基于RPA的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理優(yōu)化研究

程平 王爽

【摘 要】 固定資產(chǎn)作為企業(yè)從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)，使得固定資產(chǎn)管理成為資產(chǎn)管理中最為核心的內(nèi)容，也是集團(tuán)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的重要內(nèi)容之一。以德勤“財(cái)務(wù)機(jī)器人”為代表的機(jī)器人流程自動(dòng)化（RPA）技術(shù)的運(yùn)用，為企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與改進(jìn)提供了新的技術(shù)思路。文章以ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為例，在重點(diǎn)闡述了ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下固定資產(chǎn)管理流程的現(xiàn)狀及其存在問(wèn)題的基礎(chǔ)上，引入RPA技術(shù)，進(jìn)行了固定資產(chǎn)從新增、維護(hù)、轉(zhuǎn)移以及處置的全生命周期流程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的優(yōu)化設(shè)計(jì)，以期為集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)及其他類(lèi)資產(chǎn)管理流程優(yōu)化提供借鑒與參考。

【關(guān)鍵詞】 RPA； 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心； 固定資產(chǎn)管理； 流程優(yōu)化； 大數(shù)據(jù)

【中圖分類(lèi)號(hào)】 F232 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 A 【文章編號(hào)】 1004-5937（2018）20-0148-06

一、引言

2013年，財(cái)政部、國(guó)資委等政府部門(mén)相繼出臺(tái)了《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》以及“中央企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作總體思路”文件，其中都建議大型企業(yè)與企業(yè)集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。現(xiàn)如今，以德勤“財(cái)務(wù)機(jī)器人”為代表的機(jī)器人流程自動(dòng)化技術(shù)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“RPA”）已在各大集團(tuán)企業(yè)開(kāi)始應(yīng)用，同時(shí)基于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)的企業(yè)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)也有了質(zhì)的飛躍，在這種契機(jī)下，將RPA技術(shù)結(jié)合大數(shù)據(jù)等技術(shù)應(yīng)用到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心各個(gè)業(yè)務(wù)模塊的建設(shè)以及優(yōu)化改進(jìn)中，將改變財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心現(xiàn)狀，提升各個(gè)業(yè)務(wù)模塊工作效率以及質(zhì)量。在企業(yè)中，固定資產(chǎn)是幫助各個(gè)部門(mén)進(jìn)行生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)，是企業(yè)最重要的資源，集團(tuán)企業(yè)由于固定資產(chǎn)數(shù)量龐大、管理效率緩慢，而存在許多問(wèn)題。因此本文基于RPA技術(shù)，在ABC集團(tuán)現(xiàn)有財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心基礎(chǔ)上進(jìn)行固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化研究。

集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的應(yīng)用問(wèn)題以及固定資產(chǎn)管理中存在的有關(guān)問(wèn)題受到了學(xué)者們廣泛地關(guān)注與研究。程平等[1]基于大數(shù)據(jù)、云會(huì)計(jì)技術(shù)背景，從基礎(chǔ)設(shè)施層、業(yè)務(wù)層、數(shù)據(jù)層、應(yīng)用層等方面構(gòu)建了云會(huì)計(jì)下財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心資產(chǎn)管理控制框架模型，并詳細(xì)闡述了集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理中資產(chǎn)購(gòu)置業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)具體運(yùn)作流程；梳理了國(guó)有資產(chǎn)管控主要包括資產(chǎn)配置與新增、資產(chǎn)變動(dòng)、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)處置等核心環(huán)節(jié)，在對(duì)核心環(huán)節(jié)內(nèi)部控制現(xiàn)狀深入描述的基礎(chǔ)上，分析了目前存在的缺少資產(chǎn)購(gòu)置預(yù)警、缺少資產(chǎn)使用動(dòng)態(tài)信息、與外部系統(tǒng)聯(lián)系不緊密以及大數(shù)據(jù)分析不夠深入等問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題，提出了優(yōu)化與改進(jìn)[2]。王銳[3]對(duì)高校固定資產(chǎn)管理中包括記錄和列入固定資產(chǎn)信息、確定固定資產(chǎn)的類(lèi)型并分類(lèi)，對(duì)高校固定資產(chǎn)的維護(hù)、使用等基本內(nèi)容進(jìn)行了分析，指出當(dāng)前高校固定資產(chǎn)管理上存在的常見(jiàn)問(wèn)題，并根據(jù)這些問(wèn)題，給出相對(duì)應(yīng)的解決方法。

縱觀(guān)已有文獻(xiàn)，現(xiàn)階段有關(guān)集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的研究主要集中在各個(gè)核心業(yè)務(wù)以及支撐業(yè)務(wù)模塊的建設(shè)及具體應(yīng)用方面，通過(guò)構(gòu)建不同業(yè)務(wù)模塊的框架模型，闡述框架模型下具體業(yè)務(wù)的功能實(shí)現(xiàn)過(guò)程，以保持財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的正常運(yùn)作。同時(shí)，對(duì)于固定資產(chǎn)管理相關(guān)的優(yōu)化研究?jī)H僅針對(duì)分散的問(wèn)題進(jìn)行解決，并沒(méi)有以核心業(yè)務(wù)流程為主線(xiàn)，在財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式這一特定環(huán)境下，依托RPA以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)手段的運(yùn)用進(jìn)行。實(shí)際上，在國(guó)外，RPA技術(shù)在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化方面已經(jīng)有了廣泛的研究與運(yùn)用。Mary Lacity[4]表示RPA是共享服務(wù)的下一個(gè)轉(zhuǎn)型杠桿，將RPA部署到共享服務(wù)組織中，作為集中化、標(biāo)準(zhǔn)化，重新定位到低成本領(lǐng)域以及使用支持技術(shù)之后的下一個(gè)轉(zhuǎn)型工具，期望以更少的資源完成更多工作，以此提高服務(wù)質(zhì)量。Aguirre et al.[5]闡述了RPA不同于其他自動(dòng)化技術(shù)（例如業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)，BPMS）的特征，并通過(guò)對(duì)一個(gè)業(yè)務(wù)流程外包（BPO）服務(wù)提供商實(shí)施個(gè)例研究，證實(shí)了將RPA運(yùn)用到一個(gè)具有前后臺(tái)辦公活動(dòng)的服務(wù)業(yè)務(wù)流程中的益處和結(jié)果。在國(guó)內(nèi)，RPA技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化研究也有了進(jìn)展。程平等[6]以具體集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心為例，通過(guò)分析費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及其存在問(wèn)題，引入RPA技術(shù)，依靠該技術(shù)，對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理中報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)、票據(jù)自動(dòng)審批、資金支付管理三大模塊進(jìn)行了RPA的優(yōu)化設(shè)計(jì)，為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心其他業(yè)務(wù)流程優(yōu)化提供技術(shù)性指導(dǎo)。鑒于此，本文以國(guó)有大型集團(tuán)企業(yè)ABC集團(tuán)為例，首先分析了財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下固定資產(chǎn)管理的全生命流程，即固定資產(chǎn)的新增、信息維護(hù)、轉(zhuǎn)移和處置流程的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，隨后圍繞各個(gè)流程中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)闡述了RPA技術(shù)下的業(yè)務(wù)流程優(yōu)化可能實(shí)現(xiàn)的方向。

二、ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀與問(wèn)題分析

（一）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

ABC集團(tuán)創(chuàng)建于2006年，其前身為臨沂礦務(wù)局，成立于1960年，后經(jīng)過(guò)國(guó)有改制等組織重構(gòu)，現(xiàn)為全國(guó)煤炭企業(yè)50強(qiáng)和山東省重點(diǎn)工業(yè)企業(yè)。ABC集團(tuán)是一家擁有煤炭和鐵礦資源開(kāi)發(fā)生產(chǎn)、煤礦機(jī)械制造與加工、煤化工、玻璃纖維、電力熱力、建筑建材、物流貿(mào)易、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)等多元產(chǎn)業(yè)為一體的大型現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)，其下設(shè)兩個(gè)集團(tuán)公司以及數(shù)10座煤礦。ABC集團(tuán)于2017年4月與浪潮公司合作，啟動(dòng)財(cái)務(wù)共享咨詢(xún)項(xiàng)目，并于2018年3月23日正式啟用大數(shù)據(jù)——財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。ABC集團(tuán)通過(guò)建立與運(yùn)行財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，首先將會(huì)計(jì)核算、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、往來(lái)核算、總賬核算等財(cái)務(wù)工作集中到統(tǒng)一的信息化平臺(tái)上來(lái)；然后通過(guò)支持業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的財(cái)務(wù)與共享中心進(jìn)行對(duì)接，完成資金計(jì)劃、資產(chǎn)管理等工作；最后達(dá)到戰(zhàn)略財(cái)務(wù)的目標(biāo)。

ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)核算業(yè)務(wù)歸屬于總賬核算科，其崗位主要職責(zé)包括固定資產(chǎn)的新增、折舊與攤銷(xiāo)、減值、處置、清理的審核與核算；負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)調(diào)賬的審核與核算。ABC集團(tuán)作為制造業(yè)集團(tuán)企業(yè)，固定資產(chǎn)在企業(yè)總資產(chǎn)中占據(jù)較大份額，同時(shí)由于下設(shè)多個(gè)分子公司，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對(duì)于固定資產(chǎn)的管理有較大的困難。因此本文從固定資產(chǎn)新增、維護(hù)、調(diào)撥與處置的全生命周期梳理財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理流程，如圖1所示。固定資產(chǎn)新增流程包括分子公司或相關(guān)部門(mén)新增資產(chǎn)資料的上報(bào)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（FSSC）中影像掃描崗人員將所有資料進(jìn)行掃描并通過(guò)文件傳輸平臺(tái)下發(fā)給需要資產(chǎn)信息錄入的崗位，相關(guān)崗位人員通過(guò)接收到的資料進(jìn)行資產(chǎn)信息的各系統(tǒng)錄入。資產(chǎn)維護(hù)流程包括固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)以及資產(chǎn)折舊與減值等內(nèi)容，固定資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)由部門(mén)組織人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)，并出具資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，再發(fā)往共享中心進(jìn)行審核，資產(chǎn)減值與變動(dòng)申請(qǐng)也需要申請(qǐng)部門(mén)提供相應(yīng)申請(qǐng)資料，以供審核。資產(chǎn)轉(zhuǎn)移或處置流程則同樣需要上報(bào)資料，先進(jìn)行審核，審核通過(guò)后再對(duì)實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行轉(zhuǎn)移或處置，對(duì)各個(gè)系統(tǒng)中該資產(chǎn)的信息進(jìn)行變動(dòng)。

（二）ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理的問(wèn)題分析

1.固定資產(chǎn)信息新增與變動(dòng)資料仍需人工傳遞與錄入，無(wú)法自動(dòng)生成資產(chǎn)信息

在ABC集團(tuán)中，固定資產(chǎn)新增或者提出資產(chǎn)減值、折舊變動(dòng)以及轉(zhuǎn)移或處置申請(qǐng)時(shí)，F(xiàn)SSC影像掃描崗對(duì)于資產(chǎn)實(shí)物需要進(jìn)行拍照，實(shí)物票據(jù)、采購(gòu)合同、申請(qǐng)文件、審批文件等需要進(jìn)行掃描，存入電子影像系統(tǒng)。隨后影像崗人員根據(jù)初步判斷將掃描后的文件按照各個(gè)崗位對(duì)資產(chǎn)信息的需求進(jìn)行下發(fā)，各個(gè)崗位按照工作職能將收到的文件進(jìn)行信息提取，然后將資產(chǎn)信息錄入到資產(chǎn)管理系統(tǒng)、SAP財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)部門(mén)管理系統(tǒng)等系統(tǒng)。在此過(guò)程中，影像管理崗位工作人員需要將掃描文件進(jìn)行多次分配，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心相關(guān)崗位職員以及業(yè)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)人員需要根據(jù)影像文件對(duì)固定資產(chǎn)信息以及相關(guān)信息進(jìn)行一一篩選、錄入與保存。其間文件的分配需要影像管理工作人員對(duì)各個(gè)崗位需求有明確的了解，各個(gè)崗位需要大量地進(jìn)行提取、復(fù)制、粘貼、合并等操作將數(shù)據(jù)存入所管理的系統(tǒng)。對(duì)于固定資產(chǎn)多而雜且崗位設(shè)置精細(xì)的ABC集團(tuán)來(lái)說(shuō)，影像掃描崗人員需要重復(fù)處理大量的文件，并同時(shí)傳遞給不同崗位人員，容易導(dǎo)致信息下發(fā)錯(cuò)誤。同時(shí)各個(gè)崗位人員需要進(jìn)行重復(fù)性的信息提取、匹配等工作，造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或者遺漏，從而導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)間信息不一致，帶來(lái)資產(chǎn)信息不準(zhǔn)確的風(fēng)險(xiǎn)。

2.固定資產(chǎn)信息維護(hù)不及時(shí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)全面管理

ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心在現(xiàn)有資產(chǎn)管理過(guò)程中，對(duì)于固定資產(chǎn)的靜態(tài)信息，諸如名稱(chēng)、價(jià)值、類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)置方式等基本信息以及資產(chǎn)的審批單據(jù)、合同、購(gòu)置發(fā)票、會(huì)計(jì)憑證等資料已通過(guò)資產(chǎn)管理系統(tǒng)、SAP會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)等進(jìn)行了較好的管理。但是資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)信息例如資產(chǎn)損耗情況、折舊情況、資產(chǎn)減值情況、資產(chǎn)維修情況等資產(chǎn)使用過(guò)程中產(chǎn)生的信息并未及時(shí)關(guān)注。在該集團(tuán)中，僅在季度末或者年末安排分子公司業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)，提交盤(pán)點(diǎn)報(bào)告與減值、折舊變動(dòng)等申請(qǐng)，然后發(fā)往財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心進(jìn)行審核與記錄。在該業(yè)務(wù)流程中，分子公司業(yè)務(wù)部門(mén)以及財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心距離太遠(yuǎn)以及跨系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)不完整、不及時(shí)等問(wèn)題導(dǎo)致固定資產(chǎn)信息審核時(shí)，由于數(shù)據(jù)較少或數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性低導(dǎo)致錯(cuò)誤判斷、錯(cuò)誤審核，從而無(wú)法實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)信息完全掌控和資產(chǎn)全面管理的目標(biāo)，對(duì)于資產(chǎn)后續(xù)的采購(gòu)、調(diào)撥與處置等決策也無(wú)法提供準(zhǔn)確信息。

3.資產(chǎn)實(shí)物與各個(gè)系統(tǒng)間信息不對(duì)稱(chēng)，資產(chǎn)難以進(jìn)行后續(xù)管理與服務(wù)

ABC集團(tuán)下設(shè)多個(gè)分子公司與煤礦事業(yè)部，固定資產(chǎn)常發(fā)生在公司間、部門(mén)間以及集團(tuán)與下屬間被調(diào)動(dòng)的情況。由于固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移與安裝存在耗費(fèi)時(shí)間的情況，以及擁有資產(chǎn)信息的各個(gè)系統(tǒng)并非采用統(tǒng)一系統(tǒng)接口，可能出現(xiàn)資產(chǎn)管理系統(tǒng)未記錄，但共享中心資產(chǎn)核算系統(tǒng)已記錄或者由于固定資產(chǎn)調(diào)動(dòng)規(guī)則不清晰導(dǎo)致資產(chǎn)調(diào)動(dòng)的雙方資產(chǎn)信息記錄不同步等情況。同時(shí)，資產(chǎn)的處置涉及到資產(chǎn)主要信息的變動(dòng)，也需要對(duì)各個(gè)系統(tǒng)中的有關(guān)信息進(jìn)行變更。對(duì)于資產(chǎn)調(diào)動(dòng)與處置，涉及到各個(gè)系統(tǒng)間信息的變動(dòng)，但由于各個(gè)系統(tǒng)資產(chǎn)信息修改規(guī)則不一樣，導(dǎo)致無(wú)法統(tǒng)一，進(jìn)而因?yàn)樾畔⒂涗浀臅r(shí)效性以及所處崗位人員的流動(dòng)，導(dǎo)致各個(gè)系統(tǒng)中固定資產(chǎn)信息脫節(jié)，不能對(duì)調(diào)動(dòng)后的資產(chǎn)進(jìn)行后續(xù)管理，導(dǎo)致賬實(shí)不符以及資產(chǎn)流失、無(wú)法收回殘值的風(fēng)險(xiǎn)。

三、基于RPA的ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理流程優(yōu)化

（一）RPA與財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心資產(chǎn)管理的相關(guān)性分析

ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)核算人員的集中與精簡(jiǎn)。被剝離核算職能所釋放的財(cái)務(wù)人員，能更加專(zhuān)注于對(duì)業(yè)務(wù)的支持，提升業(yè)務(wù)管理的深度和精度，是企業(yè)由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)向管理會(huì)計(jì)的重要一步。然而，由于該集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心成立時(shí)間較短，僅僅由分散的、具有不同流程成熟度和不同文化和成本結(jié)構(gòu)的單元組裝而成，因此想要實(shí)現(xiàn)高性能的共享服務(wù)組織還有很長(zhǎng)的路要走。

目前，諸如ABC集團(tuán)，已建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的集團(tuán)企業(yè)越來(lái)越多，但是對(duì)于這些企業(yè)來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下出現(xiàn)的重復(fù)勞動(dòng)、流程運(yùn)行效率低、出錯(cuò)率高、員工滿(mǎn)意度低等問(wèn)題影響著企業(yè)運(yùn)作。因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式也需要轉(zhuǎn)型，而轉(zhuǎn)型的一大趨勢(shì)即RPA。RPA是一種通過(guò)軟件編程語(yǔ)言實(shí)現(xiàn)的基于明確的規(guī)則操作，完善過(guò)去由人類(lèi)完成的具有高度可重復(fù)性的業(yè)務(wù)流程作業(yè)的一種軟件。在國(guó)外，RPA技術(shù)已被廣泛運(yùn)用到被稱(chēng)為“轉(zhuǎn)椅”流程的工作當(dāng)中，并由此代替人類(lèi)?！稗D(zhuǎn)椅”工作即人坐在工作站的轉(zhuǎn)椅上，接受許多電子輸入（如電子郵件和電子表格）的工作，通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)更多系統(tǒng)來(lái)處理它們，然后將完成的工作更新至其他系統(tǒng)，如ERP或CRM系統(tǒng)。在共享服務(wù)中心里，許多工作人員在辦公桌周?chē)靶D(zhuǎn)”，只是從多個(gè)來(lái)源獲取多個(gè)輸入，在準(zhǔn)備輸出之前，將它們剪切并粘貼到標(biāo)準(zhǔn)化表單中。在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理中，資產(chǎn)信息錄入以及變動(dòng)屬于這樣的工作。這樣的工作就導(dǎo)致相關(guān)人員的工作任務(wù)繁重且枯燥，更容易出錯(cuò)；資產(chǎn)的相關(guān)分析也因?yàn)楦鱾€(gè)系統(tǒng)接口不一導(dǎo)致資產(chǎn)信息無(wú)法全部獲取，僅僅局限于表面分析；資產(chǎn)的實(shí)物后續(xù)變動(dòng)也無(wú)法有效監(jiān)管。因此，將RPA技術(shù)結(jié)合大數(shù)據(jù)分析、OCR識(shí)別等新興技術(shù)，針對(duì)固定資產(chǎn)管理現(xiàn)有流程中所存在的問(wèn)題，對(duì)于資產(chǎn)信息的錄入等諸如此類(lèi)由人工完成的“轉(zhuǎn)椅”工作進(jìn)行代替，對(duì)于資產(chǎn)的靜態(tài)信息與動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行全面管理并進(jìn)行準(zhǔn)確審核，對(duì)于資產(chǎn)的后續(xù)變動(dòng)進(jìn)行更明確的管控，加強(qiáng)預(yù)警，從而實(shí)現(xiàn)基于RPA的財(cái)務(wù)共享模式下的固定資產(chǎn)管理流程優(yōu)化，如圖2所示。

（二）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理流程的RPA優(yōu)化

1.固定資產(chǎn)掃描文件自動(dòng)傳輸，自動(dòng)錄入與調(diào)整資產(chǎn)資料

在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心影像掃描崗向各個(gè)崗位傳輸文件流程中配置RPA工具，基于每個(gè)崗位信息錄入系統(tǒng)所需文件進(jìn)行規(guī)則制定，并將影像掃描端口與各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行連接。例如資產(chǎn)管理系統(tǒng)信息的錄入需要固定資產(chǎn)實(shí)物照片、資產(chǎn)采購(gòu)合同、付款單、驗(yàn)收單等掃描文件，則可以通過(guò)對(duì)RPA機(jī)器人寫(xiě)編譯語(yǔ)言讓其了解影像掃描端口與資產(chǎn)管理系統(tǒng)的連接規(guī)則，進(jìn)行指定文件的自動(dòng)投遞。對(duì)于其他需要錄入資產(chǎn)信息的系統(tǒng)，可以根據(jù)需要，靈活制定或修改投遞規(guī)則以實(shí)現(xiàn)信息的需求，同時(shí)也能加強(qiáng)對(duì)文件流動(dòng)的控制與管理。在此過(guò)程中，影像掃描崗位人員不必再進(jìn)行資料的重復(fù)傳遞工作，也無(wú)需進(jìn)行傳輸工作的培訓(xùn)，而是將工作重心轉(zhuǎn)移到資產(chǎn)實(shí)物和文件掃描的質(zhì)量上以及與固定資產(chǎn)相關(guān)資料來(lái)源真實(shí)性上，這樣不僅大大減少了崗位工作量，還提高了崗位所創(chuàng)造的價(jià)值，同時(shí)避免了資料傳遞過(guò)程中人為修改或系統(tǒng)錯(cuò)誤導(dǎo)致的資產(chǎn)信息記錄錯(cuò)誤情況的發(fā)生，保證了固定資產(chǎn)管理中初始信息的正確性。

文件經(jīng)過(guò)RPA技術(shù)準(zhǔn)確傳輸?shù)礁鱾€(gè)崗位后，需要進(jìn)行信息的提取、錄入與變更。相比于手工錄入，信息錄入流程的優(yōu)化利用OCR技術(shù)對(duì)影像文件進(jìn)行批量識(shí)別，經(jīng)過(guò)文件處理，轉(zhuǎn)化為格式化數(shù)據(jù)文件，并建立規(guī)則數(shù)據(jù)儲(chǔ)存平臺(tái)。隨后，利用RPA技術(shù)對(duì)各個(gè)系統(tǒng)中各個(gè)模塊需要填寫(xiě)的信息與數(shù)據(jù)文件進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，并制定數(shù)據(jù)抓取規(guī)則，機(jī)器人由此從儲(chǔ)存平臺(tái)中文件的相應(yīng)位置抓取信息，自動(dòng)匹配到各個(gè)模塊進(jìn)行信息的自動(dòng)錄入。利用RPA與OCR技術(shù)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了各個(gè)系統(tǒng)中信息的自動(dòng)錄入與精準(zhǔn)匹配，完全代替了以往由人工完成的大量的重復(fù)性提取、粘貼、復(fù)制的信息轉(zhuǎn)移工作，這樣減輕了資產(chǎn)信息管理崗位人員進(jìn)行反復(fù)性工作所帶來(lái)的壓力與不滿(mǎn)意，釋放勞動(dòng)力于更有價(jià)值的資產(chǎn)管理、資產(chǎn)分析工作上，同時(shí)避免了由人工操作出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)位或者缺少等問(wèn)題，保障了資產(chǎn)信息的質(zhì)量，為后期資產(chǎn)信息的使用提供了保障。

2.固定資產(chǎn)信息維護(hù)自動(dòng)審核，實(shí)現(xiàn)全面管理

固定資產(chǎn)信息維護(hù)流程中的審核環(huán)節(jié)引入RPA工具，首先將機(jī)器人與部門(mén)盤(pán)點(diǎn)所使用的外部移動(dòng)設(shè)備，例如手機(jī)、掃碼槍、條碼識(shí)別儀等對(duì)接，進(jìn)行資產(chǎn)實(shí)物的信息獲取，然后通過(guò)分子公司業(yè)務(wù)部門(mén)出具的盤(pán)點(diǎn)報(bào)告與機(jī)器人所獲數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告真實(shí)性的審核。對(duì)于資產(chǎn)的減值以及折舊信息的變動(dòng)申請(qǐng)，需要RPA機(jī)器人穿行到擁有資產(chǎn)信息的各個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)使用的相關(guān)信息獲取，并通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)以及智能算法對(duì)其進(jìn)行分析、對(duì)比與計(jì)算，從而判斷其是否應(yīng)該進(jìn)行減值或者折舊信息變動(dòng)，并自動(dòng)計(jì)算與決策出適合的減值金額以及折舊方法。

將RPA技術(shù)運(yùn)用到資產(chǎn)信息維護(hù)流程中各個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)點(diǎn)的審核上將解決現(xiàn)階段所存在的相應(yīng)問(wèn)題，例如在資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)方面，實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)實(shí)物盤(pán)點(diǎn)與線(xiàn)上信息盤(pán)點(diǎn)的自動(dòng)對(duì)比審核功能，在此過(guò)程中，以往由工作人員進(jìn)行的實(shí)物盤(pán)點(diǎn)審核所面臨的資產(chǎn)數(shù)量種類(lèi)繁多，審核量大，資產(chǎn)信息分散導(dǎo)致的人員按照經(jīng)驗(yàn)錯(cuò)誤審核的問(wèn)題能夠得以解決，消除了人為審核所導(dǎo)致的固定資產(chǎn)信息錯(cuò)誤記錄的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于資產(chǎn)信息變動(dòng)申請(qǐng)的審核，以往存在申請(qǐng)部門(mén)想通過(guò)改變固定資產(chǎn)的折舊方式或減值數(shù)量來(lái)達(dá)到某些目的，向總部財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心資產(chǎn)核算崗提供虛假申請(qǐng)資料或不正確使用固定資產(chǎn)的情況，對(duì)于集團(tuán)企業(yè)來(lái)說(shuō)，這種情況下審核人員并不能看見(jiàn)實(shí)物以及內(nèi)部情況，也無(wú)法收集到資產(chǎn)全部的使用情況與相應(yīng)數(shù)據(jù)，只能憑借申請(qǐng)者提供的資料進(jìn)行判斷，這樣所引起的錯(cuò)誤審核對(duì)于企業(yè)固定資產(chǎn)的利用效率有破壞性的影響。但引入RPA后，資產(chǎn)被使用情況的各種信息與資料都能一一獲取并且能夠利用相應(yīng)算法進(jìn)行折舊方式以及減值提取數(shù)量的預(yù)測(cè)，識(shí)別出固定資產(chǎn)是否存在被人為蓄意破壞與不合理使用的情況，能夠保證固定資產(chǎn)后期的精確管理。同樣的，針對(duì)以往無(wú)法實(shí)現(xiàn)的資產(chǎn)信息全方位維護(hù)，通過(guò)RPA技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有資產(chǎn)的損耗、閑置、維修、配置等使用狀態(tài)中的情況進(jìn)行實(shí)時(shí)獲取與數(shù)據(jù)分析，完善資產(chǎn)信息全面性的維護(hù)。通過(guò)分析不同類(lèi)型資產(chǎn)的使用情況、不同地區(qū)或部門(mén)的資產(chǎn)利用效率、不同供應(yīng)商提供的資產(chǎn)使用效果等，形成實(shí)時(shí)的資產(chǎn)分析報(bào)告，將其傳遞給相應(yīng)的信息使用者，從而提高資產(chǎn)合理配置下的使用效率、資產(chǎn)采購(gòu)預(yù)算編制速度以及部門(mén)資產(chǎn)需求預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確度。

3.自動(dòng)連接各系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)智能預(yù)警，加強(qiáng)資產(chǎn)后續(xù)管理

當(dāng)固定資產(chǎn)需要調(diào)動(dòng)或者處置時(shí)，資產(chǎn)的信息將會(huì)發(fā)生變化，首先RPA在記錄資產(chǎn)信息的各個(gè)系統(tǒng)中穿行，收集資產(chǎn)調(diào)動(dòng)或處置的基本資料如調(diào)動(dòng)申請(qǐng)、調(diào)動(dòng)審批文件，安裝以及驗(yàn)收資料等。隨后由機(jī)器人篩選資產(chǎn)的調(diào)動(dòng)或者處置后的信息，自動(dòng)更新資產(chǎn)實(shí)物上的連接碼內(nèi)容。再以外掛的形式將RPA機(jī)器人部署在記錄有資產(chǎn)信息的各個(gè)系統(tǒng)上，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間接口的統(tǒng)一。機(jī)器人對(duì)于各個(gè)系統(tǒng)間相同信息點(diǎn)設(shè)定相同的規(guī)則與勾稽關(guān)系，由此達(dá)到各個(gè)系統(tǒng)間信息統(tǒng)一的目的。如資產(chǎn)管理系統(tǒng)中資產(chǎn)所在部門(mén)信息發(fā)生了變更，而SAP核算系統(tǒng)中該信息并沒(méi)有及時(shí)更新，RPA機(jī)器人基于相同信息規(guī)則的設(shè)定，對(duì)于資產(chǎn)核算系統(tǒng)中該信息進(jìn)行紅色預(yù)警，提示該崗位人員進(jìn)行及時(shí)修改。同樣的，對(duì)于各個(gè)系統(tǒng)間相同信息出現(xiàn)不同的情況時(shí)，RPA機(jī)器人也能實(shí)時(shí)進(jìn)行警告提示。在此過(guò)程中，RPA機(jī)器人非侵入式的特點(diǎn)不會(huì)影響各個(gè)系統(tǒng)原有IT基礎(chǔ)架構(gòu)，只是各個(gè)系統(tǒng)間相同內(nèi)容的虛擬連接。這樣不僅不會(huì)增加IT支持成本，還可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間無(wú)障礙數(shù)據(jù)交流，使得固定資產(chǎn)管理不再受資產(chǎn)實(shí)物與信息時(shí)效性以及經(jīng)辦人員交接的影響，避免了各個(gè)系統(tǒng)之間由于多種原因?qū)е碌男畔⒉粚?duì)稱(chēng)，使資產(chǎn)與資產(chǎn)信息能夠同步，對(duì)調(diào)動(dòng)后的資產(chǎn)能夠快速進(jìn)行后續(xù)管理，也有效地避免了資產(chǎn)流失、無(wú)法收回殘值的風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

將RPA技術(shù)運(yùn)用到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心各個(gè)業(yè)務(wù)模塊中，以期實(shí)現(xiàn)多方面的成效，其中包括以更少的資源完成更多工作，提高服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)交付速度并且使員工更快樂(lè)，滿(mǎn)意度更高。本文通過(guò)對(duì)ABC集團(tuán)財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下的固定資產(chǎn)管理流程現(xiàn)狀與問(wèn)題進(jìn)行描述，依靠RPA技術(shù)實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)信息自動(dòng)傳輸、錄入與變更、信息自動(dòng)審核、全面管理以及系統(tǒng)接口統(tǒng)一、智能預(yù)警等業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵點(diǎn)優(yōu)化設(shè)計(jì)，從而提高了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理的效率與質(zhì)量。現(xiàn)階段，在會(huì)計(jì)信息化深入發(fā)展的大背景下，作為財(cái)務(wù)流程優(yōu)化領(lǐng)域中可用的一種新興技術(shù)，將RPA技術(shù)用于財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心固定資產(chǎn)管理全生命流程優(yōu)化研究，是一次有益的探索。本文也為存貨管理、無(wú)形資產(chǎn)管理等資產(chǎn)管理的其他內(nèi)容的流程優(yōu)化提供了參考研究路徑，期望為集團(tuán)企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心資產(chǎn)管理優(yōu)化提供新的思路與研究方向。

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