電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用

連朝霞

摘 要：做好電子檔案管理，有助于實現(xiàn)檔案信息化發(fā)展，切實提高檔案工作效率與質(zhì)量。加強檔案信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)應(yīng)對迅速發(fā)展信息社會的必然選擇，其中做好電子檔案管理是實現(xiàn)檔案信息化發(fā)展的重要前提。本文基于此背景下分析探索如何實現(xiàn)電子檔案管理信息化建設(shè)，并提出具體的信息化建設(shè)方案。

關(guān)鍵詞：電子檔案管理;檔案工作;信息化建設(shè)

電子檔案屬于檔案工作信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，切實做好電子檔案管理，有助于提高信息化建設(shè)可靠性和規(guī)范性，從而提高信息的處理效率。在實際生活中，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開電子檔案管理，但是工作管理方式不同，所以本文從以下幾方面分析探討如何有效實現(xiàn)電子檔案工作信息化建設(shè)。

一、當(dāng)前電子檔案管理工作存在的問題

1.缺乏相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

電子檔案管理中相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是確保檔案信息化快速有序發(fā)展的重要保障管理規(guī)范，主要包括電子檔案的相關(guān)定義和移交整理、存儲以及安全性保障、檢索途徑與利用方式等等。在當(dāng)前電子檔案管理工作運行的過程當(dāng)中，由于工作人員缺乏一定的標(biāo)準(zhǔn)，在具體操作過程中，經(jīng)常會導(dǎo)致業(yè)務(wù)范圍以及業(yè)務(wù)流程操作不當(dāng)，從而出現(xiàn)各種違反規(guī)范性問題。業(yè)務(wù)規(guī)范主要包括數(shù)字檔案的資源描述以及術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案的原數(shù)據(jù)和文件格式、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)等。

2.傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作任務(wù)艱巨

電子檔案來源主要有現(xiàn)有庫存檔案數(shù)字化、電子檔案接收。庫存檔案數(shù)字化是電子檔案的重要來源，龐大的庫存是電子檔案管理面臨的重要問題。主要體現(xiàn)在數(shù)字化掃描必須要購買掃描設(shè)備以及計算機設(shè)備平板掃描，價格雖然便宜但是速度較慢，無法在短期內(nèi)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化。隨著時代的發(fā)展和進步，有關(guān)部門在改革檔案管理工作的過程中，在采購電子檔案管理設(shè)備時經(jīng)費不足，很難有針對性的選取。雖然快速掃描儀能夠滿足數(shù)字化建設(shè)需求，但是價格也十分的昂貴，支持的軟件也價格不菲。對于檔案管理部門而言，購買完整的快速掃描設(shè)備與軟件具有較大的困難，再加之檔案信息掃描工作量較大，要想在短時間內(nèi)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，人力、物力、財力將嚴(yán)重影響著檔案信息數(shù)字化的發(fā)展。

3.業(yè)務(wù)人員素質(zhì)有待提高

信息化時代下檔案管理面對的用戶并不是傳統(tǒng)意義上的真正用戶，所以必須要對用戶進行一定的限制，用戶管理要求相對較高，管理工作需要不斷的完善和實踐。在信息化時代下全新的服務(wù)模式能夠進一步方便客戶需求，但是用戶認可新服務(wù)模式必須要經(jīng)過一段的適應(yīng)過程，所以用戶也要掌握相關(guān)技能，在此過程中加強用戶培訓(xùn)是極為重要的問題。業(yè)務(wù)人員是電子檔案管理過程當(dāng)中的主力軍，業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)會直接影響到電子檔案信息管理的科學(xué)性，所以在管理檔案的過程中，有關(guān)部門要充分的重視對業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)進行考核和引導(dǎo)，強化業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)。由于檔案管理工作是依賴于網(wǎng)絡(luò)與通信的全新型工作，要想實現(xiàn)電子化發(fā)展，必須要提高業(yè)務(wù)人員的信息化操作水平。但是根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展情況，能夠看出大部分檔案部門缺乏高技術(shù)人才，信息處理復(fù)合型人才以及檔案管理人才奇缺，現(xiàn)有的檔案人員信息技術(shù)操作水平偏低，甚至?xí)嬖谛畔⒓夹g(shù)文盲情況，盡管引入了先進的硬軟件設(shè)施也難以有效發(fā)揮作用，所以無法實現(xiàn)檔案信息電子化發(fā)展。

二、電子檔案管理在推進檔案信息化建設(shè)中的具體應(yīng)用

1.切實加強硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，制定推行一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

由于電子文件是通過電腦進行數(shù)字操作以及傳輸處理的文件，電子檔案主要是保存具有價值、已經(jīng)歸檔的電子檔案以及其他相關(guān)數(shù)據(jù)。所以要想有效實現(xiàn)電子檔案規(guī)范化管理，必須要設(shè)置配套的硬軟件設(shè)施，必須要加強硬件環(huán)境建設(shè)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和系統(tǒng)軟件建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境主要劃分為局域網(wǎng)、公眾網(wǎng)，實行雙網(wǎng)物理隔離。基礎(chǔ)軟件主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)備以及檔案數(shù)字化加工設(shè)備和服務(wù)器等等各項支持設(shè)備，必須要建設(shè)大容量的數(shù)據(jù)資源庫。電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，特別是操作系統(tǒng)應(yīng)用建設(shè)中，必須要秉持通用、實用、可靠成熟的發(fā)展原則，選擇當(dāng)前最先進的操作系統(tǒng)。

系統(tǒng)選擇必須要具備一定的包容性和開放性，屬于可擴展的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，能夠在動態(tài)變化之中尋求發(fā)展之不變。應(yīng)用系統(tǒng)可以是基本平臺，能夠提供靈活的自定義功能，可以根據(jù)檔案室的實際情況，有針對性的自定義操作模塊以及工作流程，確保檔案管理軟件具備開發(fā)潛力功能，能夠涵蓋檔案數(shù)字化加工以及信息采集、處理歸檔、應(yīng)用管理等全過程。電子檔案信息化發(fā)展建設(shè)中應(yīng)用到的許多關(guān)鍵技術(shù)屬于當(dāng)前信息技術(shù)和計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)中最具有發(fā)展前途的科學(xué)技術(shù)。例如，數(shù)據(jù)倉庫以及大量并發(fā)查詢、海量數(shù)據(jù)存儲與網(wǎng)絡(luò)安全等等各項技術(shù)有效應(yīng)用于電子檔案管理過程中，能夠大幅度提高電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)含量，進一步確保技術(shù)先進性。

要想進一步加強電子檔案管理工作，必須要制定科學(xué)完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范制定相關(guān)的電子文件，必須要根據(jù)國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及電子文件產(chǎn)生的實際情況，分析電子檔案管理的基本規(guī)律和計算機技術(shù)的特點，制定完善的電子檔案管理機制。檔案管理機制中應(yīng)當(dāng)包括電子檔案的形成、積累以及整理鑒定、歸檔應(yīng)用與統(tǒng)計保護等各項內(nèi)容，明確規(guī)定電子檔案的歸檔范圍以及方式、保管要求與注意應(yīng)用事項等等，并且要劃分具體的范圍貫徹落實好責(zé)任人以及責(zé)任部門。通過明確要求電子檔案的歸檔方式以及整理要求、歸檔時間、相關(guān)程序等等，制定相關(guān)業(yè)務(wù)的檢驗標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案的歸檔手續(xù)和格式目錄等等。

2.切實推進數(shù)字信息資源庫建設(shè)，大力加強電子檔案歸案工作

加強數(shù)據(jù)信息資源庫建設(shè)，必須要做好以下幾方面工作：第一，是對本單位的相關(guān)電子檔案以及自發(fā)文件歸檔時，必須要將電子檔案掛入新的檔案管理數(shù)據(jù)庫。第二，對上級以及外單位來文資料歸檔時，必須要對原文掃描形成電子檔案，然后掛入數(shù)據(jù)庫。紙質(zhì)檔案庫存量相對較大，必須要采用數(shù)字化管理模式，所以對于原有的庫存檔案數(shù)字化工作，可以采用分步進行方法先甄別檔案，所以這步驟需要有經(jīng)驗的管理人員進行操作，根據(jù)時間順序?qū)⒗寐瘦^高，并且具有較高價值的檔案進行分類挑選，將這些檔案進行數(shù)字化處理，同時應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)單位調(diào)節(jié)，可以對用戶急需的檔案進行優(yōu)化處理，確保檔案的利用效率。

由于電子檔案涉及問題較為寬泛，受限制的因素相對較多，如果只依靠檔案部門難以獨立完成，所以在電子檔案歸檔時，必須要對形成部門以及管理部門、計算機部門、信息管理部門進行有效結(jié)合。由于電子檔案形成部門不僅要熟悉管理業(yè)務(wù)，也需要了解電子檔案的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律，屬于電子檔案歸檔工作主要責(zé)任者，所以在工作鑒定時最具有發(fā)言權(quán)。檔案管理部門必須有效掌握管理技巧和方法，能夠了解當(dāng)前的全局發(fā)展情況，切實做好把關(guān)以及統(tǒng)籌工作。

3.加強培訓(xùn)力度，加大人才隊伍建設(shè)步伐

目前辦公現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢不斷推進，當(dāng)前檔案人員中存在某些不適應(yīng)情況，所以必須要切實加強檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。通過提高檔案人員綜合素質(zhì)，采用全方位、多元化的方式，可以選用“請進來、走出去”的結(jié)合發(fā)展原則，通過專題講解以及個別輔導(dǎo)有效結(jié)合的方式進行共同教育。也可以組織檔案人員進行外出參觀學(xué)習(xí)，能夠開拓檔案人員的視野，切實做到取長補短，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，為單位發(fā)展提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持以及便捷的信息服務(wù)。

在具體的工作中，檔案管理人員必須有效掌握計算機操作知識以及檔案管理術(shù)語，了解運行程序的相關(guān)步驟，同時要對工作人員進行面對面的具體指導(dǎo)，確保每一位受訓(xùn)者能夠弄懂每一個問題。電子檔案體現(xiàn)的是全新的技術(shù)，必須要加強新設(shè)備的支持，所以電子檔案管理人員不僅要掌握檔案管理知識，也需要掌握計算機網(wǎng)絡(luò)知識。檔案人員應(yīng)當(dāng)提高自身的知識更新速度，有效調(diào)整現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，從而適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求。

在此過程中，根據(jù)信息化發(fā)展建設(shè)檔案部門必須要打造知識全面且一專多能、具有敏銳的信息判斷能力和開拓精神的復(fù)合型人才。檔案管理人員不僅要具有文書方面知識，同時也要具備綜合分析以及信息技術(shù)能力，能夠懂得相關(guān)技術(shù)的專業(yè)知識，切實實現(xiàn)文理雙通、文理復(fù)合。根據(jù)當(dāng)前的基層檔案工作人員的發(fā)展情況，能夠看出具有大專學(xué)歷以上的從業(yè)人員數(shù)量相對較少，人員結(jié)構(gòu)較為單一，所以嚴(yán)重制約著電子檔案管理工作的開展，為了進一步實現(xiàn)信息化發(fā)展需求，必須要加強檔案人才的隊伍建設(shè)，可以結(jié)合公務(wù)員招錄以及人才選拔機制，有效改善隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，使檔案管理人才適應(yīng)新的工作發(fā)展需求。

三、結(jié)束語

當(dāng)前電子檔案管理工作缺乏相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，存在不健全或者是不適應(yīng)情況，電子檔案在眾多方面不同于紙質(zhì)記錄，所以電子檔案規(guī)范管理工作中也面臨著眾多的挑戰(zhàn)和機遇。所以相關(guān)單位必須要切實加強用軟硬件設(shè)備的建設(shè)，提高檔案人員的信息技術(shù)操作水平以及綜合素養(yǎng)，才能夠有效推動電子檔案管理信息化的有效建設(shè)與發(fā)展。

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