高校基建檔案的特點及其歸檔存在的問題、對策

摘 要：高校基建檔案是指在高校范圍內(nèi)進行審批、規(guī)劃、勘察、設計、建設（新建、擴建、改建以及大、中型維修）和管理等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、照片、財會賬冊、憑證及決算報表等各種載體的文件材料。高?；n案是高校工程建設真實、系統(tǒng)、完整的反映，是對高校基建工程項目進行審計、監(jiān)督、管理、驗收、維修以及維權的重要依據(jù)，對高校后續(xù)的工程改造、擴建、維修等工作起到非常重要的作用。

關鍵詞：高?；n案;特點;歸檔;問題及對策

一、高校基建工程涉及部門多、歷時久，產(chǎn)生的材料繁多復雜、專業(yè)性強

1.復雜性和專業(yè)性。高校基建檔案形成于高?；ɑ顒拥倪^程中，涵蓋工程地質(zhì)勘察和水文地質(zhì)勘察、人防、環(huán)保、消防等的審查，還有施工圖及節(jié)能設計、招投標、監(jiān)理、工程施工、竣工驗收及決算等內(nèi)容，涉及到地質(zhì)勘查單位、設計部門、建設單位、施工單位、監(jiān)理單位、消防環(huán)保部門等單位。每個參與基建工程的部門都會形成各自的材料，這些材料涉及地質(zhì)學、氣象環(huán)保學、建筑學、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、電信、消防等多專業(yè)知識，這些都決定了基建檔案內(nèi)容的復雜性和專業(yè)性。

2.成套性與周期性。高?；üこ躺婕岸嗖块T、多專業(yè)，產(chǎn)生的材料繁多且復雜，但是這些材料歸根到底是因為某一個基建工程而產(chǎn)生的，因此具有整體性、成套性的特點。一個高?；痦椖繌挠媱澚㈨椀焦こ添椖客度胧褂茫枰?jīng)過建設單位規(guī)劃選址、可行性分析、政府部門審批、設計部門設計、施工單位施工建設，在施工過程中接受監(jiān)理部門監(jiān)理，質(zhì)檢部門質(zhì)量監(jiān)督，工程完成后還有規(guī)劃、消防、環(huán)保、民防、防雷等部門出具各種認可驗收意見書等等，每一個環(huán)節(jié)中都會形成各自的材料，這些材料又全部涉及該工程項目。因為項目牽涉到多部門不同階段的協(xié)作完成，通常需要經(jīng)歷不止一年的時間，大的工程甚至要跨年度或者幾年才能完成。時間跨度長，導致的直接后果就是基建檔案的收集、整理、歸檔也需要較長的時間，這無形中增加了其收集的難度。

3.有效性。雖然高?；n案復雜性強，工程時間跨度長，收集困難，但一份完整的基建檔案，在基建工程項目結(jié)束后仍可以利用，是高校基建工程使用、維護、管理、擴（改）建的重要依據(jù)，項目完工后幾十年甚至上百年都會發(fā)揮作用。以我校為例，我校有3個校區(qū)，老校區(qū)建于上世紀60年代，因為建筑老舊失修，加上整體搬遷到上世紀90年代建設的校區(qū)，老校區(qū)除了大禮堂外，其余建筑（包括教學樓、食堂、醫(yī)院、圖書館、宿舍等）都已經(jīng)推倒重建。早期的老校友非常懷念老校區(qū)的校園風光，提出以募捐的方式在新的校區(qū)建設老校區(qū)的縮微景觀。縮微景觀的建設，就得借助60年代老校區(qū)建筑物和整個老校區(qū)風貌布局的設計圖和竣工圖。再比如，新建宿舍樓或教學樓，假如樣式及功能和原來已建建筑相同或相似，就可以利用原來建筑的設計圖，節(jié)省新建筑的設計費用。

二、高?；n案歸檔存在的問題與對策

1.高?；n案歸檔存在的問題

（1）收集工作難度高。高校基建檔案產(chǎn)生于多渠道、多部門，從項目可行性研究、立項、勘察、設計、施工、監(jiān)理、工程驗收及工程投入使用等環(huán)節(jié)，涉及到建設單位及參建單位（包括勘察、設計、施工、總承包、監(jiān)理、設計制造、第三方檢測等），基建工程使用時間也較漫長，有些工程只需要十天半個月，有些長的則需要數(shù)月甚至數(shù)年的時間。建設過程涵蓋單位多，檔案專業(yè)性強，工程歷時久，造成檔案長時間分散于各個單位，對檔案的收集和整理帶來相當大的困難與阻力。

（2）學?；ㄏ嚓P部門對基建檔案歸檔工作重要性認識不夠。高?；ú块T不重視基建檔案，對基建檔案的復雜性和專業(yè)性及工作難度估計不足，配備的基建檔案管理員一般都是兼職的，管理員通常還兼任很多別的工作任務，導致無時間，也無心思收集、整理檔案，基建檔案的專業(yè)性和難度也非常大，加上無心思，對檔案的理解更加大難度，使得高校基建檔案缺失嚴重，歸檔質(zhì)量未能盡人意。例如，我?；ㄌ幣鋫涞臋n案管理員本身沒有專業(yè)背景，同時還兼任本部門的很多工作，基本上沒有時間靜下心來整理檔案，導致很多基建檔案散落各個處室，沒有按時間和項目類型分類歸檔。

（3）對基建工程項目施工方的約束不夠。施工單位作為基建檔案收集、整理、組卷、歸檔的行為主體，如果缺乏對檔案重要性的認識和責任心，是無法盡職做好基建檔案收集等相關工作的。我校2002年左右啟動第三個校區(qū)建設工程，在其后的十幾年時間里，新校區(qū)完成了大量的基建工程項目。當年，學校對基建工程規(guī)范化建設缺乏認識，為了省錢，很多工程沒有和施工方簽訂符合規(guī)范的協(xié)議，也沒有留足夠的工程滯納金，施工方完成工程建設后，沒有交付完整的基建檔案，學校也沒有辦法追究，導致新校區(qū)基建檔案缺失嚴重。

（4）檔案書寫、整理的不規(guī)范性。就書寫方面而言，在一套完整的基建檔案管理流程中，往往要涉及到多方參與人員。除了項目施工方外，還包括設計院以及監(jiān)理方在內(nèi)的設計人員、管理人員共同參與檔案的編制管理工作，人員的復雜性也就意味著檔案編制的復雜性大幅度增加。在檔案的實際編制工作中，很多在工作流程中占有一席之地的工作人員并非專業(yè)人士，所以說各式各樣的檔案資料書寫不規(guī)范的現(xiàn)象難以避免。比如，沒有使用檔案編寫所強制性規(guī)定的特殊用筆，沒有嚴格按照檔案編寫的原則來書寫檔案，需要書寫的資料以及需要打印的資料經(jīng)常性混淆。編寫檔案時，由于一些檔案是要長久性保存的，而筆墨卻會隨著時間的推移逐漸褪色，在這種情況下使用手寫方式可能會造成后期不必要的困擾。而對于一些需要重點表示強調(diào)的檔案內(nèi)容，不使用特殊字體顏色予以標記這種疏漏也時有發(fā)生，一方面會降低檔案的準確性，另一方面會增加核實檔案時查閱資料的工作量，這些問題都是檔案書寫不當?shù)谋容^典型的問題。

2.高校基建檔案歸檔的對策

（1）針對復雜、專業(yè)性強的高?；n案，高?；ú块T應該建立各參建單位和相關部門的檔案網(wǎng)絡化管理，并且對各參建單位和有關部門的相應職責進行明確的劃分。高校作為建設單位對項目前期的立項文件、招投標文件、合同協(xié)議文件、勘察設計文件，征地、拆遷、移民文件、項目管理文件及竣工驗收文件等檔案進行收集整理。施工及安裝等單位應該對施工及安裝等操作過程中的文件以及竣工圖等收集和整理文件進行整理。當項目工程驗收后，所有參建單位都應該向高?；ú块T檔案進行移交。

（2）對高?；n案進行全程跟蹤。首先，高校要制定高?；n案規(guī)章制度。只有制度完善了，才能更好的協(xié)調(diào)各方履行各自的歸檔職責。

我校目前的基建檔案管理辦法依據(jù)歷年來國家和地方上級部門出臺的有關規(guī)章制度、法律法規(guī)而進行制定、調(diào)整和改進。目前，我校制定的基本建設類檔案管理辦法是在《中華人民共和國檔案法》《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學?；窘ㄔO類檔案工作規(guī)范》和2014年制定的《建設工程文件歸檔規(guī)范》等法律法規(guī)的標準下制定?！豆鹆蛛娮涌萍即髮W基建檔案類管理辦法》對我?；n案的歸檔范圍、歸檔流程、基建檔案工作崗位職責等作了詳細的介紹、說明和要求。

其次，基建檔案工作要納入基建規(guī)劃、計劃、管理制度和基建人員職責范圍之中，做到基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行，工程項目建設過程中要與基建工程文件材料的形成、積累、整理、審定工作同步進行，工程竣工驗收要與工程檔案驗收同步進行。工程竣工驗收合格之日起15日內(nèi)要完成竣工驗收備案。竣工備案后，全部基建工程材料必須歸檔，檔案部門出具歸檔合格證明。否則，扣留滯納金，待相應檔案全部歸檔后，學校才向施工方返還滯納金。

（3）高校要重視基建檔案工作。高校要把檔案工作列入學校的發(fā)展計劃，在經(jīng)費、庫房、設備和人員配備等方面給予保證，每年從本單位基建經(jīng)費總額中撥出一定數(shù)額作為基建檔案工作經(jīng)費。學?；ㄌ幣鋫涞幕n案管理員應該是熟悉業(yè)務、責任心強的有工程技術背景的人員，他們具體能夠負責每項新建、擴建、及維修項目的檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作。在基建項目開工建設前，將工程項目名稱、設計單位及設計人員、施工單位等資料告知檔案館，便于檔案館準確掌握學校各項新建、擴建、維修等工程的情況，以便跟蹤監(jiān)督工程項目檔案的歸檔工作及后續(xù)工作的開展。在工程中期檢查、竣工驗收等重要會議時，及時通知檔案館人員參加。平時，基建處檔案員要和檔案館保持密切聯(lián)系，積極參加檔案館開展的檔案歸檔學習討論活動，積極參加上級主管部門開展的有關基建檔案培訓研討會。

（4）加強基建檔案信息化建設。基建檔案繁多而且復雜，利用率也很高，辦理各種證件需要的時間也非常長，很容易導致基建檔案丟失。我校目前就存在這種問題，基建部門和國有資產(chǎn)管理部門需要借閱大量的基建檔案用于辦理各種手續(xù)和證件，歷時非常長，有時候要跨越幾年，期間換了好幾個辦理人員，有些基建檔案已經(jīng)借出幾年還沒有歸還給檔案館。信息化建設開啟后，檔案館要將重要的圖紙、文件和變更信息等資料及時導入信息化系統(tǒng)中，以防止重要檔案丟失的情況發(fā)生。

綜上所述，我們必須認識到我國高?；n案管理工作目前的問題，并結(jié)合這項管理工作的自身特點，對基建檔案管理工作全程追蹤，高度重視，建立健全科學的基建檔案系統(tǒng)，實現(xiàn)高校基建檔案的優(yōu)質(zhì)化管理。

參考文獻：

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作者簡介：謝能偉（1979-），女，廣西桂平人，桂林電子科技大學檔案館館員，碩士，研究方向：教育學與檔案管理學。