淺談新時期下文書檔案管理工作的創(chuàng)新與思考

章奕婷

摘 要：隨著社會進入信息化網(wǎng)絡(luò)時代，文書檔案管理工作的重要性尤為凸顯，在企事業(yè)、機關(guān)單位的整體發(fā)展中有著重要意義。在當前知識經(jīng)濟和信息化的大背景下，文書檔案的管理要緊密結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息，兩者之間有著密不可分的聯(lián)系，檔案管理為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展提供廣闊的平臺，而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)又促進了文書檔案管理的完善和創(chuàng)新。本文通過分析新時期下文書檔案管理存在的問題，結(jié)合信息技術(shù)在文書檔案管理中應(yīng)用的優(yōu)勢，對新時期下文書檔案管理工作作出創(chuàng)新與思考，旨在提高文書檔案管理效率和質(zhì)量，促進企業(yè)更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期背景；文書檔案管理；存在的問題；創(chuàng)新與思考

文書檔案屬于檔案管理中一個重要環(huán)節(jié)，是單位各項工作中的真實記錄，在企事業(yè)、機關(guān)單位持續(xù)發(fā)展中具有重要作用，工作人員可用過查閱文書檔案了解各項工作的經(jīng)驗成果，吸取有益經(jīng)驗；作為歷史憑據(jù)可靠性強又可用于現(xiàn)實工作查考。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的到來，文書檔案管理的方式也隨之發(fā)生改變，許多信息需要通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸，相比較于傳統(tǒng)的文書管理方法，大大提高了檔案管理水平，可為企事業(yè)、機關(guān)單位記錄并準確提供完整的文書檔案信息?？偟膩碚f企事業(yè)、機關(guān)單位要想在現(xiàn)代社會中穩(wěn)步發(fā)展，一定要積極創(chuàng)新文書檔案管理工作，以全新的方式推動企事業(yè)、機關(guān)單位發(fā)展。

1 新時期下做好文書檔案管理工作的意義

文書檔案管理工作表面上是一項簡單的文書整理工作，但其內(nèi)容因具有政策性和機密性，對于做該項工作的人要求具有較強的專業(yè)性，需要高度重視文書檔案管理工作，充分認識到新時期市場經(jīng)濟環(huán)境下，做好文書檔案管理工作對于社會資源的開發(fā)具有重要意義。文書檔案的特點在于形成的自然性，這種特性決定了文書檔案具有憑證作用，也具有一定的法律效用，因此文書檔案與文獻等其他形式的資料相比更令人信服。文書檔案中保存的是歷史真跡，具有很強的客觀性，包括當時發(fā)生事件的親筆手稿、信件以及當事人的聲音和形象等，這些資料可作為確鑿的真憑實據(jù)提供參考價值。

隨著社會的發(fā)展，我們需要用創(chuàng)新的眼光以及創(chuàng)新的技術(shù)開展各項工作，快速的社會發(fā)展對文書檔案工作也有推動和促進作用，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足信息大背景下文書檔案管理工作的需求，必須做出改進和創(chuàng)新，只有這樣才能促進檔案管理工作的發(fā)展，從而積極影響企事業(yè)、機關(guān)單位的持續(xù)發(fā)展。在推動文書檔案管理工作的過程中，要緊密結(jié)合社會實際情況，適應(yīng)當前社會的發(fā)展局勢，確保文書檔案管理工作的與時俱進，為該項工作的進一步發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

2 新時期下信息電子化在文書檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢分析

2.1 使用方便，提供辦公效率

文書檔案管理中應(yīng)用信息電子化更利于查找和檢索，相比較于傳統(tǒng)管理模式大大提高辦公效率。電子檔案一般將信息儲存于磁盤或者光盤中，由于計算機具有強大的信息處理能力，可準確存儲大量文書檔案信息，不僅能夠節(jié)省傳統(tǒng)文書檔案管理工作中人工操作時間，還能有效避免信息人工信息整理過程中出現(xiàn)錯誤和不完整等紕漏，提高文書檔案記錄的準確性。同時利用電子信息化技術(shù)整理文書檔案，可按照資料的分類進行收集、統(tǒng)計整理，也方便日后的查閱和檢索。

2.2 文書檔案信息更容易保管

傳統(tǒng)文書檔案以紙質(zhì)載體保存，容易受潮濕、蟲蛀以及時間長等因素的影響而影響檔案保管。電子檔案存儲所用的磁盤或光盤更容易保存，使用壽命更長，且節(jié)能和環(huán)保，有效避免紙質(zhì)文檔保存過程中可能出現(xiàn)的多種情況。文書檔案在保存期間因為操作簡單，占用空間小，不需要占用大量的人財物力，節(jié)省資源，易于保管。

3 新時期下文書檔案管理工作中存在的問題分析

3.1 缺乏有效的管理制度

任何一項工作都需要完善的制度作指導，在文書檔案管理中存在的一個普遍的缺點是沒有完善的管理制度，使得文書檔案管理工作難以更好的發(fā)展。目前存在的文書檔案管理制度難以適應(yīng)現(xiàn)代化需求，因此在管理過程中出現(xiàn)諸多問題，影響文書檔案記錄的準確性和規(guī)范性。現(xiàn)有的文書檔案管理制度往往忽略了檔案的實際應(yīng)用，反而看中檔案的整理和收集，難以真正發(fā)揮文書檔案管理的效果。文書檔案管理的工作人員受傳統(tǒng)制度的影響，將工作重點擋在文書的整理和保存上，而忽視文書檔案工作中的服務(wù)性。

3.2 缺乏高素質(zhì)管理人員

文書檔案管理人員需要具有較強的專業(yè)性，且文書檔案在整理和保存過程比較復雜，工作量較大，對于管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。很多企業(yè)單位由于沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，因此在崗位分配方面并沒有重視專業(yè)性和高素質(zhì)。同時文書檔案管理的工作人員對自身的工作價值也沒有正確認識，管理思路和管理方法仍然依照傳統(tǒng)的模式。

3.3 缺乏高效率管理

很多企事業(yè)、機關(guān)單位不重視文書檔案管理工作，往往忽視工作方式和創(chuàng)新和設(shè)備的更新，導致整體管理工作效率比較低。也正是因為大多數(shù)企事業(yè)、機關(guān)單位在文書檔案管理方面的效率低下，使得該項工作一直停留在傳統(tǒng)模式上，很難與現(xiàn)代社會相適應(yīng)。目前多數(shù)企事業(yè)、機關(guān)單位之所以文書檔案管理效率低一是從管理思想上沒有得到更新，無法認識到文書檔案管理工作的重點，做了很多無用的工作，影響共組效率；二是在資金方面投入較少，無法配置相應(yīng)的計算機管理設(shè)備，必然會影響文書檔案管理效率。

4 新時期文書檔案管理的創(chuàng)新與思考

4.1 提高文書檔案管理人員責任意識

在新時期的市場經(jīng)濟環(huán)境下，要想做好文書檔案管理工作，工作人員需要具有高度責任感和良好的職業(yè)道德，對待工作要務(wù)實，有樂于奉獻的精神；同時文書檔案管理人員也有具有一定的知識儲備，尤其是科技知識和管理知識，懂得運用現(xiàn)代科技手段和科學的方法管理文檔。企事業(yè)、機關(guān)單位要用過各種形式宣傳《檔案法》和《檔案人員職業(yè)道德》等相關(guān)法律制度，使得文書檔案管理人員充分認識到做好文書黨檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責任和義務(wù)，要把文書材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和開發(fā)利用作為文書檔案管理人員的職責范圍，加強對文檔工作的檢查和考核，不斷創(chuàng)新文書檔案管理方法，提高管理效率。

4.2 規(guī)范文書檔案文理工作的程序和方法

文書檔案管理不是簡單和收集、分類、整理和歸檔保存，首先需要篩選，在錄入計算機系統(tǒng)前剔除無用的文件，避免計算機管理時出現(xiàn)重復和低效率情況；由于現(xiàn)行文書檔案的歸檔方式已摒棄過去的“按卷歸檔”方式，改用“按件歸檔”方式歸檔文書檔案。所以對歸檔前的整理過程和鑒定步驟有更高的要求，要求整理時要對歸檔文件的關(guān)聯(lián)邏輯性有一定認識；鑒定時對歸檔文件的價值把握要更謹慎、精確。要重新排列整理文件。通常來說正本、附件與定稿為一件，排列順序時正文在前，附件與定稿在后。若有來文和復文的，根據(jù)文件的不同檢索需要，可為一件，也可分別作為一件。整理順序時，復文在前，來文在后。接著修整文件，除去易銹蝕的金屬物，對有破損的文件進行修裱。或?qū)ψ舟E模糊、易蛻變文件作復制處理。排序整理后裝訂成“件”，實現(xiàn)歸檔文件的規(guī)范化。最后要規(guī)范題名，提高檢索查準率，檔案的分類號是檢索的關(guān)鍵，只有保證檔案分類號的準確才能提高檢索查準率，一定要避免在檢索時出現(xiàn)含混不清和文不對題的情況。

4.3 宣傳檔案室職能提高知名度

除了檔案室工作人員要繼續(xù)做好本職工作外，檔案室應(yīng)該以更積極的姿態(tài)展示自己，從幕后走向臺前，宣傳檔案室的職能，在各部門、處室中提高知名度。拋棄等待用戶上門利用檔案的被動思想，在企事業(yè)、機關(guān)單位內(nèi)部舉辦檔案相關(guān)主體活動，制作印發(fā)宣傳小冊子，向各部門、處室工作人員展示庫存特色，介紹檔案利用方法等。讓大家看到檔案、知道檔案、了解檔案工作和檔案事業(yè)存在的價值所在。

4.4 文書檔案管理手段的創(chuàng)新

新時期下的信息時代給文書檔案管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)，只有從文書檔案的管理手段上進行創(chuàng)新才能滿足但當代的需求。要實現(xiàn)文書檔案的信息化管理，這樣可以提升文書檔案管理的安全性和完整性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式真正轉(zhuǎn)標為信息管理模式。文書檔案錄入計算機系統(tǒng)后編號，并進行安全設(shè)置，確保檔案信息能夠及時調(diào)取利用，也可利用二維碼等方式的設(shè)置進行檢索和錄入。文書檔案管理過程中管理人員要正確認識技術(shù)創(chuàng)新的重要性，緊跟信息時代大環(huán)境的變化，要有網(wǎng)絡(luò)管理信息化建設(shè)的意識，克服傳統(tǒng)管理思想，積極創(chuàng)新和思考，讓計算機管理網(wǎng)絡(luò)為現(xiàn)代文書管理提供更多的幫助。

5 小結(jié)

在信息化社會大背景下，對文書檔案管理提出了更高的要求，要不斷創(chuàng)新才能適應(yīng)新趨勢。本文分析了新時期下文書檔案管理的重要意義和信息技術(shù)應(yīng)用的好處，并針對當下文書檔案管理的現(xiàn)狀對存在的主要問題進行整理分析，結(jié)合新時期信息技術(shù)時代的特點和需求提出文書檔案管理的創(chuàng)新，通過提高文書檔案管理人員的責任意識、規(guī)范文書檔案管理工作的程序和方法、創(chuàng)新文書檔案管理手段等策略提升管理效率，促進文書檔案管理工作更好的發(fā)展。

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