試論信息化時代醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略

陳羽

摘 要：信息化時代背景下，醫(yī)院醫(yī)療條件得到改善，隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，醫(yī)院醫(yī)務人員的服務水平也在提高，檔案文書管理工作兼容其業(yè)務性與技術性，需要人們加以改進。基于此，本文以醫(yī)院文書檔案管理工作作為研究對象，結(jié)合存在的問題分別從材料管理、立卷管理以及人員管理等方面闡述檔案文書管理改進要點。

關鍵詞：信息化時代;醫(yī)院管理;文書檔案

一般情況下，醫(yī)院處理行政事務時會將文書轉(zhuǎn)化為檔案，這樣的檔案能夠長時間保存，并成為醫(yī)院管理的重要內(nèi)容。醫(yī)院文書檔案工作包含檔案歸納分類、設卷立名以及使用管理等內(nèi)容，要求人們樹立服務意識，明確一些特殊檔案文書的保密意識，通過醫(yī)院文書檔案管理工作的改進為醫(yī)院未來發(fā)展提供信息來源，實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的健康發(fā)展。

一、醫(yī)院文書檔案的特點

分析醫(yī)院文書檔案的特點，具體如下：（1）文書具有規(guī)范性。對于醫(yī)院文書檔案管理來說，要求其具有規(guī)范性標準，人們需要對公文進行收集、歸納與整理，這是醫(yī)院文書檔案管理的重要內(nèi)容，也是提高管理水平的保證。因此，文書檔案的規(guī)范性就是提高管理工作的要點，通過文件、語言以及筆記等方面的篩查確保文書的規(guī)范性。（2）文件具有標準性。無論是醫(yī)院文書檔案的記錄，還是管理都需要有一定的標準，整個管理的環(huán)節(jié)都要在該標準下相互聯(lián)系。（3）文件具有保密性。人們需要做好文件的保密工作，醫(yī)院文書主要分為紙質(zhì)文件與電子文件兩種，其中紙質(zhì)型文件需要保密。（4）文書具有服務性。醫(yī)院文書檔案服務性能主要體現(xiàn)在醫(yī)院文獻中需要的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)在使用、統(tǒng)計和編譯工作中應用效率很高。

二、當前醫(yī)院文書檔案管理工作存在的問題

分析當前醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的問題，具體如下：（1）無論是醫(yī)院領導階層，還是醫(yī)務人員，都不夠關注文書檔案管理工作。上級領導不過問管理工作實施情況，下層檔案管理人員工作效率低，不愿意花費過多精力，導致文書檔案管理工作呈現(xiàn)出懈怠的狀態(tài)，管理現(xiàn)狀比較混亂。（2）從法律層面上看，醫(yī)院文書檔案管理缺乏科學管理規(guī)則條例。醫(yī)院內(nèi)的文書檔案內(nèi)容范圍廣，如果缺乏檔案管理條例固定，將會導致文書檔案歸檔工作存在混亂，一些管理人員甚至盲目歸檔立卷。（3）醫(yī)院內(nèi)缺乏專業(yè)化文書檔案管理人員。上級領導不關注該項工作，醫(yī)院人事管理沒有招聘檔案管理專業(yè)人才，很多管理人員都是醫(yī)院內(nèi)部人員，或者是其他部門調(diào)來的人員，無法滿足信息化時代對文書檔案管理工作的要求，降低了文書檔案管理質(zhì)量。（4）醫(yī)院內(nèi)硬件設施過于老舊，面臨淘汰。大多數(shù)醫(yī)院內(nèi)部的檔案室都存在硬件設施不規(guī)范問題，人們進行檔案管理時依然依賴于傳統(tǒng)的手工操作，沒有應用信息化管理設備，導致材料歸檔無法滿足實際需求。不僅如此，醫(yī)院文書檔案管理工作信息化程度低，檔案館缺乏信息化管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)不全、資料不詳盡，導致文書檔案信息無序化。

三、信息化時代醫(yī)院文書檔案管理工作的方法及策略

1.材料的歸納與整合。對于醫(yī)院文書檔案管理任務來說，最重要的就是材料的收集歸納與整理。醫(yī)院中包含各個科室部門，每天生成的資料內(nèi)容數(shù)量龐大，這些資料數(shù)據(jù)需要做好歸檔工作，只依賴人工處理無法完成，需要應用信息化手段提高材料歸納與整合效率。負責人事檔案管理的工作人員需要參與檔案產(chǎn)生過程，他們了解文書檔案形成標準，借此應用智能化辦公設備可以更加快捷的收集檔案資料，從而實現(xiàn)文書檔案材料收集的全面性。處理上級文件的時候，要求檔案管理人員對上級文件先進行登記，其中包括登記、檢查、核查、審批、承辦、督辦以及備注等。將文件做好備注標記后需要對文件內(nèi)容有一定的了解，結(jié)合該文件的需求進行下一步工作。領導傳閱文件時，管理人員需要督促領導抓緊時間閱辦，及時分發(fā)批示下來的文件，讓其在最短時間內(nèi)進入到各科室中傳閱。

某醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)集互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療+養(yǎng)老為一體，其子系統(tǒng)包含文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、合同檔案管理系統(tǒng)、項目檔案管理系統(tǒng)、會計檔案管理系統(tǒng)、人事檔案系統(tǒng)、法務文書管理系統(tǒng)以及文檔數(shù)字化開發(fā)等。其中在該醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)匯總，文件管理子系統(tǒng)是基于當前醫(yī)院文書檔案管理普遍存在的問題，研發(fā)出的高效文件管理專業(yè)化平臺，具有文書檔案綜合管理功能。該平臺能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案從收集、入庫、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等一系列文件過程的管理。同時文件可以進行更新、下載、預覽、打印、借閱、審批、打印、權(quán)限查詢等功能，也可實現(xiàn)用戶對下屬單位文件業(yè)務工作的管控，全面實現(xiàn)文件電子化管理。

2.檔案立卷歸檔需分清主次。針對文書檔案的立卷與歸檔，要求管理人員分清主次。這項工作需要文書檔案管理人員將文書檔案的有效性和針對性進一步明確，將已經(jīng)完成的文件任務歸檔，沒有完成的任務不能歸檔，一旦這些任務歸檔后將會導致文書檔案管理秩序混亂。要求文書檔案管理人員關注文件形式和內(nèi)容之間的區(qū)別，明確相同文件內(nèi)容的使用對象，很多文書檔案十分相似，但是也有不同，管理人員需要劃分這些文書檔案存儲位置和立卷歸檔方式。不僅如此，管理人員應關注其重復情況和冗余度，應用信息化文書檔案管理系統(tǒng)提高工作效率。隨后，文書檔案管理人員需要保證檔案相關性和完整性，在整理檔案的時候分清主次，把握關鍵內(nèi)容，嚴格確定入口文書檔案規(guī)范準則，無法達到標準的文書不能進入檔案室，也不能立卷歸檔。擁有同一種問題的檔案需要歸納處理，盡可能提升檔案的應用價值，使文書檔案歸檔后能夠更加清晰明了。

應用信息化醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)，可以進行檔案建設與OCR識別。建設文書檔案時能夠按照自定義檔案分類和目錄信息，結(jié)合該文書檔案的實際需求錄入檔案，自定義檔案系統(tǒng)列表中也會顯示該文書檔案數(shù)據(jù)字段。除了Word文檔形式的檔案，系統(tǒng)支持Excel表格形式的檔案被導入條目信息。信息化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)ξ臅鴻n案進行OCR識別，一些JPG、TIF、PNG、PDF各種圖片格式的掃描文檔上傳后，后臺自動進行OCR文字識別，能直接通過圖片內(nèi)文字進行檢索，且支持高級檢索功能。除此之外，該系統(tǒng)還能夠為管理人員提供操作日志功能。管理人員能夠在系統(tǒng)幫助下針對所有文書檔案數(shù)據(jù)進行日志記錄工作，方便后期查詢、修改和刪除文檔。在進行文書檔案立卷歸檔的同時，系統(tǒng)與云數(shù)據(jù)平臺相連接，文書檔案能夠在云平臺中立卷歸檔，起到備份保護的作用。當醫(yī)院網(wǎng)絡或系統(tǒng)發(fā)生故障時，管理人員可以從云平臺中調(diào)取檔案，有效防止數(shù)據(jù)丟失。

3.提高醫(yī)院文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，促進檔案開發(fā)利用。首先，推動醫(yī)院文書檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)尤為重要。文書檔案需要服務于上級領導部門，引導領導階層進行決策，針對醫(yī)院服務業(yè)務展開工作。文書檔案具有服務功能，能夠在醫(yī)院內(nèi)各個角落開發(fā)使用，信息資源的開發(fā)就是文書檔案管理的目標。例如醫(yī)院每日經(jīng)營中會產(chǎn)生大量文獻資料，這些文獻資料中包含了醫(yī)院評審、資質(zhì)認定和基礎建設評價等，這些文書擁有行業(yè)特色，也是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的潛力所在。加強對這些文件的管理和系統(tǒng)開發(fā)，能夠充分體現(xiàn)出醫(yī)療單位素質(zhì)標準，贏得廣大人民群眾的信賴。

其次，信息化時代背景下，伴隨著醫(yī)院醫(yī)療服務水平的提升，醫(yī)院內(nèi)基礎設施建設也在進步，文書檔案的使用率在提高。當前文書檔案建設方面，很多證書檔案信息開發(fā)不夠完善，對此要求檔案管理人員按照醫(yī)院日常工作狀態(tài)，聘請專業(yè)系統(tǒng)開發(fā)人員，結(jié)合醫(yī)院實際情況進行檔案開發(fā)利用，從而使其檔案管理達到信息化時代高要求。檔案管理部門需要完善整個開發(fā)項目的程序過程，做好文書檔案跟蹤管理，提高自身保密意識，確保重要性文書檔案存檔后的安全程度。

最后，重視對文書檔案管理人員的培訓與教育，提升其專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。建議以檔案管理實踐為前提，加強對相關人員的培訓，醫(yī)院可以定期組織信息化知識培訓，提高人們對信息化系統(tǒng)的操作能力。優(yōu)化文書檔案管理人員的工作職能，將責任貫徹落實，細化管理工作內(nèi)容，使管理知識可以滲透到工作行為中。開展同行業(yè)交流活動，發(fā)揮人們的思維創(chuàng)造性，實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，以管理人員自身能力的提升推動醫(yī)院文書檔案管理水平的提高。

4.健全醫(yī)院文書檔案管理制度，完善文書檔案信息化管理。醫(yī)院內(nèi)文書檔案信息化建設指的是應用計算機系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)平臺，綜合通信技術等方法，在不同載體和地理位置下將文書檔案信息以數(shù)字化的形式保存，從而達到信息共享。這樣做能夠提高醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化，也能夠確立檔案服務準則，當前醫(yī)院文書檔案信息管理系統(tǒng)的特點如下：（1）檔案信息可以在網(wǎng)絡平臺中共享。（2）醫(yī)院醫(yī)療服務管理效率提高。（3）文書檔案資料保存文件的時效性在增強，大數(shù)據(jù)與云平臺提高了文檔的存儲能力。（4）文書檔案傳輸速度更快，且安全性得到可靠保障。

建立健全醫(yī)院文書檔案管理制度。以醫(yī)院當前發(fā)展實際為基礎，明確信息化建設目標，構(gòu)建科學高效的信息化管理手段。要求在全體醫(yī)務人員范圍內(nèi)宣傳文書檔案信息化管理工作的現(xiàn)實意義，深入分析當前管理工作環(huán)境，正視對待各部門行業(yè)發(fā)展狀態(tài)，體會信息化時代對醫(yī)院文書檔案管理工作的積極影響，實現(xiàn)多元素高效整合，最終形成具有實效性和針對性的醫(yī)院文書檔案管理方案。

總而言之，隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術應用價值已經(jīng)得到人們的認可，網(wǎng)絡信息技術開始在各行業(yè)領域中應用。醫(yī)院文書檔案管理工作需要緊跟信息化時代發(fā)展步伐，將信息化技術優(yōu)勢貫徹在文書檔案管理工作中，以技術為依托，正確看待文書檔案管理工作面臨的問題，采取有效措施應對問題，形成具有實效性和針對性的發(fā)展策略。

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