疫情防控背景下高校財務管控流程優(yōu)化研究

張晨燕

【摘 要】 突如其來的新冠疫情幾乎影響了所有的行業(yè)，高校財務部門無疑也受到了直接的沖擊。新形勢新情況要求高校的財務工作迅速適應“零接觸”和線上辦公狀態(tài)的疫情防控需要。在此背景下，高校財務戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)需要高校財務管理在流程管控過程中發(fā)揮重要作用，財務流程管理模式由原來的“管控型”向“服務+管控型”轉變?；凇案咝Ｘ攧战∪话l(fā)事件應急長效機制”的思路，文章揭示了疫情對高校財務工作造成的挑戰(zhàn)和沖擊，對高校財務管控思路、報銷及辦事流程中存在的問題進行了分析，有針對性地提出了當前高校在財務管控流程方面應采取的優(yōu)化措施。

【關鍵詞】 疫情防控; 高等學校; “零接觸”; 財務管控; 流程優(yōu)化

【中圖分類號】 F232? 【文獻標識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2020）08-0142-03

一、引言

2020年2月4日，教育部發(fā)布在線教學組織與管理工作指導意見，以應對新冠肺炎疫情對高校帶來的影響。突如其來的疫情猝不及防，高校財務部門無疑也受到了直接影響。高校財務部門聚焦于會計信息生產和使用，在會計信息的生產和使用過程中，需要大量“面對面”的線下操作和管控，包括人的交流（信息溝通）和物（憑證、票據、文檔等）的交換。本次疫情在很大程度上阻斷了財務管控流程中“面對面”的線下流程，迫切要求高校財務部門更多地采用新思維、新方法、新技術來應對新挑戰(zhàn)。因此，在新冠疫情防控背景下研究高校當前和未來財務管控的流程優(yōu)化與應急機制建設具有一定的理論與現(xiàn)實意義。

二、疫情防控背景下高校財務管控工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）傳統(tǒng)的財務管控思路無法滿足當前疫情防控的需要

疫情防控背景下為有效避免直接傳播、氣溶膠傳播和接觸傳播，需要實行人與人之間的“零接觸”，以此來防范新冠肺炎病毒的傳播。這就要求原始單據數(shù)字化采集、審批業(yè)務、收付款業(yè)務、項目評審與評價業(yè)務等活動都要實行“零接觸”[1]?！傲憬佑|”對高校傳統(tǒng)管控流程中諸多日常運行工作產生了極大影響。傳統(tǒng)財務管控模式下，原始單據審查、復核、業(yè)務審批環(huán)節(jié)中的內部控制制度都需要進行大量的“面對面”線下簽批、審核、交流與溝通。高校財務管控流程中涉及的日常經濟業(yè)務又繁雜，“零接觸”在很大程度上阻斷了高校傳統(tǒng)財務管控流程中“面對面”的線下管理與監(jiān)督活動，在疫情防控背景下，高校財務管控的壓力倍增。與此同時，因防控新冠肺炎疫情客觀需要，教育部適時提出了“停課不停學”的要求。這又要求高校財務部門在疫情防控背景下還要保證和支持“停課不停學”及疫情防控相關工作的運轉，確保諸如費用報銷、收付款等財務工作能正常進行。傳統(tǒng)管控制度下的業(yè)務流程要滿足疫情防控“零接觸”的要求，日常業(yè)務將基本停滯，只能采用“特事特辦”的方式支持重要業(yè)務先行辦理，其余業(yè)務均需要推遲辦理，這些都是傳統(tǒng)財務管控流程和慣性思維下所沒有遇到過的。疫情防控對于當下乃至未來的高校財務管控工作產生了深刻影響[2]，可能會加劇財務管控的思維模式改變和數(shù)字化轉型。

（二）傳統(tǒng)的費用報銷模式存在疫情傳播風險

傳統(tǒng)財務管控模式下財務報銷流程對于疫情背景下開展財務工作將造成極大的壓力。從費用報銷等業(yè)務的操作層面來看，報銷人員在辦理費用報銷業(yè)務時通常需要先填寫紙質報銷單或者在費用報銷系統(tǒng)中填寫報銷單，準備相關支持性憑證，包括發(fā)票、審批單、報銷單，交予報賬員審核。審核通過之后遞交給相關部門的領導簽批，經過相關部門負責人的手工或者系統(tǒng)審批，之后需要到各高校的財務報賬大廳辦理報銷相關手續(xù)。這些流程中涉及大量人與人之間的密切接觸，此現(xiàn)象極不利于疫情防控。但疫情防控的實際情況又要求高?！巴Ｕn不停學”，教學科研活動還得正常進行。如果因疫情而暫時推遲費用報銷業(yè)務的進行，對于整個高校的日常運轉和科研進展都具有一定的影響。因此，在疫情防控背景下，如果沿用傳統(tǒng)費用報銷管控流程進行日常業(yè)務處理存在著疫情傳播的巨大風險。

（三）傳統(tǒng)的財務管控流程制約著財務云的有效實施

當前部分高校出于安全考慮將財務信息系統(tǒng)建立在封閉的內部局域網之上，加之物理隔離等手段確保財務信息的安全。但是此種出于安全考慮的模式造成高校內各單位的信息孤島現(xiàn)象，數(shù)據無法共享。隨著當前信息化的趨勢愈演愈烈，各高校均針對相關業(yè)務優(yōu)化相應的專業(yè)化管理系統(tǒng)。例如，學校財務信息系統(tǒng)、費用報銷系統(tǒng)、薪資管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)等，以解決高校內部信息孤島現(xiàn)象問題。最后，高校各部門各自為戰(zhàn)，以自身績效為動力，看似方便了某項工作，但是從高校整體來看，本應當屬于高校共有的信息系統(tǒng)，卻被人為拆分和切割。許多高校為打破信息孤島現(xiàn)象，又大力推動財務云建設。財務云是將財務共享管理模式與云計算、移動互聯(lián)網、大數(shù)據等技術有機融合，實現(xiàn)財務共享服務、財務管理、資金管理三中心合一，建立集中、統(tǒng)一的財務云中心，支持多終端接入模式，實現(xiàn)“核算、報賬、資金、決策”的協(xié)同應用[3]。從當前疫情防控的需要來講，財務云正好可以發(fā)揮“零接觸”的財務管控效果。但從實際運行效果來看，許多高校的財務云并沒有真正發(fā)揮其應有的作用，相反受制于傳統(tǒng)財務管控流程，財務人員不僅需要大量數(shù)據支持其線上操作，還需要內部進行各種溝通及諸多業(yè)務的線下手工處理，人為增加了溝通與交流、手工處理與線上操作等管理成本。

（四）傳統(tǒng)的財務管控缺乏應對疫情防控的應急機制

長期以來的“面對面”管控方式，加之當前部分高校出于安全考慮將財務信息系統(tǒng)建立在封閉的局域網之上，直接產生信息孤島現(xiàn)象。封閉的信息系統(tǒng)和疫情防控需要使得當前的“線上辦公”變成“電話+快遞+郵件”等輔助方式的辦公，信息無法實現(xiàn)共享，還是需要進行線下一些“面對面”的溝通協(xié)調，導致在疫情防控期間極大地影響財務工作的正常開展與運行。傳統(tǒng)財務管控流程下，高校各部門更偏向依賴于使用紙質的信息傳遞方式，難以實時、高效地實現(xiàn)數(shù)據的收集、分析和處理，財務部門也難以實現(xiàn)支持管理決策的職能。在沒有建立起相應突發(fā)事件應急機制的情況下，如果冒然取消傳統(tǒng)模式下“財務審核—院、校級領導審批（根據各自財務報銷審批權限進行審批）—領導或集體決策審批同意后，財務付款”等必要流程以及其他方面的管控流程，又會造成監(jiān)管缺位。雖然當前有些高校針對新冠疫情頒布了一些規(guī)章制度，但只是臨時應急制度或辦法，還稱不上是一種應急機制。傳統(tǒng)的財務管控思維將“面對面”的審批、簽字、匯報與交流溝通等流程硬性設置成一個不可逾越的內控制度保證，而疫情防控的“零接觸”要求直接沖擊的就是“面對面”交流，這兩者矛盾解決的途徑就是建立和完善突發(fā)事件應急的長效機制。

三、疫防控情背景下高校財務管控流程的優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化財務管控總體思路

解決問題的關鍵首先是改變傳統(tǒng)思路。本次疫情事件在很大程度上迫切要求高校財務部門更多地從財務管控的思路進行優(yōu)化和改革。對于原始單據數(shù)字化采集、審批業(yè)務、收付款業(yè)務、項目評審與評價業(yè)務等活動的傳統(tǒng)管控思路都要進行變革。“線上與線下”相結合的工作模式應成為以后財務管控的主要思路。另外，高校要將單純的財務管控轉變成“管控+服務”的理念。例如，在此次疫情防控過程中，福建某高校為減少高校教職員工往來財務處交叉接觸的機率，各部門、各學院需指定預審員專門負責本部門的報賬工作。教職員工需要進行經費報銷時，先通過各部門、各學院的財務綜合管理信息平臺發(fā)起線上報銷申請，將相關原始材料的電子版本提交至預審員，由預審員統(tǒng)一進行網上申報財務報銷流程。財務部門在收到線上報銷申請后，將根據部門報銷數(shù)量統(tǒng)籌安排審核審批時間，之后進入轉賬流程。轉賬完成之后，各部門、各學院將會在線上內部財務系統(tǒng)通知預審員轉賬結果。待疫情穩(wěn)定后，再讓預審員統(tǒng)一整理報銷的原始材料單據，讓財務部門進行賬務處理。確保財務部門在疫情防控要求下保障各項經費正常審核支出，又做到財務報銷過程的“零接觸”，避免教職員工與財務人員的交叉接觸。疫情結束后線下預審員制度也可繼續(xù)實施，這樣既可以大大節(jié)省財務人員處理一線業(yè)務的時間精力，又可方便高校全體教職工，減少他們在財務處、各科室、職能部門之間為簽字蓋章而奔波的辛苦，真正將財務“管控與服務”有機結合起來。

（二）優(yōu)化費用報銷流程和手續(xù)

高校的科研、教學、學生、行政管理等各項工作涉及面廣，內容繁雜，因此費用報銷系統(tǒng)基本無法停止。在“零接觸”的防控要求下，利用智能化手段實現(xiàn)“零接觸”的移動化費用報銷不僅僅有利于防控疫情，更有利于提高財務人員、報銷人員、審批人員的工作效率[4]。從報銷人員的角度來看，可以將費用報銷所需的各項紙質憑證通過光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）程序來智能采集并實現(xiàn)紙質憑證的電子化，并且OCR所實現(xiàn)的結構化數(shù)據可以保存至報銷人員的智能手機中，以方便下次進行費用報銷，以此來無縫對接高校的費用報銷系統(tǒng)，相關紙質憑證可待高校復工開學之后進行提交。從審批人員的角度來看，利用智能化手段可以使得審批人員脫離固定工作場所的限制，隨時隨地都可以審批報銷人員的有關報銷單據。此外，智能化手段還可以設置審批要點，將需要審批的事項按輕重緩急以工作任務的方式呈現(xiàn)，實現(xiàn)高效、快速的審批。從財務人員的角度來看，利用智能化手段直接在線上進行報銷憑證的審核，并與賬務系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)相連接，自動生成記賬憑證，并將相關增值稅發(fā)票數(shù)據上傳至稅務系統(tǒng)。因此，高?？梢岳肙CR、異構集成等技術和智能化手段實現(xiàn)多個系統(tǒng)的連接，實現(xiàn)無紙化、“零接觸”報銷，使得財務人員和審批人員高效地完成相關工作，保證各項工作的有序進行，同時降低各種病毒的傳播和交叉感染的風險。

（三）優(yōu)化涉及財務管控的各項辦事流程

目前，大多數(shù)高校都有內部的OA（Office Automation）系統(tǒng)。OA系統(tǒng)可以通過特定流程或特定環(huán)節(jié)與日常事務聯(lián)系在一起，使公文在流轉、審批、發(fā)布等方面提高效率，實現(xiàn)辦公管理規(guī)范化和信息規(guī)范化。疫情防控要求下，許多高校財務部門主動對接學校的OA系統(tǒng)進行辦事流程的優(yōu)化、減化。某高校根據疫情防控要求，在涉及非報銷業(yè)務需要財務部門會簽會審的流程改為：部門OA申報支付需求（通用流程模塊申報，寫明支付項目原因、對方賬號等具體信息）——上傳附件（發(fā)票、付款通知、合同、驗收單等佐證材料）——財務審核——院領導審批（根據學院現(xiàn)有財務報銷審批權限進行審批）——領導審批同意后，財務付款。以上流程全部在網絡進行，開學后相關部門、人員再補充紙質材料并請相關領導補簽字。但這只是特殊時期，高校財務部門為重點保障防控疫情經費、應急性經費、重大項目經費等支出而采取的應急措施。日常性報銷待開學后仍按正常程序進行，還是沒有真正做到優(yōu)化財務管理流程。因此，高校應結合疫情突發(fā)所帶來的挑戰(zhàn)，大力推進財務云建設。財務云可以實現(xiàn)財務資源的共享，減少人員及軟硬件系統(tǒng)的重復設置，降低總體運營成本，大大簡化辦事流程?；谪攧赵乒ぞ?，通過業(yè)務標準化、人員專業(yè)化，構建高校內部各部門、高校與外部相關部門之間的信息直連平臺[5]，提高財務工作效率，提升財務服務質量。此次疫情中，福建某高校通過財務云建設，高校財務部門、各級行政管理人員可以與外部供應商系統(tǒng)進行集成互聯(lián)，將可能會涉及到的固定資產采購、基建項目建設等各類業(yè)務及供應商的相關數(shù)據都通過平臺運行。高校與外部供應商之間的各項經濟業(yè)務，諸如發(fā)出采購單、合同簽訂、固定資產在途、入庫驗收、發(fā)票開具、售后維修等各環(huán)節(jié)，都通過云財務平臺運行。另外，在疫情防控背景下，稅務部門針對實際工作要求，優(yōu)化了相關涉稅辦理事項，盡量實現(xiàn)“零接觸”辦理。從增值稅管理角度來看，財務云工具可以幫助高校實現(xiàn)在線管理增值稅發(fā)票，自動進行認證，自動分析是否符合最新稅務優(yōu)惠政策并進行提醒，大大提高工作效率。從稅務申報角度來看，通過各項基礎數(shù)據的填寫，財務云工具的稅務管理系統(tǒng)通?？梢宰詣犹顚懴嚓P申報表數(shù)據并進行比對，實現(xiàn)稅企一鍵申報，在提高數(shù)據準確性和工作效率的同時，也保證了在疫情防控期間實現(xiàn)“零接觸”的要求。財務云利用OCR技術系統(tǒng)可以自動識別發(fā)票并將其發(fā)送至稅務系統(tǒng)，通過相關設置實現(xiàn)高校的各項內部控制制度自動實施，減少人為干預，提高工作效率和準確度[6]，大大優(yōu)化與財務部門相關的辦事流程。總體來看，基于財務云工具，可以構建高校和稅務部門信息直連平臺，其作為信息系統(tǒng)本身，可以實現(xiàn)與財務系統(tǒng)、其他管理系統(tǒng)數(shù)據共享、互聯(lián)，并完成稅務的自動化申報，支持事后的納稅分析等功能。

（四）優(yōu)化財務管控決策的應急機制

疫情防控背景下，大部分高校采取了線上辦公的應急措施。線上辦公是指工作人員通過互聯(lián)網和計算機等現(xiàn)代信息技術手段，不受時間限制、地點限制處理與業(yè)務相關的任何事情。財務部門內部及各級行政管理人員在工作過程中常常需要互相配合傳輸數(shù)據、溝通情況、文檔協(xié)同制作等各項任務，即時通訊工具為此打下了堅實的基礎。即時通訊工具可以實現(xiàn)財務人員、各級行政管理人員遠程協(xié)同辦公、全體會議等各項需求。在疫情防控背景下，線上辦公這種全新的辦公模式，可以讓辦公人員擺脫時間和空間的束縛，可以隨時隨地通暢地進行交互流動，工作將更加輕松有效，整體運作更加協(xié)同，起到了很好的應急作用。線上辦公有效地解決了正常情況下的“面對面”和疫情突發(fā)情況下的“零接觸”之間的矛盾。面對財務管控流程中有些不可缺少的“面對面”的管控需要，線上辦公正好能解決此類問題。將線上辦公設定為應急機制重要組成部分的同時，還要對可能涉及到費用報銷、合同簽訂、發(fā)票開具、收款管理、審批、簽字等經濟事項和監(jiān)督流程制定相應配套的制度和規(guī)章，為線上辦公所產生數(shù)據的完整性和準確性提供制度保障，為高校各級行政管理人員進行數(shù)據分析，做出管理決策提供數(shù)據、信息、影像等技術支持。疫情防控背景下，優(yōu)化高校財務管控決策的應急機制不僅需要制定一些規(guī)章制度，更要實現(xiàn)線上辦公與線下辦公有機結合、日常運行機制與應急機制能隨時靈活切換的長效機制的建立健全，最終做到防患于未然。

四、結論

這次抗疫過程中出現(xiàn)的新思維、新技術、新產品和新模式及其對會計行業(yè)的沖擊和影響是深遠的，疫情防控的客觀需要給高校內部財務管控流程帶來挑戰(zhàn)的同時也帶來了優(yōu)化和提升的機遇。各高校要充分認識到，疫情防控背景下采取的一些措施不僅僅是權宜之計;相反，高校要借此機會實現(xiàn)財務管控思路、報銷及辦事流程等的一體化、數(shù)字化和智能化，推動高校財務管控流程的不斷優(yōu)化與變革[7]?！?/p>

【參考文獻】

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[7] 張鵬凱.大數(shù)據背景下高校提升財務管理能力的實施路徑[J].財務與會計，2016（17）：52-53.