信息技術(shù)在文書工作中的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)及應(yīng)用

蔣冬梅

摘要：信息技術(shù)不斷的發(fā)展，在多個(gè)領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用，為我國信息管理工作提供了必要的技術(shù)支持。文書工作是單位管理的重要環(huán)節(jié)，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的決策和下級(jí)的執(zhí)行，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)毋庸置疑，在文書工作中得到了明顯的體現(xiàn)，并且也得到了較好的應(yīng)用。本文具體分析信息技術(shù)在文書工作中的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)及其具體應(yīng)用，希望對(duì)相關(guān)工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；文書工作；優(yōu)勢(shì)；應(yīng)用

文書工作直接展現(xiàn)了單位的工作面貌和工作狀態(tài)，也影響到了單位的工作效率。文書工作是企業(yè)工作中不可缺少的重要組成部分，這是信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，也是各個(gè)部門聯(lián)系的重要紐帶，更是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的最佳助手。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，讓文書工作變得更加便利，提高了工作效率，也改變了工作方式。

一、信息技術(shù)在文書工作中的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)

（一）提高了工作效率

計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)了無紙辦公，明顯節(jié)約了工作時(shí)間，提高了工作效率。如今的文書工作不再像傳統(tǒng)一樣需要依靠紙筆進(jìn)行摘錄存儲(chǔ)，借助計(jì)算機(jī)就可以輕松的完成對(duì)文字的編輯、傳輸、檢索和保存。結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，可以建立專門的企業(yè)辦公系統(tǒng)，完成企業(yè)的內(nèi)部日常工作，有專門的管理人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)維護(hù)管理，文書工作人員利用信息技術(shù)在工作中不斷的進(jìn)行資源整合，更好地利用信息技術(shù)，讓記錄的文字更加具有說服力，充分發(fā)揮文書工作的價(jià)值。

（二）方便了資料的存儲(chǔ)

信息技術(shù)在文書工作中的普及，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作方式，實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息數(shù)據(jù)的處理和共享，也讓企業(yè)的文書工作更加方便。借助電子郵件可以在短時(shí)間內(nèi)傳遞信息，在操作上也極為簡便，這一方式已經(jīng)逐步替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件信息，利用電子視圖取代了傳統(tǒng)的人工操作，這資料存儲(chǔ)上更加方便。信息技術(shù)在文書工作中應(yīng)用之后，對(duì)于企業(yè)的資料采取了統(tǒng)一集中管理的方式，各個(gè)保存資料之間相互獨(dú)立卻又有著內(nèi)在聯(lián)系，這樣形成了一個(gè)符合企業(yè)發(fā)展的信息管理系統(tǒng)，相關(guān)資料的存儲(chǔ)更加容易，其檢索也更加快捷。

（三）信息資源實(shí)現(xiàn)了共享

借助信息技術(shù)集成系統(tǒng)可以對(duì)文書工作的各個(gè)模塊兒進(jìn)行綜合分析，根據(jù)不同企業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行分類，更加符合企業(yè)的工作狀況，讓企業(yè)的文書工作更加有序。企業(yè)的工作人員可以在信息管理系統(tǒng)上完成文書工作的相關(guān)流程，也能實(shí)現(xiàn)對(duì)于各種信息的遠(yuǎn)程接收，保管，借助終端操作，利用信息技術(shù)確保最終收集，整理的資料真實(shí)可靠，也更加完整。利用信息系統(tǒng)的一體化管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了信息的共享，信息技術(shù)在文書工作中可以完成信息資源的交互，信息資源的獲取和利用更加方便。

二、信息技術(shù)在文書工作中的應(yīng)用策略

信息技術(shù)的發(fā)展改變了文書工作的環(huán)境，也讓很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化。先進(jìn)的信息技術(shù)，提升了辦公效率，也改變了工作方式。隨著信息技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，對(duì)于文書工作的影響也在不斷的顯現(xiàn)出來。

（一）文書管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化

如今，信息技術(shù)在企業(yè)文書管理中的各個(gè)方面都起到了良好的效果，信息技術(shù)有更好的應(yīng)用到了企業(yè)文書管理工作中。利用計(jì)算機(jī)軟件，嚴(yán)格遵循行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息的共享，讓答案管理工作與網(wǎng)絡(luò)資源相互融合，解決了文書管理工作的安全性問題。文書信息的安全管理以及其可靠性問題已經(jīng)成為了企業(yè)發(fā)展的重要障礙。針對(duì)目前的文書工作中涉及到的問題，借助信息技術(shù)可以對(duì)其工作標(biāo)準(zhǔn)化給予一定的支持，方便其工作過程，提升其工作效率。

（二）培養(yǎng)高質(zhì)量文書工作隊(duì)伍

信息技術(shù)飛速發(fā)展，為文書工作注入了新鮮的活力，也加快了數(shù)字化建設(shè)的步伐，為了讓工作人員更好地適應(yīng)這全新背氣息背景下的文書工作需要不斷的加強(qiáng)工作人員的學(xué)習(xí)，這也是文書工作發(fā)展的重要保障。工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)知識(shí)，不斷地加深對(duì)文書工作管理創(chuàng)新的認(rèn)知，尤其是在如今的信息化局面下，形成一支既能了解文書工作特點(diǎn)，也能滿足信息化的要求的隊(duì)伍。增加真相資金投入，配備新進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，為文書工作人員的培養(yǎng)提供必要的外部環(huán)境，也能更好的迎接信息時(shí)代的到來。信息技術(shù)在文書工作中得到了良好的應(yīng)用，對(duì)于工作人員提出了更高的要求，不僅僅是簡單的文書管理人員，懂得一些基本的檔案管理，也不僅僅是單純的懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的工作人員，而是具備現(xiàn)代化的思想，能用發(fā)展的眼光看待自身，掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，在文書工作中加以應(yīng)用，也能夠解決在整個(gè)過程中的安全問題，促進(jìn)企業(yè)文書工作的創(chuàng)新。

三、結(jié)語

綜上所述，文書工作本身的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，對(duì)于工作質(zhì)量要求較高，這就需要工作人員不斷的學(xué)習(xí)，提升自己的綜合能力，尤其是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，更應(yīng)當(dāng)借助信息技術(shù)的發(fā)展，在文書工作中加以應(yīng)用，認(rèn)識(shí)到目前工作中的不足之處，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，不斷提高管理水平。

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