對如何建立干部人事檔案材料收集歸檔工作機(jī)制的新思考

陸波

摘要：干部人事檔案材料的收集歸檔是干部人事檔案管理的基礎(chǔ)，也是干部人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)，直接決定了干部人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和完整性。筆者從自身多年的工作實(shí)踐出發(fā)，針對干部檔案材料在收集歸檔中存在的問題，提出想法和建議，以期提升干部檔案材料收集歸檔的規(guī)范化水平。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案材料；收集；歸檔

隨著信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及中共中央組織部對干部人事檔案管理的工作提出越來越高的要求。筆者從自身的工作實(shí)際出發(fā)，著力研究企業(yè)內(nèi)干部人事檔案材料收集過程，發(fā)現(xiàn)其中的問題并提出自身的思考和想法，對于完善所在企業(yè)的人事檔案管理水平、為其他企業(yè)的人事檔案管理提供新思路，具有十分重要的意義。

一、干部人事檔案材料收集的重要性

（一）全面貫徹中共中央組織部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的基本要求

自[2014]9號文件《中共中央組織部關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案》的通知下發(fā)后，電網(wǎng)企業(yè)在全國范圍內(nèi)部署開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部的要求，整治干部檔案管理工作中的不正之風(fēng)，和檔案造假行為。

（二）為干部管理部門能夠公平公正的選人用人提供真實(shí)、全面、完整的檔案信息

檔案材料收集作為檔案管理工作的起點(diǎn)，從材料形成、材料移交、材料歸檔等各方面來保障檔案材料的真實(shí)和有效性，全面、完整地反映干部在“德、能、勤、績、廉”等方面的基本情況，為干部考察提供有力的信息保障。

二、當(dāng)前多數(shù)企業(yè)干部檔案材料收集歸檔工作中存在的問題

因干部檔案存在跨越周期長、涉及面廣，在干部檔案材料的收集、歸檔工作中存在一些問題，主要表現(xiàn)在如下幾個方面：

（一）缺乏對干部人事檔案管理的意識

多數(shù)國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理認(rèn)識上存在誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案管理工作只要做到不泄密、不丟失、能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，沒有認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)未來發(fā)展的重要性。

（二）干部人事檔案材料收集較難，同時缺乏完整性和準(zhǔn)確性

主要變現(xiàn)在：（1）收集方式較為傳統(tǒng)，且因宣傳力度不夠而存在一定的收集困難。（2）因檔案管理規(guī)范性不足，導(dǎo)致干部人事檔案材料缺乏完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

（三）干部人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)

企業(yè)檔案管理員多為兼職，均有各自的業(yè)務(wù)工作，在檔案工作方面的精力投入不足，再加上關(guān)于檔案材料收集歸檔的業(yè)務(wù)知識專題培訓(xùn)較少，在一定程度上影響了檔案材料收集的質(zhì)量。

（四）缺少強(qiáng)有力的制度保障

干部人事檔案管理涉及的內(nèi)容較為廣泛，在管理過程中必備的干部人事檔案管理制度較少，很多都是照搬現(xiàn)有制度，對檔案材料收集歸檔的內(nèi)容、范圍、工作要求標(biāo)準(zhǔn)等沒有細(xì)化。

三、優(yōu)化建議

基于此，筆者圍繞以上四個問題提出相應(yīng)的思考和優(yōu)化建議，如下：

（一）開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和意識宣貫，提升檔案管理人員專業(yè)技能和思想意識

將日常學(xué)習(xí)與集中學(xué)習(xí)相結(jié)合，組織檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。定期學(xué)習(xí)中組部關(guān)于干部人事檔案材料管理的工作要求，向企業(yè)員工宣導(dǎo)檔案材料管理的重要性和價值，提升全體員工的檔案管理意識，使其積極配合做好干部人事檔案材料工作。

（二）應(yīng)用新技術(shù)創(chuàng)新檔案材料的收集及保管工作

將干部人事檔案中的學(xué)歷、簡歷、工作信息、職稱信息、崗位信息、社會關(guān)系等資料借助掃描工具，由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子圖片，錄入計(jì)算機(jī)形成專門的數(shù)據(jù)庫；同時根據(jù)相關(guān)信息的動態(tài)變化，定期進(jìn)行更新，以此實(shí)現(xiàn)干部人事檔案材料的歸檔、查閱、分類、整理、認(rèn)定等智能化。

（三）建立干部人事檔案材料收集與管理的機(jī)制

基于研究，筆者認(rèn)為有3個機(jī)制急需建立。（1）建立干部檔案材料的收集機(jī)制，掌握形成干部人事檔案材料的動態(tài)信息，主動聯(lián)系相關(guān)部門收集干部人事檔案材料。（2）從加強(qiáng)入檔材料真實(shí)性和完整性角度出發(fā)，建立雙人登記審核制度，嚴(yán)把“入口關(guān)”，確保歸檔材料真實(shí)有效。（3）根據(jù)上級規(guī)定的十大類干部人事檔案內(nèi)容，將27小類應(yīng)收集歸檔材料進(jìn)行歸類，逐項(xiàng)明確制作、收集的責(zé)任部門和責(zé)任人。在干部人事檔案材料收集移交時，對材料名稱、收集格式、最后期限等做出詳細(xì)且明確的要求。

四、總結(jié)

在新形勢下，檔案材料的收集歸檔不可避免的要求檔案管理部門從整體的宏觀統(tǒng)籌逐漸向微觀、細(xì)節(jié)處拓展。檔案管理工作者要履行服務(wù)于企業(yè)各部門職責(zé)，在檔案材料的收集過程中，融入以人為本、協(xié)調(diào)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展的理念，為檔案工作可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔媛媛.淺談如何構(gòu)建國有企業(yè)干部人事檔案材料收集歸檔工作機(jī)制[J].市場周刊，2018年10期.

[2]梁娟.新時期國有企業(yè)干部人事檔案管理模式的研究與分析[J].卷宗，2016年8期.

[3]盧曉南，謝鳳.加強(qiáng)非公企業(yè)人事檔案管理工作的思考[J].蘭臺內(nèi)外，2007年06期.

[4]劉云暉.關(guān)于國有企業(yè)干部人事檔案管理體制改革問題的探討[J].山西農(nóng)經(jīng)，2016年第8期.

[5]馬婷.淺析企業(yè)檔案管理存在的問題及對策[J].時代報告，2012年6月.

[6]管蓉.探析國有企業(yè)干部人事檔案管理問題與對策[J].卷宗，2018年1期.