新形勢下開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面的路徑探究

呂揚(yáng)

摘 要：高校檔案管理工作是高校里管理的基礎(chǔ)，對于高校的人才培養(yǎng)、學(xué)校建設(shè)、科研發(fā)展都起著非常重要的作用。高校檔案管理工作一向是高校內(nèi)工作量十分大的工作，在新形勢下，隨著互聯(lián)網(wǎng)、云儲存等技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也迎來了新的工作局面。如何將高校檔案工作在新形勢下做的更快更好，就是本文主要探討的問題。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校;檔案管理;新時代形式

高校檔案工作是一個高校成長發(fā)展道路上的直接紀(jì)錄，是高校今后發(fā)展路徑參考的重要資料，也是對于高校師生信息的重要整理。在當(dāng)代社會，高等學(xué)校招收的學(xué)生越來越多，需要整理和儲存的檔案工作也越來越細(xì)致全面，要求越來越高。目前所需要?dú)w檔的資料信息非常大，這對于高校檔案管理工作來說，是一個新的挑戰(zhàn)。高校應(yīng)該采取哪些路徑來應(yīng)對這些新的局面呢，本文就對這一問題作出了探究。

一、新形勢下高校檔案管理工作存在的問題

1.高校對檔案管理工作不夠重視。新形勢下，高校檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯出來?，F(xiàn)在社會要求建立起完善的身份信息系統(tǒng)，而大部分人的個人信息中都會包含在高校內(nèi)學(xué)習(xí)活動的內(nèi)容。因此高校檔案管理工作不單單對于高校的建設(shè)發(fā)展有著基礎(chǔ)作用，對每個在高校內(nèi)生活學(xué)習(xí)的師生也存在重要意義。就學(xué)生而言，建立起完善的檔案管理工作會使學(xué)生在參加獎學(xué)金評比、學(xué)生工作評比中更加公開公平，有利于建立良好的學(xué)風(fēng)、校風(fēng)。對于高校的老師而言，完善的檔案工作對于教師評職稱、發(fā)表論文都有著重要作用。真實(shí)有效的檔案管理工作有利于方便教師的工作。

但是目前很多高校對于檔案管理工作并沒有重視起來。由于缺乏對于檔案管理工作的規(guī)范約束，高校檔案經(jīng)常出現(xiàn)損毀、丟失的現(xiàn)象，這對于高校檔案管理工作是非常不利的。另外一方面，高校檔案管理工作也更應(yīng)該重視對于檔案的保護(hù)。要注意保護(hù)高校內(nèi)師生及學(xué)院建設(shè)的隱私，不要使一些心懷叵測的社會人士趁機(jī)竊取、利用，做出有害于高校發(fā)展的事情。

2.高校檔案管理工作缺乏信息化。信息化、高速化是新時代最重要的一大特點(diǎn)。工作單位在錄取高校學(xué)生的時候，只要輕輕一點(diǎn)該生所在高校的信息網(wǎng)，就能查閱到高校每年對學(xué)生培養(yǎng)的計(jì)劃與內(nèi)容。甚至有些檔案管理工作十分出色的高校，可以高效簡潔地列出每一個學(xué)生在校內(nèi)主要活動，所獲榮譽(yù)，參加的工作，以及是否受到處分和懲罰。這就說明建立系統(tǒng)、完善的檔案管理工作系統(tǒng)是非常有必要的。

但目前高校檔案管理工作發(fā)展并不均衡，每個學(xué)校都有著不同的發(fā)展水平。目前我國高校檔案管理工作發(fā)展還十分緩慢，大部分學(xué)校仍然沒有在檔案管理工作上建立起完善的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。有些高校甚至沒有做到引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)與信息化的手段，有些高校在檔案管理工作信息化上已經(jīng)建立起基礎(chǔ)，但是檔案管理工作部門的設(shè)施水平仍然十分落后，只能儲存文字資料，而不能儲存音像和圖片。檔案管理工作部門的人員專業(yè)化水平也不夠高，往往由一些非檔案管理專業(yè)的老教師們擔(dān)任。這就導(dǎo)致高校內(nèi)信息化檔案的建設(shè)不夠系統(tǒng)化，也不夠先進(jìn)完善，缺乏更加深入、系統(tǒng)的研究。

電子檔案和紙質(zhì)版檔案相比，其實(shí)電子檔案更容易丟失。如果高校不加強(qiáng)檔案管理工作的設(shè)備建設(shè)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平，那檔案管理工作就無法健康地發(fā)展下去。檔案管理工作發(fā)展速度也會越來越緩慢，無法真正做到位高校的健康發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.高校檔案管理工作缺乏規(guī)范化。目前高校檔案管理工作還不夠信息化和專業(yè)化。高校內(nèi)要求每個學(xué)院進(jìn)行檔案的收集與上交工作，但是由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)范要求，每個學(xué)院上交的格式都不一致。例如圖片的大小、文件的命名形式這種檔案信息的小細(xì)節(jié)，高校都應(yīng)該做出具體、明確的要求。目前高校檔案丟失的情況時有發(fā)生，但是往往丟失以后就缺乏補(bǔ)救措施，責(zé)任也無法追蹤到個人。這對于高校的檔案管理工作是十分不利的。

為了加強(qiáng)高校檔案管理工作，應(yīng)該對其進(jìn)行更加系統(tǒng)化和規(guī)范化的要求。制定相關(guān)的工作規(guī)范與要求，并對檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的執(zhí)行和檢查。檔案要分類細(xì)致，擁有完善的分類體系，比如圖片檔案與文字檔案，學(xué)術(shù)科研與學(xué)生就業(yè)檔案進(jìn)行明確分類歸納。紙質(zhì)版檔案與電子版檔案對應(yīng)做好儲存。目前高校在檔案收集上呈現(xiàn)出非常不平衡的態(tài)勢，例如教學(xué)管理性的文件占比例較大，教學(xué)實(shí)踐性材料占比例偏小;對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的歸檔較為完備，而忽視聲像檔案、實(shí)物檔案、照片檔案等類型檔案的收集和整理。

最后高校還存在檔案虛假的問題。對于收集上來的檔案，沒有進(jìn)行嚴(yán)格縝密的審核檢查，因此很容易出現(xiàn)檔案虛假、偽造的事故。這些都是由于高校檔案管理工作不夠規(guī)范、系統(tǒng)化導(dǎo)致的。

二、開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面的主要途徑

1.加強(qiáng)對高校檔案管理工作重要性的認(rèn)識。高校應(yīng)該對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，在行動上主要體現(xiàn)在以下三點(diǎn)。

首先，要增加對于加強(qiáng)對高校檔案管理工作設(shè)備的投資。投資可以用以改善檔案管理工作人員的辦公環(huán)境、改善檔案管理工作儲藏環(huán)境以及改善檔案管理工作信息化系統(tǒng)化設(shè)施工具。比如要檔案管理工作人員要對收集上來的檔案進(jìn)行電子化存檔，那他們辦公室內(nèi)就需要完善的電子信息化工具，如電腦、硬盤、網(wǎng)絡(luò)等等。對于紙質(zhì)版檔案，也需要改善儲存環(huán)境，要時刻注意加強(qiáng)防水、防潮、防霉蛀、防火災(zāi)等等預(yù)防措施。

其次，體現(xiàn)在提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)上。目前高校內(nèi)檔案管理工作人員專業(yè)水平參差不齊，因此高校應(yīng)該采取措施提高工作人員管理檔案的能力和水平。通過邀請檔案管理工作名師講座或者培養(yǎng)的方式，來提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力?；蛘叨ㄆ诎才沤o檔案管理工作人員一些相關(guān)專業(yè)書目，要求檔案管理工作人員完成一些管理工作的任務(wù)。通過這些活動形式來提高檔案管理工作人員的理論水平與實(shí)踐能力。

另一方面，也可以通過引進(jìn)人才的形式提高高校檔案管理工作建設(shè)水平。優(yōu)秀的人才對于任何一個行業(yè)的發(fā)展都是至關(guān)重要的。高校需要引進(jìn)高學(xué)歷、高素質(zhì)、多功能的綜合型檔案管理人才，通過這些優(yōu)秀人才，檔案管理工作才能夠快速提高高校的檔案管理水平與質(zhì)量，將高校內(nèi)的檔案管理工作建設(shè)的更加具備專業(yè)性、規(guī)范性與現(xiàn)代化。高校應(yīng)該通過提高檔案管理工作人員的待遇水平、工作環(huán)境、晉職空間等多種方式，來吸引并留住更多優(yōu)秀的檔案管理人才。

2.加強(qiáng)高校檔案管理工作規(guī)范性。沒有規(guī)矩，不成方圓。目前高校在檔案管理工作上最大的問題就在于不夠規(guī)范化和系統(tǒng)化。因此急需加強(qiáng)高校檔案管理工作的制度建設(shè)。任何事物的發(fā)展都有它的規(guī)律，檔案管理工作同樣如此，有它內(nèi)部的規(guī)律。只有按照這種科學(xué)的規(guī)律辦事，檔案管理工作才能越做越好。對高校檔案管理工作進(jìn)行更加規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化的要求，就符合高校檔案管理工作發(fā)展規(guī)律。

高校的檔案管理工作要適應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展和檔案管理現(xiàn)代化的要求，就要更新檔案管理思想，在管理方法和手段上不斷創(chuàng)新。通過加強(qiáng)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化要求，不斷提高檔案管理人員的責(zé)任心、管理意識和法律意識，完善在檔案管理工作上的獎懲制度。高校可根據(jù)自身情況制定《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案工作條例》、《檔案工作立卷規(guī)范》、《人事檔案管理辦法》、《檔案保密制度》、《人事檔案查（借）閱暫行規(guī)定》、《綜合檔案查（借）閱利用制度》等一系列規(guī)章制度，對檔案的收集、整理都進(jìn)行嚴(yán)格要求。所有收集上來的檔案信息，都要進(jìn)行系統(tǒng)的重重審查，以保證檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性與真實(shí)性。檔案的分類整理和保存，也需要進(jìn)行嚴(yán)格的要求。只有這樣，日后在需要查找檔案的時候，才能又快又好地將檔案找出來。

同樣，為了防止檔案的丟失，紙質(zhì)版檔案和電子版檔案都要做好對應(yīng)儲存工作。任何一方丟失，都可以通過另一方進(jìn)行補(bǔ)充。比如紙質(zhì)版檔案常見的丟失問題是存檔后難以再找到，這就需要在進(jìn)行檔案分類整理時更加嚴(yán)謹(jǐn)。電子版檔案的常見問題是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，因此高校要引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的專業(yè)人才，實(shí)時對于電子檔案的管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。出現(xiàn)檔案丟失這樣的事故，一定要按照制度要求層層追究，將相關(guān)的獎懲制度落到實(shí)處。這樣才能將檔案管理工作做的更加規(guī)范化與系統(tǒng)化。

3.加強(qiáng)高校檔案管理工作信息化建設(shè)。21世紀(jì)是信息化的時代，電子檔案的重要性已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地超過了紙質(zhì)版的檔案。如何提高高校檔案管理工作信息化水平，就成了每個高校急需解決的問題。現(xiàn)代的檔案信息越來越細(xì)致，學(xué)生舉辦了什么活動，新創(chuàng)辦了什么社團(tuán)，師生新發(fā)表了哪些文章，都是高校檔案管理部門需要記錄的內(nèi)容。高校內(nèi)每時每刻都會出現(xiàn)大量需要整理的檔案信息。只有建立高效完善的檔案信息平臺，將檔案管理工作不斷的數(shù)字化，才能夠做到對于檔案管理工作快速高效地完成。因此，要加大資金投入，適時地進(jìn)行檔案管理設(shè)備的更新，提高網(wǎng)絡(luò)管理的水平，不斷引進(jìn)相關(guān)的數(shù)字化、信息化人才，才能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案管理的要求。

三、結(jié)論

教育是國家發(fā)展、民族復(fù)興的根本大業(yè)。高校檔案管理工作對于國家和社會來講也有著不可替代的作用。因此將高校檔案管理工作發(fā)展地更加現(xiàn)代化與信息化，建設(shè)地更加符合新時代發(fā)展要求是高校發(fā)展必須面對的問題。面對學(xué)生越來越多，管理工作越來越復(fù)雜的新形勢，高校應(yīng)該積極利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)平臺與科學(xué)技術(shù)，采取新的思路，為檔案管理工作開創(chuàng)更加全面便捷的新局面。

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