數(shù)字時代高校檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型研究

孫康燕 李薇 雷素琳

摘 要：當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，高校的檔案館中也應(yīng)用了計算機管理，以往的資源建設(shè)模式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展的要求，這就需要進(jìn)行轉(zhuǎn)型，加強檔案資源數(shù)字化建設(shè)。然而在實踐中受到主觀以及客觀方面條件的影響，還存在很多的問題需要解決，這就需要高校的領(lǐng)導(dǎo)層能夠積極支持，加強檔案館信息技術(shù)人才隊伍建設(shè)，提升他們的業(yè)務(wù)水平，購買供館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備，籌集充足的資金，給檔案資源的數(shù)字化提供硬件和軟件方面的保障，讓檔案資源能夠更好地朝著數(shù)字化轉(zhuǎn)型，基于此，本文分析了數(shù)字時代高校檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代;高校檔案館;資源建設(shè);轉(zhuǎn)型研究

現(xiàn)代信息技術(shù)在高速的發(fā)展中，大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算、多媒體等都是當(dāng)前流行的技術(shù)，這也給高校的檔案館資源建設(shè)奠定了技術(shù)基礎(chǔ)，會促進(jìn)高校檔案數(shù)字化信息資源的建設(shè)。這也成為各個高校檔案工作中重要的一個部分，屬于檔案資源體系建設(shè)中不能缺少的一部分。然而因為有一些檔案工作者的知識有限，還沒有認(rèn)識到其重要作用，特別是對于其運行規(guī)律沒有全面的認(rèn)識，使得工作效果受到影響。這就需要增加各方面的投入，進(jìn)一步的進(jìn)行探索以及研究，給高校檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型提供理論方面的支撐，促進(jìn)檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，符合數(shù)字時代的發(fā)展要求。

一、建立數(shù)字化檔案館的重要性

高校檔案數(shù)字化就是把各種載體形式的檔案資源，通過利用各種先進(jìn)的技術(shù)手段，如，局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、計算機等，都轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案信息，將各種形式的信息儲存到光盤等一些載體中，通過網(wǎng)絡(luò)信息交互以及軟件終端傳遞信息，就能夠給用戶提供便利，讓他們高效的應(yīng)用檔案信息服務(wù)，讓高效檔案館中的原始資料可以得到全面的利用，讓檔案資源可以做到全面共享。還可以提升檔案管理的規(guī)范性，促進(jìn)檔案使用效率的提升，減少出現(xiàn)檔案原件丟失或破損情況的出現(xiàn);和以往的檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理能夠極大的節(jié)省各方面的成本。在對檔案實施數(shù)字化建設(shè)后，通過利用相關(guān)的設(shè)備和技術(shù)手段，能夠掃描檔案內(nèi)容進(jìn)行整理，再劃分?jǐn)?shù)字化資料的類型，利用計算機備錄到高校數(shù)據(jù)庫中，進(jìn)而對檔案資料實施管理，這可以有效的提升檔案資料的查找以及搜索效率，還能夠有效的減少勞動強度，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升，檔案存儲也能夠做到?jīng)]有限制，促進(jìn)檔案利用效率的提升，可以減少成本和空間，為維護工作提供便利，確保存儲的安全性，能夠共享各種資料。對數(shù)字檔案信息進(jìn)行開發(fā)、處理、傳遞以及利用，能夠充分發(fā)揮出其價值，促進(jìn)利用效率的提升，所以，這就需要高校的檔案館能夠全面的發(fā)揮出高校的優(yōu)勢，積極創(chuàng)造條件構(gòu)建數(shù)字化檔案館，及時對各種電子文件和有保存意義的數(shù)字化檔案材料進(jìn)行收集，對于不用保密的檔案信息，就可以在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行發(fā)布，促進(jìn)檔案信息服務(wù)效果的提升，全面發(fā)揮出館藏檔案的價值。

二、數(shù)字時代高校檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型中存在的問題

1.高校檔案館檔案未實現(xiàn)集中管理

按照我國教育部令第27號令要求，學(xué)校的檔案需要讓檔案機構(gòu)來負(fù)責(zé)管理。根據(jù)調(diào)查能夠了解到，現(xiàn)在還有很多的高校，尤其是近些年來升格的高校，檔案還未做到集中統(tǒng)一管理，而是分散到有關(guān)職能部門中，這就使得檔案資源比較分散，會增加國家檔案資源數(shù)字化建設(shè)工作的難度，限制轉(zhuǎn)型的效率和效果。

2.檔案工作人員缺乏全面、正確的認(rèn)識

檔案數(shù)字化信息資源不單單是來自歸檔電子文件，運用計算機進(jìn)行檔案管理的時間也不是很長。檔案館的工作人員因為受到自己現(xiàn)代化管理知識以及技能的影響，對于檔案資源的數(shù)字化建設(shè)工作會覺得較為迷茫。檔案館屬于學(xué)校的教輔單位，在配備人員方面就比較落后，他們的知識比較落后，沒有及時的更新，且工作人員的年齡普遍偏大，文化水平較低，要比科研和教學(xué)部門人員的整體素質(zhì)低。

3.隊伍建設(shè)不足

要想促進(jìn)資源建設(shè)轉(zhuǎn)型，就需要有人才提供保障，這就需要加強專業(yè)技術(shù)團隊建設(shè)。然而實際情況是，檔案工作隊伍的人員構(gòu)成情況一般包括幾種：高校為了引進(jìn)學(xué)科領(lǐng)軍人才而幫助其解決家屬的工作問題;學(xué)校合并富余人員;引進(jìn)的檔案專業(yè)技術(shù)人員;學(xué)校二級單位富余人員，可以看到，專業(yè)的技術(shù)人才并不多，人才隊伍的結(jié)構(gòu)不科學(xué)。

4.建設(shè)投入大

在檔案資源數(shù)字化建設(shè)中，需要投入很多的經(jīng)費，然而當(dāng)前高校檔案館資源建設(shè)的投入主要有幾個渠道：整體外包;高校自己開展工作;高校之間整合力量工作，但是不管通過哪種渠道進(jìn)行資源數(shù)字化建設(shè)都需要投入很多的經(jīng)費。

三、推動數(shù)字時代高校檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型的策略

1.加強軟件、硬件建設(shè)。在當(dāng)前時代下，高校的檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型，需要有完善的硬件和軟件提供保障，這關(guān)系到轉(zhuǎn)型的效果，需要注重強化軟件、硬件建設(shè)。

2.改善檔案館庫房環(huán)境，配備齊全的硬件設(shè)備設(shè)施。檔案信息資源對于存儲提出了很高的要求，以往紙質(zhì)形式的檔案儲存方式存在很多的不足，要注意很多方面。在數(shù)字化資源存儲方面，就需要注重防塵、防磁以及防靜電，要確保信息不會泄露，確保運行環(huán)境的穩(wěn)定性。所以，這就需要優(yōu)化庫房的環(huán)境，注重通風(fēng)、防霉、防潮，檔案管理人員需要爭取學(xué)校在各方面的支持，設(shè)置數(shù)字化建設(shè)的專門經(jīng)費，用來對庫房的環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，購買檔案資源數(shù)字化建設(shè)要用到的各種設(shè)備和服務(wù)器。

3.全面營造信息化軟環(huán)境，促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。首先，需要科學(xué)的選擇檔案管理系統(tǒng)軟件，其不僅要有良好的使用效果，還需要符合要求、相對統(tǒng)一，通過運用軟件，可以將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案。依據(jù)國家檔案信息化建設(shè)的規(guī)定，可以促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程發(fā)展。如果高校的條件允許，就可以先將檔案管理和院校的辦公系統(tǒng)進(jìn)行對接，讓電子文檔可以自動的進(jìn)行一系列操作。在對“大檔案”模式進(jìn)行探索的背景下，檔案室綜合檔案數(shù)據(jù)庫和學(xué)校的各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫要實現(xiàn)有效的對接，如，科研、教務(wù)、人事以及學(xué)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，讓校內(nèi)檔案信息資源可以全面的進(jìn)行共享;讓檔案網(wǎng)站可以良好的運行，促進(jìn)各方面數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，可以促進(jìn)檔案利用以及查詢服務(wù)的發(fā)展，讓其可以實現(xiàn)信息化以及網(wǎng)絡(luò)化，要提升安全意識，促進(jìn)檔案信息安全技術(shù)能力的提升。當(dāng)前檔案資源的數(shù)字化建設(shè)中，需要注重安全保障問題，這是一項系統(tǒng)性的工作，需要結(jié)合高校檔案館資源數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，增加在安全防護技術(shù)建設(shè)方面的投入，進(jìn)而更好的避免受到計算機病毒影響，預(yù)防黑客攻擊;還需要合理的購置先進(jìn)的檔案管理軟件，要采取多種技術(shù)來確保數(shù)字化數(shù)據(jù)信息的安全，如，防寫防改、加密和備份復(fù)制技術(shù)等;最后，就需要提升檔案的保密意識，要加大安全防范的力度，制定有效的安全保護措施，對公開的檔案信息需要加強審查，避免出現(xiàn)保密信息泄露的問題。

4.加強人才隊伍建設(shè)，為資源建設(shè)轉(zhuǎn)型提供保障。高校檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型需要有專業(yè)的檔案管理人才來提供保障，所以，這就需要注重強化人才隊伍建設(shè)，提升他們的專業(yè)水平，要熟練地掌握信息化技術(shù)，這也是當(dāng)前需要注重解決的問題。對此，首先，高校要注重人才的引進(jìn)，數(shù)字時代對于檔案管理人才提出了更高的要求，需要復(fù)合型人才，不僅要掌握檔案專業(yè)知識，還要可以熟練地操作信息化技術(shù)和計算機，為檔案館的檔案管理隊伍增加新鮮的血液;其次，要依據(jù)檔案館崗位對人員提出的各方面要求，采取多樣化的方式，組織他們開展教育和培訓(xùn)，如，開展檔案信息化建設(shè)論壇、集中培訓(xùn)、業(yè)務(wù)提升教育和專題講座等等，補充檔案室有關(guān)人員的知識，提升他們的信息化技術(shù)水平，為數(shù)字時代檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型的有效開展提供保障。

5.高校檔案館檔案要做到集中統(tǒng)一管理。高校檔案館需要通過多樣化的途徑，加強宣傳檔案法，組織高校的領(lǐng)導(dǎo)一起進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而讓他們可以全面認(rèn)識到檔案工作的重要意義，上級檔案業(yè)務(wù)主管部門需要嚴(yán)格的落實檔案法，對于高校檔案工作中不足的地方，就需要有目的性提供指導(dǎo)以及幫助，督促高校進(jìn)行改進(jìn)，教育主管部門需要把檔案工作加入到辦學(xué)水平評估的內(nèi)容中。

6.完善檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局以及教育部門需要緊密的進(jìn)行合作，盡快出臺針對高校檔案管理的辦法和落實細(xì)則，制定健全的檔案數(shù)字化信息資源相關(guān)技術(shù)指標(biāo)以及工作標(biāo)準(zhǔn)，給檔案館的資源建設(shè)轉(zhuǎn)型提供依據(jù)和指導(dǎo)，促進(jìn)其順利開展，提升檔案資源數(shù)字化建設(shè)的效果。

7.制定科學(xué)、合理的檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)工作方案。要想對檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型進(jìn)行科學(xué)的統(tǒng)籌，就需要檔案業(yè)務(wù)主管部門科學(xué)地進(jìn)行頂層設(shè)計，主動地進(jìn)行籌劃，探索其中存在的規(guī)律，進(jìn)而科學(xué)合理的制定滿足學(xué)校發(fā)展情況的檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)方案，對檔案資源建設(shè)轉(zhuǎn)型工作提供指導(dǎo)和規(guī)范，進(jìn)而全面的落實好資源建設(shè)轉(zhuǎn)型工作。

8.拓展資金籌集途徑，為檔案資源建設(shè)轉(zhuǎn)型提供資金保障。檔案館資源建設(shè)轉(zhuǎn)型，需要將紙質(zhì)形式的資源都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化形式，要實現(xiàn)轉(zhuǎn)換，就要購買相關(guān)的轉(zhuǎn)換設(shè)備，但是這些設(shè)備的價格一般都比較貴，需要多方一起籌集資金，進(jìn)而給工作的開展提供資金保障。經(jīng)費主要來自于高校財政投入，除此之外，就是向上級爭取專門的建設(shè)資金，還有從社會渠道籌集資金，可以看到，要想讓資源建設(shè)轉(zhuǎn)型成功，就需要有充足的資金提供保障。

四、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前是數(shù)字時代，高校檔案館也需要跟隨時代發(fā)展，轉(zhuǎn)變資源建設(shè)模式，加強檔案數(shù)字化資源建設(shè)，結(jié)合本館的具體情況，采取有效的措施，促進(jìn)資源建設(shè)轉(zhuǎn)型發(fā)展，充分發(fā)揮出檔案館資料的價值。

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