基于歸檔文件整理規(guī)則的電子檔案檔號編制方法探究

王吉壘

摘 要：給歸檔文件編制檔號是檔案整理工作中的重要內(nèi)容之一。隨著電子檔案保存單套制的呼聲越來越高，如何對電子檔案進行檔號編制已成為當(dāng)前檔案工作的一個現(xiàn)實問題。本文闡述了檔號編制的作用與意義，分析了《歸檔文件整理規(guī)則》中檔號結(jié)構(gòu)設(shè)置的緣由，提出了作為文書檔案保存的電子檔案檔號結(jié)構(gòu)和編制方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：單套制;電子檔案;檔號

檔號之于檔案相當(dāng)于身份證之于公民?！稓w檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）詳細規(guī)定了歸檔文件檔號的結(jié)構(gòu)，并明確“歸檔電子文件的組件（件的組織）、分類、編號、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》‘5 一般要求’的規(guī)定”。隨著社會信息化步伐的不斷加快，業(yè)務(wù)活動中形成的原生電子文件越來愈多，實施原生電子歸檔、單套制保存是必然的趨勢。在此前提下，電子檔案的檔號編制方法可以參考《歸檔文件整理規(guī)則》有關(guān)條款并根據(jù)實際做出適當(dāng)調(diào)整。

一、檔號編制的作用與意義

1.固定檔案排列的順序

《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T 1-2000）中檔號的定義為：“以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼”，其中“用以固定和反映檔案排列順序”是功用性描述，“一組代碼”是檔號的性質(zhì)。究其本質(zhì)而言，檔號就是按照來源、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等一級一級對檔案分類、排列之后結(jié)果的反映。經(jīng)過有序化的整理以及編制檔號之后，檔案的位置就被固化下來，為后續(xù)查找利用提供便利。

2.揭示檔案的基本屬性

檔號中各級代碼都有具體的指代對象，檔案工作人員或熟悉檔號結(jié)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員，即便不查閱檔案內(nèi)容，通過檔號也可以了解檔案的部分基本屬性，如全宗、形成年度、形成機構(gòu)（內(nèi)容問題）等，體現(xiàn)了檔號反映檔案基本信息的功能。

二、歸檔文件整理規(guī)則建議的檔號結(jié)構(gòu)

2015版的《歸檔文件整理規(guī)則》較之于2000版，在遵循檔號編制唯一性、合理性原則、穩(wěn)定性原則、擴充性原則的基礎(chǔ)上，明確提出了文書檔案檔號結(jié)構(gòu)，建議為：“全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機構(gòu)（問題）代碼—件號”，上下位代碼之間用橫線“—”鏈接，同一級代碼之間用間隔號“·”連接。對此，標準主要起草者之一丁德勝給出的解釋是，一是便于館室銜接;二是考慮到機構(gòu)（問題）為檔號結(jié)構(gòu)中選擇項，可以保持檔號結(jié)構(gòu)的易辨識度（固定項盡量放在檔號結(jié)構(gòu)的左側(cè)，保證前段一致）。以上解釋主要站在國家各級綜合檔案館接收檔案和檔案信息資源在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一的角度給出。站在立檔單位工作實際的角度，筆者認為，除了上述兩條原因以外，還有以下兩方面原因：一是文書檔案基本以年度為單位進行歸檔，這種歸檔方式事實上已經(jīng)按時間對歸檔文件進行了分類，因此放在了檔號第二級;二是在年度下以保管期限進行分類，使保管期限一致的文件歸置在一起，便于保管期滿檔案的批量抽取、鑒定與銷毀工作，一定程度上減少了保管期滿檔案銷毀帶來的倒架工作量。因此，保管期限被放在了檔號結(jié)構(gòu)中的第三級。最后是機構(gòu)（問題）和件的流水排列號。

通過以上分析不難看出，歸檔文件整理規(guī)則給出的檔號結(jié)構(gòu)既是紙質(zhì)檔案實體管理的客觀需要，也是帶有強烈手工整理痕跡的突出表現(xiàn)。

三、單套制保存前提下電子檔案的檔號結(jié)構(gòu)及編制方法

1.電子檔案檔號結(jié)構(gòu)

2018年12月底，國家檔案局以14號令的形式對《電子公文歸檔管理暫行辦法》進行修改，其中第七條修改為：“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔?！彪m然《暫行辦法》僅適用于“各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)”，但也給其他社會組織在辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子數(shù)據(jù)歸檔工作提供了重要依據(jù)。

2019年4月26日，國務(wù)院頒布《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》（國務(wù)院令第716號），其中第十二條規(guī)定：“政務(wù)服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交?！币陨媳砻?，電子檔案單套制保存已無政策規(guī)范方面束縛，立檔單位完全可根據(jù)自身實際進行實施。

在上述前提條件下，參考《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合工作實際，建議作為文書檔案保存的電子檔案的檔號結(jié)構(gòu)可以為：“全宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)（問題）代碼—件號”或“全宗號—年度—保管期限—問題代碼—件號”。歸檔文件較少的單位，可以為：“全宗號—年度—件號”。以上3種檔號結(jié)構(gòu)都刪除了“保管期限”這一代碼，理由如下：

（1）原生電子文件以年度為單位進行歸檔時

在紙質(zhì)實體檔案保存的條件下，保管期限是為了檔案件、盒排架不得不設(shè)置的一級分類，而電子檔案并不涉及物理實體排架問題。歸檔文件經(jīng)鑒定確定保管期限后，可由電子檔案管理系統(tǒng)按照保管期限結(jié)合機構(gòu)（問題）、文件形成日期按規(guī)則生成檔號。給定電子檔案檔號即可固化其在電子檔案管理系統(tǒng)中的排列方式，并以條目的方式直觀展現(xiàn)。檔案保管期滿由電子檔案管理系統(tǒng)自動提醒，經(jīng)檔案工作人員鑒定不再保存后在電子檔案管理系統(tǒng)中直接銷毀，不再予以顯示。無需考慮檔案保管期滿批量抽取、鑒定和銷毀之后帶來的倒架問題。因此，保管期限完全可以僅作為電子檔案的一個元數(shù)據(jù)項，在電子檔案管理系統(tǒng)中由人工進行著錄，而不必刻意體現(xiàn)在檔號結(jié)構(gòu)中。

（2）原生電子文件實時歸檔時

若辦公自動化系統(tǒng)每天定時向電子檔案管理系統(tǒng)推送歸檔文件，需要對歸檔文件實時編制檔號時，則無法按上述方法，將一年度電子檔案按照著錄的保管期限進行分類之后，再按規(guī)則生成檔號。此時可對當(dāng)前接收的全部檔案，按照文件形成日期等規(guī)則生成檔號，不再考慮先排永久，再排長期、短期。這種編號的弊端是保管期滿檔案鑒定銷毀之后，文書檔案之間會有大量的跳躍斷號。但如前文所述，電子檔案已經(jīng)無需考慮物理排架問題，因此，即便如此，對實際工作也不會造成任何困擾。且無論是以年度為單位進行歸檔，還是實時歸檔，兩種方式下都可以有效減少一級檔號結(jié)構(gòu)，使檔號更加簡潔。減輕檔案工作人員整理工作量的同時，更容易實現(xiàn)立檔單位全部檔案檔號結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一。

此外，“全宗號—年度—保管期限—問題代碼—件號”這種建議檔號結(jié)構(gòu)中去掉了檔案門類的代碼，主要是考慮部分企業(yè)以全部檔案為對象按問題進行分類，此時可不再設(shè)置檔案門類這一級代碼。

2.具體編制方法

（1）全宗號

對于入館單位而言，按照檔案館給定的全宗號編制即可;對于非入館單位，建議全宗號為4位英文字母組合，既可以是單位簡稱的漢語拼音首字母，也可以是單位英文簡稱。如中國長江電力股份有限公司的全宗號可以編制為“CJDL”或“CYPC”，更便于直觀理解檔案全宗的構(gòu)成。

（2）機構(gòu)（問題）代碼

《歸檔文件整理規(guī)則》中給出的機構(gòu)（問題）代碼為漢語拼音首字母縮寫，如“BGS”。機構(gòu)或問題只分一級的話，并無不妥。但如果需要對機構(gòu)或問題進行復(fù)分，比如在部門下復(fù)分處室，或者在黨群下復(fù)分共青團，此時，使用漢語拼音首字母就顯得字段較長。因此，建議機構(gòu)（問題）代碼使用1位或2位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“1”或“01”，同級代碼可以使用“.”進行連接，如“1.1”或“01.01”，以有效解決分類向下延伸時字符長度過長問題。

其他代號參考《歸檔文件整理規(guī)則》保持不變。

四、結(jié)束語

檔號的結(jié)構(gòu)和編制方法需要結(jié)合立檔單位的實際進行制訂。本文僅是基于歸檔文件全部為電子文件時提出的一種編制方法、思路。若立檔單位歸檔文件形式多樣，既有紙質(zhì)又有原生電子時，則需要另行研究。但不管何種方式，相信隨著原生電子文件在歸檔文件總量中的占比不斷提升、電子檔案單套制保存條件的逐漸成熟，檔號編制規(guī)則中的手工痕跡會越來越淡化。

參考文獻：

[1]丁德勝.《歸檔文件整理規(guī)則》檔號編制的原則與要求（之三）.[J].中國檔案，2017（12）：11-18.

[2]DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語[S]

[3]DA/T 22-2015歸檔文件整理規(guī)則[S]