新合并組建中職學校檔案收集工作存在的問題及對策

摘 要：本文針對新合并組建中職學校收集工作中存在教職工歸檔意識不強、歸檔材料不齊全不規(guī)范、檔案工作制度不健全、兼職檔案員專業(yè)素質(zhì)不高、合并前的檔案分散各校區(qū)等問題，提出搞好宣傳教育、加強培訓指導、健全規(guī)章制度、成立交接工作機構、提高服務質(zhì)量等對策。

關鍵詞：合并組建;中職學校;檔案;收集

為調(diào)整學校布局和優(yōu)化專業(yè)結構做大做強做優(yōu)中等職業(yè)學校，不少地方根據(jù)實際將兩所或更多所散、小、弱的中等職業(yè)學校合并組建成新的中等職業(yè)學校。筆者所在的廣西南寧技師學院即一所由原南寧技工學校等六所中等職業(yè)學校合并組建而成的技工院校。這類新合并組建中職學校檔案工作較為復雜，在收集工作上存在著諸多問題。本文以廣西南寧技師學院為例，分析指出新合并組建學校檔案收集工作中存在的問題，并提出解決對策，以供同行們參考。

一、收集工作中存在的問題

1.教職工歸檔意識不強

多數(shù)教職工對檔案的價值與作用不了解、對檔案管理工作的意義認識不足。在開展檔案收集工作時，很多教職工不理解、不支持，有些部門為利用方便而將一些應歸檔文件材料私藏在本部門、有些部門以要保密為由不肯將一些重要材料如學校黨委會議記錄等移交檔案室保管等等。

2.歸檔材料不齊全不規(guī)范

很少有教職工會將日常工作與檔案聯(lián)系起來，平時不注重收集工作中形成的文件材料，到年度立卷歸檔時有多少就整理多少移交檔案室，導致歸檔材料不齊全，有些案卷有正文無發(fā)文箋或有發(fā)文箋無正文、有定稿無正文或有正文無定稿、有請示無批復或有批復無請示等。此外，工作中行文質(zhì)量不高，有些行文不規(guī)范、有些行文不重校對有漏字錯字，嚴重影響歸檔材料的質(zhì)量。

3.檔案工作制度不健全

盡管學校制定了檔案收集歸檔制度，并明確文件材料歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求，但缺乏與其配套的制約措施。在實際工作中不按規(guī)定移交歸檔材料的部門與人員未受到任何批評或處罰，而按規(guī)定完成工作的部門與人員也未獲得任何獎勵或表彰。因此，大家的檔案工作積極性受到影響，有些職能部門常常以業(yè)務工作繁忙為由不按時移交檔案材料，而檔案部門沒輒只好多次追討，使得檔案工作處于被動狀態(tài)。

4.兼職檔案員專業(yè)素質(zhì)不高

學校各職能部門均配備有兼職檔案員負責收集整理本部門的檔案材料，但他們都是非檔案專業(yè)畢業(yè)，由于缺乏檔案業(yè)務知識對收集立卷工作不熟悉，常分不清哪些文件材料要收集歸檔哪些不需要收集歸檔，有些兼職檔案員把一些不用了的文件材料收集移交，有些兼職檔案員則是把其部門所產(chǎn)生的文件資料全部移交檔案室。

5.合并前檔案分散各校區(qū)

合并建校初期檔案工作未與其他工作同步合并調(diào)整，即合并前各校檔案仍分散存放在原來的校區(qū)而未實行集中統(tǒng)一管理，這不利于檔案的安全保管。同時，由于人事變動，原各校負責檔案管理的人員崗位均有所調(diào)整，合并前各校檔案由各校區(qū)辦公室負責管理，其實際上是“一扇鐵門、一把鎖”的“看管”，使得合并前各校檔案變成了“死檔”，給新合并組建學校檔案收集工作增加了難度。

二、做好收集工作的對策

1.搞好宣傳教育，提高教職工歸檔意識

檔案收集是一項系統(tǒng)性工作，它有賴于各職能部門乃至每位教職工的配合與支持。新合并組建中職學校要充分利用各種手段做好檔案宣傳教育工作，使教職工意識到檔案對學校發(fā)展的重要性，提高全校教職工的檔案意識和檔案法制觀念，形成全校上下重檔建檔的良好態(tài)勢。1對此，廣西南寧技師學院首先是將檔案有關知識學習常規(guī)化。學校把檔案法律法規(guī)及檔案相關知識納入黨委中心組、教職工政治業(yè)務學習范圍，要求教職工每年學習一至兩次。其次是將檔案宣傳工作常態(tài)化。學校檔案室每年利用國際檔案宣傳日之契機， 通過張貼板報、懸掛橫幅、舉行檔案知識競賽等多種形式進行檔案工作宣傳。經(jīng)過幾年的實踐，教職工的檔案意識已明顯提高，各職能部門均能按時做好收集立卷工作，甚至有些教職工主動將合并前散存于個人手中的一些有重要保存價值的材料移交到檔案室。

2.加強培訓指導，提高兼職檔案員專業(yè)素質(zhì)

兼職檔案員是檔案收集工作的主力軍，其業(yè)務素質(zhì)對收集工作有著至關重要的影響，因此，提高兼職檔案員的專業(yè)素質(zhì)是做好收集工作的關鍵。首先要加強教育培訓。學?？刹扇〗M織培訓與個別講解等方法，使兼職檔案員了解和掌握文件材料的收集、整理、歸檔的具體要求和做法。2廣西南寧技師學院分批選派兼職檔案員參加檔案行政部門舉辦的業(yè)務培訓，同時，由檔案室人員結合學校檔案工作具體業(yè)務情況，對一些共性的問題開展集中培訓、對個性的問題進行一對一培訓講解，不斷提高兼職檔案員的業(yè)務知識與操作技能。其次加強檢查指導。檔案室人員除了深入各部門走訪外，還要充分利用新技術、新手段建立新的溝通平臺如電話、業(yè)務指導QQ群或微信群等靈活開展業(yè)務指導，及時了解和掌握各職能部門收集立卷工作的具體情況，重點對應歸檔文件材料的齊全完整及字跡、用紙方面等進行檢查和指導，并提出規(guī)范性的要求，提高立卷歸檔工作質(zhì)量。

3.健全規(guī)章制度，保證收集有章可循

俗話說無規(guī)矩不成方圓，檔案收集工作要順利開展須有健全的規(guī)章制度來保障。新合并組建學校除了重新制定《收集立卷歸檔制度》、《文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《不歸檔文件管理處置辦法》等制度外，還應制定《檔案工作獎懲制度》以激勵和約束各職能部門。學校檔案室根據(jù)獎懲制度，可以通過開展年度檔案收集立卷評比、檔案先進部門和先進個人評選等活動，對按要求完成收集立卷工作的相關部門和個人進行表彰，對歸檔不全、歸檔不及時的部門和個人進行通報批評，營造一種壓力與動力并存的有效機制，以支持和鼓勵的姿態(tài)創(chuàng)造出良好的工作氛圍。3

4.成立交接工作機構，做好合并前檔案的收集

合并前各校在辦學過程中積累下來的檔案材料是新合并組建學校檔案的重要組成部分，學校應當按照我國檔案工作基本原則實行集中統(tǒng)一管理，便于安全保管和開發(fā)利用。因此，新合并組建學校要本著對歷史負責任的態(tài)度及時、妥善做好合并前檔案的收集。而檔案的交接是一項嚴肅認真、責任重大的工作，4學校應成立專門的并校前檔案材料交接工作機構，在交接工作實施前負責制定檔案移交工作方案并明確移交歸檔材料范圍，在開展交接工作中負責協(xié)調(diào)、幫助解決相關問題，使檔案交接工作有組織有計劃地完成，確保合并前各校的檔案得到安全保管不留隱患。

5.提高服務質(zhì)量，促進檔案收集工作

在檔案管理工作中，檔案收集與利用具有明顯的互動作用，即收集齊全能更好地提供利用服務，而合理利用檔案資源可促進收集立卷工作。新合并組建學校多屬多校區(qū)辦學，檔案室要樹立主動服務意識，并充分利用現(xiàn)代科學技術手段創(chuàng)新服務方式，盡可能準確、全面、高效地為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務。除了沿用傳統(tǒng)的利用服務方式外，學校要加快檔案信息化建設，將庫藏檔案中可公開的檔案信息通過學校網(wǎng)站向校內(nèi)各職能部門無條件地開放使用，讓用戶通過信息技術工具實現(xiàn)網(wǎng)上查詢利用。這種不受時空、地域限制的網(wǎng)絡利用服務方式不僅順應了多校區(qū)學校檔案用戶的需要，且大大提高了檔案利用效率，能夠有效促進學校檔案收集工作的開展。

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作者簡介：唐淑云（1981-），女，仫佬族，廣西河池人，檔案館員，碩士學位，研究方向：檔案學理論與實踐。