談機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的強(qiáng)化途徑

宋敏

摘? 要：在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的諸多工作中均扮演著重要的角色，因此文書檔案管理工作將面臨更加艱巨的挑戰(zhàn)，文書檔案管理工作發(fā)揮著十分關(guān)鍵的作用，其影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運(yùn)行效率。高度關(guān)注并重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理工作，提高文書檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，需要從多個(gè)角度分析和控制。該文就機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的強(qiáng)化途徑進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位? 文書檔案? 檔案管理

中圖分類號(hào)：G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1672-3791（2019）02（c）-0237-02

1? 單位文書檔案管理工作的積極作用

1.1 有利于推動(dòng)事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展

統(tǒng)一化和集中化管理國(guó)家檔案能夠加強(qiáng)檔案的完整性和安全性，從而保證國(guó)家各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，這也是我國(guó)積極開展檔案工作的根本目的。在國(guó)家建設(shè)與發(fā)展的過(guò)程中，事業(yè)單位發(fā)揮著不可忽視的作用。事業(yè)單位的文書檔案中記錄了事業(yè)單位的概況及發(fā)展歷程，所以其也是國(guó)家檔案當(dāng)中不可分割的一部分，無(wú)可替代。事業(yè)單位文書檔案管理工作主要包括科學(xué)保護(hù)和管理工作中涉及到的所有文書檔案，上述檔案是國(guó)家發(fā)展中十分重要的歷史材料，其推動(dòng)了我國(guó)事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展。

1.2 文書檔案管理具有法律效力，可作為憑證和依據(jù)

事業(yè)單位發(fā)展中，文書檔案是多項(xiàng)活動(dòng)記錄、變更和注銷的重要載體，其客觀地反映了事業(yè)單位登記管理工作的基本狀態(tài)和情況。所以，相關(guān)部門應(yīng)將事業(yè)單位的文書檔案作為主要的原始材料，確保檔案管理工作具有科學(xué)性與合理性，讓其具有充分的法律依據(jù)，在發(fā)生訴訟案件時(shí)可作為重要的憑證。

1.3 提供優(yōu)質(zhì)的信息查詢服務(wù)

現(xiàn)如今，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度不斷加快，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制也不斷完善，事業(yè)單位作為市場(chǎng)的重要主體，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展中也占據(jù)著越來(lái)越重要的位置，其記錄了事業(yè)單位的法人代表、住所、資金、業(yè)務(wù)范圍和分支機(jī)構(gòu)等諸多的內(nèi)容，按照規(guī)范的內(nèi)容，應(yīng)對(duì)上述因素加以科學(xué)開發(fā)與利用，進(jìn)而為社會(huì)人士提供更為科學(xué)和全面的信息查詢服務(wù)，不斷提高信息查詢服務(wù)的整體工作質(zhì)量。

2? 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 忽視文書檔案管理工作的重要性

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)的過(guò)程中，因?yàn)槲茨軐?duì)檔案管理工作重要性進(jìn)行高度重視，所以導(dǎo)致在對(duì)檔案管理工作資源配置方面也存在著諸多的不足。比如，制度執(zhí)行不夠規(guī)范。工作的重點(diǎn)主要集中在文書檔案的收集、分類、存放等方面。在文書收集工作中，一些工作人員并不能協(xié)調(diào)好各自的工作內(nèi)容，使得檔案的內(nèi)容不夠齊全，而這對(duì)檔案資料的質(zhì)量和完整性也產(chǎn)生了較大的不利影響。

2.2 文書檔案管理工作制度有待完善

文書檔案管理單位雖然建立了規(guī)范性制度，但是制度的內(nèi)容無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的基本要求，甚至其約束力也明顯不足，制度執(zhí)行落實(shí)效果不佳。比如，未嚴(yán)格按照文書檔案工作的要求完成檔案分類，對(duì)不同性質(zhì)和不同時(shí)間的文書檔案并未采取有效措施加以規(guī)劃與管理。此外，不同類型的文書檔案在目錄管理上也存在著諸多的不足，不同性質(zhì)和不同時(shí)間的檔案內(nèi)容也沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)范管理，這導(dǎo)致檔案內(nèi)容查找的難度較大，尤其是文書檔案規(guī)模較大時(shí)，內(nèi)容查找也比較困難。再加上不同的檔案收集人員在文書檔案分類管理的過(guò)程中缺乏必要的硬性處理措施，人員處理上缺乏科學(xué)性與合理性，未采取有效的精細(xì)化處理措施，先進(jìn)技術(shù)支持的意識(shí)淡薄，這些問(wèn)題均制約著文書檔案分類管理的順利進(jìn)行。

2.3 文書檔案管理方式較為落后

目前，我國(guó)科技水平顯著提高，數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化的管理方式也大大提高了管理的質(zhì)量和效率。但是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員數(shù)量有限，技術(shù)不足。這些問(wèn)題會(huì)使文書檔案數(shù)字化管理的綜合水平受到極大的影響，不能真正地實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。再者，事業(yè)單位在工作中多采取人工操作，數(shù)字化水平較低，這也影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

3? 機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的強(qiáng)化途徑

3.1 加強(qiáng)文書檔案管理宣傳工作

若要不斷完善文書檔案管理工作，就必須正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作的重要性，積極轉(zhuǎn)變以往的管理理念和管理模式，同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)積極關(guān)注和重視文書檔案管理工作，進(jìn)而最大限度地調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，提高管理質(zhì)量。另外，領(lǐng)導(dǎo)層在日常工作中要為文書管理工作配備專業(yè)的人才，投入較大的物力、財(cái)力以及技術(shù)支持，從而推動(dòng)文書檔案管理工作的優(yōu)化與完善，保證工作落實(shí)和執(zhí)行的基本效果。

在單位領(lǐng)導(dǎo)的審核監(jiān)督工作中，需將文書檔案管理作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，以加大管理人員對(duì)文書檔案管理工作的關(guān)注度及重視程度，且嚴(yán)格考核與審查管理人員的文書檔案管理能力，讓其在日常工作中更加關(guān)注工作的規(guī)范性。對(duì)于不能積極配合文書檔案管理工作的人員，相關(guān)管理者應(yīng)給予批評(píng)教育，從而保證所有管理人員均可積極配合日常管理工作，營(yíng)造優(yōu)越的外部管理環(huán)境。

綜上，文書檔案對(duì)單位的所有人員均有著十分重要的影響，只有不斷提高配合度，方可加強(qiáng)文書檔案管理的科學(xué)性和有效性。不僅如此，領(lǐng)導(dǎo)部門也應(yīng)高度重視管理制度的建設(shè)，不斷優(yōu)化管理制度，增強(qiáng)制度的實(shí)效性，全面發(fā)揮出制度的規(guī)范作用，確保制度的有效落實(shí)。

3.2 提高文書檔案管理人員的專業(yè)能力

文書檔案管理中，要不斷完善管理人員的專業(yè)水平，使其在檔案收集工作中提高協(xié)調(diào)和溝通的質(zhì)量和效率。再者，分類存放管理也應(yīng)充分滿足文書查閱的要求，以此保證文書檔案保存的完整性，編制完善的檔案信息目錄，提高信息查閱的效率和準(zhǔn)確性。若要扭轉(zhuǎn)文書檔案片面重視保存工作的現(xiàn)狀，需在工作中始終堅(jiān)持以人為本的原則，分類過(guò)程中滿足管理的基本要求，進(jìn)而推動(dòng)管理工作的順利進(jìn)行。在管理人員方面，務(wù)必高度重視人員的培訓(xùn)與管理，以增強(qiáng)管理人員的管理能力，使其能夠滿足時(shí)代發(fā)展的基本要求。且在檔案管理中還要傳授教導(dǎo)管理人員正確有效的溝通和協(xié)調(diào)方式，這樣才能確保管理工作的順利開展。

3.3 利用信息化技術(shù)開展文書檔案管理工作

時(shí)代發(fā)展中，文書檔案管理工作逐漸重視信息化處理技術(shù)的應(yīng)用。信息化處理技術(shù)充分利用了電子檔案管理模式，保證了文書檔案存取的質(zhì)量和效率。電子檔案占據(jù)的存儲(chǔ)空間不大，其以設(shè)備技術(shù)為基礎(chǔ)，并利用網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)公開管理，為內(nèi)部工作人員調(diào)取檔案資料提供了諸多的便利，而且其也不會(huì)受到空間和時(shí)間的局限。電子檔案是紙質(zhì)檔案的備用材料，其也充分加強(qiáng)了檔案管理的科學(xué)性、有效性和安全性。在電子檔案管理中，要結(jié)合實(shí)際采取有效措施開展分級(jí)管理，且不同級(jí)別的員工對(duì)檔案的調(diào)取權(quán)限也有所不同，該設(shè)置有效避免了重要資料信息泄露問(wèn)題。同時(shí)需積極聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)操作人員組建內(nèi)部文書檔案管理信息化平臺(tái)，不斷增強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)的專業(yè)性，并積極完善日常管理與維護(hù)工作，防止由于系統(tǒng)故障問(wèn)題發(fā)生數(shù)據(jù)的丟失。

4? 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)階段，事業(yè)單位文書檔案管理工作不斷進(jìn)步，但是我們也應(yīng)看到事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上，針對(duì)工作中的不足采取有效的完善措施，以此不斷推動(dòng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的快速發(fā)展。

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