關(guān)于學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理研究

沈莉芬

摘 要：從學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理概述角度出發(fā)，通過分析檔案工作定義，明確其規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的特征與意義，進而提出合理的管理建議，以期為高中檔案工作管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：高中；學(xué)校；檔案工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化管理

檔案工作在學(xué)校日常整體管理工作中占據(jù)著重要的地位，此項工作不僅可以促進學(xué)校的發(fā)展，更能夠幫助學(xué)校對日常建設(shè)工作的整體評估提供科學(xué)依據(jù)。因此，為了全面提升學(xué)校檔案工作的整體質(zhì)量以及效率，必須讓有關(guān)人員致力于此項工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理。

1 學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理概述

1.1 檔案工作定義

檔案工作又被稱作檔案管理，屬于檔案館或者檔案室的相關(guān)管理人員對檔案信息以及檔案實體展開直接性管理，且提供相關(guān)服務(wù)的一類業(yè)務(wù)工作，它是我國整體檔案工作中的最基本環(huán)節(jié)[1]。

1.2 學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化特征

1）歸檔標(biāo)準(zhǔn)更科學(xué)。學(xué)校檔案資料具有實時變化、種類繁多等特點，因此，校方需要引進更加科學(xué)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)模式才能使此項工作更加的開展更加順利。校方在引進更加先進的信息化管理模式后，能夠最大限度地緩解工作人員的壓力，并且能夠有效為檔案建立大數(shù)據(jù)庫，方便了相關(guān)人員對檔案的查閱，進而充分提升檔案工作的效率以及質(zhì)量。

2）平臺存儲量更大。在引進先進的互聯(lián)網(wǎng)信息平臺后，在多媒體的幫助下，檔案工作管理人員能夠更方便、迅捷地開展檔案工作。隨著計算機的不斷更新?lián)Q代，Excel表格、WPS文檔等軟件已經(jīng)成為工作人員日常工作的必備軟件，這些都能夠幫助校方對各類檔案進行分類、整理和儲存。電子文檔在計算機中的占用量較小，加之更新?lián)Q代后，計算機存儲量越來越大，相比于以往的紙質(zhì)版檔案，能夠使檔案相關(guān)各項工作都更方便。

3）相關(guān)的成本更低。如上文所述，先進的電子檔案管理工作能夠方便有關(guān)人員對檔案進行分類、整理、儲存以及查閱等，而這些工作很多時候僅需少量計算機、少數(shù)工作人員便能做到，不僅能夠有效為學(xué)校節(jié)約人力、簡化工作流程，還能夠通過規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化指標(biāo)促進工作人員努力工作，同時還能夠有效提升檔案資料的真實性以及準(zhǔn)確性。

1.3 學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化意義

學(xué)校的檔案管理工作能夠?qū)⑿７秸鎸嵉慕虒W(xué)質(zhì)量、學(xué)校管理狀況反映出來，從而為教師、校方的日常工作改進提供全面、準(zhǔn)確的參考。雖然如今我國已經(jīng)進入了互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，然而很多學(xué)校相關(guān)工作人員并未與時俱進，管理方式仍顯落后。因此，學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化能夠及時幫助這部分工作人員對檔案工作進行深入優(yōu)化，從而全面提升此項工作的整體效率以及質(zhì)量。

2 學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理建議

2.1 引進先進的管理人才

人才是任何部門、單位得以順利、健康、快速發(fā)展的重要核心，學(xué)校的檔案工作也是如此。因此，一方面，學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極引進先進的管理人才，全面擴大檔案工作管理人員的選聘范圍，將理念先進、知識基礎(chǔ)扎實且專業(yè)能力較強的綜合型人才及時引入；另一方面，對于校方原有的檔案工作管理人員，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其實際能力水平進行崗位重新調(diào)配，以達到“人盡其用”。

除此之外，校方還應(yīng)當(dāng)定期組織檔案工作管理人員參加各項培訓(xùn)：

1）培訓(xùn)檔案工作管理人員管理方面的專業(yè)技能，如對各類檔案資料如何有效地進行存儲、分類、分級及其具體實施措施等，使其工作更加規(guī)范化，從而最大限度地防止出現(xiàn)檔案損壞、操作失誤等問題。

2）培訓(xùn)檔案工作管理人員管理方面的理論知識，一方面使其能夠了解并掌握到檔案工作的發(fā)展動態(tài)，并更新相關(guān)知識；另一方面，使其更加明確自身的工作職責(zé)，熟悉相關(guān)工作的各項工作標(biāo)準(zhǔn)，逐步使其增強對自身工作的重視程度，進而使檔案工作更加標(biāo)準(zhǔn)化。

綜上所述，引進先進的管理人才，并對其進行及時、有效的培訓(xùn)，能夠極大程度地提升學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，最終提升整體工作的質(zhì)量以及效率。

2.2 強化檔案信息化建設(shè)

伴隨我國整體社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，我國的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)水平正在不斷提高，計算機信息技術(shù)已經(jīng)在高中各個方面得到了廣泛的普及。為了全面提升學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，使之緊隨時代發(fā)展的步伐，高中必須及時強化檔案工作的信息化建設(shè)，并且做好以下幾方面工作：

1）學(xué)校必須及時完善自身的檔案工作信息化基礎(chǔ)設(shè)施：（1）通過先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建可以實時共享的檔案工作管理系統(tǒng)，從而使學(xué)校各部門得以通力協(xié)作，進而充分提升相關(guān)工作的整體效率；（2）校方應(yīng)當(dāng)及時更新并引進更加先進的信息化設(shè)備以及檔案工作相應(yīng)的管理技術(shù)，設(shè)備包括數(shù)碼相機、最新型的工作計算機以及掃描儀、打印機等，技術(shù)包括微縮技術(shù)、計算機技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)等，同時也要及時讓檔案工作管理人員及時掌握這些技術(shù)。

2）因為新時期的檔案資料大多為電子檔案、電子信息，所以校方必須讓檔案工作管理人員充分學(xué)習(xí)并掌握電子信息技術(shù)。然而互聯(lián)網(wǎng)具有一定程度的開放性，使得電子信息存在一定程度的安全風(fēng)險。因此，檔案工作管理人員必須定期對電子檔案進行定期的歸檔，并且用U盤、網(wǎng)盤等及時拷貝電子檔案加以保存、備份，確保即使計算機出現(xiàn)問題，也能將風(fēng)險和損失控制在最小程度。

2.3 建立健全相關(guān)的制度

制度是所有單位各項工作得以順利開展的基本憑證，學(xué)校若想全面提升學(xué)校檔案工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理，就必須及時建立健全相關(guān)的各項制度，以便使工作人員能夠在開展檔案工作時有理有據(jù)。當(dāng)前高中學(xué)校最需要從以下兩大方面著手：

1）學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時完善并細化檔案工作的分級制度，因為校方的檔案種類繁復(fù)、數(shù)量龐大，各類檔案資料的重要性都有所不同，所以校方必須及時使檔案工作的分級制度得到充分細化以及完善，如此不僅能夠使工作人員的壓力得以有效緩解，更能夠促使學(xué)校檔案工作得以規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2）學(xué)校必須建立健全檔案工作的管理制度，并結(jié)合學(xué)校的實際情況制定合理的追責(zé)制度。即將檔案工作細分到學(xué)校的各部門，從而使各部門的檔案工作人員明確自身的工作職能，一旦工作出現(xiàn)問題，校方能夠及時找出問題根源所在，從而有效提升檔案工作的整體質(zhì)量以及效率[2]。

3 結(jié)論

總體而言，高中學(xué)校的檔案管理工作對于高中的整體發(fā)展意義深遠。因此，校方應(yīng)當(dāng)積極引進相應(yīng)的綜合型管理人才，并且充分配合檔案工作管理人員進一步完善相關(guān)制度，進而使此項工作更加規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，從而全面提升此項工作的整體質(zhì)量以及效率，以便為高中學(xué)校的未來發(fā)展提供更準(zhǔn)確、可靠的參考憑證。

參考文獻

[1]張桂英.如何推行檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：143.

[2]張麗霞.檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化淺析[J].企業(yè)改革與管理，2017（12）：18.