高校教學(xué)檔案編碼探析

摘 要：檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，是人類歷史上最重要的載體之一。高校教學(xué)檔案是高校教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果真實(shí)記錄的文件集合體，是了解教學(xué)全過程最原始的依據(jù)。本文將對(duì)高校教學(xué)檔案編碼的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，結(jié)合教學(xué)檔案編碼的原則，探尋加強(qiáng)高校教學(xué)檔案編碼工作的具體措施。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;編碼;措施

一、高校教學(xué)檔案編碼的現(xiàn)狀

在教育部和國家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中論述到“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”。然而現(xiàn)實(shí)的情況是高校檔案工作一直受到忽視，尤其是教學(xué)檔案這種范圍廣、內(nèi)容多、管理復(fù)雜的檔案類別。這也導(dǎo)致高校檔案工作中存在著許多問題，最突出的問題之一就是檔案編碼不科學(xué)。檔案編碼是對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號(hào)?？茖W(xué)的檔案編號(hào)能夠顯示檔案的屬性，了解該檔案在全部檔案中的位置和聯(lián)系，幫助人們快速的提取檔案。檔案編碼不科學(xué)會(huì)導(dǎo)致檔案編號(hào)混亂，使檔案的查找困難，直接導(dǎo)致極大降低檔案的利用率。

高校教學(xué)檔案編碼不科學(xué)主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，高校內(nèi)部編碼規(guī)則不統(tǒng)一，各學(xué)院“各自為政”，一所綜合性高校普遍都有15個(gè)以上的學(xué)科性學(xué)院，然而很多高校的教務(wù)部門并沒有嚴(yán)格規(guī)范教學(xué)檔案的編碼規(guī)則，這就導(dǎo)致每個(gè)學(xué)院自行甚至是隨意地進(jìn)行教學(xué)檔案的編碼，沒有辦法進(jìn)行統(tǒng)一的檔案管理。學(xué)院之間互相查看，學(xué)校要迎接評(píng)估時(shí)就需要花費(fèi)大量的時(shí)間去提取檔案。其次，教學(xué)檔案編碼不完整，很多教學(xué)檔案制作人和管理者為了省事，采取最簡單的方式，直接用幾個(gè)數(shù)字來依次排序，既看不出部門，也看不出類別。時(shí)間一長，當(dāng)事人都忘了是什么檔案，后期要查閱時(shí)提取就非常困難。再次，檔案編碼流程不正確，檔案收集不完整的情況下就進(jìn)行了編碼，后期需要補(bǔ)編，又沒有留補(bǔ)編的空間，就導(dǎo)致重號(hào)、空號(hào)等情況。

二、高校教學(xué)檔案編碼應(yīng)遵循的原則

高校教學(xué)檔案編碼的混亂會(huì)直接關(guān)系到檔案的生命力，檔案的存在絕不是“束之高閣”，而是可以作為評(píng)估、改進(jìn)高校教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。要想科學(xué)合理的進(jìn)行高校教學(xué)檔案的編碼必須要遵循以下原則。

1.高校教學(xué)檔案編碼的唯一性原則

檔案編號(hào)之于檔案就像身份證號(hào)之于個(gè)人，每個(gè)人都有唯一的身份證號(hào)，這個(gè)身份證號(hào)是你區(qū)別于他人的一個(gè)客觀依據(jù)，是獨(dú)一無二的。檔案號(hào)即是這份檔案的“身份證號(hào)”，這個(gè)“身份證號(hào)”必須是唯一的，查詢這個(gè)編號(hào)就能找到這份檔案。如果出現(xiàn)兩個(gè)重復(fù)的檔案號(hào)，就說明檔案編碼的過程中出現(xiàn)了問題。對(duì)于高校的教學(xué)檔案，每份檔案的學(xué)年度、年級(jí)、課程名稱、教師、學(xué)生等信息都會(huì)有不同，同樣的檔案原件不可能出現(xiàn)兩次，因此務(wù)必要注意編碼時(shí)的唯一性。

2.高校教學(xué)檔案編碼的穩(wěn)定性原則

檔案編號(hào)一經(jīng)確定就不可以隨意更改。隨意更改檔案號(hào)會(huì)導(dǎo)致該檔案在整體檔案中的位置混亂，并且打亂檔案的整體聯(lián)系。如遇不可控因素必須更改檔案編號(hào)，應(yīng)保證檔案目錄，該類別里的其他檔案還有電子版的檔案號(hào)同步更改，保證檔案的整體關(guān)聯(lián)性。高校教學(xué)檔案一般都是階段性制作形成的：學(xué)生的試卷檔案一般是期末考試改卷登分完畢之后制作收集;畢業(yè)論文檔案是在論文答辯完成，登分完畢后進(jìn)行制作收集;學(xué)籍檔案是在學(xué)生入校以后就制作而成的。因此，高校教學(xué)檔案的編碼，其穩(wěn)定性是較好把握的。

3.高校教學(xué)檔案編碼的可擴(kuò)充性原則

在對(duì)檔案進(jìn)行編碼之前應(yīng)該保證相關(guān)類目的檔案已經(jīng)收集完整，相關(guān)類目的所有檔案收集完整之后再進(jìn)行宏觀的整體編碼。但如遇后續(xù)還有檔案需要遞增，則要保證在檔案編碼時(shí)數(shù)字序列應(yīng)留有一定的空間。高校教學(xué)檔案編碼是可以根據(jù)學(xué)生人數(shù)，每學(xué)期的開課列表等已知的數(shù)據(jù)大概估算出來檔案數(shù)的，后期的補(bǔ)充空間不大，只要預(yù)留一定空間，就可以保證檔案編碼的可擴(kuò)充性。

4.高校教學(xué)檔案編碼的簡單性原則

檔案編碼時(shí)必須要完整清晰地表示出該檔案所屬的部門、屬性、時(shí)間、次序等要素，但過于復(fù)雜的檔案編號(hào)除了會(huì)增加檔案管理人員的工作量，還會(huì)使檔案提取效率變低。因此在進(jìn)行檔案編碼時(shí)，在將必須要展示的信息展示清楚的基礎(chǔ)上，編碼越簡單越好。高校教學(xué)檔案在歸檔時(shí)許多不同類別的檔案會(huì)采用不同的檔案袋、檔案盒，這在一定程度可以簡化一些檔案編碼的數(shù)據(jù)。

三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案編碼工作的具體措施

檔案編號(hào)能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置，科學(xué)的檔案編碼便于檔案的管理與提取，同時(shí)還能在不同載體檔案之間建立聯(lián)系，為后續(xù)進(jìn)行多樣式、高水平的檔案資源開發(fā)奠定基礎(chǔ)。高校教學(xué)檔案編碼相較其他的檔案編碼有共性，也有其特殊性，在實(shí)施教學(xué)檔案編碼工作時(shí)可以采取以下措施。

1.依據(jù)國家文件規(guī)范結(jié)合高校教學(xué)檔案編碼特征制定編碼規(guī)則

從1987年國家教育委員會(huì)和國家檔案局頒布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》、1993年國家教育委員會(huì)頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》到2008年教育部和國家檔案局頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，國家多次頒布專門文件來規(guī)范高校檔案管理工作。《高等學(xué)校檔案管理辦法》中將高校檔案劃分為黨群、行政、學(xué)生、教學(xué)、科研等11類，《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》將高校教學(xué)檔案劃分為學(xué)籍管理、課堂教學(xué)、畢業(yè)論文、教學(xué)實(shí)習(xí)生產(chǎn)實(shí)習(xí)等17類。這些劃分標(biāo)準(zhǔn)就為我們指定高校教學(xué)編碼規(guī)則提供了依據(jù)。

一般來說檔案編碼時(shí)可以根據(jù)檔案所需展示的內(nèi)容指定幾級(jí)目錄，根據(jù)高校教學(xué)檔案的范圍、時(shí)間、數(shù)量等要素我們可以編制四級(jí)目錄。一級(jí)目錄：學(xué)院拼音縮寫。一所綜合性高校一般有15個(gè)以上的學(xué)院，為方便全校的統(tǒng)一管理，可將一級(jí)目錄定位學(xué)院拼音縮寫，例如，商學(xué)院為“SXY”、文學(xué)院為“WXY”。二級(jí)目錄：以教學(xué)檔案類別劃分，依舊使用拼音首字母。教學(xué)檔案類別非常多，但是根據(jù)不同高校的要求，存檔的內(nèi)容也不同。一般來說，高校會(huì)根據(jù)本科教學(xué)質(zhì)量評(píng)估所檢查的檔案內(nèi)容進(jìn)行存檔內(nèi)容的確定。因此，我們?cè)谥付ń虒W(xué)檔案類別編碼時(shí)可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況來進(jìn)行劃分，可以將試卷檔案編碼為“SJ”、實(shí)習(xí)檔案編碼為“SX”、論文檔案編碼為“LW”。三級(jí)目錄：學(xué)年度或?qū)I(yè)拼音首字母。例如，2018-2019第二學(xué)期的試卷檔案，即可編碼為181902;會(huì)計(jì)學(xué)的論文檔案、實(shí)習(xí)檔案可直接編碼為“KJX”。四級(jí)目錄：考慮到不同教學(xué)檔案所需展示的內(nèi)容不同，四級(jí)目錄可以是檔案的流水號(hào)，也可以是學(xué)生的學(xué)號(hào)、教師的工號(hào)等。一般可根據(jù)字母排列順序、數(shù)字大小進(jìn)行排序。例如，商學(xué)院2018-2019第二學(xué)期的名稱以“A”為首字母試卷檔案的標(biāo)準(zhǔn)化編碼就應(yīng)該是SXY-SJ-181902-001;商學(xué)院學(xué)號(hào)為2014001的同學(xué)的畢業(yè)論文的標(biāo)準(zhǔn)化編碼就應(yīng)該是SXY-LW-KJX-2014001。

2.制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案編碼流程，降低檔案編碼的錯(cuò)誤率

想要高校教學(xué)檔案編碼科學(xué)合理且錯(cuò)誤率低，除了制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，還要按照標(biāo)準(zhǔn)的編碼流程，標(biāo)準(zhǔn)化流程的設(shè)計(jì)與實(shí)施能夠提高檔案編碼的效率，降低編碼的錯(cuò)誤率。在編碼規(guī)則的基礎(chǔ)上，第一，保證該類別的檔案全部已經(jīng)收集完畢。要保證檔案收集完整，可以在檔案收集前根據(jù)教務(wù)系統(tǒng)等平臺(tái)上考試安排、學(xué)生花名冊(cè)、開課安排等原始數(shù)據(jù)擬一份簽收表，檔案收取完畢后再根據(jù)簽收表進(jìn)行整理、催收。只有確保檔案收集完整才能夠保證檔案編碼時(shí)不會(huì)出現(xiàn)重號(hào)等現(xiàn)象。第二，可通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行初步編碼，同類別的檔案可以直接依據(jù)流水號(hào)生成全部編號(hào)，并制作成教學(xué)檔案目錄冊(cè)。第三，可清理檔案順序，給每一份檔案編號(hào)。隨機(jī)抽查某一份檔案的編號(hào)與檔案目錄冊(cè)中該檔案的編號(hào)是否一致，保證每一份檔案編號(hào)與檔案目錄冊(cè)中的編號(hào)完全一致時(shí)，檔案的編碼流程就初步結(jié)束了。當(dāng)然，后期如果有增補(bǔ)的話還要繼續(xù)進(jìn)行編號(hào)，如遇到已形成的完整順序的檔案中間有需要補(bǔ)充的檔案時(shí)，可在補(bǔ)充檔案的后面加括號(hào)進(jìn)行編碼。

3.利用技術(shù)手段，開發(fā)多樣化的檔案編碼形式

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，二維碼技術(shù)日趨廣泛的應(yīng)用于生活的方方面面，二維碼可進(jìn)行高密度編碼，信息容量大、范圍廣、容錯(cuò)能力強(qiáng)還具有糾錯(cuò)功能。許多圖書館都已經(jīng)利用二維碼技術(shù)對(duì)圖書進(jìn)行編碼，手機(jī)對(duì)著二維碼一掃就可以知道書籍的各種信息。高校教學(xué)檔案編碼同樣可以開發(fā)多樣化的編碼形式，二維碼就是一個(gè)操作性強(qiáng)的形式。對(duì)于那些重要的、提取率高、保存期限長的教學(xué)檔案可以制作二維碼，將電子文件和元數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在二維碼里，再將二維碼打印出來粘貼在紙質(zhì)檔案上，這樣掃描二維碼即可知檔案的相關(guān)信息，使紙質(zhì)檔案、二維碼、電子檔案形成一個(gè)有機(jī)的整體。相對(duì)復(fù)雜的字母、數(shù)字編碼，二維碼編碼提取簡單，利用率高，并且容易糾錯(cuò)。當(dāng)然，二維碼編碼的專業(yè)性對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，其制作成本也會(huì)提高，但積極探索多樣化的編碼形式，也可讓高校教學(xué)檔案編碼工作煥發(fā)新的生命力。

四、結(jié)語

高校教學(xué)檔案作為評(píng)估高校教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平的重要依據(jù)，其重要性不言而喻。想要保持高校教學(xué)檔案長久的生命力，提高其利用率，就必須進(jìn)行科學(xué)合理的檔案編碼。不同的高校對(duì)于教學(xué)檔案的編碼各不相同，本文只是思考了其中一種編碼規(guī)則，力求在唯一性、穩(wěn)定性、可擴(kuò)充性、簡單性的原則指引下，充分研究各類教學(xué)檔案規(guī)范、檔案編碼方式，積極探索新的思路，制定出符合自身特色的高校教學(xué)檔案編碼規(guī)則，為提升高校教學(xué)檔案的管理水平，提供有力的支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]國家檔案局.歸檔文件整理規(guī)則[S].DA/T 22—2015.

[2]丁德勝.《歸檔文件整理規(guī)則》檔號(hào)編制的原則與要求（之三）[J].中國檔案，2016，（12）：26-28.

作者簡介：陳曉敏（1992-），女，湖北武漢人，碩士研究生，教學(xué)秘書，助理館員（檔案），研究方向：教學(xué)檔案管理。