信息化時(shí)代如何提高機(jī)關(guān)檔案管理的信息化水平

陳喜杰

摘 要：機(jī)關(guān)檔案屬于國(guó)家信息的一個(gè)重要構(gòu)成部分，其對(duì)于政府機(jī)關(guān)制定發(fā)展決策具有非常重要的指導(dǎo)作用?，F(xiàn)如今，信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得機(jī)關(guān)檔案的管理也發(fā)生了巨大的變化，只有不斷提升檔案管理的信息化水平，才能適應(yīng)檔案發(fā)展的要求，符合信息化發(fā)展的趨勢(shì)，才能提高檔案管理與服務(wù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；機(jī)關(guān)檔案管理；檔案信息化

信息化時(shí)代的到來(lái)，為檔案管理帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。作為機(jī)關(guān)單位而言，必須要認(rèn)清信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理面臨的新情況，及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，提升檔案管理信息化水平。

1 信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理面臨的新情況

1.1 檔案管理理念面臨的新情況

信息技術(shù)的發(fā)展讓檔案工作迎來(lái)了挑戰(zhàn)，特別是對(duì)于廣大檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，其必須轉(zhuǎn)變以往對(duì)自身所從事的工作的認(rèn)識(shí)，重塑自己的工作理念。所謂的檔案管理理念，乃是指檔案管理工作人員日常檔案管理工作過(guò)程當(dāng)中應(yīng)當(dāng)秉承的工作原則。為了迎接檔案信息化管理時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作人員必須突破傳統(tǒng)的工作理念。

1.2 檔案管理制度面臨的新情況

從信息技術(shù)的應(yīng)用給傳統(tǒng)檔案管理工作模式帶來(lái)的沖擊來(lái)看，主要表現(xiàn)為檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到實(shí)物檔案資源同數(shù)字化檔案資源的顯著區(qū)別，以及由此所應(yīng)當(dāng)實(shí)施的管理方法。相對(duì)于實(shí)物檔案，電子檔案有著“流動(dòng)性、易改性、易逝性”等特點(diǎn)。通過(guò)對(duì)檔案資源的信息化處理，則意味著數(shù)字化檔案的體量將大幅度增加，由此便對(duì)檔案管理工作人員的檔案管理工作流程提出了全新的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

1.3 檔案服務(wù)模式面臨的新情況

從以往的檔案資源服務(wù)內(nèi)容來(lái)看，其表現(xiàn)出兩個(gè)特質(zhì)：其一為單向性，其二為被動(dòng)性。前者乃是指在以往的檔案資源服務(wù)過(guò)程當(dāng)中，社會(huì)民眾較少有機(jī)會(huì)接觸和利用檔案資源，檔案資源乃是為上級(jí)機(jī)關(guān)或者是政府部門服務(wù)的。后者乃是指檔案管理部門在提供檔案資源的服務(wù)過(guò)程當(dāng)中，僅僅是為使用者提供查詢服務(wù)。在信息化時(shí)代的背景之下，社會(huì)民眾對(duì)于檔案資源的利用訴求大幅提升，因此，檔案管理工作人員必須積極推進(jìn)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，以便迎合社會(huì)公眾的檔案資源利用訴求。

2 信息時(shí)代強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理信息化的策略

信息時(shí)代，強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理信息化需要做到：強(qiáng)化數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、提高管理人員的信息化水平、建設(shè)智慧檔案信息服務(wù)體系、學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式與方法。下面我們就這幾點(diǎn)展開(kāi)研究。

2.1 強(qiáng)化數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

從政府機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)工作來(lái)看，其并非是短時(shí)間便可以完成的任務(wù)，而是一項(xiàng)涉及諸多內(nèi)容的系統(tǒng)性工程?；诖_保政府機(jī)關(guān)檔案管理部門真正能夠走上信息化管理之路，政府機(jī)關(guān)必須為此創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的條件。在筆者看來(lái)，政府機(jī)關(guān)為了推進(jìn)檔案信息化，首先應(yīng)當(dāng)著手完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時(shí)為檔案管理部門添置工作所必須的辦公軟件和硬件。1）硬件設(shè)施主要包括磁盤(pán)、光盤(pán)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、終端機(jī)以及服務(wù)器等硬件設(shè)備。在這里掃描儀和服務(wù)器則顯得尤為重要。掃描儀的主要用途是有效實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化，而服務(wù)器主要用于滿足大量檔案信息存儲(chǔ)以及查閱的需要。2）軟件系統(tǒng)主要包括檔案管理應(yīng)用平臺(tái)、掃描軟件以及操作系統(tǒng)等等。3）從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來(lái)看，其應(yīng)當(dāng)包括數(shù)據(jù)交換網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡(luò)。不論哪一種網(wǎng)絡(luò)，均應(yīng)當(dāng)具備穩(wěn)定性與安全性，如此方才能夠確保檔案信息化工作順暢進(jìn)行。同時(shí)，當(dāng)檔案資源管理網(wǎng)絡(luò)具備了足夠的安全性之后，便能夠有效地杜絕和避免黑客所發(fā)起的網(wǎng)絡(luò)攻擊以及木馬的植入，這樣就有效地避免了檔案信息資源的泄露和損毀。按照筆者所掌握的情況，現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)多數(shù)政府機(jī)關(guān)在推進(jìn)檔案信息化的過(guò)程之中，所安裝的設(shè)施均存在這樣或者是那樣的問(wèn)題，從而存在極大的不安全性。有鑒于此，政府機(jī)關(guān)為了讓檔案信息化工作得到有效推進(jìn)，則必須給予相關(guān)的設(shè)施以足夠的重視和投入。其實(shí)，強(qiáng)化數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，就像建筑中的地基，只有打好地基，才能建好萬(wàn)丈高樓。

2.2 提高管理人員的信息化水平

對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)具備足夠的信息化知識(shí)和技能。然而從實(shí)際情況來(lái)看，相當(dāng)一部分政府機(jī)關(guān)對(duì)于這一問(wèn)題沒(méi)有形成清醒的認(rèn)識(shí)，由此使得機(jī)關(guān)檔案管理工作人員無(wú)法適應(yīng)檔案信息化工作的實(shí)際需要，進(jìn)而造成工作低效的現(xiàn)象發(fā)生。面對(duì)這樣的狀況，需要采取多種方式對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)和專業(yè)技能，努力改善其崗位適應(yīng)性。同時(shí)，政府機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)組織檔案管理工作人員進(jìn)行信息化知識(shí)專項(xiàng)培訓(xùn)，讓檔案管理工作人員系統(tǒng)地掌握計(jì)算機(jī)操作知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，如此將使其能夠適應(yīng)檔案信息化工作的需要，從而提升工作效度。

2.3 建設(shè)智慧檔案信息服務(wù)體系

在信息時(shí)代背景之下，各類信息的增長(zhǎng)速度極其驚人。這樣一來(lái)，也就意味著數(shù)字化檔案的體量將變得極其龐大?，F(xiàn)今，數(shù)字化檔案資源均處于分散存儲(chǔ)狀態(tài)，即，由不同的政府機(jī)關(guān)和不同的職能部門分散保管。在這一背景下，極易造成對(duì)數(shù)字化檔案資源利用的不便，同時(shí)對(duì)于檔案資源的安全性來(lái)說(shuō)也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。有鑒于此，應(yīng)當(dāng)著手打造智慧檔案信息服務(wù)體系?？梢哉f(shuō)，建設(shè)新型的智慧檔案信息服務(wù)體系是一項(xiàng)可行的創(chuàng)新舉措。智慧檔案信息服務(wù)體系就是建設(shè)一套廣泛覆蓋、深度互聯(lián)、協(xié)同共享的開(kāi)放式智慧檔案資源利用平臺(tái)，并且可以借助云技術(shù)讓數(shù)字化檔案資源的處理變得更加高效、便捷。如此一來(lái)，也將極大地便利社會(huì)公眾對(duì)于檔案資源的使用。

2.4 學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式與方法

目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日益成熟，給社會(huì)各方面都帶來(lái)了創(chuàng)造的機(jī)遇，許多以往看似不切實(shí)際的想法得以成為現(xiàn)實(shí)，同樣，機(jī)關(guān)事業(yè)單位引入現(xiàn)代化技術(shù)也是必然趨勢(shì)。第一，政府機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作當(dāng)中引入數(shù)字編碼技術(shù)，這樣一來(lái)，便能夠在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的輔助之下，使政府機(jī)關(guān)的檔案管理工作效率得到顯著提升，降低機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的工作負(fù)荷。第二，應(yīng)當(dāng)打造檔案信息資源平臺(tái)，以便能夠通過(guò)該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的交互利用。第三，改變工作方法，增加對(duì)檔案分析的投入精力，鼓勵(lì)職工進(jìn)行單獨(dú)溝通，密切信息提供者和檔案管理者之間的聯(lián)系，使檔案信息的傳遞和使用范圍擴(kuò)大，保證提供給單位各個(gè)部門機(jī)構(gòu)的信息具有時(shí)效性。

3 結(jié)語(yǔ)

以上，本文從信息時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理面臨的新情況入手，對(duì)信息時(shí)代強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理信息化的策略展開(kāi)了研究?，F(xiàn)如今，全球信息化時(shí)代已到來(lái)，各領(lǐng)域的工作都與信息化無(wú)法割斷聯(lián)系。作為機(jī)關(guān)單位的檔案管理部門，也必須要提升自身的信息技術(shù)水平，改進(jìn)工作理念與工作方法，抓住機(jī)遇，更好地迎接挑戰(zhàn)，做好機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作，提高檔案部門的工作價(jià)值。

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