科技檔案課題歸檔質(zhì)量初探

王瑋 劉金生

摘 要：本文從科技檔案接收的角度出發(fā)，總結(jié)了檔案工作領(lǐng)域課題歸檔質(zhì)量的思考。針對(duì)科技檔案部門發(fā)現(xiàn)或容易存在的問題，探討了后續(xù)工作改進(jìn)的策略和方法。

關(guān)鍵詞：科技檔案;歸檔質(zhì)量

一、前言

科技檔案歸檔工作進(jìn)行多年，特別是質(zhì)量體系運(yùn)行以后，國(guó)家越來越重視這方面的管理工作，課題歸檔總體情況來說是好的，但也存在一些需要改進(jìn)和完善的地方。

接收歸檔是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是文件轉(zhuǎn)化為檔案的程序和條件（見圖1）。歸檔質(zhì)量的好壞，直接影響到檔案的質(zhì)量，對(duì)后面各個(gè)環(huán)節(jié)都有重要的影響，所以必須把好接收質(zhì)量關(guān)。

科技檔案的管理流程如圖所示：

二、歸檔中存在的問題

1.原件不經(jīng)過存檔，直接歸檔。這是課題歸檔中存在的最明顯的問題?！段募唾Y料控制》中規(guī)定：“經(jīng)批準(zhǔn)和發(fā)布的技術(shù)文件，原件由科技檔案室存檔，使用單位在研制過程中均使用復(fù)制件或藍(lán)圖?！币呀?jīng)批準(zhǔn)的技術(shù)文件如果不存檔，散落在個(gè)人手中，這是不符合質(zhì)量體系要求的。其后果一是文件容易遺失，二是不能夠很好地控制其技術(shù)狀態(tài)，容易隨意更改，使文件失控。 對(duì)于更改的有關(guān)規(guī)定不僅要靠大家的自覺遵守，還要靠一些強(qiáng)有力的措施來監(jiān)督執(zhí)行。

2.歸檔時(shí)間滯后，不能按計(jì)劃歸。按制度規(guī)定：“每個(gè)研制階段結(jié)束后3-6個(gè)月內(nèi)，由產(chǎn)品負(fù)責(zé)人對(duì)本階段產(chǎn)生、形成的技術(shù)文件和資料進(jìn)行整理歸檔”。 據(jù)統(tǒng)計(jì)，各單位課題應(yīng)歸檔的科技項(xiàng)目與已歸檔的項(xiàng)目進(jìn)行核對(duì)后的歸檔率較低。各單位在每年年初作計(jì)劃時(shí)，就明確規(guī)定了課題的歸檔時(shí)間、要求等。歸檔率應(yīng)該引起我們的重視。

3.外協(xié)單位的文件形成不太規(guī)范。由于各單位外協(xié)任務(wù)較多，歸檔的文件材料有一部分不是本單位產(chǎn)生，而是由外協(xié)單位提供的，例如，封面不規(guī)范，頁面大小不一，封面簽署不全，甚至沒有封面。對(duì)這部分文件的質(zhì)量控制存在相當(dāng)?shù)碾y度。

4.原始記錄的問題

（1）外部質(zhì)量問題。①使用純藍(lán)鋼筆水、圓珠筆，有的甚至用鉛筆，字跡潦草，不整潔。②記錄用紙大小不一，參差不齊，有的甚至用廢頁的背面做原始記錄。③數(shù)據(jù)頁碼不連貫，內(nèi)容不完整。

（2）內(nèi)部質(zhì)量問題。①實(shí)驗(yàn)條件、日期等項(xiàng)目記錄不全。②實(shí)驗(yàn)對(duì)象、儀器設(shè)備的來源、型號(hào)等記錄不詳細(xì)。這不僅直接影響到實(shí)驗(yàn)的結(jié)果，也將影響到其傳遞作用。③有的科技人員認(rèn)為原始記錄整理起來羅嗦，歸檔起來麻煩，因此歸檔的內(nèi)容偏少，缺乏對(duì)文件的有效支持。

5.研究生課題歸檔中存在的問題。雖然目前加強(qiáng)了對(duì)研究生歸檔的要求，即研究生畢業(yè)必須履行歸檔手續(xù)，否則訓(xùn)練科不發(fā)畢業(yè)證，所以研究生歸檔率達(dá)100%，對(duì)于保證研究生歸檔，起了很大的促進(jìn)作用。但也存在如下的問題：（1）“研究生培養(yǎng)計(jì)劃”和“答辯情況表”涂改、劃改、粘貼現(xiàn)象嚴(yán)重。（2）缺頁、少頁現(xiàn)象。有的是計(jì)算機(jī)打印出的頁碼不連貫。這給檔案整理工作帶來很多后續(xù)的麻煩。為了查清中間漏掉的一頁，檔案人員卻要花很大功夫，甚至把以前編好的頁碼擦掉，重新編。（3）歸檔人自己不來，讓人帶來。這樣造成歸檔中存在的問題帶者不清，或回去傳錯(cuò)了意思。（4）在上述章節(jié)原始記錄中存在的類似問題，研究生歸檔中也存在，不再一一贅述。

三、體會(huì)

1.在工作實(shí)踐中，通過各單位的見習(xí)和走訪學(xué)習(xí)，基本了解和掌握了接收歸檔的專業(yè)知識(shí)，并把看似枯燥的規(guī)章制度在實(shí)踐中運(yùn)用。在同事們的幫助下，使自己對(duì)接收歸檔工作更加清楚、明確。歸檔的同時(shí)，不僅僅熟悉了工作，也對(duì)各單位的專業(yè)情況有了更進(jìn)一步的了解。各單位算下來，涵蓋多達(dá)70多種專業(yè)門類，如醫(yī)學(xué)、工程、儀器設(shè)備、計(jì)算機(jī)等，還有一些交叉學(xué)科，邊緣學(xué)科，由此產(chǎn)生的科技文件也多種多樣，差異很大。要想做好檔案工作，必須了解單位的專業(yè)知識(shí)。在實(shí)踐中我深深體會(huì)到，檔案人員在工作時(shí)不但要具備良好的政治思想素質(zhì)和全心全意為科技人員服務(wù)的思想，還需要較高的檔案專業(yè)知識(shí)，這樣做起工作來才能得心應(yīng)手。

2.接收歸檔是一件很繁瑣的事情，它需要檔案人員的耐心、細(xì)心。稍有疏露，都會(huì)給后續(xù)工作造成很大的麻煩。所以在細(xì)心檢查的同時(shí)，發(fā)現(xiàn)問題還要積極地做歸檔人員的工作，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、符合規(guī)定。

3.增強(qiáng)安全、保密觀念和服務(wù)意識(shí)。當(dāng)我第一天從事檔案工作，就意識(shí)到，檔案的安全是極其重要的，檔案庫房的大鐵門，多么類似于財(cái)務(wù)室的保險(xiǎn)柜，保險(xiǎn)柜里的錢丟了能夠想辦法彌補(bǔ)，如果檔案一旦毀壞或丟失，就永遠(yuǎn)無法彌補(bǔ)。所以我很注意檔案的安全，養(yǎng)成了庫房隨時(shí)鎖門的習(xí)慣。在工作中，我逐漸地意識(shí)到，我們檔案人員是為科研服務(wù)的。為全體科研人員服好務(wù)，應(yīng)是我們檔案人員的共同目標(biāo)。為了讓科研人員對(duì)我們的工作和服務(wù)滿意，我們要力求把工作做得更好。

四、建議與設(shè)想

1.積極宣傳，增強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)。要采用各種宣傳手段和方式，積極宣傳檔案和檔案工作的重要性，普及檔案知識(shí)，使全體人員逐步了解檔案與檔案工作，了解各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)全員檔案意識(shí)的提高，爭(zhēng)取人人關(guān)心檔案和認(rèn)真做好歸檔工作。如作一些宣傳欄或在網(wǎng)頁上作更詳細(xì)的介紹.文件和資料分布在單位的每一個(gè)工作現(xiàn)場(chǎng)，它是工作之間相互聯(lián)系的工具和橋梁，對(duì)文件和資料控制必須依靠全體人員的共同努力。為了保證文件歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、便于管理和利用，科技檔案人員在進(jìn)行檔案的收集歸檔工作時(shí)，除了自身的努力外，也需要各單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視。

2.重參與、重指導(dǎo)。向科研人員，尤其是剛剛參加工作的科研人員，宣傳檔案工作的有關(guān)知識(shí)，建議舉辦檔案知識(shí)講座。同時(shí)，在工作中，檔案人員還須加強(qiáng)歸檔工作的指導(dǎo)、督促、檢查和協(xié)助工作。

3.格式規(guī)范化問題，建立制度化的文件。各單位在檔案管理中形成了一系列規(guī)章制度，這些規(guī)章制度對(duì)文件資料的形成起到了至關(guān)重要的作用。但實(shí)踐中尚需進(jìn)一步落實(shí)好，使其不留死角。將檔案工作的內(nèi)容納入到各有關(guān)單位的職責(zé)、制度和程序，對(duì)文件和資料從形成之時(shí)就加以有效控制，是形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)檔案的基礎(chǔ)和前提.進(jìn)一步加強(qiáng)歸檔責(zé)任制，并充分發(fā)揮單位資料員的作用。

4.制訂操作性強(qiáng)的實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范 。隨著科研課題的結(jié)束，記載準(zhǔn)確、規(guī)范的實(shí)驗(yàn)記錄歸入科技檔案，提供利用，為后人科學(xué)研究啟發(fā)思路、減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，提高研究效率和水平不著不可取代的價(jià)值。但是，記錄不完全，記述不清楚，不但起不到這些作用，還會(huì)給科研工作帶來不必要的麻煩。原始記錄問題的存在，一方面是由于科研人員不重視，另一方面也是由于一些人對(duì)實(shí)驗(yàn)記錄的具體要求不清楚。因此，迫切需要制訂科研實(shí)驗(yàn)記錄規(guī)范，約束科研人員的行為，提高原始記錄質(zhì)量。

5.抓好研究生歸檔的質(zhì)量。研究生入學(xué)時(shí)進(jìn)行有關(guān)資料方面的教育，使其明確歸檔是在讀期間所做工作的一部分，為以后在科研過程中及時(shí)、系統(tǒng)地積累資料打下堅(jiān)定的思想基礎(chǔ)。研究生進(jìn)入課題后，將課題歸檔須知人手一冊(cè)，使其按照有關(guān)規(guī)定做好資料的積累工作，歸檔時(shí)，要由導(dǎo)師簽字審查，目的是檢查歸檔材料完整，齊全，以確保檔案質(zhì)量。

6.及時(shí)反饋信息，推動(dòng)歸檔工作

建議檔案管理部門定期編制歸檔工作通報(bào)。通過行政管理手段，對(duì)未按時(shí)歸檔的項(xiàng)目提出批評(píng)。內(nèi)容包括：一，歸檔一般情況;二，對(duì)好的典型事跡提出表揚(yáng)，對(duì)存在的問題予以指出;三，提出改進(jìn)措施等。

在正常情況下，多數(shù)科技項(xiàng)目可以以報(bào)獎(jiǎng)制約歸檔工作，因?yàn)槟壳皥?bào)獎(jiǎng)制度已經(jīng)完善，沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)文件材料歸檔項(xiàng)目，檔案部門不出具證明就不能報(bào)獎(jiǎng)，但是有些不能報(bào)獎(jiǎng)的或不打算報(bào)獎(jiǎng)的項(xiàng)目，就起不到制約作用。

7.加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)水平

從科技文件到檔案的形成，檔案人員起著一定的把關(guān)和指導(dǎo)作用。因此，需要檔案人員全面了解各單位各部門的業(yè)務(wù)，精通檔案專業(yè)知識(shí)。一是由單位分管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，互相交流切磋經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，深化各項(xiàng)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，定期檢查考核，不斷提高業(yè)務(wù)能力。二是本人通過各種培訓(xùn)和自學(xué)，提高業(yè)務(wù)水平和知識(shí)結(jié)構(gòu)，了解和掌握新知識(shí)、新理論和新技能，滿足工作持續(xù)改進(jìn)的需要。

8.檔案人員要增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，下功夫做好歸檔工作。文件材料歸檔完整與否，在一定程度上取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任感。有的檔案人員覺得檔案工作是件苦差事，不實(shí)惠，有這種想法就不可能盡職盡責(zé)地工作。還有認(rèn)為文件資料越少，檔案整理和保管的工作量就越少，多收不如少收。有的檔案人員年紀(jì)輕，不敢大膽向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提要求，碰了幾個(gè)釘子就堰旗息鼓，文件材料有多少算多少，有點(diǎn)問題也就過去算了。為此，應(yīng)當(dāng)多樹立檔案人員崗位光榮、責(zé)任重大的道理，樹立愛崗敬業(yè)精神，嚴(yán)格把關(guān)。

五、結(jié)束語

隨著形勢(shì)的發(fā)展，檔案工作精細(xì)化管理要求的深入，傳統(tǒng)檔案工作的六個(gè)環(huán)節(jié)已不能滿足檔案工作的需要，我們需要突破檔案工作的六個(gè)環(huán)節(jié)，也就是說檔案工作的起點(diǎn)不應(yīng)只在接收歸檔，而應(yīng)提前到文件形成前或形成時(shí)，也就是說，在課題開始時(shí)，檔案人員就要深入課題組，明確提出有關(guān)文檔形成的要求和規(guī)定，這樣才能起到檔案人員的指導(dǎo)作用，才能更好的保證課題完成中文檔的形成質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]《現(xiàn)代檔案工作實(shí)務(wù)》主編：陳兆祦，沈正樂，中國(guó)檔案出版社

作者簡(jiǎn)介：王瑋，女，中國(guó)航天員科研訓(xùn)練中心，從事檔案管理22年。