基于高校檔案管理信息體系建設(shè)優(yōu)化機(jī)制研究

韋琳

摘 要：高校作為教學(xué)科研的主陣地，很多優(yōu)秀的教學(xué)科研成果都保存在高校的檔案館中?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)使得高校檔案管理的信息化得以實(shí)現(xiàn)，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，優(yōu)化高校檔案管理的信息化建設(shè)迫在眉睫。因此，本文以高校檔案管理信息體系建設(shè)的優(yōu)化機(jī)制作為研究對(duì)象，針對(duì)目前高校檔案管理信息化出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，提出相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，提高管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，加大高校檔案信息化的資金投入，制定健全的管理制度等。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;信息體系建設(shè);優(yōu)化機(jī)制

高校檔案中保存著很多教學(xué)以及科研的重要成果，因此做好高校檔案的管理工作非常重要。隨著信息化在各個(gè)領(lǐng)域的逐步實(shí)現(xiàn)，高校檔案管理信息體系的建設(shè)已經(jīng)成為高校信息化建設(shè)的關(guān)鍵部分。

一、高校檔案管理信息體系建設(shè)的構(gòu)成

1.設(shè)計(jì)檔案信息化的管理體制。檔案信息化是應(yīng)對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益普及的創(chuàng)新之舉，是檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)。檔案信息化的外界推力是信息技術(shù)在高校檔案管理中的普及。檔案信息化就是把傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案，把傳統(tǒng)的人力操作為主的管理模式轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)管理。高校檔案管理的信息化建設(shè)首先要根據(jù)總體布局，設(shè)計(jì)出合理的檔案信息化的體制。

2. 制定檔案信息體系的標(biāo)準(zhǔn)。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)之初，一定要制定檔案信息化的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，以保證各項(xiàng)活動(dòng)都有章可循，提高信息化建設(shè)的有效性。檔案信息化，即以數(shù)字形式存儲(chǔ)檔案的內(nèi)容，假如沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)單位之間的信息互不相通，將會(huì)影響到各單位之間的信息交流和共享。因此制定統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)是信息化建設(shè)的重要準(zhǔn)備工作。

3. 開(kāi)發(fā)檔案信息化系統(tǒng)。為了有效發(fā)揮信息化建設(shè)給檔案管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，需要根據(jù)檔案管理的使用需求，開(kāi)發(fā)和設(shè)計(jì)適合用戶(hù)的信息化系統(tǒng)，借助檔案信息化的系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)提高對(duì)高校檔案信息化的管理水平。構(gòu)建檔案信息化的系統(tǒng)不僅可以提高檔案管理的效率，還可以極大減輕管理人員的工作強(qiáng)度。

4. 培養(yǎng)檔案信息體系的人才。檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才。而目前的現(xiàn)實(shí)情況是，檔案館的一些老員工并不能熟練操作計(jì)算機(jī)，進(jìn)行網(wǎng)站的后臺(tái)維護(hù)、公眾號(hào)信息的及時(shí)更新等等業(yè)務(wù)，而互聯(lián)網(wǎng)成為人們獲取信息的主要渠道的現(xiàn)實(shí)，迫使檔案館的工作人員一定要提高對(duì)計(jì)算機(jī)的熟練操作技能。因此可以通過(guò)高薪聘用新型人才，加強(qiáng)對(duì)在職員工的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)等方式來(lái)培養(yǎng)人才。

二、檔案管理信息體系建設(shè)的好處

檔案館信息化的實(shí)現(xiàn)不僅可以改善傳統(tǒng)檔案的收集歸類(lèi)的形式，還能夠逐步實(shí)現(xiàn)檔案原件的封存，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息的無(wú)紙化服務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日益普及的背景下，檔案館逐漸實(shí)現(xiàn)信息化，將分散在不同地方，以不同載體形式收錄的信息資源采用數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，達(dá)到資源共享，及時(shí)提取信息的預(yù)期目標(biāo)。檔案的信息化可以達(dá)到多方面的便利，不僅可以做到一次性地歸類(lèi)和整理檔案，改變傳統(tǒng)的多次人工歸檔的繁瑣，節(jié)約時(shí)間和精力，還可以根據(jù)用戶(hù)需求快速地建立新的數(shù)據(jù)庫(kù)，達(dá)到對(duì)檔案的高效利用以及科學(xué)化的管理。和傳統(tǒng)的檔案不同，檔案的信息化有著諸多的優(yōu)勢(shì)，最顯著的優(yōu)勢(shì)是，可以提高信息檢索的效率。

三、 高校檔案管理信息體系建設(shè)需要遵循的原則

檔案信息化是一種新興的事物，在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中必然會(huì)遇到很多前所未有的挑戰(zhàn)，因此一定要重新整合檔案管理的基本原則。

1.“雙軌制”是信息化建設(shè)的基本原則之一，雙軌制要求不拋棄原有的以紙質(zhì)為主的檔案，形成以紙質(zhì)檔案為正本，數(shù)字化檔案信息作為主要表現(xiàn)形式的管理模式。雙軌制方便用戶(hù)借閱原始的紙質(zhì)檔案，也便于用戶(hù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)參閱數(shù)字化的檔案信息。數(shù)字化的檔案信息可以極大提高檔案檢索和使用的效率，而現(xiàn)在大多數(shù)用戶(hù)選擇數(shù)字化的檔案信息，還可以加強(qiáng)對(duì)一些珍稀的紙質(zhì)檔案的保存。

2.全周期的管理原則。檔案管理工作并不僅僅包括存儲(chǔ)檔案以及方便用戶(hù)借閱檔案，它其實(shí)是對(duì)檔案進(jìn)行全周期的管理，所謂全周期是指從檔案的產(chǎn)生、存儲(chǔ)、借閱直到銷(xiāo)毀的整個(gè)周期。全周期管理的難點(diǎn)在于檔案館的工作人員進(jìn)行崗位接替時(shí)，老員工在離職前一定要向新員工交代清楚所有的注意事項(xiàng)。最好做到新員工跟隨老員工進(jìn)行為期至少3個(gè)月的學(xué)習(xí)，這樣新員工就能夠迎刃有余地從事檔案的管理工作，也能保持對(duì)檔案管理的全周期無(wú)縫隙管理。

四、高校檔案管理信息體系建設(shè)的現(xiàn)狀

近幾年來(lái)，很多高校意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，因此投入了較多的人力和物力用于檔案管理的信息化建設(shè)中。雖然取得了初步的成效，但是還有很多需要改進(jìn)和完善的地方。

1.管理理念缺乏創(chuàng)新性。高校的檔案管理大多沿襲著傳統(tǒng)的管理理念，依然停留在只重視檔案的保存，極少思考如何借助互聯(lián)網(wǎng)的東風(fēng)吸引更多的用戶(hù)，更新檔案管理的理念，提高檔案的利用效率?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的普及促使高校的檔案管理不能再因循守舊，而應(yīng)該創(chuàng)新理念，提高服務(wù)意識(shí)，滿(mǎn)足用戶(hù)的不同層次的需求。

2.檔案管理不夠開(kāi)放。目前，很多高校的檔案管理依然處于各自為營(yíng)的狀態(tài)，各個(gè)高校檔案館之間的溝通和聯(lián)系較少。各高校的檔案館獨(dú)自摸索管理信息化的有效措施，效率低。高校之間的檔案館可以展開(kāi)合作，交流各自在管理信息化建設(shè)中的經(jīng)驗(yàn)，這就可以避免工作的盲目性，極大提高每個(gè)高校檔案管理信息化建設(shè)的效率，有利于盡快實(shí)現(xiàn)全國(guó)高校檔案管理的信息化建設(shè)。

3.檔案管理的專(zhuān)業(yè)人員匱乏。精通檔案信息化建設(shè)的管理人員匱乏是制約檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要原因，現(xiàn)有的很多檔案管理人員對(duì)檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不到位，檔案收集不及時(shí)，收集歸類(lèi)不標(biāo)準(zhǔn)，保管不嚴(yán)格等情況比較常見(jiàn)，因此一定要提高檔案管理人員的檔案意識(shí)。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)給檔案的信息化管理帶來(lái)了很多積極的變化，但是檔案館的工作人員并沒(méi)有隨之改變。一些工作人員依然默守陳規(guī)，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用不熟練，檔案意識(shí)相對(duì)較薄弱，種種原因?qū)е聶n案館的工作不能滿(mǎn)足大眾的需求，因此一定要采取有效的措施提升高校檔案信息化管理的水平。

4.相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施落后。在計(jì)算機(jī)普及化的今天，雖然高校的檔案管理也采用計(jì)算機(jī)管理，但是所配備的儀器大多比較落后，導(dǎo)致檔案信息的輸入和存儲(chǔ)處于基礎(chǔ)水平的狀態(tài)。而目前用戶(hù)對(duì)于檔案信息的服務(wù)水平提出了更高的要求，當(dāng)前的硬件設(shè)施并不能滿(mǎn)足高層次用戶(hù)的需求。此外高校的檔案管理的軟件技術(shù)也急需改進(jìn)，沒(méi)有開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的方便用戶(hù)檢索和預(yù)覽的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

五、高校檔案管理信息體系建設(shè)的優(yōu)化機(jī)制

1. 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要實(shí)踐者，他們的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到管理工作的效果，因此一定要切實(shí)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。通過(guò)定期考核的方式，考察管理人員的業(yè)務(wù)水平，根據(jù)結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和批評(píng)。對(duì)于業(yè)務(wù)不扎實(shí)的人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，待培訓(xùn)合格后再允許其重返工作崗位。高校也要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視力度，投入適當(dāng)?shù)馁Y金用于管理人員的在職培訓(xùn)。

2. 完善軟件和硬件設(shè)施。軟件和硬件設(shè)施的不完善是制約高校檔案管理信息化建設(shè)的重要方面，因此一定要加大對(duì)軟件和硬件設(shè)施的投入，為管理信息化建設(shè)奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。公眾對(duì)檔案館的印象是較為嚴(yán)肅和單調(diào)，給人以壓抑和沉悶的感覺(jué)，因此可以在檔案館的布局上加入一些休閑的元素。檔案館布局上的改造給用戶(hù)以耳目一新的感覺(jué)，但是想要提升其管理水平還要升級(jí)相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。將物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)用于檔案館的管理上可以成為升級(jí)其軟件和硬件設(shè)施的努力方向。檔案的管理系統(tǒng)結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化和智能化。將物聯(lián)網(wǎng)的RFID電子標(biāo)簽在檔案入庫(kù)之前添加到不同的檔案信息中，就可以實(shí)時(shí)監(jiān)控每一份檔案的入庫(kù)、借閱等情況，不僅降低檔案人員的工作強(qiáng)度，并且可以極大地減少出錯(cuò)率。

3. 培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的管理人才。檔案管理人員的服務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)直接影響到檔案館的服務(wù)效果。在 “互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，檔案館的管理人員不僅需要具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還需要與時(shí)俱進(jìn)熟練運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)?，F(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)影響到檔案館工作的方方面面，因此默守陳規(guī)的做法已經(jīng)不符合這個(gè)時(shí)代的要求了。檔案館在選用工作人員時(shí)，一定要考核他們的計(jì)算機(jī)操作技能，確保加入的新鮮血液符合新時(shí)代的檔案工作的要求。而對(duì)于在檔案館工作的老員工，可以加強(qiáng)他們的在職培訓(xùn)。新老員工的整體服務(wù)水平的提高才能使得檔案館給用戶(hù)以滿(mǎn)意的體驗(yàn)。

4.提高檔案信息的數(shù)字化程度。高校檔案管理的信息化建設(shè)的首要任務(wù)是將檔案的內(nèi)容數(shù)字化。而目前很多高校的檔案內(nèi)容數(shù)字化的程度不夠，仍然有一大批的紙質(zhì)檔案等待著進(jìn)行數(shù)字化處理。因此高校的檔案管理人員一定要盡快將各類(lèi)檔案信息數(shù)字化，并且按照具體的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)歸檔。

5.健全管理機(jī)制。高校的檔案管理的信息化建設(shè)不是一朝一夕就能夠?qū)崿F(xiàn)的，一定要將這項(xiàng)工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)久的工作來(lái)抓。為了保證信息化建設(shè)的有序進(jìn)行，一定要建立相應(yīng)的管理制度，并且對(duì)該管理制度進(jìn)行反思，不斷完善。系統(tǒng)化的管理制度才能為高校的信息化建設(shè)的管理工作提供標(biāo)準(zhǔn)。在管理系統(tǒng)中確定獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于表現(xiàn)特別優(yōu)秀的管理人員進(jìn)行表彰和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，從而調(diào)動(dòng)他們的積極性。

六、綜述

檔案管理信息化建設(shè)是高校整體信息化建設(shè)的重要方面，很多高校的檔案管理已經(jīng)意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性，但是在實(shí)踐過(guò)程中會(huì)不可避免地出現(xiàn)一些問(wèn)題。加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的物力以及人力投入，并且加強(qiáng)校際之間的交流與合作，在不遠(yuǎn)的將來(lái)一定可以實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化，滿(mǎn)足不同層次用戶(hù)的多樣化需求。

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