以知識管理為導(dǎo)向的科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系構(gòu)建

摘 要：科研機(jī)構(gòu)檔案的檔案資源存在重積累、輕利用，歸檔內(nèi)容單一、深加工程度不夠、創(chuàng)新不足等問題。針對這些問題，通過建立以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理體系，構(gòu)建企業(yè)知識庫，建立專家知識庫，進(jìn)行檔案信息資源的深度加工處理，建立功能完善的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的全面深入管理，為充分發(fā)揮科研檔案價值，促進(jìn)研究機(jī)構(gòu)科研創(chuàng)新的可持續(xù)發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：科研機(jī)構(gòu) ;檔案管理;知識管理 ;檔案管理體系

信息技術(shù)與知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得知識管理成為目前知識獲取和管理的重要手段。知識管理是指在一定范圍內(nèi)構(gòu)建的一套全面的知識體系，除顯性知識的管理外，重視隱性知識的獲取和管理，同時以創(chuàng)新性為目的，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等各種不同過程，實現(xiàn)知識的不斷創(chuàng)新和不斷積累。用知識管理的理念和方法進(jìn)行科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系的構(gòu)建，能夠助力科研機(jī)構(gòu)的成果創(chuàng)新，提高核心競爭力，同時充分發(fā)揮科研檔案的價值，推動檔案工作不斷向前發(fā)展，向新的更高的臺階邁進(jìn)。

一、科研機(jī)構(gòu)檔案利用面臨的問題

目前多數(shù)研究機(jī)構(gòu)雖然都編制了相關(guān)制度與規(guī)程，提出了檔案建檔、保管的具體要求，也通過多年的積累，形成了大量的檔案資料。但是歸檔之后檔案資源作用發(fā)揮卻明顯不足，尤其是科研檔案，主要表現(xiàn)為檔案利用頻次低，目的簡單。從知識管理的角度來說，科研檔案屬于顯性知識，其中包含了前人積累的成果和經(jīng)驗，充分利用檔案資源，有效挖掘潛在價值，能為未來科研工作提供寶貴的參考建議，增強(qiáng)科研工作的傳承性和延續(xù)性。但是目前多數(shù)時候檔案利用方式單一，作用僅僅表現(xiàn)為為成果項目報獎等提供憑證，而作為成果持續(xù)研發(fā)的參考資料，或者科研管理改進(jìn)參考等目的利用很少，造成了一定程度上的科研檔案科學(xué)價值的浪費。

二、檔案資源利用率低的原因分析

1.科研檔案歸檔內(nèi)容較單一，缺少科研管理類資料

目前，大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)科研檔案歸檔范圍基本包括了從申報到中期檢查到最后結(jié)題的結(jié)果性文件資料，如開題報告、申報書、任務(wù)書、中期檢查表、結(jié)題材料等內(nèi)容，課題研究性成果材料保存較全。但對課題研究各過程進(jìn)行管理性行為的文件資料保管較少，如課題來源、課題申報領(lǐng)域、課題研究經(jīng)費、課題研究投入人員及設(shè)備、課題研究完成后產(chǎn)生的社會經(jīng)濟(jì)效益等內(nèi)容，由于各種原因，很少作為檔案資料向檔案室移交。造成科研檔案內(nèi)容較單一，不夠全面，不利于科研管理類數(shù)據(jù)的長期、系統(tǒng)及安全管理，也對后期進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析和綜合利用造成不便。

2. 科研檔案資料的深加工程度不夠

現(xiàn)階段大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)檔案管理都進(jìn)入了信息化管理階段，實現(xiàn)了檔案目錄條目和檔案原文的計算機(jī)信息系統(tǒng)管理。但是在實際管理中，每個研究階段的資料都是以一個整體文件而存在，沒有對其中的內(nèi)容根據(jù)實際需要進(jìn)行細(xì)化拆分、提取和分類，缺少對檔案資料的深度加工整理。所以在后期利用時只能根據(jù)項目名稱或項目代碼進(jìn)行檔案查詢和利用，無法根據(jù)研究項目的其他屬性進(jìn)行查詢和分類，不利于對科研項目的多維度統(tǒng)計和分析，也不利于今后開展大數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和滿足企業(yè)知識管理的需要。

3.科研機(jī)構(gòu)檔案管理人員創(chuàng)新不足

科研機(jī)構(gòu)重視科研創(chuàng)新，但對于承載研究成果的科研檔案及其他檔案的保管利用重視程度較弱。認(rèn)為檔案工作技術(shù)含量低，簡單、重復(fù)性勞動多，無需配備專業(yè)技術(shù)人才，造成了科研機(jī)構(gòu)雖然科研人員文化水平層次較高，但是檔案工作者大都存在年齡偏大、缺乏創(chuàng)新意識、缺乏新的專業(yè)知識、缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識的現(xiàn)狀。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以及知識管理理念在檔案管理業(yè)務(wù)中的滲透，對檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也越來越高，目前檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時代和知識經(jīng)濟(jì)對檔案人員的要求。

三、以知識管理為導(dǎo)向的科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系建設(shè)思考

針對科研機(jī)構(gòu)檔案管理存在問題，以知識管理的理念和方法進(jìn)行檔案管理體系的構(gòu)建，主要應(yīng)做好以下3方面工作。

1.做好頂層設(shè)計。制定適合科研機(jī)構(gòu)自身的知識管理戰(zhàn)略的檔案規(guī)劃，建立覆蓋全單位、全體員工的檔案管理體系，培養(yǎng)和打造知識積累與共享的文化氛圍。主要內(nèi)容包括打造開放、創(chuàng)新、共享的文件資料積累的氛圍，提出激勵員工進(jìn)行知識、經(jīng)驗的記錄與積累，并提高歸檔意識的系列措施，制定全面文件資料收集、共享和轉(zhuǎn)換的有效機(jī)制等。并建立有效的考評機(jī)制，督促各項工作的有效開展。

2. 確立高效的檔案機(jī)構(gòu)和人員。科研機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理部門和人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理過程包括了技術(shù)因素和管理因素，為確保檔案管理的有效實施和正常運作， 檔案管理人員應(yīng)具有相應(yīng)技能，并被賦予相應(yīng)的管理權(quán)力和責(zé)任來具體推動檔案管理的實施與落地?？紤]到科研機(jī)構(gòu)專業(yè)深度大，專業(yè)領(lǐng)域多的特點，可以合理設(shè)置兼職檔案工作人員，將技術(shù)骨干培養(yǎng)成檔案兼職人員，將專職人員培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，實現(xiàn)雙向交叉，擴(kuò)大檔案人員隊伍，提高檔案隊伍素質(zhì)。

3.緊密結(jié)合科研創(chuàng)新工作。檔案管理過程必須與單位的科研創(chuàng)新工作緊密結(jié)合，以實現(xiàn)檔案管理作用的發(fā)揮，促進(jìn)單位知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與調(diào)整。檔案資源的科學(xué)管理應(yīng)該圍繞便于研究利用和科研創(chuàng)新來進(jìn)行，檔案工作者也應(yīng)時刻關(guān)注單位的科研工作，通過多途徑收集科研管理和項目研究的利用需求，根據(jù)不同的需求實時更新檔案資源的管理方式，包括檔案的著錄方式、檔案屬性字段的設(shè)置、如何向有需求者推送有價值的檔案等，為檔案利用提供更加便利的支持。同時，在每次利用結(jié)束時，注意收集利用者的利用建議和需求，為檔案利用工作的進(jìn)一步改進(jìn)提供支撐，通過長期的積累，必然實現(xiàn)檔案管理方式持續(xù)改進(jìn)和提高，促進(jìn)員工主動提高歸檔意識，實現(xiàn)檔案歸檔和檔案利用工作相互促進(jìn)的良性循環(huán)。

四、以知識管理為導(dǎo)向的科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系構(gòu)建

主要應(yīng)該開展以下幾方面工作。

1.構(gòu)建企業(yè)知識庫，完善補(bǔ)充檔案資源庫。通過對企業(yè)原有知識數(shù)據(jù)以及外部信息資源、數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行統(tǒng)一管理，對復(fù)雜多樣的知識內(nèi)容（方案、策劃、制度等）和格式（圖片、word、excel、ppt、pdf等）分門別類管理。自有數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指對企業(yè)自有知識資源進(jìn)行梳理、加工，形成機(jī)構(gòu)自有知識庫。如機(jī)構(gòu)在科研服務(wù)等過程中形成的文章、報告、期刊等形式的科研成果，以及科研管理過程中形成的統(tǒng)計資料、分析報告等資源。專業(yè)知識庫建設(shè)是指根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展方向，建立服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)的專業(yè)知識庫。包括一些專業(yè)的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，如中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫、ScienceDirect全文數(shù)據(jù)庫、Scopus數(shù)據(jù)庫、SciFinder（化學(xué)品文摘CA網(wǎng)絡(luò)版）數(shù)據(jù)庫、百度文庫資源、超星數(shù)字圖書館、昵圖網(wǎng)資源等，以及在長期的研究及技術(shù)服務(wù)過程中積累的各類專業(yè)數(shù)據(jù)資源。整合自有數(shù)據(jù)庫資源、專業(yè)知識庫資源，形成系統(tǒng)完整的文獻(xiàn)資源池。

2.建立專家?guī)旌椭R庫，注重隱性知識的挖掘，積累專家的知識經(jīng)驗。專家作為科研創(chuàng)新的重要載體，集中了研究機(jī)構(gòu)科研創(chuàng)新過程中的經(jīng)驗和智慧，有效的發(fā)掘和利用專家的經(jīng)驗和智慧，是進(jìn)行知識傳遞和轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵步驟。注重員工的工作經(jīng)驗和個人知識的積累。將一些知識庫中缺少的經(jīng)驗性知識，從員工頭腦中挖掘出來。充分調(diào)動每個部門、每名員工的積極性，貢獻(xiàn)自己所掌握的企業(yè)知識。通過建立專家問答系統(tǒng)和員工討論專區(qū)，記錄大家頭腦中的經(jīng)驗和想法，加強(qiáng)知識和經(jīng)驗的傳承的積累，然后進(jìn)行系統(tǒng)的整理和優(yōu)化，對于隱性知識的挖掘和對知識進(jìn)行系統(tǒng)的管理大有裨益。

3.進(jìn)行檔案資料的深度處理與應(yīng)用。根據(jù)項目檔案內(nèi)容，提取項目的不同屬性，在對項目進(jìn)行檔案著錄時，用多樣化的標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)注。并通過專業(yè)信息處理平臺實現(xiàn)對海量檔案數(shù)據(jù)的分析，通過自動分類，自動聚類、關(guān)鍵詞自動標(biāo)引、自動文摘、信息過濾、關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘等多種實用功能實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的深度處理。建立高效、準(zhǔn)確的全文檢索引擎，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的一站式搜索。快速地實現(xiàn)智能信息挖掘，有效地進(jìn)行檔案資料管理。

4.加強(qiáng)功能完善的數(shù)字檔案館建設(shè)。檔案管理必須有強(qiáng)大的信息系統(tǒng)作為基礎(chǔ)支持。檔案管理系統(tǒng)，能夠支持不同類型的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)安全及權(quán)限管控，實現(xiàn)跨庫檢索和一站式檢索，提供用戶交互工具等功能?？梢猿薪觼碜皂椖抗芾硐到y(tǒng)中項目全周期管理的各類電子數(shù)據(jù)，對團(tuán)隊協(xié)作中產(chǎn)生的信息和知識，各類記錄和總結(jié)，以及文件資料的各個版本進(jìn)行有效管理。同時開展包括知識采集、處理、存儲、共享、服務(wù)及知識評價在內(nèi)的技術(shù)支持系統(tǒng)建設(shè)。

總之，構(gòu)建以知識管理為導(dǎo)向的科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系，是順應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時代的特點，應(yīng)對信息技術(shù)、知識倍增給檔案工作所帶來的巨大壓力和機(jī)遇的必然要求。研究機(jī)構(gòu)如果改變以往的檔案管理模式，在新的管理模式中融入知識管理理念，就能夠促進(jìn)科研創(chuàng)新的可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮檔案管理工作的最大價值，促進(jìn)檔案工作的不斷進(jìn)步。

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作者簡介：胡秀麗（1982-），女，漢族，中國石化青島安全工程研究院，館員，研究方向為檔案管理。