會計(jì)檔案電子化管理探析

金宇

【摘 要】 當(dāng)前計(jì)算機(jī)產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展和信息數(shù)字化的發(fā)展趨勢為會計(jì)檔案電子化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，研究企業(yè)會計(jì)檔案電子化管理技術(shù)和方法對指導(dǎo)會計(jì)檔案管理工作實(shí)踐具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。文章分析了會計(jì)檔案電子化的特點(diǎn)，依據(jù)電子化檔案的主要特征總結(jié)了會計(jì)檔案電子化管理中存在的主要問題：領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠、人才不足、安全隱患大、管理制度等。結(jié)合目前存在的問題，會計(jì)檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)從提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度、做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、注重安全保護(hù)、培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人員等方面入手，提高會計(jì)檔案電子化管理水平。

【關(guān)鍵詞】 會計(jì)檔案； 電子檔案； 事業(yè)單位

【中圖分類號】 F231 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）20-0142-03

隨著我國信息化產(chǎn)業(yè)的進(jìn)步，許多單位已經(jīng)具備了將各種資料以及信息全部實(shí)現(xiàn)電子化、數(shù)字化的能力。計(jì)算機(jī)技術(shù)在會計(jì)行業(yè)的廣泛應(yīng)用在提高工作效率的同時(shí)，也加快了會計(jì)檔案電子化的進(jìn)程。但會計(jì)檔案電子化管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的差異使得其管理難度大大提升，很多問題也漸漸凸現(xiàn)出來。

一、電子化會計(jì)檔案的主要特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的會計(jì)檔案不同，電子化會計(jì)檔案存儲形式以計(jì)算機(jī)硬盤存儲為主，改變了過去單一的以紙質(zhì)材料為存儲介質(zhì)的存儲方式。目前的電子化會計(jì)檔案主要包括電子憑證、電子賬簿和電子報(bào)表等內(nèi)容，相關(guān)資料以數(shù)字化形式存儲在電腦或者服務(wù)器中。電子化會計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，存儲介質(zhì)發(fā)生了變化，這就導(dǎo)致其存儲過程對各種環(huán)境的要求更加嚴(yán)格，特別是需要注意計(jì)算機(jī)運(yùn)行過程物理環(huán)境改變、軟件升級、操作系統(tǒng)兼容性等對電子化會計(jì)檔案的影響。在便利性方面，電子化會計(jì)檔案的使用和閱讀還要依附于電子設(shè)備，所以相對于紙質(zhì)檔案材料來說，閱讀方便性和舒適性上相對較差，但攜帶方便[1]。電子化會計(jì)檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，復(fù)制容易，篡改容易，加上數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)的脆弱性，導(dǎo)致其數(shù)據(jù)丟失或者滅失的風(fēng)險(xiǎn)也高于紙質(zhì)檔案。鑒于電子化會計(jì)檔案的以上特點(diǎn)，其在管理中也存在較多的問題需要解決。

二、會計(jì)檔案電子化管理中主要面臨的問題

目前，我國在會計(jì)檔案電子化管理中積累了一部分經(jīng)驗(yàn)，但是也存在一些不足，總體來看，主要存在4個(gè)方面的問題：

（一）單位主管領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案電子化不夠重視

單位領(lǐng)導(dǎo)對會計(jì)檔案電子化管理缺乏足夠重視的問題，與部分領(lǐng)導(dǎo)或者管理者的觀念落后有關(guān)，主要原因是普遍認(rèn)為，會計(jì)檔案的重要作用是用來應(yīng)付上級檢查或者審計(jì)時(shí)使用，對于內(nèi)部來說，會計(jì)檔案的電子化意義不大。這使得部分行政事業(yè)單位和企業(yè)并未意識到會計(jì)檔案電子化的重要意義，對于相關(guān)檔案的存儲、管理、共享便利性沒有引起足夠的重視。

（二）工作人員知識和技能儲備不適應(yīng)會計(jì)檔案電子化需要

從時(shí)間來看，部分單位的管理人員對會計(jì)檔案電子化后在傳輸和使用過程中的真實(shí)性無法進(jìn)行保障，相關(guān)檔案在數(shù)據(jù)核實(shí)、保密管理上存在較大的難度。會計(jì)檔案的電子化發(fā)展歷史相對較短，很多企事業(yè)單位管理電子化會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)較少，同時(shí)相關(guān)軟件在開發(fā)以及應(yīng)用上還存在一些不足，加上專業(yè)技術(shù)人員缺乏相應(yīng)的操作和管理經(jīng)驗(yàn)，所以在數(shù)據(jù)傳輸上仍然不能保證所有數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，也無法對所有數(shù)據(jù)的可用性進(jìn)行逐一核實(shí)。在具體實(shí)踐中，往往還存在著工作人員管理疏忽或者故意破壞等問題，這也使得電子檔案的真實(shí)性更加難以保障。加上目前很多電子數(shù)據(jù)可以非常輕松地被修改和復(fù)制，最終檔案資料是否與原始數(shù)據(jù)相同很難進(jìn)行鑒定和區(qū)分，所以會計(jì)檔案電子化從存儲到應(yīng)用管理整個(gè)流程均存在較大難度。

（三）電子數(shù)據(jù)存在較大的安全隱患

實(shí)際工作中，會計(jì)檔案電子化使得數(shù)據(jù)在保存至應(yīng)用整個(gè)流程上都存在很大的安全風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的，但是由于電子計(jì)算機(jī)容易遭受病毒的攻擊，這就造成會計(jì)檔案數(shù)據(jù)很容易被竊取或者損壞，從而大大增加了管理的風(fēng)險(xiǎn)；從存儲介質(zhì)的角度來看，目前尚無法完全保證所有存儲介質(zhì)的質(zhì)量以及安全性、可靠性達(dá)到設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，并且閃存盤和硬盤的工作受環(huán)境條件的影響較大，電磁環(huán)境、自然災(zāi)害等不良環(huán)境條件會影響閃存盤和硬盤的使用壽命，這也加大了電子檔案管理的難度，使得數(shù)據(jù)的完整性在存儲較長時(shí)間后難以保證[2]。

（四）人員管理制度限制了會計(jì)檔案電子化

在一些單位因崗位限制和管理制度的約束，使得會計(jì)檔案管理人員對計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的管理能力較弱，但是又無法聘用專門從事電子檔案管理的人員，這就導(dǎo)致會計(jì)檔案管理人員很難對電子化會計(jì)檔案進(jìn)行有效管理。目前，一些單位的計(jì)算機(jī)辦公均采用聯(lián)網(wǎng)的方式，而互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用中也存在著較大的安全隱患，加上專門從事計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及安全維護(hù)的人員缺乏，這就使得企業(yè)聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)安全問題得不到很好的保障，這對會計(jì)電子檔案安全性提出了巨大挑戰(zhàn)。因此，配備專業(yè)的計(jì)算機(jī)安全維護(hù)人員是保障會計(jì)檔案電子化的有效手段，但是在當(dāng)前人事管理制度條件下，很難引進(jìn)專業(yè)從事計(jì)算機(jī)安全管理的人員，在人員管理制度上也存在較大障礙。

三、會計(jì)檔案電子化管理問題的具體對策

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

從管理者的角度上，必須提高認(rèn)識，重視會計(jì)電子檔案的管理工作。只有單位的領(lǐng)導(dǎo)對此產(chǎn)生了足夠的重視，才能更好地推進(jìn)相關(guān)工作的實(shí)施；并且注重各級領(lǐng)導(dǎo)在管理人員培訓(xùn)、資金保障等方面的相應(yīng)支持，以加快會計(jì)檔案管理的科學(xué)化進(jìn)程。

（二）做好數(shù)據(jù)從收集至應(yīng)用的真實(shí)性保障工作

具體來說，從機(jī)制和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)兩個(gè)角度入手，確保每個(gè)工作環(huán)節(jié)的安全性，如在電子檔案的保存和傳輸中，制定相應(yīng)的防止修改或者篡改的工作機(jī)制，控制工作人員的日工作量，制定發(fā)生突發(fā)事件的應(yīng)急處理機(jī)制，在整個(gè)數(shù)據(jù)的收集過程中，要實(shí)施數(shù)據(jù)的逐條核對責(zé)任制，數(shù)據(jù)移交和存貯的保密制度以及設(shè)立見證人員的監(jiān)督工作機(jī)制。數(shù)據(jù)保管過程中要通過多人存儲和監(jiān)督方式保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性，同時(shí)在應(yīng)用時(shí)要進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)一致性的比對，在數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸中，要單獨(dú)建立網(wǎng)絡(luò)共享機(jī)制，防止在傳輸過程中產(chǎn)生數(shù)據(jù)被修改或者被滅失的情況，制定電子檔案系統(tǒng)管理人員和應(yīng)用人員相互分析的機(jī)制，建立用戶管理人員和使用人員分離的工作制度，保證每個(gè)工作人員都無法單獨(dú)對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改和操作。在會計(jì)電子檔案管理軟件以及信息系統(tǒng)上，不同處理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)能夠相互結(jié)合，在數(shù)據(jù)傳輸上應(yīng)當(dāng)有加密設(shè)置，并且要建立重復(fù)歸檔檢測程序，防止不同內(nèi)容數(shù)據(jù)重復(fù)歸檔；同時(shí)，除了本地計(jì)算機(jī)存儲數(shù)據(jù)之外，還應(yīng)當(dāng)建立會計(jì)檔案信息異地存儲制度，并且建立相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，在管理過程中保證相關(guān)的信息不至于被修改或者丟失[3]。

（三）要注重電子檔案的安全保護(hù)問題

最大限度地降低在信息使用和傳輸中的主要風(fēng)險(xiǎn)。會計(jì)電子檔案的安全管理涉及到的內(nèi)容比較多，其中比較重要的是存儲介質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全管理。存儲介質(zhì)主要包括計(jì)算機(jī)硬件和存儲磁盤的安全管理兩個(gè)方面。從計(jì)算機(jī)硬件方面，單位需要購買配置相對較高的計(jì)算機(jī)，保證會計(jì)管理軟件程序的穩(wěn)定運(yùn)行，避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)的配置過低而導(dǎo)致軟件運(yùn)行失敗或者相關(guān)信息丟失的情況發(fā)生，也要防止工作人員因計(jì)算機(jī)的配置問題惡意破壞電子數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致所有檔案數(shù)據(jù)的丟失。除此之外，還要建立相應(yīng)的多臺電子計(jì)算機(jī)備份的檔案保管制度，防止由于個(gè)別計(jì)算機(jī)硬件故障導(dǎo)致檔案的丟失。從存儲硬盤的角度來看主要包括數(shù)據(jù)備份和磁盤安全保存兩個(gè)方面，在數(shù)據(jù)備份上，要建立定期備份制度，備份時(shí)要采取多個(gè)硬盤共同保存的方式，并且保存檔案電子數(shù)據(jù)的磁盤要在安全環(huán)境下保存，保存地點(diǎn)不要選擇在單一地點(diǎn)，要分開保存，以防止磁盤的集體滅失或者損壞。在網(wǎng)絡(luò)安全控制上，通常從訪問權(quán)限以及預(yù)防電腦病毒等方面保障電子檔案信息的安全[4]。首先，在訪問權(quán)限控制上，最好設(shè)置訪問IP權(quán)限，相關(guān)信息通過綁定計(jì)算機(jī)硬件等方式保障相關(guān)信息和訪問內(nèi)容的安全性，防止相關(guān)信息被惡意損毀；其次要設(shè)置安全防火墻，采用信息加密的方法保證訪問網(wǎng)絡(luò)的安全性；最后，就是要預(yù)防惡性病毒的感染和破壞，一般可以選擇安裝正版病毒查殺軟件，布設(shè)專用網(wǎng)關(guān)等方法保障網(wǎng)絡(luò)的安全。

（四）培養(yǎng)專業(yè)會計(jì)電子檔案的管理人員

高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是前提，所以做好精通會計(jì)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案管理3種專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)工作是提高企業(yè)會計(jì)檔案電子化管理水平的保障。在人才培養(yǎng)方面，可以通過職前培訓(xùn)和職后進(jìn)修教育兩種方式實(shí)現(xiàn)專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，職前教育的實(shí)施方式是與高等院校合作，培養(yǎng)具備復(fù)合型知識基礎(chǔ)的專業(yè)技術(shù)人才，畢業(yè)后直接引進(jìn)至企業(yè)或者行政事業(yè)單位從事相關(guān)的管理工作，對于無法引進(jìn)相關(guān)人才的國有企業(yè)或者行政事業(yè)單位，可以采取對單位內(nèi)在職會計(jì)人員進(jìn)行職后繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)進(jìn)修的方式提高職業(yè)技能和相關(guān)知識，為從事會計(jì)電子檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

（五）工作人員應(yīng)當(dāng)遵守國家相關(guān)規(guī)定

我國在2016年1月1日開始實(shí)施的《會計(jì)檔案管理辦法》中，對會計(jì)電子檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定。按照本項(xiàng)規(guī)定，專業(yè)從事會計(jì)檔案管理的人員應(yīng)當(dāng)從電子設(shè)備管理、電子檔案的接收和讀取管理、不同人員的電子數(shù)據(jù)交接管理、備份電子檔案的管理辦法等方面遵循相應(yīng)的法律規(guī)范。同時(shí)，對于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會計(jì)檔案，不得采取電子檔案的方式保存，而國家規(guī)定的電子簽名類內(nèi)容可僅以電子形式歸檔保存。在電子檔案接收中，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。最后，電子會計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

四、結(jié)語

會計(jì)檔案電子化實(shí)際上是對傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理技術(shù)上的一種革新，也是技術(shù)進(jìn)步帶來的必然發(fā)展趨勢，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，將會計(jì)檔案進(jìn)行電子化可以顯著地提高工作效率，對于促進(jìn)會計(jì)檔案管理更加規(guī)范化具有重要的現(xiàn)實(shí)意義[5]。因此，在工作中，要根據(jù)實(shí)際情況，科學(xué)地調(diào)整管理方式，使會計(jì)檔案電子化為行政事業(yè)單位檔案管理帶來更大的便利。

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