照片檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑研究

摘 要：數(shù)字時(shí)代的到來催生了信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)碼相機(jī)的廣泛使用是數(shù)碼照片檔案管理成為新的載體和模式，發(fā)揮著舉足輕重的作用。如何使照片管理規(guī)范化，有效發(fā)揮現(xiàn)代化信息管理的有效性，如何正視數(shù)碼照片檔案管理的缺陷并找到其現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑，是重要的課題。文章對照片檔案的構(gòu)成與分類進(jìn)行闡述，從照片檔案的現(xiàn)狀出發(fā)，探索照片檔案創(chuàng)新路徑，既是實(shí)際需要，又具有理論指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：照片檔案;現(xiàn)代化管理;創(chuàng)新路徑

攝影的誕生開辟了檔案歷史的新紀(jì)元，照片檔案成為新的載體，從根本上轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案信息的表現(xiàn)形式，在現(xiàn)代化社會中扮演越來越重要的角色。正視照片檔案的價(jià)值就是認(rèn)同它所涵蓋內(nèi)容的原真性和生動性，還原事實(shí)，保存真實(shí)，忠實(shí)歷時(shí)。照片檔案通過科技客觀、鮮活的記錄歷時(shí)性軌跡，它是對文字檔案的有益補(bǔ)充，在豐富檔案內(nèi)容上起到不可或缺的作用，尤其是在快節(jié)奏的發(fā)展中，“讀圖片”成為人們獲取信息的有益途徑。

一、照片檔案的構(gòu)成與種類

照片是利用攝影的方法記錄形象的單個(gè)畫面。照片檔案是一種專門性檔案?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》指出，照片檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在社會活動中直接形成的、以靜止攝影影像為主要反映方式、有保存價(jià)值的歷史記錄。

1.照片檔案的構(gòu)成

照片檔案由底片、照片和文字說明三部分構(gòu)成。底片是照片檔案的基礎(chǔ)，也是照片檔案的最原始材料，既要保存底片本身，又是彌補(bǔ)遺失和破壞照片的方式。照片是通過對底片沖洗、對數(shù)碼信息的處理而成。照片要求清晰。文字說明包括題名和文字說明兩部分。照片上所反應(yīng)的信息有限，只描述部分事件，文字說明恰是有益補(bǔ)充。照片與文字說明不可分割，相輔相成。

2.照片檔案的種類

照片檔案從體彩上大體可以分為三類：一類是新聞?wù)掌瑱n案，通過選編完成新聞報(bào)道任務(wù)的新聞?wù)掌?，價(jià)值在于連續(xù)宣傳和查考。第二類是科技照片檔案，記錄和反映自然界中的各種現(xiàn)象的某個(gè)過程和現(xiàn)象。第三類是藝術(shù)照片檔案，在于對造型的處理而篩選，包括人像個(gè)、風(fēng)景、花卉、動物、歷史文物、工藝美術(shù)等。

二、照片檔案傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀比對

1.傳統(tǒng)照片檔案管理存在的缺陷

從存儲角度看，感光材料的特性是顏色光鮮，對環(huán)境依賴性強(qiáng)，可復(fù)性不強(qiáng)，持久性差，黑白或是彩色照片的儲存會隨著時(shí)間的推移而發(fā)生變化，無論如何高質(zhì)量的保存，溫度、濕度、光度等因素都會造成照片檔案的變黃、變脆、褪色甚至圖象消失。

從歸類角度看，因照片檔案的規(guī)格、年份、用途、部門等分類不同，存儲歸類因功能區(qū)分而劃歸不同的歸檔部門，也會造成標(biāo)注不明造成的歸檔和查閱的困難。

2.現(xiàn)代化照片管理的現(xiàn)狀

（1）制度缺失，操作無章，難求統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》（GB-T11821-2002）的出臺彌補(bǔ)了檔案管理從制度上的缺失，但政策性的標(biāo)準(zhǔn)中卻對現(xiàn)代化的數(shù)碼照片檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)沒有明確規(guī)定。根據(jù)發(fā)展的需要，地域性的自行辦法有關(guān)部門進(jìn)行了相應(yīng)的制定，對于數(shù)碼照相檔案管理的收檔工作和保管仍然存在泛化的現(xiàn)象。數(shù)碼照片所描述的信息在交接中紙質(zhì)單仍然是主要形式，文字的說明對于數(shù)碼照片檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確產(chǎn)生直接影響。

（2）數(shù)據(jù)海量，篩選復(fù)雜，安全成為難點(diǎn)。科技的發(fā)展帶來技術(shù)的進(jìn)步，性能的不斷提升，成像的清晰程度，獲取照片容易操作使得數(shù)碼技術(shù)廣泛普及。數(shù)碼相機(jī)可重復(fù)性拍攝成本低，海量數(shù)據(jù)的保存和篩選都成為現(xiàn)代化檔案工作中的難點(diǎn)。數(shù)碼照片檔案的存儲不能單憑芯片儲存，計(jì)算機(jī)硬件、軟件、操作系統(tǒng)都成為照片存儲的重要客觀依賴。計(jì)算機(jī)設(shè)備的系統(tǒng)升級、病毒的侵害以及數(shù)據(jù)的丟失等不可控的因素會造成數(shù)據(jù)的損害和遺失，人為因素的備份操作失誤、移動設(shè)備丟失、誤刪等行為同樣造成數(shù)據(jù)不可修復(fù)的可能。這些內(nèi)外因素都將對數(shù)據(jù)的保存和篩選形成安全隱患。人工歸檔不及時(shí)，信息描述不準(zhǔn)確，工作積壓，為后續(xù)的甄別工作帶來阻礙。強(qiáng)效率和高標(biāo)準(zhǔn)的照片檔案保管工作關(guān)乎數(shù)碼照片檔案的價(jià)值。

三、照片檔案現(xiàn)代化管理的必要性

1.大數(shù)據(jù)的時(shí)代趨勢

計(jì)算機(jī)云技術(shù)的使用，大數(shù)據(jù)成為聚攏信息的新趨勢，照片檔案的現(xiàn)代化逐

漸取代傳統(tǒng)照片的管理方式，方便快捷高效迅速取代占地大，儲存難的特點(diǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)+的現(xiàn)代化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用成為新潮流，新載體。它打破時(shí)空界限，以數(shù)據(jù)形成存儲符號，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，方便存取，方便保存。

2.存儲載體的優(yōu)化管理

照片檔案的信息化管理有助于檢索效率的提升，網(wǎng)絡(luò)間的信息查詢和編碼能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，節(jié)省時(shí)間，節(jié)約空間。對網(wǎng)絡(luò)云空間服務(wù)器的處理，對于重點(diǎn)的照片檔案可以設(shè)置加密，重點(diǎn)保護(hù)，安全存儲，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理。

四、照片檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑

1.健全制度，理順職責(zé)，狠抓落實(shí)

借鑒北上廣青等地的數(shù)碼檔案管理辦法，結(jié)合實(shí)踐，健全檔案管理制度化和標(biāo)準(zhǔn)化，要有操作性，能落地，內(nèi)容囊括性強(qiáng)，覆蓋面廣，在收集、歸檔、整理、保管、開發(fā)、利用等各個(gè)節(jié)點(diǎn)要細(xì)致，要使數(shù)碼檔案管理有理有據(jù)，有章可依。檔案局及相關(guān)部門要明確職責(zé)，厘清關(guān)系，做好溝通，避免重復(fù)性勞動，對接好攝影者、檔案管理人員的溝通，化繁為簡。做好歸口職能，對數(shù)碼照片進(jìn)行分門別類，甄別篩選，整理描述。做好對數(shù)碼信息進(jìn)行著錄、保存、利用、督促、檢查、指導(dǎo)工作。在制度落實(shí)中，要穩(wěn)準(zhǔn)狠，權(quán)責(zé)明確，依法管理，依據(jù)實(shí)施，讓制度落地，有效執(zhí)行。

2.重視源頭，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，遵循規(guī)律

收集和篩選合格上乘的數(shù)碼照片是檔案工作的源頭。數(shù)碼照片檔案涉及內(nèi)容廣泛，在歸檔過程必須賦予相關(guān)的說明，拍攝者要提供詳細(xì)準(zhǔn)確的信息，保持照片的原真性和翔實(shí)性，整理分類，不重復(fù)整理。對于照片的甄選，要注意像素、大小、格式、場景等因素，重點(diǎn)突出，能夠反映事件的代表性。刪除內(nèi)容、場景趨同，質(zhì)量、像素差的照片。歸檔像素不低于1024*768，格式為 JPEG、TIFF、RAW，大小盡量一致。歸檔說明要注意標(biāo)清六要素，文字的內(nèi)容包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、任務(wù)、背景、作者。要遵循檔案管理規(guī)律，做好相關(guān)信息的記錄和描述，要一同歸檔。

3.分組說明，分級存放，安全保管

（1）設(shè)立組別進(jìn)行管理。對照片的內(nèi)容、主題、反映現(xiàn)狀等進(jìn)行對比，組成若干張數(shù)碼照片為一組，分類后填寫歸檔說明。要標(biāo)清組名，涉密等級，總說明，保管期限，照片序列號。

（2）分級文件規(guī)范管理。對于甄別篩選完成的數(shù)碼照片電子信息進(jìn)行分層，層層說明，逐級命名。以年度為總括全宗分類，進(jìn)行部門劃分，保持前后對應(yīng)，不能輕易變更。以部門為單位分列文件夾，標(biāo)清事由，密集，保管期限以及照片的歸類說明，對數(shù)碼照片檔案進(jìn)行編碼，可以分層設(shè)碼，組別碼，小流水號，總分說明。通常以word格式為佳，斟酌實(shí)踐情況，制定固定模板，可以增加多個(gè)并列的子文件夾。

（3）建立數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化管理。網(wǎng)絡(luò)信息化對數(shù)據(jù)進(jìn)行云處理，建立照片數(shù)據(jù)庫。以案卷目錄——照片檔案庫——對應(yīng)文件，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字計(jì)數(shù)法標(biāo)記信息，第一層級在錄入信息時(shí)要涵蓋對應(yīng)信息，包括組名，密級，照片張數(shù)，攝影時(shí)間，地點(diǎn)，攝影者，歸檔單位，歸檔時(shí)間等內(nèi)容。第二層級要標(biāo)清歸檔說明，實(shí)現(xiàn)批量掛接。以第四級文件為例，如果存在并列現(xiàn)象，卷號要采取2位阿拉伯?dāng)?shù)字，卷號為“照片檔案代號—年度—流水號—序號”。后續(xù)管理要便利、自主、多樣，方便查詢，易于管理，對下載和使用權(quán)限進(jìn)行限制和審批，做好防火墻，確保數(shù)碼照片檔案的存儲和使用安全。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫過程中，可以利用計(jì)算機(jī)的掃描技術(shù)，對傳統(tǒng)的照片檔案進(jìn)行處理，轉(zhuǎn)換為數(shù)碼，可以將原有的數(shù)碼照片與掃描后的照片統(tǒng)一構(gòu)建存儲于同一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，遵循標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)錄入，科學(xué)整理。

（4）落實(shí)安全執(zhí)行力度。照片檔案的安全管理是檔案工作者的使命。制度的規(guī)范化和經(jīng)?；涞兀哟髨?zhí)行力度，不能流于形式。要根據(jù)保管的程序?qū)﹄娮游募鸺壌鎯?，按照命名?biāo)準(zhǔn)和規(guī)則進(jìn)行層級信息處理，方便分類保管和查詢。要做好備案，在經(jīng)費(fèi)和能力允許范圍內(nèi)，盡可能的采取只讀式光盤脫機(jī)備份和計(jì)算機(jī)備份兩種方式存儲。計(jì)算機(jī)在實(shí)際應(yīng)用中便利性更強(qiáng)， 可操作性更高。將計(jì)算機(jī)存儲固定化，專機(jī)專用，電子設(shè)備設(shè)定24小時(shí)自動備份，層級存儲，適時(shí)歸檔，隨時(shí)處理，持之以恒。限定以一個(gè)月為期限，將計(jì)算機(jī)中的存儲拷貝到移動硬盤中。對移動硬盤和計(jì)算機(jī)要定期進(jìn)行檢索，抽查，維護(hù)?？梢圆扇蛹壌鎯Φ臋z測，也可以將備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣，利用機(jī)讀檢驗(yàn)，每2-3年轉(zhuǎn)存一次。在檢測中發(fā)現(xiàn)問題，早診斷，早彌補(bǔ)，早補(bǔ)救，進(jìn)行數(shù)據(jù)的恢復(fù)和修補(bǔ)。如果遇到復(fù)雜技術(shù)應(yīng)該及時(shí)與信息部門聯(lián)絡(luò)。

五、結(jié)語

數(shù)碼照片檔案成為影像記錄的主體形式，掌握傳統(tǒng)照片檔案與現(xiàn)代化數(shù)碼照片檔案之間的差異性，汲取數(shù)碼照片檔案的重要性和趨勢性，把握好檔案管理的規(guī)律，對數(shù)碼檔案的優(yōu)化管理，是檔案工作者的任務(wù)和義務(wù)。做好理念更新，提升管理規(guī)范，提升數(shù)碼照片檔案管理的價(jià)值攀升。

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作者簡介：王英丹（1982-），女，遼寧鐵嶺人，遼寧省檔案館電子檔案與信息安全部，副研究館員，研究方向：檔案信息化。