《歸檔文件整理規(guī)則》檔號(hào)編制的原則與要求（ 之三）

丁德勝

編者按：國家檔案局于2015年10月25日批準(zhǔn)發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015），2016年6月1日起正式實(shí)施。為使各地檔案工作者準(zhǔn)確了解掌握標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的內(nèi)涵，本刊分八期刊登國家檔案局專業(yè)人員的系列解讀。

檔號(hào)是在文件整理過程中賦予的，體現(xiàn)整理規(guī)則并包含歸檔文件類別、排列順序等要素的一組數(shù)字、字符的集合。檔號(hào)能夠反映檔案的基本屬性，指示檔案在全宗中的位置，是歸檔文件的“身份證”。

檔號(hào)編制原則

1994年發(fā)布的《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13-94）是規(guī)范檔號(hào)編制的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的檔號(hào)編制規(guī)則適用于傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案，但并不適用歸檔文件的檔號(hào)編制。不過，該規(guī)則確定的唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則以及基本的編制方法是比較科學(xué)、合理的，應(yīng)該為歸檔文件的檔號(hào)編制所沿用。

1.唯一性原則

檔號(hào)應(yīng)指代單一，不同編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。也就是說，一個(gè)檔號(hào)只能對(duì)應(yīng)一件文件，具有唯一性，不能出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。

2.合理性原則

檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與歸檔文件的整理分類體系相適應(yīng)。檔號(hào)保持完整，不隨意增加或減少某種代碼。

3.穩(wěn)定性原則

檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。對(duì)必須改變的檔號(hào)，應(yīng)在歸檔文件目錄及所有相關(guān)檢索工具、數(shù)據(jù)庫中做出同步修改。改變檔號(hào)時(shí)，還應(yīng)注明原檔號(hào)。

4.擴(kuò)充性原則

檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)檔案不斷擴(kuò)充的需要。

5.簡單性原則

檔號(hào)力求簡短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存貯空間，提高處理效率。

檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

在規(guī)劃歸檔文件的檔號(hào)結(jié)構(gòu)時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）充分借鑒了《檔號(hào)編制規(guī)則》中的合理部分，并盡量與傳統(tǒng)立卷方法整理的檔案的檔號(hào)以及照片、錄音、錄像等其他形式檔案的檔號(hào)相銜接。

《規(guī)則》建議以“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）”分類法為基準(zhǔn)確定檔號(hào)結(jié)構(gòu)。作出如此選擇的原因有二：一是便于館室銜接；二是考慮到機(jī)構(gòu)（問題）為檔號(hào)結(jié)構(gòu)中選擇項(xiàng)，如此可以保持檔號(hào)結(jié)構(gòu)的易辨識(shí)度（固定項(xiàng)盡量放在檔號(hào)結(jié)構(gòu)的左側(cè)，保證前段一致）。由此，《規(guī)則》建議檔號(hào)的基本結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）代碼-件號(hào)（如圖1所示）

例如：Z109-WS·2011-Y-BGS-0001。其中，檔號(hào)左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。上、下位代碼之間用短橫線“-”連接，同一級(jí)代碼之間用間隔號(hào)“·”隔開。

對(duì)于規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的，《規(guī)則》建議應(yīng)在檔號(hào)基本結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：

全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-件號(hào)（如圖2所示）

例如：Z109-WS·2012-D30-0001。需要說明的是，有些部門和地區(qū)為解決紙質(zhì)檔案數(shù)字副本或電子文件命名、編目要求而使用子件號(hào)概念的，進(jìn)行檔號(hào)編制時(shí)可以在件號(hào)后增加子件號(hào)，中間用間隔號(hào)“·”隔開。

檔號(hào)編制要求和方法

1.編制要求

《規(guī)則》提出的檔號(hào)結(jié)構(gòu)充分考慮了檔案類型多樣的現(xiàn)狀，以及機(jī)關(guān)和檔案館在檔案管理上的不同需求，因而具有較強(qiáng)的普遍適用性。《規(guī)則》建議各地區(qū)各部門盡量使用同前述統(tǒng)一的檔號(hào)結(jié)構(gòu)進(jìn)行檔號(hào)編制，如此可以在較大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互通共享，為檔案資源在全國范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)規(guī)范統(tǒng)一奠定良好的基礎(chǔ)。

對(duì)于一些部門或地區(qū)在新《規(guī)則》出臺(tái)前先行先試，采用了其他樣式的檔號(hào)結(jié)構(gòu)的，應(yīng)區(qū)別情況對(duì)待：

如采用的檔號(hào)結(jié)構(gòu)不合理（既與《規(guī)則》提供的檔號(hào)結(jié)構(gòu)不同，又不能反映本部門或地區(qū)分類方法等）、檔號(hào)要素不齊全（比如不設(shè)檔案門類、保管期限要素等）、填寫方法不規(guī)范（如全宗號(hào)不用四位代碼標(biāo)識(shí)等）的，建議按照《規(guī)則》的要求進(jìn)行調(diào)整。

如檔號(hào)結(jié)構(gòu)與采用的分類方案協(xié)調(diào)一致，且不存在上述問題，又能滿足機(jī)關(guān)檔案管理和進(jìn)館需求的，可以考慮在一定時(shí)期內(nèi)保持不變。即使如此，也要避免出現(xiàn)在一個(gè)區(qū)域內(nèi)存在多種檔號(hào)結(jié)構(gòu)或者檔案進(jìn)館前后采用不同檔號(hào)結(jié)構(gòu)的情形，即要避免“一地多號(hào)”或“一檔兩號(hào)”，否則容易造成檔案資源割裂，引起管理混亂。

2.編制方法

（1）全宗號(hào)。全宗號(hào)是檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，按照《檔號(hào)編制規(guī)則》編制。全宗號(hào)原則上由數(shù)字組成，也可采用字符+數(shù)字的方式編制，其中字符為全宗屬類代碼。全宗號(hào)不足4位的，應(yīng)在全宗號(hào)前補(bǔ)零，如21全宗，在檔號(hào)中應(yīng)為“0021”；全宗號(hào)第一位為全宗屬類代碼的，則應(yīng)在全宗屬類代碼之后、數(shù)字前補(bǔ)零，如A12全宗，在檔號(hào)中應(yīng)為“A012”。

（2）檔案門類代碼。歸檔文件的檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“WS”標(biāo)識(shí)。其他門類檔案，比如照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)檔案，參照《規(guī)則》進(jìn)行整理時(shí)，其門類代碼可以分別設(shè)置為“ZP”“LY”“LX”“KJ”“ZY”，科技、專業(yè)門類需要復(fù)分的，應(yīng)參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）和《國家基本專業(yè)檔案目錄》執(zhí)行。

（3）年度。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2010”。

（4）保管期限。按照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識(shí)。如果檔案整理中使用其他年度的定期保管期限，其保管期限代碼為“D+年度”。如定期5年標(biāo)識(shí)為“D5”，定期15年標(biāo)識(shí)為“D15”。endprint

（5）機(jī)構(gòu)（問題）代碼。機(jī)構(gòu)（問題）代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如辦公室用“BGS”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。

（6）件號(hào)。件號(hào)是單件歸檔文件在一個(gè)保管期限下排列的順序號(hào)，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。件號(hào)應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目內(nèi)，按文件排列順序從“0001”開始標(biāo)注。

歸檔章

歸檔章是檔號(hào)在紙質(zhì)文件上的具體體現(xiàn)。在電子文件上，可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上對(duì)檔號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，不過，這種標(biāo)識(shí)并不是必備的，各地區(qū)各部門可以在不增加整理負(fù)擔(dān)的前提下（比如電子文件本來就具備條形碼等），根據(jù)具體情況靈活掌握。

1.歸檔章樣式

《規(guī)則》規(guī)定，歸檔章應(yīng)將檔號(hào)的組成部分，即全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)，以及頁數(shù)作為必備項(xiàng)，機(jī)構(gòu)（問題）可以作為選擇項(xiàng)。在樣式上，《規(guī)則》維持六格章樣式不變，規(guī)格為長45 mm，寬16mm，分為均勻的6格（見圖3）。為貫徹“簡化整理”的理念，一般不建議在歸檔章上增加其他額外項(xiàng)目，以免給整理工作帶來不必要的負(fù)擔(dān)。

在項(xiàng)目位置上，全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限四個(gè)項(xiàng)目在歸檔章的位置保持不變，原《規(guī)則》室編件號(hào)改為件號(hào)，館編件號(hào)改為頁數(shù)。在填寫這些項(xiàng)目時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照各個(gè)項(xiàng)目在歸檔章上的位置進(jìn)行，不可隨意調(diào)換位置，以方便識(shí)讀，便于檔案的管理和利用。

需要說明的是，圖3中加注括號(hào)的文字為提示性文字，是用來說明各編號(hào)項(xiàng)目在歸檔章中的位置，實(shí)際制作歸檔章時(shí)無須刻出，以減小歸檔章的大小，節(jié)省歸檔章占用的空間。其中標(biāo)有“*”號(hào)的機(jī)構(gòu)或問題項(xiàng)為選擇項(xiàng)，不按機(jī)構(gòu)（問題）分類的，歸檔章上相應(yīng)位置直接留空即可。對(duì)于歸檔章的材質(zhì)和外形，《規(guī)則》中沒有加以規(guī)定，各單位可以方便使用為原則自主選擇。

2.蓋章要求

在紙質(zhì)文件中，歸檔章需要逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。歸檔章一般應(yīng)加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。歸檔章不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。光榮冊(cè)等光面印刷文件材料，首頁無法蓋章，也無法在文件首頁前另附紙頁，可在材料內(nèi)第一頁上端的空白位置加蓋歸檔章。統(tǒng)計(jì)報(bào)表等橫式文件，在文件右側(cè)居中位置加蓋歸檔章。

在歸檔章填寫上，全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)為必備項(xiàng)，按照本節(jié)檔號(hào)編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫即可，但件號(hào)不足4位的，不需補(bǔ)“0”。頁數(shù)也是必備項(xiàng)，為歸檔文件中有字頁面的數(shù)量，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。機(jī)構(gòu)或問題為選擇項(xiàng)，同樣按照檔號(hào)編制規(guī)則的有關(guān)要求填寫（見圖4）。

不過，為了方便識(shí)讀，便于手工管理，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識(shí)，機(jī)構(gòu)（問題）也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標(biāo)識(shí)。在全宗指南中，應(yīng)將機(jī)構(gòu)名稱與相應(yīng)簡稱加以對(duì)照說明。使用問題簡稱的，則可根據(jù)分類方案，直接填寫“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”等（見圖5）。

填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆等，也可使用打號(hào)機(jī)打號(hào)。禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。歸檔章中有些項(xiàng)目比較固定，如全宗號(hào)、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等，有條件的單位可以直接刻在歸檔章上進(jìn)行加蓋，以減少填寫項(xiàng)目的工作量。

（作者單位：國家檔案局）endprint