某建筑公司工程檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

周偉 張家國(guó) 閔偉佳 李薇 余弦 羊虎

【摘要】 近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及電腦、網(wǎng)絡(luò)的普及，我國(guó)檔案事業(yè)取得了較快發(fā)展，檔案的種類(lèi)日益增多，信息量迅速膨脹。 傳統(tǒng)的檔案管理手段低下、技術(shù)落后，造成檔案錄入繁瑣低效，查詢困難，整理編研困難，存放次序容易被打亂，文件容易被破壞等諸多問(wèn)題。 因此，各單位利用信息化技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、完成檔案的科學(xué)管理成為必然趨勢(shì)。某建筑公司利用信息化手段梳理檔案管理業(yè)務(wù)流程，設(shè)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)子系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)了工程檔案管理的信息化。

【關(guān)鍵詞】工程檔案管理系統(tǒng);檔案收集;檔案日常管理;檔案開(kāi)發(fā)利用

【中圖分類(lèi)號(hào)】TU192

【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展及電腦、網(wǎng)絡(luò)的普及，我國(guó)檔案事業(yè)取得了較快發(fā)展，檔案的種類(lèi)日益增多，信息量迅速膨脹[1] 。 傳統(tǒng)的檔案管理手段低下、技術(shù)落后，造成檔案錄入繁瑣低效，查詢困難，整理編研困難，存放次序容易被打亂，文件容易被破壞等諸多問(wèn)題。 因此，各單位利用信息化技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、完成檔案的科學(xué)管理成為必然趨勢(shì)[2] 。

資陽(yáng)博物館建設(shè)項(xiàng)目位于四川省資陽(yáng)市九曲河西側(cè)的吳家院子地塊，分為獨(dú)立地下車(chē)庫(kù)、副樓、主樓等單位工程，總建筑面積為13277.25㎡。在工程建設(shè)期間，產(chǎn)生了大量的工程檔案信息資料和工作日志，包括相關(guān)的文書(shū)檔案、需保存的基礎(chǔ)建設(shè)資料、各階段的圖紙資料、體現(xiàn)工程建設(shè)質(zhì)量的技術(shù)資料及其他需要管理的檔案，數(shù)量大、種類(lèi)多，管理難度比較大。而目前某建筑公司的工程檔案資料仍使用傳統(tǒng)手段進(jìn)行人工歸檔、整理、分析，無(wú)法滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求。因此，某建筑公司以資陽(yáng)博物館項(xiàng)目為載體，利用信息化手段梳理檔案管理業(yè)務(wù)流程，設(shè)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)子系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)了工程檔案管理的信息化。

1、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)

檔案業(yè)務(wù)流程主要分為：對(duì)工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的檔案的收集、整理，檔案的日常管理和對(duì)檔案進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用三部分。某建筑公司根據(jù)檔案業(yè)務(wù)的主要流程設(shè)計(jì)了相應(yīng)的功能模塊，即檔案資料的收集整理、檔案全過(guò)程管理和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用三大模塊。

1.1收集整理

檔案入庫(kù)包含歷史數(shù)據(jù)和當(dāng)前數(shù)據(jù)的入庫(kù)，類(lèi)型上分為紙質(zhì)文件和電子文件，格式上分為圖片、文字等靜態(tài)文件和音頻、視頻等流媒體文件。歷史數(shù)據(jù)的入庫(kù)建檔可分為以下幾類(lèi)：已有電子文件可設(shè)計(jì)接口對(duì)接綜合辦公等應(yīng)用系統(tǒng)，完成歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，必要時(shí)生成紙質(zhì)文件存檔;已有紙質(zhì)且無(wú)對(duì)應(yīng)電子文檔的文件，可經(jīng)過(guò)掃描后錄入系統(tǒng)，同時(shí)保留紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔;已有音頻、視頻等文件可直接導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，并保留原始介質(zhì)文件。 當(dāng)前數(shù)據(jù)的入庫(kù)可在各個(gè)項(xiàng)目部安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)，電子文件直接在系統(tǒng)內(nèi)上傳，紙質(zhì)文件數(shù)字化處理后上傳系統(tǒng)，形成總目錄?？偰夸涬S紙質(zhì)文件移交系統(tǒng)檔案管理員，完成交接手續(xù)。

1.2日常管理

檔案的日常管理分為數(shù)據(jù)管理、鑒定銷(xiāo)毀、借閱管理及用戶管理。數(shù)據(jù)管理主要是日常數(shù)據(jù)的錄入、分類(lèi)、編碼及定時(shí)備份。檔案的鑒定銷(xiāo)毀是時(shí)間比較久遠(yuǎn)的檔案或者認(rèn)為沒(méi)有價(jià)值的檔案經(jīng)鑒定后由檔案管理員銷(xiāo)毀處理，以減少對(duì)檔案室資源的占用。檔案借閱管理的主要內(nèi)容是檔案的借閱、歸還登記，包含對(duì)借閱檔案的卷宗號(hào)、歸檔號(hào)、借閱時(shí)間、借閱部門(mén)、借閱人、歸還時(shí)間等信息的登記。用戶管理主要是對(duì)各單位負(fù)責(zé)人、用戶信息的登記和維護(hù)[3] 。

1.3開(kāi)發(fā)利用

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用包括對(duì)用戶的流媒體服務(wù)、信息發(fā)布和檔案查詢，以及檔案工作人員可對(duì)有價(jià)值的檔案進(jìn)行編研，形成編研成果[4] 。

檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)是利用，檔案可為用戶提供便捷的檢索服務(wù)，也可為同類(lèi)型的工程建設(shè)提供參考。使用者從檔案中可檢索到工程建設(shè)過(guò)程的視頻、音頻等流媒體文件，也可檢索到工程附近的地貌特征圖片，還可檢索到CAD等工程的設(shè)計(jì)圖，必要時(shí)可根據(jù)檔案編號(hào)借閱。

某建筑公司檔案管理系統(tǒng)的主要流程以“歸檔文件的細(xì)顆粒收集整理”和“基于檔案信息的全方位開(kāi)發(fā)利用服務(wù)”兩方面為主。具體業(yè)務(wù)流程如圖 1所示[5] 。

下面將詳細(xì)介紹整個(gè)系統(tǒng)的各個(gè)大模塊，以及各個(gè)大模塊下的子模塊的詳細(xì)功能，詳情如下表1所示：

2、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

E-R圖也稱(chēng)實(shí)體-聯(lián)系圖（EntityRelationshipDiagram），它提供了表示實(shí)體類(lèi)型、屬性和聯(lián)系的方法，用來(lái)描述現(xiàn)實(shí)世界的概念模型[6]。

E-R圖是描述現(xiàn)實(shí)世界概念結(jié)構(gòu)模型的有效方法，是表示概念模型的一種方式，其用矩形表示實(shí)體型，矩形框內(nèi)寫(xiě)明實(shí)體名;用橢圓表示實(shí)體的屬性，并用無(wú)向邊將其與相應(yīng)的實(shí)體型連接起來(lái);用菱形表示實(shí)體型之間的聯(lián)系，在菱形框內(nèi)寫(xiě)明聯(lián)系名，并用無(wú)向邊分別與有關(guān)實(shí)體型連接起來(lái)[6]。

數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)包含了四個(gè)實(shí)體，即檔案、單位、用戶和系統(tǒng)管理員;也包含了四個(gè)關(guān)系，即管理、移交接收、查詢和借閱。檔案指的是檔案庫(kù)本身，包含各種紙質(zhì)文檔、電子文檔、視頻、圖片、音頻等資料;單位指的是建立檔案的各個(gè)單位;用戶指的是檔案的使用者，包括各個(gè)單位的員工。數(shù)據(jù)庫(kù)初步設(shè)計(jì)了六個(gè)表，即檔案信息表、檔案移交接收信息表、檔案類(lèi)別信息表、檔案查詢信息表、用戶信息表、檔案借閱歸還信息表。設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)E—R圖如圖2所示。

2.1系統(tǒng)總體方案設(shè)計(jì)原則

從資源服務(wù)和業(yè)務(wù)管理的宗旨出發(fā)，根據(jù)各種檔案的管理規(guī)則，充分利用計(jì)算機(jī)相關(guān)理論和技術(shù)知識(shí)，設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)操作簡(jiǎn)便、便于管理、性能穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，為用戶提供便捷、高效、穩(wěn)定的檔案信息利用途徑，為檔案管理和監(jiān)察部門(mén)提供快速、準(zhǔn)確、強(qiáng)大的監(jiān)督管理工具。

2.1.1先進(jìn)性原則

采用目前主流的技術(shù)和架構(gòu)，利用目前相對(duì)發(fā)展成熟的、先進(jìn)的體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)平臺(tái)和開(kāi)發(fā)技術(shù)。

2.1.2開(kāi)放性原則

一個(gè)良好的軟件系統(tǒng)，其在系統(tǒng)軟件和硬件上都應(yīng)該具有良好的開(kāi)放性，其軟件和硬件都應(yīng)該支持與外部系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)接口，并且應(yīng)該支持跨平臺(tái)操作。

2.1.3標(biāo)準(zhǔn)性

系統(tǒng)采用的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合相關(guān)國(guó)家、行業(yè)的規(guī)范和檔案標(biāo)準(zhǔn)要求。

2.1.4可靠性原則

良好的軟件系統(tǒng)應(yīng)該具有極高的可靠性和良好的容錯(cuò)性能，這要求在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就要考慮系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境、安全保證、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和傳輸方式、數(shù)據(jù)備份方式、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃等因素，以確保系統(tǒng)能夠?yàn)橛脩籼峁┎婚g斷的服務(wù)。

2.1.5安全性原則

良好的軟件系統(tǒng)必須在安全管理方面有所側(cè)重和表現(xiàn)，應(yīng)該在系統(tǒng)的發(fā)布管理、數(shù)據(jù)的存取等方面有相對(duì)應(yīng)的安全機(jī)制和應(yīng)急策略。

2.1.6擴(kuò)展性原則

良好的軟件系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該要考慮系統(tǒng)在軟件、硬件上的可擴(kuò)展性要求。只有這樣，系統(tǒng)才能夠滿足隨著業(yè)務(wù)不斷發(fā)展而不斷增加的用戶需求和系統(tǒng)性能需求。

2.1.7成熟性原則

充分考慮業(yè)務(wù)發(fā)展的成熟性，以保證系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理操作上的成熟性。在本系統(tǒng)中，要充分考慮電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查詢、借閱、發(fā)布等所有管理環(huán)節(jié)，使電子檔案的各項(xiàng)管理能夠完整集成在一個(gè)系統(tǒng)中。

2.1.8易用性原則

良好的軟件系統(tǒng)應(yīng)該為用戶提供友好的操作界面，對(duì)于本系統(tǒng)，應(yīng)該充分考慮檔案和資源管理人員的工作習(xí)慣，以此作為界面設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn)，最終保證檔案管理人員能夠更加便捷地使用本系統(tǒng)。

2.1.9可維護(hù)性原則

良好的軟件系統(tǒng)應(yīng)該充分考慮系統(tǒng)的可維護(hù)性。隨著軟件系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行，系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和操作方式的調(diào)整變更往往在所難免，因此系統(tǒng)應(yīng)該能夠保證在一定程度內(nèi)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、操作界面等方面的調(diào)整變更不會(huì)影響系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)。這就要求系統(tǒng)在設(shè)計(jì)階段就要充分考慮系統(tǒng)后期維護(hù)階段可能出現(xiàn)的變化。

2.2技術(shù)路線

本項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)采用基于 UML 的需求分析方法，采用 Rational Rose 需求分析工具;開(kāi)發(fā)工具采用 C#開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)的負(fù)載測(cè)試采用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)級(jí)負(fù)載測(cè)試工具LoadRunner;系統(tǒng)功能的測(cè)試采用黑盒法和白盒法相結(jié)合的方法進(jìn)行測(cè)試。

3、部分系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)

某建筑公司工程檔案管理系統(tǒng)分為四個(gè)部分：文件收集整編、日常管理、開(kāi)發(fā)利用、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)，功能結(jié)構(gòu)圖如圖3所示。檔案業(yè)務(wù)部分包括：工程建設(shè)期間產(chǎn)生的大量文件資料管理、全過(guò)程檔案歸檔過(guò)程管理和檔案全方位開(kāi)發(fā)利用三部分，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)從收集到利用的基本工作，這些功能可以使檔案系統(tǒng)管理維護(hù)人員利用自定義的檔案管理規(guī)范及歸檔約束條件，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案歸檔管理的各項(xiàng)工作，并能夠?qū)w檔的全過(guò)程進(jìn)行在線監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)檔案的日常管理。

3.1機(jī)構(gòu)與用戶管理

3.1.1模塊功能：定義和調(diào)整所有利用檔案系統(tǒng)的機(jī)構(gòu)和用戶。在檔案系統(tǒng)中，每個(gè)機(jī)構(gòu)都隸屬于一個(gè)上級(jí)機(jī)構(gòu)或全宗（即獨(dú)立管理檔案的單位），每個(gè)用戶都隸屬于一個(gè)上級(jí)機(jī)構(gòu);不允許一個(gè)用戶或機(jī)構(gòu)同時(shí)隸屬于兩個(gè)上級(jí)機(jī)構(gòu)，不允許一個(gè)機(jī)構(gòu)同時(shí)隸屬于兩個(gè)全宗，也不允許一個(gè)用戶直接隸屬于某個(gè)全宗。在管理了多個(gè)全宗的較復(fù)雜的單位（如檔案館）內(nèi)，每個(gè)用戶和機(jī)構(gòu)都可隸屬于一個(gè)完成其自身核心業(yè)務(wù)的全宗或機(jī)構(gòu)，而不隸屬于非核心業(yè)務(wù)的全宗或機(jī)構(gòu)，這需要您在定義輸入時(shí)做一些變通和選擇;指定某個(gè)用戶可以管理哪些全宗和檔案類(lèi)型的數(shù)據(jù)，如前所述，可以通過(guò)角色定義來(lái)處理;指定某個(gè)用戶可以瀏覽和利用哪些檔案數(shù)據(jù)，可以通過(guò)權(quán)限管理和賦權(quán)申請(qǐng)來(lái)處理。這樣做既保證了系統(tǒng)內(nèi)機(jī)構(gòu)和用戶定義的唯一性，又可充分反映實(shí)際管理需要。在本功能中，“組”的概念和“機(jī)構(gòu)”的概念是一致的。

3.1.2機(jī)構(gòu)管理的程序流程圖，如圖4所示：

3.1.3用戶管理的程序流程圖，如圖 5所示：

3.1.4實(shí)現(xiàn)效果如圖6所示：

3.2權(quán)限管理

3.2.1模塊功能：為每個(gè)用戶指定使用檔案功能的權(quán)限。為了統(tǒng)一管理每個(gè)用戶可以使用的檔案功能，在本系統(tǒng)中提出了用戶“角色”的概念，每個(gè)用戶都被賦予唯一一個(gè)角色;每個(gè)角色可以設(shè)定該角色下的用戶有權(quán)使用的檔案功能（同時(shí)也設(shè)定了無(wú)權(quán)使用的功能），還設(shè)定了該角色下的用戶可以增刪改檔案數(shù)據(jù)的范圍。設(shè)置檔案權(quán)限的界面包括：左側(cè)的“備選機(jī)構(gòu)樹(shù)表”，中部的“設(shè)置權(quán)限區(qū)”，右側(cè)的“待設(shè)置權(quán)限機(jī)構(gòu)和用戶列表”，和頂端“工具欄”。

檔案權(quán)限的設(shè)置過(guò)程與規(guī)則權(quán)限相似，首先選擇要統(tǒng)一設(shè)置權(quán)限的機(jī)構(gòu)或用戶，然后設(shè)置這些機(jī)構(gòu)或用戶對(duì)已選定數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，最后設(shè)定權(quán)限有效期限，保存退出。

3.2.2實(shí)現(xiàn)效果如圖7所示：

3.3日志管理

3.3.1模塊功能：本功能可對(duì)系統(tǒng)操作日志和系統(tǒng)登錄日志進(jìn)行查詢、瀏覽和管理。為了保證系統(tǒng)操作有據(jù)可查，本系統(tǒng)在增加、刪除、修改著錄項(xiàng)條目、原文時(shí)，進(jìn)行其它重要操作如修改數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí)，都記錄了系統(tǒng)操作日志;無(wú)論用戶登錄系統(tǒng)、退出系統(tǒng)、功能操作，系統(tǒng)都記錄了日志，網(wǎng)上利用檔案都應(yīng)記錄利用檔案日志。

3.3.2實(shí)現(xiàn)效果如圖8所示：

3.4文件收集

3.4.1模塊功能：本功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的分類(lèi)、登記、修改、刪除、檢索，原文處理、報(bào)表打印等功能，處理完的文件可轉(zhuǎn)入整編庫(kù)。本功能的操作目的，就是按照組卷方式方法、檔案整理方式的規(guī)定生成適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目和案卷，把散文件放入適當(dāng)?shù)陌妇碇?，并將整理完畢的?xiàng)目或案卷歸檔。

3.4.2實(shí)現(xiàn)效果如圖 9 所示：

4、工程檔案管理系統(tǒng)的測(cè)試

4.1軟件測(cè)試的目的

軟件測(cè)試是軟件開(kāi)發(fā)周期的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，也是軟件產(chǎn)品上線使用前的最后一道關(guān)卡，因此軟件測(cè)試是軟件開(kāi)發(fā)周期中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。軟件測(cè)試，是對(duì)軟件開(kāi)發(fā)的需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的最終校驗(yàn)，因此它的質(zhì)量將直接反應(yīng)軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。由此可以推斷，高質(zhì)量的軟件測(cè)試是高質(zhì)量的軟件產(chǎn)品質(zhì)量的保證[5]。軟件產(chǎn)品從開(kāi)始需求調(diào)研，到開(kāi)發(fā)完成，錯(cuò)誤和疏漏是無(wú)法完全避免的現(xiàn)象，對(duì)這些錯(cuò)誤和疏漏除了可以靠完善的軟件開(kāi)發(fā)管理方法來(lái)盡量規(guī)避，也要通過(guò)軟件測(cè)試的實(shí)施來(lái)盡可能多地發(fā)現(xiàn)。軟件測(cè)試最直接的目的，就是盡可能快和盡可能多地發(fā)現(xiàn)軟件產(chǎn)品中的錯(cuò)誤，以使這些問(wèn)題能夠盡早解決，不流向客戶，以此來(lái)最終保障軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。

4.2軟件測(cè)試的方法

從是否關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)和實(shí)現(xiàn)方法的角度來(lái)劃分，軟件測(cè)試包括白盒測(cè)試和黑盒測(cè)試兩種方法。

白盒測(cè)試關(guān)注系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)方式、程序的內(nèi)部結(jié)構(gòu)和實(shí)現(xiàn)邏輯，白盒測(cè)試的實(shí)施過(guò)程，就是驗(yàn)證軟件的內(nèi)部實(shí)現(xiàn)邏輯是否正確的過(guò)程，因此這種測(cè)試方法的應(yīng)用，要求測(cè)試人員必須對(duì)軟件的實(shí)現(xiàn)方法、程序的結(jié)構(gòu)和運(yùn)算邏輯都必須了解。路徑測(cè)試、邏輯覆蓋測(cè)試等就是典型的白盒測(cè)試方法。

黑盒測(cè)試是不關(guān)注系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方法和邏輯的一種測(cè)試方法，這種測(cè)試方法只關(guān)注系統(tǒng)的傳入?yún)?shù)、傳出參數(shù)、操作方法等。黑盒測(cè)試的過(guò)程，就是運(yùn)用正確的測(cè)試方法，給系統(tǒng)指定的傳入?yún)?shù)，驗(yàn)證傳出參數(shù)是否正確的過(guò)程。劃分法、邊界值法等就是典型的黑盒測(cè)試方法。

無(wú)論哪一種測(cè)試方法，都不可能做到窮舉測(cè)試，因此軟件測(cè)試其實(shí)是不可能發(fā)現(xiàn)軟件產(chǎn)品中所有的錯(cuò)誤的。但是，通過(guò)運(yùn)用合適的軟件測(cè)試方法，制定完善的軟件測(cè)試方案，使用相對(duì)完備的軟件測(cè)試用例，都可以最大程度地保證軟件測(cè)試的效率和質(zhì)量，進(jìn)而最終保證軟件產(chǎn)品的質(zhì)量。

4.3測(cè)試結(jié)果分析

從測(cè)試結(jié)果上看，最終完成的系統(tǒng)在各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)上均已滿足了系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求，在系統(tǒng)功能、運(yùn)行性能等方面都達(dá)到了理想的效果。在上線之后還可以通過(guò)系統(tǒng)的持續(xù)運(yùn)行及問(wèn)題反饋來(lái)對(duì)系統(tǒng)做進(jìn)一步的完善，以滿足客戶更高的使用要求。

結(jié)語(yǔ)：

利用信息化手段構(gòu)建工程檔案管理系統(tǒng)，能夠更好地對(duì)工程檔案進(jìn)行規(guī)范管理，體現(xiàn)各種資料的最大價(jià)值。同時(shí)，建立了現(xiàn)代化的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)了工程檔案管理信息化、自動(dòng)化與制度化，全面提升了某建筑公司工程檔案信息化的管理水平，方便了施工期間各種資料的查閱，也為后續(xù)工程施工及運(yùn)行管理提供了方便。

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