建筑工程檔案管理中問題及解決思路

摘 要：本文通過建筑工程檔案的內(nèi)容分析和對工程檔案重要性的論述，探討和分析了當前建筑工程檔案管理中所存在的人員、管理、經(jīng)費、新興技術應用等多方面的問題，并對解決所存在問題、提升建筑工程檔案管理水平提出了解決方案。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理;問題;解決思路

自從改革開放以來，我國的市場經(jīng)濟體制不斷發(fā)展完善，市場經(jīng)濟的活躍也推動了社會各種行業(yè)的蓬勃興起。隨著科技不斷進步創(chuàng)新，我國的企業(yè)化管理也越來越趨于現(xiàn)代化方向，建筑企業(yè)是國民經(jīng)濟重要的支柱產(chǎn)業(yè)，在對建筑行業(yè)的方方面面工作管理上，要求相關負責人抓住時代的機遇，適應時代的潮流，不斷提高自身的業(yè)務水平、質(zhì)量水平、能力水平、技術水平。在建筑行業(yè)中，對建筑工程的資料管理無疑是一個重中之重的工作，那么應該加強自身的工作水平，確保建筑工程檔案管理的規(guī)范，完善各項資料，妥善管理，不斷解決各種問題。

一、建筑工程檔案的內(nèi)容

工程檔案資料是一種歷史記錄，是存在于工程建筑活動中直接形成的具有妥善保管特點的文字、聲帶、圖畫、數(shù)據(jù)等各種形式的資料。如下圖（1），建筑工程過程繁雜，首先，提出項目、確立項目、對項目進行審批，對地形數(shù)據(jù)進行勘察設計，準備前期的各項工作、實際施工，監(jiān)督各項工作的進程、施工完成后的驗收工作等。工程檔案資料就應該對這些過程有一個詳盡真實的紀錄，在記錄后能夠為人們所用，為研究人員提供方便，直接反映建筑過程中的各項活動和建設進程。工程檔案就像人的檔案一樣具有真實性、同步性，表現(xiàn)出最原始最真實的紀錄。同時，因為是建筑工程檔案，所以也具備一定的特殊性。

二、建筑工程檔案的意義

建筑工程檔案是建筑工程的第一手資料，建筑工程檔案能夠及時反映建筑企業(yè)在建筑工程本身的全況描述，真實記錄了工程進展的每個情況，嚴格記錄著工程的每項內(nèi)容、材料使用情況、材料質(zhì)量記錄、各項指標的正確與否等。工程建設檔案全面記錄著一切與工作進展相關的問題，企業(yè)在工作管理的過程中，工程檔案管理是一項重要的工作任務，要確保工程檔案的完整性、準確性、真實性、一致性，這些特征有利于在企業(yè)未來的工程建筑中有效的運用參考。每個企業(yè)在進行建筑工程前，都應該認真管理檔案工作建設。

三、建筑工程檔案存在的問題

1.管理意識不夠深入

雖然建筑工程檔案管理對整個建筑施工以及建筑企業(yè)有著非常重要的價值，但是由于管理意識薄弱，仍然有許多建筑企業(yè)沒有重視建筑工程檔案的重要作用。甚至有的建筑企業(yè)認為對建筑工程檔案的管理毫無價值，沒有樹立正確并且深入的管理意識。

2.建筑工程檔案管理經(jīng)費不足

建筑企業(yè)一個核心的競爭價值就體現(xiàn)在對其建筑工程檔案的管理上，但是由于相關人員不夠重視，沒有在建筑工程檔案工作管理方面加大資金的投入力度，對硬件的提升沒有一個確定的目標。應該隨著科技的發(fā)展，不斷加大技術創(chuàng)新，重點投入資金使用情況，促進檔案管理工作的發(fā)展步伐。

3.建筑工程檔案管理團隊的不足

由于傳統(tǒng)觀念深入人心，建筑企業(yè)不重視對建筑工程檔案的管理工作，忽略了這一重要的因素，在思想缺乏意識、很多建筑企業(yè)在不斷的發(fā)展調(diào)整中雖然在慢慢加強對工程檔案管理的重視程度，但是要想穩(wěn)步發(fā)展檔案管理工作，應該緊跟時代的步伐培養(yǎng)相關的技術人才，建立相關的研究團隊，不斷對檔案管理工作進行創(chuàng)新完善。建筑企業(yè)要加大對管理人才的培養(yǎng)，讓他們熟練掌握相關的信息管理技術，重點培養(yǎng)，打造一支高技術高手段的管理隊伍。

4.混亂的局面，不統(tǒng)一的標準

一個完整的建筑施工過程包含許多細節(jié)，每個環(huán)節(jié)都非常細致且重要，在每個不同的環(huán)節(jié)必然存在著不同的紀錄，并且每個環(huán)節(jié)紀錄的內(nèi)容也大相徑庭。但是很多記錄人員在這一點上缺乏嚴重的意識，忽視了對工程檔案的分類和歸納總結，系統(tǒng)記錄導致工程檔案的內(nèi)容混亂，讓研究者使用者毫無頭緒，沒有遵守統(tǒng)一的記錄標準。首先，記錄者應該按照建筑施工環(huán)節(jié)對檔案進行分類整理記錄，降低工程檔案的管理難度，方便日后需要用到檔案的時候好查閱。另外，建筑企業(yè)或者記錄人員應該對建筑工程檔案進行標準統(tǒng)一的命名規(guī)范，讓命名可以直觀表現(xiàn)出工程檔案的內(nèi)容。

5.參加單位的數(shù)量較大，檔案缺乏統(tǒng)一的記錄規(guī)范

完整的建筑施工規(guī)模大，所需要的施工時間長，并且相關的參與單位也眾多，每個參與單位雖然是一個獨立的個體，但在一項具體的建筑工程里面，每個參與單位更應該協(xié)作處理。在建筑施工前，都應該學會制定統(tǒng)一的記錄標準。但由于參加單位的數(shù)量大，很多單位都忽略了這一問題，比如，在對圖紙的折疊問題上，大多數(shù)單位都是隨性而為，并沒有統(tǒng)一的折疊圖紙，給日后的工作使用增加了很多難度;另外，在對檔案的保存方面由于缺乏統(tǒng)一的存放機制，后期很多建筑工程檔案里面的部分資料缺失，在檔案整理過程中無疑給人們增加了許多難度;另外，在檔案文件分類問題上，很多單位按照自己的想法進行操作工作，沒有制定統(tǒng)一有效的管理制度，也沒有實踐已有的規(guī)范制度，從而導致需要對很多文件進行二次整理工作。

6.對多媒體等新興技術運用不足

由于現(xiàn)在社會信息技術水平不斷提高，網(wǎng)絡使用效率越來越高，我們已經(jīng)迎接了網(wǎng)絡化和信息化時代的到來，科學技術的不斷創(chuàng)新促進了各行各業(yè)辦公自動化的使用情況，很多建筑企業(yè)沒有積極順應時代的潮流，仍然使用傳統(tǒng)的方式對建筑檔案資料進行管理記錄。在檔案整理過程中，更多是傳統(tǒng)的入檔方式，沒有讓電子文檔、多媒體文檔、計算機文檔等新興技術引導的工程檔案入檔，使用新興載體的檔案數(shù)量有限，幾乎沒有，而這一現(xiàn)象背后的原因就是由于記錄工作人員沒有加大對科技和新興技術的重點程度，不夠重視對新興載體的使用。另外，很多建筑企業(yè)也沒有加大力度規(guī)范要求對高科技手段的運用，沒有嚴格要求記錄人員遵循相關的硬性規(guī)定，從上到下的不重視只能讓檔案工作停滯在傳統(tǒng)的模式里面，不僅導致建筑工程檔案丟失和損壞，還會嚴重影響日后對工程檔案的使用。

四、對檔案工程管理問題的解決方案

1.制定統(tǒng)一的法律規(guī)定，促進工程管理的完善性

建筑企業(yè)應該加大對建筑工程檔案的規(guī)范要求，監(jiān)督檢查檔案記錄過程中每項精準無誤，建立健全的管理制度，落實上面各項要求。加強對檔案管理工作的投入力度，加大對檔案管理資金的投入，并且加大對相關技術人員的培養(yǎng)，建立獎賞分明的評論機制，嚴格完善各項法律法規(guī)執(zhí)行實踐，按照國家的法律規(guī)定進行記錄。

2.規(guī)范落實各項基本工作

在對檔案進行管理的過程中，要規(guī)范管理工作，每個施工單位應該明確自己的責任，在施工的各個階段都應該規(guī)范有步驟的進行;重點培養(yǎng)專業(yè)技術人才，完善紙質(zhì)檔案、電子檔案、圖表影像資料;妥善管理原始文件并進行分類，妥善保管，確保建筑工程檔案的真實性、同步性，明確責任人和受托人的法律責任，從而提高建筑工程檔案的質(zhì)量安全性能。

五、結束語

綜上所述，本文主要探討和分析了建筑工程檔案管理中存在管理、經(jīng)費、不能熟練應用新興技術、管理數(shù)量巨大等多方面的問題，并且對這些問題提出了解決方案。建筑工程檔案是一項工程的真實記錄，就像人的檔案一樣記錄人們的成長過程。同樣工程檔案也是工程建筑過程的最好記錄，由于檔案資料的存在，方便了人們對工程施工的研究和學習，促進人們對優(yōu)秀技術的學習，也提高了工程檔案的管理力度，促進了工程建設高質(zhì)量的發(fā)展趨勢。在信息化的現(xiàn)代社會，建筑企業(yè)要勇敢迎接挑戰(zhàn)，克服自身的不足，做好檔案管理工作，為企業(yè)的長期發(fā)展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

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[4]李向東.建筑工程施工管理中存在的不足及相應的應對措施[J].科技展望， 2015.

作者簡介：劉俊偉，男，吉林輝南，總工辦，總工，本科，研究方向：工程檔案資料管理。