會計檔案對公立醫(yī)院審計結(jié)論的影響分析

雷曉莉

[摘? ? 要] 隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，人民對醫(yī)療保健日漸重視，承擔(dān)著民眾醫(yī)療大部分份額的公立醫(yī)院的經(jīng)營管理工作是否合規(guī)合法，成為社會關(guān)注的焦點問題，公立醫(yī)院也成為政府審計的重點對象。醫(yī)院審計結(jié)果受諸多復(fù)雜因素影響，本文將從會計檔案的管理方面分析會計檔案管理對審計結(jié)果的影響。

[關(guān)鍵詞] 會計檔案;審計結(jié)論;電子檔案;重要依據(jù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 006

[中圖分類號] F239? ? [文獻標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）17- 0015- 03

1? ? ? 醫(yī)院會計檔案的內(nèi)容

醫(yī)院會計檔案是醫(yī)院在日常經(jīng)營管理活動中形成的，按照國家規(guī)定保存的會計載體。一般包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告以及其他會計紙質(zhì)資料四個部分，以及在醫(yī)院管理工作中形成的各類電子檔案。會計檔案是記錄和反映醫(yī)院會計核算專業(yè)資料，是檢查是否遵守財經(jīng)紀(jì)律的證明材料，也是政府審計醫(yī)院的重要資料，具體內(nèi)容如下。

1.1? ?醫(yī)院會計憑證

各類原始憑證，包括自制的原始憑證，如費用報銷單、支出單、各類醫(yī)院收據(jù)、外來的原始憑證有采購藥品、器材的發(fā)票等。

1.2? ?醫(yī)院會計賬簿

包括醫(yī)院按照會計科目設(shè)置的總分類賬各類明細賬，現(xiàn)金、銀行存款日記賬等。

1.3? ?會計報表

包括資產(chǎn)負債表、收入費用總表、醫(yī)療收入費用明細表、現(xiàn)金流量表、財政補助收支情況表、成本報表及情況說明表等。

1.4? ?其他會計資料

銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、工資表、經(jīng)濟合同、總務(wù)科、藥劑科、器材科盤點表、門診住院收據(jù)號等。

1.5? ?會計電子檔案

在醫(yī)院信息化管理過程中形成的與財務(wù)有關(guān)的電子檔案，由于數(shù)量多，內(nèi)容廣，打印成紙質(zhì)材料造成浪費的而保存在電腦里的電子檔案，在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案的比重日益增加，構(gòu)成醫(yī)院會計檔案的重要部分。

2? ? ? 公立醫(yī)院審計

2.1? ?公立醫(yī)院審計概念

審計是由專職機構(gòu)和人員，對被審計單位的財政、財務(wù)收支及其他經(jīng)濟活動的真實性、合法性和效益性進行審查和評價的獨立性經(jīng)濟監(jiān)督活動，公立醫(yī)院審計是專門機構(gòu)對公立醫(yī)院的會計報表和其他會計資料所反映的財政、財務(wù)收支、資產(chǎn)管理及其他經(jīng)濟活動的真實性、合法性和效益性進行審查并發(fā)表意見的活動。

2.2? ?公立醫(yī)院審計的依據(jù)

2012年國務(wù)院相繼出臺的《“十二五”期間深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革規(guī)劃暨實施方案》以及與此相關(guān)的醫(yī)改定位，國家負責(zé)基層醫(yī)療設(shè)施投資，醫(yī)院代表國家經(jīng)營醫(yī)療資源。鑒于公立醫(yī)院與國家的代理關(guān)系，衛(wèi)生部規(guī)定，我國三級醫(yī)院必須加強財務(wù)管理，每年必須經(jīng)過專業(yè)的注冊會計師機構(gòu)對公立醫(yī)院財務(wù)管理情況進行審計，并出具審計報告。

3? ? ? 審計結(jié)果的影響因素

傳統(tǒng)的審計結(jié)果主要受會計檔案質(zhì)量的影響，隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，經(jīng)濟內(nèi)容繁多復(fù)雜，審計環(huán)境復(fù)雜等原因，現(xiàn)代審計人員不僅僅是單一地從會計檔案出發(fā)得出審計結(jié)論，也要從被審計單位的內(nèi)部控制，管理層的偏好等多方面考量，結(jié)合會計檔案，得出審計結(jié)論，除會計檔案外，主要有如下兩個方面。

3.1? ?內(nèi)部控制制度影響

內(nèi)部控制制度是單位內(nèi)部建立的使各項業(yè)務(wù)活動互相聯(lián)系、互相制約的措施、方法和規(guī)程。是社會發(fā)展的產(chǎn)物。內(nèi)部控制中的會計控制是指與保護財產(chǎn)物資的安全性、會計信息的真實性和完整性以及財務(wù)活動合法性有關(guān)的控制。內(nèi)部控制制度制定與執(zhí)行情況的不同，對審計結(jié)果的影響也不同，內(nèi)部控制制度完善的被審計單位，因會計信息的真實完整，審計結(jié)果以無保留意見為多。

3.2? ?管理層誠信偏好的影響

誠信偏好是管理層對單位經(jīng)營以誠信為本，保證單位會計信息的合理合法的偏愛程度。管理層的誠信偏好程度，也影響了會計檔案的質(zhì)量，最終影響審計結(jié)果。越是重視誠信經(jīng)營的單位，會計信息越真實可靠，反之，視誠信為兒戲的單位，會計信息越不真實，二者審計結(jié)果也不相同。

內(nèi)部控制、管理層誠信偏好最終影響在財務(wù)上的表現(xiàn)，就是會計信息的真實合法有效性程度，最后的審計結(jié)論，還是通過審計查閱會計檔案，得出結(jié)論。

4? ? ? 會計檔案對審計結(jié)果影響分析

審計工作的重點內(nèi)容是查閱以往形成的會計檔案，通過會計檔案，可以了解每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的來龍去脈;可以檢查一個單位是否遵守財經(jīng)紀(jì)律，在會計資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為。排除會計資料本身是否真實合法等因素，會計檔案保管的程度對審計工作，審計結(jié)果有著重要的影響。

4.1? ?會計檔案立卷規(guī)范影響

4.1.1? ?會計檔案立卷不規(guī)范表現(xiàn)

會計檔案立卷不規(guī)范的情況匯總有：會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全;會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，銷毀檔案不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。

4.1.2? ?不規(guī)范的會計檔案立卷對審計結(jié)果影響

不規(guī)范的會計檔案立卷對審計工作帶來較大的困擾，對沒有會計人員簽章的會計憑證，審計人員難以判斷會計責(zé)任人。對沒有分類保管的會計檔案，沒有及時銷毀的會計檔案因分類無序，積累過多，審計工作中查找會計檔案占據(jù)較多的時間，嚴(yán)重影響審計工作進度，也因?qū)徲嫷臅r效性原因，影響審計人員的客觀判斷，容易得出與實際情況不相符合的審計結(jié)論。

4.1.3? ?會計檔案立卷規(guī)范的表現(xiàn)

規(guī)范的會計檔案立卷表現(xiàn)有：裝訂會計憑證使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設(shè)置會計科目但無業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁則應(yīng)保留。

4.1.4? ?會計立卷規(guī)范的影響

完善的會計檔案立卷，使審計工作人員進入醫(yī)院審計時，能夠及時準(zhǔn)確查找會計記錄，為審計結(jié)論提供可靠的重要依據(jù)。簽名蓋章責(zé)任明確的會計檔案，對審計人員在審計工作中了解相關(guān)責(zé)任人信息，明確審計責(zé)任有直接作用。

4.2? ?會計檔案保管規(guī)范的影響

4.2.1? ?會計檔案保管不規(guī)范的情形

醫(yī)院會計檔案保管不規(guī)范的主要有：會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管;沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管;有些醫(yī)院雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案;有些醫(yī)院由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案;還有個別醫(yī)院由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。

4.2.2? ?會計檔案保管不規(guī)范的影響

會計檔案作為記錄醫(yī)院會計信息的載體，是證明醫(yī)院經(jīng)營是否合規(guī)合法的重要依據(jù)，保管過程中的隨意性加大會計檔案出現(xiàn)篡改數(shù)據(jù)，毀滅數(shù)據(jù)等可能性，加大審計工作的難度，嚴(yán)重影響審計工作人員的判斷，對審計結(jié)果也產(chǎn)生不良影響。

4.2.3? ?會計檔案保管規(guī)范的表現(xiàn)

已建立綜合檔案室的醫(yī)院，財會部門應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的醫(yī)院，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對已離任的會計人員，其會計檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。

4.2.4? ?會計檔案保管規(guī)范的影響

保管完善的會計檔案對審計工作提供審計需要的各類證據(jù)，能夠有效證明醫(yī)院經(jīng)營的情況，財政財務(wù)收支是否合規(guī)合法，是否有各類貪腐現(xiàn)象發(fā)生等等，為審計結(jié)論的客觀、公正提供保障。

5? ? ? 會計檔案管理建議

公立醫(yī)院承擔(dān)著廣大群眾主要醫(yī)療任務(wù)，醫(yī)院經(jīng)營過程的財務(wù)問題是社會的熱點話題，醫(yī)院的采購、基建、科研經(jīng)費等等敏感業(yè)務(wù)是每年的政府例行審計工作重點內(nèi)容，審計的結(jié)果對醫(yī)院的影響也極其深遠。會計檔案為審計工作提供重要事實依據(jù)，為審計結(jié)論提供證據(jù)證明，其重要性不言而喻。在政府監(jiān)督管理日益完善的今天，各級醫(yī)院應(yīng)對會計檔案管理工作加強重視，嚴(yán)格按照國家頒布的會計檔案管理法規(guī)，做好會計檔案管理工作。面對醫(yī)院由于業(yè)務(wù)多等原因產(chǎn)生的大量會計檔案，在管理方面要加大力度，對紙質(zhì)檔案，按照規(guī)定裝訂封存，按手續(xù)辦好保管交接，明確責(zé)任人制度。要建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，并由專人負責(zé)管理。

6? ? ? 電子檔案的管理

根據(jù)國家檔案管理條例，單位業(yè)務(wù)中形成的電子檔案要打印成紙質(zhì)版保存，對因各種原因不打印紙板的電子信息保管，要報上級財政部門審批通過。醫(yī)院由于設(shè)計的電子檔案過多，除會計報表等重要的會計資料以紙質(zhì)版保存外，還有因信息化日益普及產(chǎn)生的大量電子檔案。對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點，采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失，通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料，以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截至該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。

7? ? ? 結(jié)? ? 語

公立醫(yī)院會計檔案在每年政府審計中承擔(dān)重要角色，為政府審計提供詳盡的經(jīng)濟資料，為經(jīng)濟責(zé)任事故提供充分的證據(jù)，是審計工作的重要依據(jù)，會計檔案管理規(guī)范與否對政府審計結(jié)論影響深遠，各級公立醫(yī)院應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實際情況，克服困難，做好會計檔案的管理工作，保障醫(yī)院管理有序發(fā)展。

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