)檔案管理工作成效。在這項(xiàng)工作受到越來(lái)越多的人關(guān)注的情況下，提升文書(shū)檔案收集與歸檔管理工作質(zhì)量就顯得尤為重要。要提升文書(shū)檔案工作管理人員的意識(shí)和能力，就要先從人員招聘環(huán)節(jié)入手，要本著崗位需求招聘專(zhuān)業(yè)能力比較強(qiáng)的人員來(lái)開(kāi)展這項(xiàng)工作，同時(shí)還要具備一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。要能夠營(yíng)造良好的工作環(huán)境留住專(zhuān)業(yè)人員，在招聘的時(shí)候本著“公開(kāi)、公正與公平的原則”，專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)檔案收集與歸檔整理工作。對(duì)于當(dāng)前的辦公室文書(shū)檔案管理人員要定期開(kāi)展培訓(xùn)工作，提升其專(zhuān)業(yè)敏感性與職業(yè)使命感，能夠在開(kāi)展工作的時(shí)候運(yùn)用專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)作為保障。激發(fā)工作人員自我充電與學(xué)習(xí)的積極性，完善辦公室檔案管理人力資源結(jié)構(gòu)。此外，要結(jié)合檔案管理部門(mén)對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理工作提出的要求，為這項(xiàng)工作的開(kāi)展提供條件，確保資金與基礎(chǔ)設(shè)施方面的支持力度到位。讓檔案管理工作能夠跟組織的整體管理工作有效融入在一起，依托信息化平臺(tái)為決策者或者其他人員提供檔案信息服務(wù)。

2.創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案收集、歸檔工作模式。就當(dāng)前情況來(lái)看，辦公室文書(shū)檔案信息資源的內(nèi)容和形式發(fā)生了改變，交互模式與載體也有所轉(zhuǎn)變。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，制定規(guī)范化的檔案文書(shū)采集與歸檔方式，這也是當(dāng)前創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案管理面臨的新的任務(wù)。要在辦公室文書(shū)檔案制度規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照規(guī)范化的管理框架，對(duì)辦公室的各種信息資源的具體價(jià)值進(jìn)行判斷，結(jié)合不同的存儲(chǔ)形式選擇合適的歸檔方式和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。也就是說(shuō)，在重要事務(wù)處理過(guò)程中，那些有價(jià)值的信息資料能夠及時(shí)、完整收檔、確保檔案資料整理的質(zhì)量是重要的環(huán)節(jié)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，辦公室文書(shū)檔案收集、整理等工作也要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行不斷創(chuàng)新和改革，選擇主動(dòng)收集、整理的模式：一方面，文書(shū)檔案管理人員要強(qiáng)化跟各個(gè)部門(mén)之間的溝通和聯(lián)系，定期開(kāi)展文書(shū)檔案資料收集工作，確保重要信息不漏項(xiàng)，信息資料的真實(shí)性。另一方面，對(duì)于辦公室文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題要能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)，制定出有針對(duì)性的改進(jìn)措施，確保這個(gè)工作的順利開(kāi)展。此外，工作人員還可以乘著信息技術(shù)發(fā)展的東風(fēng)，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展辦公室檔案的整理、歸檔等工作，這樣能夠相應(yīng)的減少人工操作存在的誤差，提升辦公室文書(shū)檔案管理工作的成效，進(jìn)而發(fā)揮文書(shū)檔案管理的積極作用。

3.創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案管理制度和工作流程。辦公室文書(shū)檔案的內(nèi)容和形式比較多，除了信息內(nèi)容從傳統(tǒng)的單一文字轉(zhuǎn)化為文字、圖片結(jié)合的形式，載體也從原來(lái)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)與數(shù)字化共同的局面。在信息時(shí)代，數(shù)字化文檔信息傳播渠道發(fā)生了改變，原本依靠人員之間直接交接的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐揽扛鞑块T(mén)間的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞。在這樣的背景下，就需要不斷完善辦公室文書(shū)檔案管理的相關(guān)制度，制定出切合實(shí)際的工作流程。制度是基礎(chǔ)也是保障，在制度中明確重要文檔的具體內(nèi)容、形式，要按照制度要求完成檔案的收集、交接以及歸檔管理工作。此外，在建立科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化辦公室文書(shū)檔案管理流程，工作人員必須按照制度和流程開(kāi)展工作，及時(shí)整理相關(guān)檔案信息資料，讓文書(shū)檔案的質(zhì)量得到大幅度提升。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展變化，文書(shū)檔案的信息資源形式與內(nèi)容變得越來(lái)越多樣化，檔案信息具有更高的使用價(jià)值和使用頻率。但是，由于思想上不重視、操作不規(guī)范等因素的影響，辦公室文書(shū)檔案的收集與歸檔管理工作還存在一定的問(wèn)題，管理方式有待創(chuàng)新，執(zhí)行力度有待增強(qiáng)。所以，在現(xiàn)階段，要積極強(qiáng)化文書(shū)檔案工作管理人員的意識(shí)和能力，創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案收集、歸檔工作模式，創(chuàng)新辦公室文書(shū)檔案管理制度和工作流程，從而為文書(shū)檔案的收集、歸檔管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]瞿榮榮.淺析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2018

[2]黃黎明.談文書(shū)檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理 [J].才智，2018

（作者單位：陜西省寶雞市寶雞文理學(xué)院）