檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策

劉浩

摘 要：根據(jù)我國(guó)檔案規(guī)劃工作基本情況來(lái)看，信息檔案的建設(shè)問(wèn)題越來(lái)越受到廣泛的關(guān)注。然而目前檔案信息化建設(shè)僅僅涉及民生檔案、政務(wù)公開等領(lǐng)域，企業(yè)和事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)并沒(méi)有完善。本文主要針對(duì)檔案信息化管理的現(xiàn)狀，對(duì)當(dāng)前階段檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行探索和分析，預(yù)測(cè)未來(lái)檔案信息化發(fā)展的形勢(shì)，并且根據(jù)當(dāng)前檔案館信息化建設(shè)存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)管理；對(duì)策方案

1 檔案館信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

研究檔案館的信息化建設(shè)就要知道什么是檔案管理以及什么是信息化建設(shè)。

檔案就是單位日常工作的相關(guān)工作內(nèi)容的管理和記錄，檢察院檔案管理部門需要進(jìn)行信息存檔和整理分類，可以保證檔案信息的完備性，獲取即時(shí)性，一套完備的單位檔案管理系統(tǒng)，可以使單位人員和日常事務(wù)管理井井有條，為單位重大決策、會(huì)議記錄、人事變動(dòng)工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對(duì)于單位發(fā)展而言至關(guān)重要。

信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代潮流和當(dāng)今信息化管理而興起的一種管理模式，借用大數(shù)據(jù)時(shí)代特色，進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等時(shí)代產(chǎn)物，將信息進(jìn)行匯總，加入相應(yīng)的算法和應(yīng)用程序等，將所需要的信息進(jìn)行篩選，將單位運(yùn)營(yíng)中遇到的問(wèn)題，合理地轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)型問(wèn)題。檔案管理信息化建設(shè)也是如此，針對(duì)單位人員、行政、財(cái)務(wù)等日常工作內(nèi)容和流程建立檔案信息化管理流程，提高檔案管理效率。

檔案館信息化建設(shè)是在國(guó)家檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和管理下統(tǒng)一進(jìn)行的，檔案館的信息化建設(shè)已經(jīng)采取了一系列現(xiàn)代信息技術(shù)，同時(shí)檔案館的信息資源管理大致達(dá)到了數(shù)字化水平。在目前的階段，雖然很大一部分單位已經(jīng)開始實(shí)施檔案管理信息化，但檔案館的信息化管理水平并不完善，還存在著一系列問(wèn)題亟待解決。根據(jù)對(duì)檔案館信息化建設(shè)的調(diào)查和研究表明，檔案館信息化建設(shè)主要存在以下幾方面問(wèn)題。

2 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡

首先檔案信息化建設(shè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中，因?yàn)橘Y金短缺、設(shè)備投入不足、重視度不夠多等種種原因，導(dǎo)致檔案館信息化的管理模式還處于十分傳統(tǒng)的階段，管理手段不是特別先進(jìn)，信息化程度還不夠高，造成檔案的信息化建設(shè)及管理進(jìn)程十分緩慢、停滯不前。

2.2 檔案信息的制度不完備

檔案館的很多檔案室缺乏存儲(chǔ)檔案的專業(yè)磁介質(zhì)器械，而數(shù)字檔案很大程度上都要依靠設(shè)備發(fā)揮作用，所以設(shè)備的落后和缺失給檔案管理信息化造成了很大的阻礙。并且檔案館是應(yīng)用局域網(wǎng)維持運(yùn)行的，員工要依靠自己的權(quán)限讀取文件，沒(méi)有固定明確的文件保存路徑，出現(xiàn)很大的困擾。

2.3 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案館信息化建設(shè)漠視

檔案館信息化并不會(huì)直接創(chuàng)造豐厚的經(jīng)濟(jì)收益，它的效益一般是長(zhǎng)期的、潛在的。因此上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及主管部門往往認(rèn)為對(duì)檔案館實(shí)施信息化建設(shè)只會(huì)消耗資本，并不會(huì)帶來(lái)實(shí)際性的經(jīng)濟(jì)效益，只注重短期利益而忽視了長(zhǎng)遠(yuǎn)的潛在效益，所以對(duì)于檔案館的信息化建設(shè)并不積極，不重視檔案館的信息化建設(shè)工作。

2.4 信息安全較差

信息化、網(wǎng)絡(luò)化給人們的生活帶來(lái)了極大的便利，也從根本上改變了人們的生活方式，但當(dāng)我們享受著便捷服務(wù)的同時(shí)也存在很大的安全問(wèn)題。近些年，計(jì)算機(jī)病毒和黑客威脅愈演愈烈，每年都會(huì)給網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題帶來(lái)巨大的威脅。拋開外部安全風(fēng)險(xiǎn)的攻擊，計(jì)算機(jī)內(nèi)部的防御系統(tǒng)假如不完善，也會(huì)引發(fā)檔案與電子文件不相容的問(wèn)題，給數(shù)據(jù)庫(kù)造成一定沖擊，更嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致整個(gè)公務(wù)系統(tǒng)癱瘓。

2.5 資源共享不能滿足要求。

檔案館的信息化建設(shè)必須是公開的、面向大眾的，如果想滿足公眾對(duì)其不同層次的需要，就要做到檔案信息資源的開放共享。但在檔案信息開發(fā)過(guò)程中，很多工作人員思想落后，具有很大的局限性，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代潮流，他們不能全面客觀科學(xué)地面對(duì)檔案信息化建設(shè)。

甚至一些人簡(jiǎn)單地把檔案信息化等同于檔案數(shù)字化，他們沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化僅有提高檔案查詢效率的作用，而不能實(shí)現(xiàn)信息的開放和共享，因此很難及時(shí)提供檔案的信息查詢服務(wù)。

3 檔案信息化建設(shè)對(duì)策

3.1 提高管理者的重視程度

首先領(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)今社會(huì)檔案管理信息化的必要性，學(xué)會(huì)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代特色進(jìn)行檔案管理工作，行政管理部門要意識(shí)到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部，且檔案部門明確自身定位，懂得爭(zhēng)取足夠的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)投入；以中高層管理者為代表，提高檔案管理信息化管理意識(shí)，將事務(wù)性工作與管理實(shí)踐相結(jié)合，突破傳統(tǒng)登記壁壘，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。

3.2 強(qiáng)化監(jiān)管，實(shí)施制度化管理

檔案館的上層核心部門對(duì)檔案管理部門的工作嚴(yán)格把關(guān)，依照《檔案法》條例規(guī)定，確保檔案館管理工作依法進(jìn)行。主管部門要加強(qiáng)檔案規(guī)范查處意識(shí)，對(duì)檔案館信息化建設(shè)中存在的一切不合理不合法行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。在執(zhí)法監(jiān)督過(guò)程中，要增強(qiáng)檢查強(qiáng)度，避免以權(quán)謀私問(wèn)題的出現(xiàn)，嚴(yán)格遵從檔案法規(guī)，以確保檔案館內(nèi)部檔案管理制度化、規(guī)范化。

3.3 加強(qiáng)檔案管理軟硬件設(shè)備

與檔案信息化管理相匹配的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的組織前提和根本保障，主要涉及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境及系統(tǒng)軟件模塊。挑選應(yīng)用系統(tǒng)時(shí)，第一要衡量的就是系統(tǒng)是否具備開放性和包容性特征，與此同時(shí)也不能忽視應(yīng)用系統(tǒng)的擴(kuò)展性。作為軟件存儲(chǔ)平臺(tái)，就是要給檔案數(shù)據(jù)和軟件的安全保駕護(hù)航，同時(shí)還要把握現(xiàn)實(shí)條件，隨機(jī)應(yīng)對(duì)，確保各部分功能都靈活便捷，以更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的信息化建設(shè)。

3.4 建立高素質(zhì)的企業(yè)檔案群體

培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)能力極強(qiáng)的檔案隊(duì)伍是檔案館信息化建設(shè)的重中之重。首先，要提高檔案管理群體的政治覺(jué)悟。其次，要不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，檔案管理者還要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能。檔案管理者一定要根據(jù)信息化管理中面臨的現(xiàn)實(shí)狀況，不斷完善檔案信息化建設(shè)和管理水平，提供及時(shí)、有效的服務(wù)。檔案館信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)其高質(zhì)量高效率服務(wù)的必不可少的一部分。所以，利用科學(xué)的舉措加快推進(jìn)檔案館信息化和現(xiàn)代化建設(shè)是十分必要的。

3.5 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

政府和單位出臺(tái)有關(guān)政策，推進(jìn)單位檔案管理信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。通過(guò)有關(guān)管理辦法規(guī)定建檔工作的前期準(zhǔn)備、中期錄入和后期分析存儲(chǔ)工作等。從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，響應(yīng)政策要求，一方面學(xué)習(xí)國(guó)外優(yōu)秀的管理模式，另一方面，結(jié)合單位自身發(fā)展情況，制定具有針對(duì)性和實(shí)用性的信息化管理系統(tǒng)。

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