企業(yè)供應鏈管理中EDI技術的運用研究

摘 要：本文首先介紹了EDI技術的含義，其次，闡述了EDI 技術的特點，主要特點包括單證標準化、報文格式化、處理自動化、軟件結構化以及運作規(guī)范化。文章緊接著通過供應鏈協(xié)同之三單匹配、供應鏈協(xié)同之驗票付款、企業(yè)供應商關系管理（SRM）系統(tǒng)這三個方面介紹了企業(yè)供應鏈管理中EDI技術的實際運用。

關鍵詞：供應鏈管理;企業(yè)管理;EDI技術;運用研究

引言

隨著我國經(jīng)濟與社會的快速發(fā)展， 電子數(shù)據(jù)交換技術（EDI）被廣泛使用在企業(yè)供應鏈管理中。EDI技術主要的內(nèi)容是運用在通信網(wǎng)絡之間傳遞通用標準格式的數(shù)據(jù)信息，然后在連接好的計算機中進行數(shù)據(jù)信息交換以及數(shù)據(jù)信息的自動處理工作。EDI技術主要優(yōu)勢在于間可能減少處理循環(huán)貿(mào)易以及信息交換重復性高的文件的人力資源，運用科學的EDI技術，有效的實現(xiàn)處理循環(huán)貿(mào)易以及信息交換重復性高的文件的自動化以及智能化，盡可能控制公司在此階段中花費的人力成本、時間成本、管理成本以及物資成本?，F(xiàn)如今，企業(yè)供應鏈管理中EDI技術的運用越來越普及，當前的企業(yè)供應鏈管理已經(jīng)離不開EDI技術。

1 EDI 技術的特點

1.1 單證標準化

EDI 技術在傳輸過程中主要的傳輸內(nèi)容，是已經(jīng)匹配聯(lián)系好的企業(yè)之間，標準化的數(shù)據(jù)信息。這些數(shù)據(jù)信息無一例外的按照一定的行業(yè)標準以及要求格式進行規(guī)范，主要包括企業(yè)運營過程中產(chǎn)生的報關單、貨運單、訂購單、發(fā)票、保價單、裝箱單等一系列數(shù)據(jù)信息。

1.2 報文格式化

EDI 技術在傳輸過程中的報文有對應的格式要求，相關工作人員需要根據(jù)國際標準的具體要求以及行業(yè)內(nèi)部相關的格式標準其規(guī)范報文的格式。通常情況下，計算機可以自動化調(diào)整報文的格式，符合相關格式標準的具體要求。

1.3 處理自動化

EDI 技術的實際運用主要依靠計算機通信系統(tǒng)，將信息直接傳遞到已經(jīng)連接好的計算機中，并且對數(shù)據(jù)進行初步的分析。自動化的處理計算機與計算機之間的數(shù)據(jù)傳遞，此過程不需要相關工作人員直接參與。

1.4 軟件結構化

EDI 功能軟件有十分鮮明的結構性，主要是由通信模塊、標準報文格式轉(zhuǎn)換模塊、報文生成與處理模塊、內(nèi)部EDP接口模塊以及用戶界面模塊構成，不同的模塊分工明確，互不干擾，有效聯(lián)通，高效工作。

1.5 運作規(guī)范化

EDI 技術在傳統(tǒng)的企業(yè)管理工作中是通過報文的形式交換計算機與計算機之間的數(shù)據(jù)信息，在實際生活中有著十分廣泛的應用。EDI技術的有效運作，在當前企業(yè)管理工作中最為規(guī)范的電子憑證，具有一定的法律效應。相關工作人員人在努力將EDI 技術運作更加規(guī)范化，建立健全一個更為完善的EDI 系統(tǒng)，營造規(guī)范化運作環(huán)境，主要包括EDI 存證系統(tǒng)、國家部門出臺的相關管理法規(guī)、法律法規(guī)的配套措施、商貿(mào)伙伴之前的合法協(xié)議等。

2 供應鏈協(xié)同之三單匹配

供應鏈協(xié)同工作中三單匹配的實際具體含義，在傳統(tǒng)的企業(yè)之間進行物價交換的貨幣支付過程中，企業(yè)內(nèi)部的財務會計工作人員需要，全面掌握商品供應商為交易開具的發(fā)票、企業(yè)物資管理部門接受貨物入庫之后開具的入庫單以及企業(yè)內(nèi)部物資采購部門與貨物的供應商之間簽訂的訂單或者相關法律合同，將這三種票據(jù)上的信息進行仔細核對，如果發(fā)現(xiàn)有不一致的地方，及時反映該相關的工作人員進行票據(jù)的修改。在必要情況下，企業(yè)債務部門可以選擇退回此次貨物交管的支付申請，拒絕向貨物的供應方支付對應價值的貨幣。只有在保證三種票據(jù)信息的完全統(tǒng)一，想企業(yè)內(nèi)部的相關財務會計人員才可以真正的批準企業(yè)的物資采購資金流向貨物的供應商，企業(yè)的會計人員才能夠?qū)⒃谫徫镞^程中消耗的資金成本，記錄在采購合同下的企業(yè)消耗成本[1]。

在傳統(tǒng)的三單匹配工作中，企業(yè)必須消耗大量的人力資本去落實這項工作?，F(xiàn)代企業(yè)之間的交易往往是先發(fā)送貨物，并且交付一定的定金，在企業(yè)完全接收貨物或者部分接收貨物之后，再完全進行剩余尾款的交易，往往導致企業(yè)供應鏈中三單匹配工作有著十分艱巨的工作任務，三單匹配工作工作難度很大。

隨著電子計算機技術的不斷前進發(fā)展，企業(yè)逐漸在運營過程中開始使用一些電子憑證。國家相關部門注意到了企業(yè)三單匹配的相關工作者的工作壓力，結合我國企業(yè)供應鏈管理的實際具體情況，出臺了《電子簽名法》。《電子簽名法》的出臺在一定程度上，肯定了企業(yè)運行過程中電子憑證的法律有效性。越來越多的企業(yè)在交易過程中會使用電子單證去代替?zhèn)鹘y(tǒng)的合同、訂單以及相關財務發(fā)票，這在一定程度上減小了相關三單匹配工作人員的工作壓力。

我國的相關法律規(guī)定，貨物供應商提供的開票信息的同時，會將票據(jù)的具體信息直接傳輸?shù)浇鸲愊到y(tǒng)，金稅系統(tǒng)自動將票據(jù)信息的內(nèi)容登記在貨物買方名下，金稅系統(tǒng)負責人會根據(jù)信息，對企業(yè)的營業(yè)稅額繳納進行核實。當三單匹配工作中存在信息不相符合的情況，貨物的購買方要拒絕進行此次的物品交易的支付過程，企業(yè)內(nèi)部的會計工作人員需要將紙質(zhì)發(fā)票郵寄給貨物的供應商，貨物的供應商才有資格在金稅系統(tǒng)中實行退票操作或者開紅票操作。這在一定程度上有效提升了我國企業(yè)之間貨物購買買賣雙方對賬結算的工作難度，延長了企業(yè)財務工作的運轉(zhuǎn)周期。

為了盡可能地降低企業(yè)對賬結算工作的難度，減少企業(yè)財務工作的運轉(zhuǎn)周期，相關工作人員會在貨物的供應商提供票據(jù)之前，將貨物購買方的開票信息、檢驗質(zhì)量入庫單的信息，以及購買貨物最初時簽訂的訂單信息進行有效核對，在郵寄票據(jù)之前建立好三種票據(jù)之間的有效聯(lián)系，保證三單匹配工作的有效落實。在我國購買買賣雙方相關工作人員對票據(jù)信息完全核實之后，我的購買方在貴在企業(yè)內(nèi)部的財務系統(tǒng)中生成一系列的發(fā)票信息，運用EDI技術，將貨物購買方的發(fā)票信息傳送到貨物供應方的ERP系統(tǒng)中，或者貨物購買方的財務會計工作人員有效地使用供應商關系管理系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)的形式，給貨物的供應方實施開票流程。

貨物的供應方在準確收到了貨物購買方提供的開票信息之后，經(jīng)過相關財務工作人員的核實，一般納稅人企業(yè)就會選擇將開票信息直接導入到增值稅發(fā)票稅控開票系統(tǒng)中，生成并打印增值稅專用發(fā)票[2]。運用EDI技術，企業(yè)之前的財務會計工作人員不需要花費精力就可以自動完成發(fā)票信息與入庫單信息的匹配工作，減少了人力資源的浪費，縮短了工作時間，提升了工作效率。

2供應鏈協(xié)同之驗票付款

供應鏈協(xié)作的驗票工作，主要體現(xiàn)在貨物的購買方接收到貨物供應方提供的交易發(fā)票之后，企業(yè)內(nèi)部的財務會計工作人員對發(fā)票上標注的稅率、金額等有效信息進行仔細核對，檢查貨物供應方提供發(fā)票的真實性，其次，相關財務會計工作人員進一步對進項稅進行抵扣，然后根據(jù)企業(yè)之間交易的實際相關情況，制作憑證記賬。供應鏈協(xié)同付款工作，主要體現(xiàn)在相關工作人員制作憑證記賬之后，根據(jù)企業(yè)的實際經(jīng)濟運轉(zhuǎn)情況，制定應對的付款規(guī)劃。企業(yè)內(nèi)部人員根據(jù)付款規(guī)劃來進行資金的調(diào)動，控制企業(yè)資金的正確流向，有效生成批量付款的一系列表單，然后相關工作人員將表單信息有效傳送到企業(yè)網(wǎng)銀支付系統(tǒng)，最后落實資金的準確付款工作。

在企業(yè)供應鏈管理的實際工作中，貨物的購買方接收到貨物供應方提供的票據(jù)之后，財務會計工作人員在第一時間內(nèi)需要對發(fā)票以及結算單上標注的真實內(nèi)容，進行有效的核查。核查信息主要包括購買商品的數(shù)量、商品的單價、總共交易的金額、交易過程中的稅率、或者貨物供應方的一系列開票信息等。

或者，貨物購買方將貨物提供方郵寄的發(fā)票信息中，貨物提供方的發(fā)票編碼登入到ERP系統(tǒng)中，相關工作人員根據(jù)實際的貨物交易情況去購選系統(tǒng)當中對應的結算單，通過EPR系統(tǒng)，進行票據(jù)的核對審查工作。當表決的時候，已經(jīng)達到相關的標準要求之后，貨物購買方的相關財務會計人員會拿著貨物供應商郵寄過來的發(fā)票，到當?shù)氐亩悇詹块T去驗證發(fā)票的真實性。相關工作人員還可以通過使用國家相關稅務部門專門制作的發(fā)票掃描儀，以及發(fā)票圖像識別軟件，將貨物供應方郵寄過來的一張一張的發(fā)票，利用機器設備或者軟件來進行發(fā)票的有效識別工作，盡可能保證發(fā)票的真實性以及發(fā)票數(shù)據(jù)信息的準確性。

企業(yè)有效利用電子數(shù)據(jù)交換EDI技術以及計算機互聯(lián)網(wǎng)通信技術，盡可能地實現(xiàn)我國的購買方收到發(fā)票，并且驗證發(fā)票，以及貨物供應方開具發(fā)票的整個流程智能化。貨物供應方的相關財務工作人員在開票工作之前需要首先在EDI系統(tǒng)或者供應商關系管理系統(tǒng)獲取企業(yè)的開票信息，只需要簡單的操作就可以做到將開票信息自動導入貨物供應方的稅控開票系統(tǒng)開票。

與此同時，企業(yè)內(nèi)部財務會計人員通過相關發(fā)票出具的應用軟件，將貨物供應方所開具的電子發(fā)票抽離稅票開票系統(tǒng)，將發(fā)票做好安全保密措施，通過網(wǎng)絡信息技術上傳到貨物購買方的企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)。企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)可以智能地將貨物提供方發(fā)送的發(fā)票信息與購買方這邊的結算單進行信息匹配，有效構建交易發(fā)票以及貨物結算單之間的信息關聯(lián)。貨物購買方的企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)可以在第一時間接收到真實、準確的發(fā)票信息，及時核對發(fā)票與結算單上標注的信息是否完全一致。

貨物購買的雙方企業(yè)可以在企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)當中，分享同一份結算單信息，在一定程度上節(jié)約了企業(yè)交易核對的經(jīng)濟成本，提升了企業(yè)財務會計工作人員的工作效率。貨物購買方的財務會計工作人員可以通過審核ERP系統(tǒng)中詳細的記賬憑證消息，結合企業(yè)的，提起過有效制定企業(yè)付款計劃。

貨物購買方企業(yè)的付款計劃，通過一定的技術應用，可以直接同步到企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)以及電子報賬系統(tǒng)。企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)直接將企業(yè)的付款計劃發(fā)送到貨物的供應方，電子保障系統(tǒng)將貨物購買方企業(yè)內(nèi)部資金資金撥付審批、付款方式、承兌現(xiàn)匯比例調(diào)整等項目審批，審批結果通過接口回傳給ERP財務系統(tǒng)[3]。交易的最后，貨物購買方的財務會計人員會根據(jù)企業(yè)流通的資金池以及承兌票據(jù)池的實際具體情況，進一步定制ERP財務系統(tǒng)的批量付款表單，付款表單也會同步在企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)進行共享發(fā)布。有效保證驗票付款工作的絕對透明，每個工作流程都是按照相關規(guī)定來準確完成，在保證工作質(zhì)量的同時，提高了工作效率，減少了企業(yè)內(nèi)部財務會計工作人員的工作強度。

3企業(yè)供應商關系管理（SRM）系統(tǒng)

企業(yè)供應商關系管理SRM系統(tǒng)的主要內(nèi)容，包括供應商準入管理（采購尋源）、供應鏈執(zhí)行（物料交付）和供應商評價三個方面[4]。企業(yè)供應鏈管理中，企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)主要被運用于企業(yè)的原材料保障的供應鏈。企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)在企業(yè)供應鏈管理執(zhí)行過程中包括：采購訂單（ORDERS）、預測（DELFOR）、叫料（Call off）、發(fā)貨通知（DESADV）、包裝運輸標簽（GTL）、收貨確認（RECADV）、電子發(fā)票信息（INVOIC）、 發(fā)票對賬、發(fā)票認證、付款憑證、往來對賬等電子憑證信息在貨物購買企業(yè)ERP系統(tǒng)與貨物供應商ERP系統(tǒng)之間的自動交換和業(yè)務協(xié)同[5]。

企業(yè)內(nèi)部財務會計工作人員，使用EDI技術，通過企業(yè)供應商關系管理系統(tǒng)以及計算機通信互聯(lián)網(wǎng)和手機客戶端Apps，盡可能便捷、高效地實現(xiàn)貨物購買買賣雙方，多種交易渠道、不受時空距離的影響的數(shù)據(jù)信息交換以及企業(yè)之間的供應鏈業(yè)務協(xié)同，從而有效落實企業(yè)之前貨物購買交易全流程的可視化工作。

4 總結

EDI技術的有效應用，在一定程度上改變了人們的日常交易生活，給人們帶來了極大的便利，縮短了人們不必要的工作時間，簡化了相關財務工作人員的工作難度，提高了企業(yè)經(jīng)濟交易之間的財務工作效率。于我個人的實踐和理解而言，EDI不僅僅是一種技術手段，更加是一種國際通用化的貿(mào)易手段（國際標準EDIFACT，等同于我國國標GB/T 14805）。不僅僅是越來越多的國際化企業(yè)對其貿(mào)易伙伴提出需要支持EDI貿(mào)易要求，而且世界各國之間的海關也都是通過EDI手段進行通關貿(mào)易和報單通關。我相信，在未來的全球化多邊貿(mào)易中，EDI貿(mào)易手段的分量和比重，將會越來越突出。

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作者簡介：陶冶，性別：男，（1988.09--），民族：漢族，籍貫：黑龍江，最高學歷：碩士在讀，職位：項目經(jīng)理，研究方向：計算機應用技術。