油田企業(yè)檔案的信息化管理探析

王蕊

摘要：在信息大爆炸的當今時代，市場經(jīng)濟越發(fā)繁榮，企業(yè)間的競爭日益激烈，信息化成為企業(yè)生存和發(fā)展的必然選擇。作為企業(yè)資源的重要組成部分，檔案的管理直接關系到企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的提高，對企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的實現(xiàn)產(chǎn)生極為重要的影響。如何強化企業(yè)檔案信息化管理，將企業(yè)檔案融入企業(yè)信息化建設，最大限度發(fā)揮企業(yè)檔案的巨大作用，成為現(xiàn)代油田企業(yè)面臨的全新難題。本文主要對油田企業(yè)檔案的信息化管理進行探討。

關鍵詞：油田企業(yè)；檔案；信息化管理

所謂企業(yè)檔案管理信息化，就是指通過計算機網(wǎng)絡設備，對數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據(jù)庫等技術的綜合利用，將傳統(tǒng)紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數(shù)字檔案，進行統(tǒng)一整理、儲存、管理的現(xiàn)代化檔案管理方法[1]。企業(yè)檔案管理信息化不僅是變革傳統(tǒng)檔案管理模式的重要手段，而且是適應國家、政府信息化建設發(fā)展的需要，尤其是關系到國家經(jīng)濟發(fā)展和人們生活水平的油田企業(yè)，實行信息化檔案管理，十分有必要。油田企業(yè)只有提高認識，強化檔案管理信息化水平，實行企業(yè)信息資源的共享，才能提高工作效率及企業(yè)管理水平，最終實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的最大化。

一、油田企業(yè)檔案信息化的主要內容

從目前形勢上看，油田檔案信息化的基本內容，主要包括：（1）檔案信息的數(shù)字化。數(shù)字化檔案信息是整個檔案信息化管理的基礎，現(xiàn)代油田企業(yè)已逐漸由原來傳統(tǒng)紙質檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉變[2]。一方面，油田企業(yè)利用先進技術，將原有資料檔案進行掃描，轉化為數(shù)字形式，生成電子文件，進行統(tǒng)一歸檔、整理和保存；另一方面，在油田企業(yè)通過計算機網(wǎng)絡技術，建成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，生成資源共享平臺，實現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理。（2）檔案信息利用的網(wǎng)絡化。網(wǎng)絡化檔案管理實現(xiàn)了由面對面為主的服務向以網(wǎng)絡服務為主轉變，為檔案信息借閱方式、資料調取等方面提供了極大便利。此外，由于油田企業(yè)分散性特點，檔案管理難度較大，而網(wǎng)絡化檔案管理，實現(xiàn)了資源共享及遠距離數(shù)據(jù)傳輸，大大提高了檔案管理效率和質量。（3）檔案檢索的自動化。傳統(tǒng)以紙質為主要媒介的檔案管理，不僅數(shù)據(jù)眾多、查閱手續(xù)繁雜，而且檔案資料零散，使用效率較為低下。信息化檔案管理實現(xiàn)了檔案檢索的自動化，通過計算機進行全庫檢索，速度快、效率高，大大提高了檔案資料的利用率。（4）檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化。信息化檔案管理，可通過計算機將接收、存儲和提供利用進行有效整合，形成集各項活動于一體的網(wǎng)絡系統(tǒng)，促進了企業(yè)檔案管理水平的全面提高。

二、油田企業(yè)檔案信息化管理的重難點問題

（一）基礎設施建設方面

油田企業(yè)檔案信息化管理，須以先進基礎設施和信息技術為支撐，完備的基礎設施也與檔案信息傳輸、交換和資源共享息息相關，是檔案資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的必要條件。因而，油田企業(yè)要加強對基礎設施建設的重視，加大對軟硬件的投入，建立系統(tǒng)完善的檔案信息網(wǎng)絡，為檔案信息化管理提供強有力保障。

（二）相應管理標準、制度的制定和執(zhí)行方面

油田企業(yè)檔案信息化管理后，原有的管理制定、規(guī)范及相關標準將不再適用，這就需要建立全新的制度、規(guī)范和標準。通過適應信息化的新制度、新規(guī)章、新標準的使用，對電子文件歸檔和電子檔案管理及檔案信息資源的標識、存儲、查詢、管理和使用等進行統(tǒng)一的管理，確實提高檔案信息化管理的質量和水平[3]。

（三）管理方式的創(chuàng)新方面

傳統(tǒng)檔案管理中除了制度、規(guī)范和標準與現(xiàn)代檔案管理不相適應之外，傳統(tǒng)檔案管理方式也越來越無法滿足信息化檔案管理的需要。因而，油田企業(yè)還須加強重視，積極引用先進技術及新型技術人才，同時借鑒國內外成果的管理經(jīng)驗，通過雙軌制管理模式（即傳統(tǒng)管理與信息化系統(tǒng)的有機統(tǒng)一），確保信息化檔案管理的科學性、高效性、可行性[4]。

（四）信息化管理過程中的安全問題

安全問題是油田企業(yè)檔案信息化管理必須解決的問題，只有提高認識，對安全問題產(chǎn)生原因及其危害進行深入分析，才能采取針對性措施進行解決，確保檔案信息的安全，進而促進企業(yè)的正常運營。信息化檔案管理的安全問題，主要包括檔案管理系統(tǒng)軟硬件自身的安全及檔案信息傳播的安全等，若忽視檔案管理中的安全隱患，將造成大量信息資料外流，引起巨大經(jīng)濟損失。石油企業(yè)可通過病毒攔截、實名登陸、密碼檢索風方式，保障檔案信息的安全性和可靠性，為油田企業(yè)正常運轉提高強有力保障。

三、小結

總而言之，油田企業(yè)檔案管理信息化是一項綜合的系統(tǒng)工程，不僅改變了傳統(tǒng)意義上的檔案性質，還創(chuàng)新了檔案管理的手段，使檔案管理各項工作順應時代發(fā)展的需要，滿足企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展需求，意義重大。

參考文獻：

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[2]黃潔.項目檔案驗收對企業(yè)檔案管理和項目實施與管理的影響[J].機電兵船檔案，2012 （01）：17–18.

[3]陳茂銀.淺談如何做好企業(yè)改擴建項目檔案的收集工作[J].科技視界，2013 （16）：95.

[4]劉忠艷.國有設備檔案的現(xiàn)代化管理應與企業(yè)的管理及發(fā)展相一致[J].化工管理，2013 （24）：40.