探索檔案信息化的管理新途徑

劉雨

摘 要：信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。計算機技術的快速發(fā)展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代?；畈豢扇鄙俚墓ぞ摺?/p>

關鍵詞：檔案；檔案信息化；管理新途徑

1 檔案信息化的定義和內涵

1.1 定義

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

1.2 內涵

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網絡化；第二，要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現(xiàn)檔案信息高度共享；第四，要引發(fā)檔案管理模式的變革。

2 檔案信息化管理的必要性

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代牛活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。

3 探索檔案信息化的管理新途徑

檔案信息化是現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展過程中不可逆轉的趨勢。信息技術的發(fā)展及大數(shù)據(jù)的廣泛應用，使原本形式單一的檔案管理工作更加多樣化，管理者不僅僅需要革新自己的管理理念，同時還需要掌握更多的新型管理技術。

3.1 革新檔案管理理念

3.1.1 應用全新的檔案管理制度

面對檔案信息化的新要求，管理者應從實際的檔案管理工作需求出發(fā)，制訂新型的檔案管理制度。制訂新的管理制度時，要考慮以下幾點：一是檔案管理制度既要與檔案類型相匹配，又要滿足管理單位的應用需要；二是在豐富制度內容時，還要保持制度的實用性和可操作性；三是從具體的制度內容來看，應設有科學的獎懲制度，以促進檔案管理制度的順利實施。

3.1.2 改變錯誤的管理意識

一是形成主動的服務意識，改變過去的被動服務意識，消除長期形成的懈怠心理，為用戶提供優(yōu)質的信息服務，滿足新時期檔案工作的需要；二是管理者要始終保持學習意識，不斷地更新管理理念，掌握更多的管理技術，緊跟檔案信息化發(fā)展的步伐。

3.1.3 加強檔案管理的安全性，保證網絡系統(tǒng)的安全

隨著檔案管理信息化程度的提高，隨之而來的就是增強信息化建設的安全性，但是，安全性建設工作并不是一蹴而就的，是一個循序漸進的過程。建設初期一定要加強紙質檔案的保存與管理工作，可以采用雙軌制度，以防止檔案的遺失，確保檔案信息的完整性與安全性。同時，要加強網絡系統(tǒng)安全建設，嚴密防范系統(tǒng)病毒的侵入，增設查閱權限與安保加密功能。

3.2 應用新型檔案管理技術

在檔案管理者形成正確的檔案管理理念后，還需要進一步掌握一些全新的管理技術。這些管理技術會對檔案信息化管理工作起到強大的輔助性作用，現(xiàn)對兩種重要的管理應用技術展開解析。

3.2.1 云計算技術

基于云計算的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，是通過檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)的無縫銜接來實現(xiàn)電子文件的在線自動歸檔，保證電子檔案的原始性、完整性和安全性。另外，使用云計算比使用本地計算機可靠，因為在“云”的另一端，有專業(yè)的團隊來幫助管理檔案信息，其嚴格的加密管理和服務器資源監(jiān)控，可以讓立檔部門放心地與他人共享數(shù)據(jù)。這對于檔案館內一部分要求高保密性的資源提供了可靠的技術支持。此外，檔案數(shù)據(jù)的安全備份工作由信息中心統(tǒng)一完成，大大降低了立檔部門的管理成本。

引入云計算這項技術，既可以減少對硬件和軟件等檔案管理基礎設施的投入，節(jié)省資金，避免重復建設，提高效率，還可以緩解檔案部門對既懂檔案業(yè)務又精通計算機技術的復合性人才的需求緊張狀況。應用云計算技術還可以實現(xiàn)基礎設施和基礎服務的統(tǒng)一管理，有效整合富余的計算機資源，按需分配，規(guī)范和統(tǒng)一不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)存儲格式，提高不同設備的數(shù)據(jù)共享性，擴大檔案信息的外延。

3.2.2 3D虛擬技術

3D虛擬技術在檔案部門中的應用時間不長，卻取得了極好的管理效果。傳統(tǒng)的檔案展覽是以實物或普通的網頁形式再現(xiàn)檔案的，而利用3D虛擬技術來開發(fā)實體檔案，對檔案展品來說不僅是一種立體的展示，而且在展品的結構和空間信息的表現(xiàn)方面都具有更為明顯的優(yōu)勢。用戶可以通過網頁在線瀏覽可交互的三維產品模型，通過點擊鼠標旋轉、平移模型，從任意角度觀察，展品都具有完美的三維真實感表現(xiàn)，再配上音樂、導游解說和多媒體手法，用戶足不出戶就能“身臨其境”，吸引越來越多的人利用檔案、喜歡檔案。這不僅能挖掘檔案館（室）的文化休閑功能，還能在無形中強化人們的檔案意識，充分發(fā)揮檔案的價值。

總之，檔案管理信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，檔案管理者應順應檔案信息化發(fā)展的潮流，創(chuàng)新管理理念和管理制度，作為檔案管理人員，應提高認識，不斷學習，認真研究和規(guī)劃；而檔案管理部門，更要適當加大管理投入，及時配備相應的人才與設施，適時引入虛擬技術和云計算技術等新型檔案管理技術，有效提升檔案管理效率，促使檔案管理水平走上一個新的高度。

參考文獻

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