淺析醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理工作存在的問題及對策

張新 湯偉

摘 要：對于醫(yī)院來講，安全保衛(wèi)工作的相關記錄是通過專門的安全保衛(wèi)檔案管理去記錄的;這其中主要包括治安管理辦法和預防措施、消防管理的應急預案和快速通道等設計，治療過程中所產生的醫(yī)患糾紛的處理辦法和記錄以及醫(yī)院內部和周邊環(huán)境所存在的隱患及整改辦法等等一系列關乎醫(yī)院安全保衛(wèi)的資料。隨著新醫(yī)改的逐步深入推進，相關的安全保衛(wèi)檔案管理所存在的問題也開始逐漸顯露，對此本文將簡要分析醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理所存在的問題以及相應的解決對策。

關鍵詞：醫(yī)院;安全保衛(wèi)檔案管理;問題以及解決對策

醫(yī)院安全保衛(wèi)是醫(yī)院行政管理中的重要工作，負責醫(yī)院的治安、消防等問題，進而使醫(yī)院能夠順利開展醫(yī)療、教學、科研活動。同時在安全保衛(wèi)工作中會形成各種活動檔案，具有一定的保存和查閱價值，這些檔案的類型具有多樣性，包括文字、圖片、視頻、音頻等不同的記錄方式。關于醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案的管理制度及問題，目前來講是存在著一定的問題的;但其實對于醫(yī)院來講，安全保衛(wèi)工作制度的健全和完善是相當重要的，安全保衛(wèi)作為必要的醫(yī)院后勤行政工作，時刻準備應對各種應急突發(fā)情況;而對于安全保衛(wèi)相關內容的檔案管理也是為了通過不同形式的記錄方式對于相關工作有所總結、積累，從而更好地為醫(yī)院教學、科研服務。

一、明確醫(yī)院安全保衛(wèi)工作制度及其檔案管理

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作應該由院長以及安全委員會的帶領下進行工作，具體工作內容交由醫(yī)院的行政事務部門具體負責和執(zhí)行。安全保衛(wèi)工作的原則即是“主管負責制”并且牢記和貫徹落實“安全第一”的工作思想。同時，醫(yī)院各類工作人員都應該充分了解安全保衛(wèi)工作的重要性，將醫(yī)院以安全保衛(wèi)工作為主的綜合治理工作放在重要位置。對醫(yī)院員工進行安全教育宣講，更加廣泛的開展群眾性的安全保衛(wèi)工作。對于醫(yī)院的安全保衛(wèi)工作制度，其中主要以門衛(wèi)執(zhí)勤制度為主進行全方位的開展;由門衛(wèi)安保人員不定期的隨時在醫(yī)院內部以及周邊環(huán)境進行巡邏和排查，對于可能存在的隱患問題有效預防，及時處理。此外安全保衛(wèi)相關的工作應有行政事物部門負責實施監(jiān)督工作。由于安全保衛(wèi)工作是醫(yī)院醫(yī)教研活動的重要保障，通過多種形式的記錄和整理，能夠有效的從檔案當中獲取安全保衛(wèi)工作的經驗同時也能有效的排除相關安全隱患;相關檔案工作的開展也能夠更好地為醫(yī)院本身提供服務和幫助。

二、醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案管理存在的問題

安全保衛(wèi)檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，因其收集難度較大、收集時限較長、內容復雜而成為困擾檔案管理人員的難題。

1.安全保衛(wèi)檔案管理內容較為繁雜

醫(yī)院檔案管理屬于醫(yī)院日常工作內容，是記錄存檔來往人員的跟蹤記錄，也是記錄醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展歷程，是醫(yī)院一種記錄管理模式，是為患者提供更便利的方式，是醫(yī)院建立管理制度的一個依據(jù)，可以順利推動醫(yī)院各項工作的順利進展。但是，目前全國各大醫(yī)院還存在對醫(yī)院檔案管理模式規(guī)范的普遍問題，不僅阻礙了管理效果的提升，也為患者與醫(yī)生帶來了許多麻煩，并沒有把檔案管理的作用發(fā)揮到極致。而在醫(yī)院檔案管理中安全保衛(wèi)工作的相關記錄又占據(jù)著相當重要的地位，安全保衛(wèi)工作需要將醫(yī)院不同種類、不同時期所發(fā)生的各種事故記錄下來;其涵蓋內容包括著醫(yī)院的各種安全問題，如消防問題、各類應急預案、醫(yī)患糾紛、治安管理等等多種方面，既涉及到醫(yī)院本身又涉及到多方的社會人員的關系。所以由于安全保衛(wèi)工作的檔案管理內容較為復雜，常常會導致記錄內容的缺失;同時由于內容的繁雜多樣也給檔案管理方面的工作造成了許多的整理歸檔上的問題。

2.安全保衛(wèi)工作檔案管理流程簡單，利用率較低

由于安全保衛(wèi)工作的相關檔案管理工作并不是作為醫(yī)院檔案管理的第一梯隊，所以相關部門對安全保衛(wèi)工作進行檔案管理時，在整理、歸檔、記錄時的流程都相較于醫(yī)療檔案管理更加簡單。同時，安全保衛(wèi)工作作為后勤服務以及行政所屬范疇，它相對于醫(yī)院行醫(yī)救治的首要工作任務，安全保衛(wèi)工作更多作為一種后勤服務和預防為主為主要任務。因此安全保衛(wèi)工作的相關檔案利用率也較低。正是因為檔案內容的利用率較低，且安全保衛(wèi)工作大都處理的是一些低概率以及一些最為常見的安全問題，所以對于安全保衛(wèi)工作的記錄和整理都相對于滯后或是缺失，這也導致其檔案管理工作的流程較為簡單，不夠嚴謹和準確。

3.安全保衛(wèi)工作檔案管理體制不健全

根據(jù)統(tǒng)計和調查顯示，在我國雖然已經有更為先進的現(xiàn)代化醫(yī)療救治水平以及醫(yī)療器械，同時對于醫(yī)療檔案和就醫(yī)問診都采用了更為快捷先進的電子信息化的處理手段。但醫(yī)院安全保衛(wèi)的相關檔案管理工作并沒有同步的實現(xiàn)現(xiàn)代化，其管理的方法還較為傳統(tǒng)。同時，安全保衛(wèi)檔案管理人員的專業(yè)素質也參差不齊，檔案管理相關專業(yè)人員本來就少，而高質量的專業(yè)人員大都工作在醫(yī)療檔案管理的第一線，這些情況的出現(xiàn)大都是因為醫(yī)院對于安全保衛(wèi)工作檔案管理體制的不健全所造成的，由于管理體制的不健全，導致了安全保衛(wèi)工作的檔案管理出現(xiàn)一定程度的漏洞。

三、提高醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理的有效對策

1.建立健全安全保衛(wèi)工作的檔案管理制度

對于醫(yī)院安全保衛(wèi)工作的檔案管理所存在的諸多問題，首先要做的就是建立健全安全保衛(wèi)工作的檔案管理制度。只有將相關制度建立健全，從制度管理上著手，才能夠更好的實施工作以及對工作進行監(jiān)督。而對于制度的完善要從檔案的歸檔制度、保管制度、信息安全制度、查閱瀏覽制度等等多方面進行全方位完善。同時安全保衛(wèi)工作內容并不同于醫(yī)院的醫(yī)務工作，作為有效的后勤服務保障部門，安全保衛(wèi)工作的檔案管理應做到盡可能全面有效，將特殊事故以及隱患問題置于檔案管理的首位，這樣既方便查閱又能夠使安全保衛(wèi)工作的檔案管理更具有科學性。醫(yī)院檔案管理屬于醫(yī)院的日常工作內容，是記錄存檔來往人員的跟蹤記錄，也是記錄著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展歷程，是醫(yī)院的一種記錄管理模式，是為患者提供更便利的方式，是醫(yī)院建立管理制度的一個依據(jù)，可以推動醫(yī)院各項工作的順利開展。但是，目前全國各大醫(yī)院還存在對醫(yī)院檔案管理模式不科學的問題，不僅阻礙了管理效果的提升，也為患者與醫(yī)生帶來了許多麻煩，并沒有把檔案管理的作用發(fā)揮到關鍵性。由此可見建立科學的檔案管理制度也是醫(yī)院長久發(fā)展為患者服務的必要改進措施，對于安全保衛(wèi)工作來講更是需要一個全面的檔案管理制度來更好的發(fā)揮其服務保障作用。

2.醫(yī)院應加強安全保衛(wèi)工作人員的檔案意識，提高工作人員專業(yè)素質

相較于醫(yī)院的其他部門工作以及最重要的行醫(yī)救治的職責，醫(yī)院對于安全保衛(wèi)工作內容的歸檔存檔意識不夠到位。這是因為安全保衛(wèi)工作處理的事件大都具有突發(fā)性和應急性;所以很多觀點甚至認為對于醫(yī)院安全保衛(wèi)工作進行檔案管理是不具備必要性或是認為其工作流程不必太過嚴謹，盡可能簡化就好。然而這樣的檔案管理意識是錯誤的，不論是醫(yī)院的醫(yī)療前沿工作的檔案管理還是后勤工作的檔案管理都是非常必要的。只有對相關工作活動及時歸檔、整理、記錄，才能更好地從工作中總結經驗。不僅如此，對于安全保衛(wèi)檔案管理的工作的監(jiān)督意識也需要加強，將相關工作人員的崗位責任同年終考核掛鉤，同時醫(yī)院行政部門也應該加強對于安全保衛(wèi)工作檔案管理的指導和監(jiān)督。不僅僅是醫(yī)院的管理層需要加強對于安全保衛(wèi)工作的檔案意識，從事相關工作的人員也需要提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。同樣是檔案管理工作，安全保衛(wèi)工作的檔案管理人員必須和醫(yī)院其他檔案管理工作者一樣具有較高的專業(yè)素養(yǎng)。首先要工作人員充分了解做好安全保衛(wèi)工作檔案管理的社會效益以及經濟效益，同時還需要對于醫(yī)院特殊的安全保衛(wèi)工作檔案的管理進行相關培訓，使整個醫(yī)院擁有一批業(yè)務精良的檔案管理工作人員，更好履行后勤服務工作職責，同時也能夠有效的提高整個醫(yī)院檔案的查閱利用率。

3.積極利用現(xiàn)代化的科學技術進行安全保衛(wèi)工作的檔案管理

為了在信息化時代做好保衛(wèi)檔案管理工作，保衛(wèi)檔案管理人員應當轉變管理觀念，強化對檔案管理信息化的重視， 加強與其他檔案管理部門的聯(lián)系，建立科學化的信息檢索體系，這樣能為醫(yī)院各項醫(yī)療活動保駕護航，促進醫(yī)院未來的長足發(fā)展。利用現(xiàn)代科學技術和方法，積極做好新時期醫(yī)院保衛(wèi)檔案現(xiàn)代化管理工作，對提升醫(yī)院決策科學化水平具有積極的現(xiàn)實意義。

四、醫(yī)院做好安全保衛(wèi)工作檔案管理工作的積極意義

醫(yī)院檔案是醫(yī)院工作開展過程中形成的文字、音像、實物等各門類的信息材料。它真實地記錄了醫(yī)院的歷史和發(fā)展沿革，為后人研究醫(yī)院發(fā)展提供了真實、可靠的依據(jù)。醫(yī)院安全保衛(wèi)檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，不但記錄著醫(yī)院的發(fā)展歷程，而且還維護了事實的真相，對醫(yī)院制訂各種決策、規(guī)劃，百姓健康和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展都有舉足輕重的作用。因此，保衛(wèi)檔案長期完整保存對醫(yī)院乃至整個醫(yī)療事業(yè)的科學發(fā)展都具有重要的意義。

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