檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究

李婧

[摘 要]在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，知識(shí)管理在檔案管理中所起到的作用愈加突出，兩者無(wú)論是在管理對(duì)象、管理流程還是管理目的上都十分相近；但是在管理層面、管理深度和管理特點(diǎn)上存在明顯的差異?？梢哉f(shuō)，兩者之間是密不可分的，相互促進(jìn)，相互影響，知識(shí)管理可以進(jìn)一步拓展檔案管理的范圍和領(lǐng)域，從而為檔案管理創(chuàng)造更大的價(jià)值。反之，檔案管理還可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的積累和沉淀，深入挖掘知識(shí)的內(nèi)涵和價(jià)值，為知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供必要保障。由此，本文主要就檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系展開(kāi)研究，結(jié)合實(shí)際情況，提出合理的改善措施。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；知識(shí)管理；管理流程

中圖分類號(hào)：U416.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）18-0062-01

檔案管理存在歷史較舊，是一門(mén)古老的管理藝術(shù)，經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的完善和發(fā)展形成了一種全新的管理體系。檔案管理與知識(shí)管理之間存在密切的聯(lián)系，存在一定的共通處，但同時(shí)也存在明顯的差異之處，在實(shí)際工作開(kāi)展中相互促進(jìn)、相互影響，產(chǎn)生一種更加積極的作用。故此，理清檔案管理與知識(shí)管理之間的關(guān)系是尤為必要的，對(duì)于知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下兩者的進(jìn)一步發(fā)展具有十分重要的促進(jìn)作用，加強(qiáng)對(duì)其的研究是十分有必要的，對(duì)于后續(xù)理論研究和實(shí)踐工作開(kāi)展具有一定參考價(jià)值。

一、檔案管理與知識(shí)管理的異同

（一）檔案管理與知識(shí)管理的差異

從兩種管理工作內(nèi)容和形式來(lái)看，檔案管理更多的是局限在實(shí)體檔案的管理，通過(guò)專門(mén)的檔案管理技術(shù)和方法，確保文件資料的完整性、真實(shí)性，確保檔案資料的憑證價(jià)值和應(yīng)用價(jià)值。在實(shí)際管理工作開(kāi)展中，并未凸顯出規(guī)范化和制度化的特點(diǎn)[1]。而知識(shí)管理則不僅僅側(cè)重于檔案資料的管理，而是包括所有知識(shí)類型的顯性信息，同時(shí)也注重對(duì)文字背后隱藏知識(shí)的挖掘和管理。具備完善的管理體系，但是這種管理體系較之檔案管理存在差異，是一種更具創(chuàng)新力的管理體系。此外，知識(shí)管理更注重管理方法和管理模式，強(qiáng)調(diào)知識(shí)的內(nèi)在價(jià)值，追求知識(shí)的實(shí)用性。

（二）檔案管理與知識(shí)管理的共通性

檔案管理與知識(shí)管理均是為用戶提供知識(shí)信息服務(wù)，展現(xiàn)檔案或知識(shí)的價(jià)值，這是兩者的共同目的，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，管理對(duì)象。知識(shí)管理對(duì)象是知識(shí)，包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，乃至知識(shí)活動(dòng)和知識(shí)員工的管理。檔案管理則是對(duì)一種由文字、圖像和聲音形成的檔案資料，而檔案資料具有十分突出的知識(shí)屬性，是知識(shí)管理的重點(diǎn)部分。故此，從管理對(duì)象來(lái)看，兩者具有相同的形態(tài)。其二，管理目的。檔案工作是一種提供檔案資料的信息服務(wù)，國(guó)家出臺(tái)的《檔案法》則進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了檔案工作要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，以此來(lái)確保檔案資料的完整性和安全性，便于后續(xù)為社會(huì)發(fā)展提供支持[2]。提供真實(shí)的文獻(xiàn)資料和憑證是檔案管理工作最基本的服務(wù)內(nèi)容，以此來(lái)滿足個(gè)人和社會(huì)組織的的哪敢需求，這是檔案管理的本之目的。知識(shí)管理則是通過(guò)對(duì)個(gè)人和社會(huì)組織實(shí)現(xiàn)顯性知識(shí)和隱形知識(shí)共享提供一種新的途徑，充分挖掘和展現(xiàn)知識(shí)應(yīng)用價(jià)值，提高組織創(chuàng)新能力。故此，從檔案管理目的上來(lái)看，檔案管理和知識(shí)管理的目的是一致的。其三，管理流程。一般情況下，傳統(tǒng)檔案管理程序主要可以分為問(wèn)價(jià)和的哪敢的接受、分類、鑒定、保管和利用等幾個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)檔案和文件的集成化管理。知識(shí)管理流程則是強(qiáng)調(diào)知識(shí)的產(chǎn)生、收集、加工、整理、評(píng)價(jià)和利用等幾個(gè)環(huán)節(jié)，在這個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)應(yīng)用價(jià)值和服務(wù)功能的展現(xiàn)，具有一種集中、有序的特點(diǎn)。兩者管理流程較為相似。

二、檔案管理與知識(shí)管理交融

從檔案管理和知識(shí)管理的內(nèi)涵來(lái)看，兩者存在較為突出的共通點(diǎn)，甚至在實(shí)際管理工作中出現(xiàn)水乳交融的現(xiàn)象，在企業(yè)管理框架下提出檔案知識(shí)管理理念。

（一）知識(shí)管理對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用

現(xiàn)代檔案管理工作已經(jīng)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，無(wú)論是檔案載體還是管理方式上較之傳統(tǒng)的檔案管理都發(fā)生了明顯的變化，這種變化最根本的原因在于吸收和借鑒了知識(shí)管理的元素，進(jìn)一步挖掘內(nèi)在的服務(wù)價(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理過(guò)于注重實(shí)體檔案資料的管理，關(guān)注檔案資料的長(zhǎng)期保存，在一定程度上忽視了文字背后潛在的實(shí)用價(jià)值。知識(shí)管理理念則強(qiáng)調(diào)任何載體形態(tài)的知識(shí)都可以轉(zhuǎn)變?yōu)椴煌d體形態(tài)知識(shí)，從而形成更加完善的知識(shí)資源體系，實(shí)現(xiàn)知識(shí)應(yīng)用的價(jià)值[3]。

（二）檔案管理對(duì)知識(shí)管理的反哺

檔案文件是個(gè)人或社會(huì)組織十分重要的知識(shí)資源，就員工組織而言，員工的流動(dòng)將會(huì)造成重要信息丟失，員工個(gè)體的隱性知識(shí)很難有效實(shí)施管理，隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)主要是通過(guò)有效方法，將資料信息以不同形式存儲(chǔ)下來(lái)，以便于后續(xù)為社會(huì)組織或個(gè)人提供服務(wù)。就個(gè)人而言，社會(huì)活動(dòng)和學(xué)習(xí)研究中，對(duì)于重要事件和研究成果根據(jù)實(shí)際需要轉(zhuǎn)化為文件資料。這些圖文信息通過(guò)檔案管理手段可以實(shí)現(xiàn)，為知識(shí)管理提供豐厚的信息資源。

結(jié)論

綜上所述，知識(shí)管理與檔案管理之間聯(lián)系較為密切，現(xiàn)代化檔案管理應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)，促使管理工作更加知識(shí)化，知識(shí)管理對(duì)檔案起到促進(jìn)作用，而檔案管理對(duì)知識(shí)管理同樣起到反哺作用，從而為社會(huì)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]程琳，田小瓊.試論檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系[J].移動(dòng)信息，2015，10（9）：43-43.

[2]王旭.淺議檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系[J].黑龍江科技信息，2011，22（21）：122.

[3]侯文英.檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系探究[J].黑龍江科技信息，2013，14（8）：132.