高校財務(wù)報賬流程優(yōu)化探析

摘 要：隨著我國高等教育事業(yè)發(fā)展日益壯大，教育經(jīng)費不斷增加，來源趨于多元化，財務(wù)報銷工作呈現(xiàn)復(fù)雜化、多樣化的趨勢，會計核算工作中存在的問題也日益突出，本文將結(jié)合高校報銷實際狀況，分析報銷流程中存在各類的問題，針對這些如報銷信息不對稱、簽批環(huán)節(jié)不完善、報銷業(yè)務(wù)時段集中、財務(wù)人員工作積極性不高等問題，提出相應(yīng)的優(yōu)化對策，如宣講財務(wù)知識，引入無紙化簽批系統(tǒng)，引入分時報銷和排隊系統(tǒng)，設(shè)置獎勵機(jī)制等，為高校財務(wù)系統(tǒng)提供更優(yōu)質(zhì)的報銷服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校;財務(wù)報銷;流程優(yōu)化

近年來，高校辦學(xué)規(guī)模穩(wěn)中有升，教育經(jīng)費來源日益多元化，《新政府會計制度》全面實施。在新形勢背景下，財務(wù)管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)及創(chuàng)新。財務(wù)報賬作為高校財務(wù)核算管理中基礎(chǔ)的工作，也是中心環(huán)節(jié)之一，財務(wù)報銷流程在一定程度上影響學(xué)校持續(xù)運轉(zhuǎn)和順利發(fā)展。本文就高校財務(wù)管理現(xiàn)狀，淺談當(dāng)前新形勢下報賬流程中存在的問題并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，以期對高校財務(wù)管理工作帶來積極作用。

一、現(xiàn)階段高校財務(wù)報銷存在的問題

高校目前采取手工報銷與網(wǎng)上預(yù)約報銷兩種模式，雙軌并行。手工報銷是由經(jīng)辦人填寫報銷封面并附上原始票據(jù)再交由財務(wù)人員審核制單。網(wǎng)上預(yù)約是由經(jīng)辦人將預(yù)約單和相關(guān)原始票據(jù)提交給財務(wù)人員。但在報銷流程中仍存在一些問題，現(xiàn)就操作過程中常見的問題作如下分析。

（一）報銷信息不對稱

報銷人員如需報銷，需前往報賬大廳將預(yù)約單和相應(yīng)的原始票據(jù)移交給制單人，待財務(wù)人員制單審核處理后方可離開。由于報銷人員缺乏相關(guān)的財務(wù)知識，未將發(fā)生事件所對應(yīng)的會計科填寫正確或在指定項目下發(fā)生不合理的費用支出，制單人員需要及時改正和調(diào)整，并與報銷人員溝通講解。財務(wù)報賬的規(guī)章制度可謂日新月異，但報銷人員只有與財務(wù)人員面對面交流時才能了解到其中的變化，所以財務(wù)人員在完成報銷工作的同時還承擔(dān)指導(dǎo)的職責(zé)。若在復(fù)審期間或后續(xù)環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)人員需與報銷人員再次溝通交流，有時報銷人員還需重新預(yù)約，制單人員需刪除原先憑證重新制單，這樣必定會消耗雙方的時間，導(dǎo)致報銷業(yè)務(wù)無法如期完成，信息不對稱帶來的不便降低了工作效率。

（二）簽批環(huán)節(jié)不完善

高校財務(wù)報銷實行分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人授權(quán)審批制度，例如部門經(jīng)費由項目負(fù)責(zé)人審批，超出一定金額還需由校領(lǐng)導(dǎo)簽批，這一要求合情合理，有利于監(jiān)管。若報銷人員不熟悉相對應(yīng)的審批流程，需多次返回才得到負(fù)責(zé)人的同意和簽字，有時領(lǐng)導(dǎo)身兼數(shù)職，事務(wù)繁忙，報銷人員在實際中往往難以找到領(lǐng)導(dǎo)的簽字，這就增加了機(jī)會成本，延誤了報賬時間，降低了報銷效率，同時會使前來的報銷人員對財務(wù)人員產(chǎn)生不滿情緒。

（三）報銷業(yè)務(wù)時段集中

高校教師或行政管理人員因經(jīng)費需被收回、科研課題結(jié)項、發(fā)票即將過期，習(xí)慣于年底報銷等因素，常常在年末和學(xué)期末進(jìn)行報銷，報銷量在11月至12月份劇增，這就導(dǎo)致財務(wù)人員業(yè)務(wù)量劇增，超負(fù)荷工作。

（四）工作積極性不高

隨著《新政府會計制度》的實施，財務(wù)軟件系統(tǒng)升級，財務(wù)人員需具備更高的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，但由于平時工作繁忙，缺乏時間和動力學(xué)習(xí)，激勵機(jī)制不健全更無法保障財務(wù)人員能夠積極主動學(xué)習(xí)和參與培訓(xùn)。高校財務(wù)報銷工作枯燥無味，內(nèi)容單一，工作人員的熱情難以調(diào)動，工作積極性降低。財務(wù)報銷人員工資大致相同，不與工作量掛鉤，沒有給表現(xiàn)優(yōu)秀者給予一定獎勵，尤其在期末或年末時，工作壓力和強(qiáng)度增大，財務(wù)人員易對工作產(chǎn)生倦怠情緒。

二、優(yōu)化財務(wù)報銷流程的有力措施

（一）匯總報銷問題，分配工作任務(wù)

學(xué)校財務(wù)部門在已建立社交平臺里即時更新政策變化的內(nèi)容，對新的財務(wù)規(guī)章制度進(jìn)行宣傳和講解，定期將社交平臺中報銷人員提出的問題進(jìn)行梳理，編輯成文件上傳至群內(nèi)供新入群者參考查閱。報賬人員應(yīng)積極主動學(xué)習(xí)相關(guān)財務(wù)知識，主動與財務(wù)人員交流，以便有效解決報銷流程中出現(xiàn)的問題。

（二）引入無紙化簽批系統(tǒng)

對于一字難求的現(xiàn)狀，可增加無紙化網(wǎng)上簽約審批環(huán)節(jié)，報銷人員可將原始票據(jù)拍照上傳至報銷系統(tǒng)中，審批人可隨時隨地通過APP軟件進(jìn)入報銷系統(tǒng)進(jìn)行查看后審批并進(jìn)行電子簽名。報銷人員只需打印附有電子簽名的報銷單并移交給財務(wù)報賬大廳即可。無紙化審批有利于報銷人員省去找負(fù)責(zé)人面對面審批的環(huán)節(jié)，還可通過APP軟件隨時查閱報銷進(jìn)度，又能讓審批人隨時審批報銷單據(jù)。信息化的管理有利于優(yōu)化整合報銷流程。

（三）引入預(yù)約排號系統(tǒng)

學(xué)校財務(wù)部門可在年末與每學(xué)期末分時報銷和引入排號系統(tǒng)，運用手機(jī)小程序進(jìn)行預(yù)約排號，教職工可以查閱不同時間段預(yù)約的人數(shù)，再選擇適當(dāng)?shù)臅r間段進(jìn)行預(yù)約排號，既錯開了高峰期，又能節(jié)約時間，成功報銷。其次，學(xué)校財務(wù)處需加強(qiáng)宣傳，主動及時與各學(xué)院聯(lián)系，各部門應(yīng)強(qiáng)調(diào)關(guān)賬日期，督促教職工盡早報銷。

（四）健全激勵機(jī)制

財務(wù)部門應(yīng)重視財務(wù)人員業(yè)務(wù)水平的提高，加強(qiáng)相關(guān)的指導(dǎo)與培訓(xùn)，加強(qiáng)財務(wù)人員與教職工之間的溝通交流，還可以聘請專家解讀《新政府會計制度》，幫助教職工掌握國家和學(xué)校新出臺的各項財務(wù)政策和制度。學(xué)校可設(shè)立獎勵制度，對于在工作中表現(xiàn)突出，制單量最高的財務(wù)人員給予一定的獎勵，全面提高財務(wù)人員的工作熱情和工作效率。

結(jié)語

財務(wù)核算作為高校財務(wù)管理核心環(huán)節(jié)之一，是為高校統(tǒng)籌規(guī)劃，戰(zhàn)略決策提供相關(guān)經(jīng)濟(jì)信息，保障各項教育活動正常運行?，F(xiàn)階段高校財務(wù)報賬流程中存在報賬信息不對稱，簽批環(huán)節(jié)不完善，報銷業(yè)務(wù)量大，工作積極性不高等問題，高?？煞e極采取多種措施和途徑優(yōu)化報銷流程，即時在社交平臺更新最新的財務(wù)報銷制度，對財務(wù)人員進(jìn)行分工負(fù)責(zé)不同學(xué)院和部門，保持溝通交流，可引入無紙化簽批系統(tǒng)，分時報銷和排隊系統(tǒng)，健全獎勵機(jī)制，及時優(yōu)化高校財務(wù)報銷流程，有利于提高工作效率和報銷成果，使報銷流程更精細(xì)化、科學(xué)化和信息化。

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作者簡介：

宋菲亞（1992.11-），女，漢族，江蘇鹽城人，悉尼大學(xué)專業(yè)會計，碩士，鹽城師范學(xué)院財務(wù)處會計，主要從事會計核算工作。