基于流程管理思想的高校職能部門管理優(yōu)化設(shè)想

眭莉

【摘 要】首先分析了流程管理的基本思想及當前我國高校職能科層制管理體制存在的問題。其后設(shè)想以流程管理的基本思想優(yōu)化高校職能管理部門的管理工作，提出五個方面的流程優(yōu)化措施：服務(wù)觀念，以學生和二級學院教師為顧客；取消科室，建立流程管理“一站式”服務(wù)；大力發(fā)展管理服務(wù)信息化建設(shè)；剝離非教學、科研等非核心業(yè)務(wù)，將其社會化；簡政放權(quán)至專業(yè)院（系）。

【關(guān)鍵詞】流程管理；職能管理部門；流程優(yōu)化；“一站式”服務(wù)

Management optimization measures for the university function management sector based on process management philosophy

SUI li

（Changzhou Institute of Technology， Changzhou Jiangsu 213002， China）

【Abstract】First， it is analyzed of the basic ideas of process management and the current hierarchical management system problems of our high colleges. Then the paper aims to take advantage of process management idea to optimize of the university functions sector management work， and process optimization measures in five areas were presented： adopting the service customer attitude to college students and teachers； to cancel bureaucracy of management sector， and to establish“one-stop” services； to develop management services information； to divest and socialize of other non-core management process out of teaching and research work； to decentralize the relevant commission to professional school（department）.

【Key words】Process management； Function management sector； Process optimization； “One-stop” services

1 流程管理基本思想

業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，BPR）的概念最早由美國的管理學者哈墨（Michael Hammer）在1990年提出。BPR認為企業(yè)是由流程而不是職能所構(gòu)成的，流程的最終目標和結(jié)果是為顧客提供滿意的產(chǎn)品或服務(wù)。所謂業(yè)務(wù)流程是指一組在時間空間上相互聯(lián)系、相互銜接的活動。通過這些活動的相互作用創(chuàng)造出價值，形成價值流，最終滿足顧客的需求。流程管理是現(xiàn)在流行的概念，甚至不少專家斷言新流程技術(shù)將是21世紀企業(yè)獲得持續(xù)競爭優(yōu)勢的最主要因素。流程管理規(guī)則是執(zhí)行BPR應(yīng)該遵守的規(guī)范，也是BPR成功的保障。流程管理的基本原則有：①業(yè)務(wù)流程創(chuàng)造顧客需求價值。②流程導(dǎo)向改變組織結(jié)構(gòu)-流程型組織。③核心業(yè)務(wù)流程就是組織核心能力的體現(xiàn)。④建立扁平化組織。⑤使用信息化技術(shù)解決業(yè)務(wù)流程活動的分散與集中的問題。

2 當前高校職能科層制管理體制存在的問題

長期以來，我國高校目前以教育事業(yè)單位作為社會角色，不管是被動還是主動地推行了政府行政職能化的組織結(jié)構(gòu)的原則和形態(tài)，參照行政職能體制來建立和運行大學，使大學組織結(jié)構(gòu)在運行上類似于政府機構(gòu)行政職能運行的制度，在工作運行中主要表現(xiàn)為行政職能管理為主的體制。從高校內(nèi)部組織的縱向運行關(guān)系可以看出，校、部門、院、系及至教研室不僅僅逐漸演化為行政等級機構(gòu)，而且變成了等級式的行政領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系；從橫向運行關(guān)系來看，本該為教學和科研服務(wù)的職能部門或服務(wù)部門，由于這些職能部門一定程度上掌握著教學、科研資源的權(quán)力，致使教學、科研人員對于學術(shù)的忠誠改為不得不屈服于行政權(quán)力所帶來的控制，從而導(dǎo)致職能部門管理權(quán)力的行政泛化現(xiàn)象。

我國目前高校的運行管理體制就有科層管理模式的許多特征：嚴格的分工、規(guī)定的明確職責權(quán)力等級、有規(guī)章條例約束、要求個人服從于中心工作（即非人格化）等。高校的這種科層制管理模式也與科層等級體制一樣有優(yōu)越的方面，也有其不合理的方面。

2.1 明確分工的部門與界限相對模糊的工作之間的矛盾

在高校工作中，各工作部門的劃分是較明確的，不過某一項工作所需的活動劃分則相對模糊，很難有絕對的界限。這種相對模糊的工作劃分就要求各工作執(zhí)行部門既要有分工也要有合作。若各部門強調(diào)明確分工和本身的職責權(quán)限而沒有應(yīng)有的合作協(xié)調(diào)，則容易出現(xiàn)推諉和扯皮現(xiàn)象。

2.2 “官本位”思想盛行

科層體制中強調(diào)職權(quán)等級的行政權(quán)力。金字塔分布的等級層次，自上而下的行政權(quán)力等級體制是可以保障高校管理工作的平穩(wěn)運行，但這種注重職級權(quán)威的體制，實則體現(xiàn)出了等級權(quán)威和行政權(quán)力衍生出的各種權(quán)力、經(jīng)濟利益，從而容易將組織人員的關(guān)注吸引到上級職級權(quán)力，從而就將對事負責、對工作負責的工作重心轉(zhuǎn)向?qū)ι霞壺撠?、對領(lǐng)導(dǎo)負責上，以致“官本位”思想在高校的盛行。

2.3 規(guī)章制度和各崗位職責等機械式的管理，限制了工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性

當前高校行政職能管理的主要方法，就是依靠詳細的規(guī)章和細化的職責來管理組織內(nèi)成員的工作行為，從而完成本職工作。機械式的管理從某種程度上可以加強工作秩序，促進管理和工作效率，保障指令暢通和快速落實。但由于工作人員自覺不自覺的服從組織職級權(quán)力和已定規(guī)章制度，將在較大程度上限制了工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。這從長遠上抑制了高校的組織效率和管理效率的提高。

3 基于流程管理的職能部門管理優(yōu)化設(shè)想

按照業(yè)務(wù)流程的功能及其在企業(yè)組織中的作用，可以將業(yè)務(wù)流程分為三類：戰(zhàn)略流程、經(jīng)營流程和管理流程。戰(zhàn)略流程（Strategic Process）是指規(guī)劃和開拓組織未來的流程。經(jīng)營流程（Operational Process）是指那些使用資源產(chǎn)生企業(yè)結(jié)果的流程。管理流程（Managerial Process）是指為戰(zhàn)略流程和經(jīng)營流程的順利實施提供保障的過程。

圖1 基于流程管理的企業(yè)業(yè)務(wù)流程和高校工作流程

圖2 基于流程管理的企高校工作流程詳圖

如果以流程來劃分高校管理工作（見圖1），可以將高校管理流程劃分成學校決策流程和具體職能管理服務(wù)流程，以及二級學院、專業(yè)系的教學、科研流程。其中學校決策流程由黨委書記、校長領(lǐng)導(dǎo)下的各決策委員會執(zhí)行，而具體職能管理服務(wù)流程，如教務(wù)、科研、人事、財務(wù)等服務(wù)職能則由各職能管理部門執(zhí)行，學生專業(yè)教學管理和專業(yè)科研及社會服務(wù)則由各二級學院執(zhí)行（見圖2）。本文研究對象為執(zhí)行具體職能管理服務(wù)的高校職能部門管理優(yōu)化。

3.1 服務(wù)觀念，以學生和二級學院教師為顧客

“官本位”思想與行政權(quán)威使目前我國高校管理“行政化”的思想盛行，消除高校的“官本位”迫在眉睫。倡導(dǎo)高校教師追求高深學識、探求科學知識，引導(dǎo)高校教師將其主要精力用于追求學術(shù)知識和學術(shù)權(quán)力上，而不是追求行政權(quán)力和權(quán)威，要使教師意識到行政權(quán)力是服務(wù)于學術(shù)權(quán)力的。要弱化高校行政管理體系，倡導(dǎo)服務(wù)意識與服務(wù)行為，使職能管理從為少數(shù)上級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閺V大教師和學生服務(wù)、為教學和科研服務(wù)。

需求意識和服務(wù)思想是現(xiàn)代企業(yè)市場競爭和企業(yè)發(fā)展的生命線，同樣也是現(xiàn)代高校持續(xù)發(fā)展的生命線。所以，樹立服務(wù)觀念是高校管理改革和流程優(yōu)化的核心內(nèi)容之一。

流程管理思想強調(diào)面向顧客，以顧客為中心，提供直達顧客的服務(wù)，學校的管理流程優(yōu)化也是如此。轉(zhuǎn)變到“服務(wù)導(dǎo)向”，為廣大師生服務(wù)，對廣大師生的需求給予及時而有效的服務(wù)回應(yīng)，創(chuàng)造必要的條件、給予充分的服務(wù)，職能部門的終極目標和根本任務(wù)是為提高高校教師 素質(zhì)和高校學生的多方面、全方位教育發(fā)展。管理不是目的，是手段，其本質(zhì)是服務(wù)，其最終目的是為廣大師生創(chuàng)造一種好的教與學及科研的發(fā)展環(huán)境。管理是為了更好的服務(wù)，是現(xiàn)代高校管理的藝術(shù)體現(xiàn)?！胺?wù)觀念”的高校職能管理，要求行政職能管理者由原來的控制者，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)者和支撐者。

3.2 取消科室，建立流程管理“一站式”服務(wù)

高校管理流程的改進，需要有相應(yīng)科學合理的組織結(jié)構(gòu)體系。建立流程型組織是組織結(jié)構(gòu)扁平化的有效方法。流程型組織結(jié)構(gòu)是圍繞高校核心業(yè)務(wù)流程展開工作，以及進行人員和組織建立的一種組織形式，以核心業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向和基礎(chǔ)，改變了職能等級分配式的工作安排模式，消除部門之間的界限，從而使資源流和信息流等在高校內(nèi)部順暢流動。

高校現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)基本上是金字塔式的“科層體制”，管理層次多，反應(yīng)速度慢，辦事手續(xù)繁多，各部門間的摩擦和協(xié)調(diào)往往通過“文山會?！奔右越鉀Q，工作效率低。要建立流程型扁平化的的組織結(jié)構(gòu)，使管理幅度變大，拉近學校領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生之間的距離。

在各職能部門中建立以廣大教師和學生為顧客的“一站式服務(wù)”。作為改善服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)方式的重要舉措，目前已成為我國許多高校改善服務(wù)的重要措施?！耙徽臼健狈?wù)，其出發(fā)點是盡力減少師生與管理部門的接觸面，使廣大師生避免“程序迷宮”，獲得迅捷而全面的服務(wù)，方便地達到目的?！耙徽臼健狈?wù)，通過將本來地理空間分散的相關(guān)單位集中到一個“服務(wù)窗口”，將分散程序化辦公轉(zhuǎn)變成“聯(lián)合辦公”，減少了一些不必要的中間環(huán)節(jié)，簡化、集中處理相關(guān)事務(wù)，從而提高的工作效率和辦事效率。

針對目前我國高校中，特別是一些“合并”后的高校職能部門處室往往是一個處長加三、四個副處長再加四、五個科長一起領(lǐng)導(dǎo)五、六個辦事員的現(xiàn)象，必須在流程管理思想指導(dǎo)下簡化高校組織層次，在各職能服務(wù)部門只配備少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)（1至2名），以下達管理決策、處理突發(fā)事件和非常規(guī)事件，并挑選精干的人員，作為“一站式”服務(wù)的工作人員（見圖3），這類人員必須能夠處理本職能服務(wù)部門的所有管理服務(wù)業(yè)務(wù)以及必要的相關(guān)職能服務(wù)部門的業(yè)務(wù)。

圖3 職能管理部門“一站式”服務(wù)

3.3 大力發(fā)展管理服務(wù)信息化建設(shè)

建立基于現(xiàn)代技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化的信息管理系統(tǒng)平臺。信息化技術(shù)是高校實現(xiàn)管理流程優(yōu)化的關(guān)鍵基礎(chǔ)性工具。在當前高校管理實踐中，計算機和網(wǎng)絡(luò)的使用還處于初級階段，人們的信息交換仍然主要依靠拷貝、郵件等初級傳遞技術(shù)，仍然存在“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”，難以實現(xiàn)信息及時共享，業(yè)務(wù)有效整合，資源協(xié)同應(yīng)用，沒有充分實現(xiàn)信息技術(shù)的效能。這就需要建立一個能夠整合業(yè)務(wù)流程的信息管理平臺，基于這樣的信息管理平臺，各職能管理服務(wù)人員都可以及時有效地提供教學、科研、管理和生活服務(wù)，形成數(shù)字化的信息管理方式和溝通傳播方式，推動學校實現(xiàn)教育信息化、決策科學化和管理規(guī)范化。

3.4 剝離非教學、科研等非核心業(yè)務(wù)，將其社會化

流程管理的一個基本觀點，就是企業(yè)組織應(yīng)以該組織的核心業(yè)務(wù)為中心來組織核心業(yè)務(wù)流程，而剔除非核心業(yè)務(wù)及其對應(yīng)的業(yè)務(wù)流程。以高校教學、科研的核心價值為導(dǎo)向，確定學校的核心流程。

當前有些高校管理一定程度上存在教學、科研中心地位偏離，管理服務(wù)職能偏離，高?！稗k社會”的問題。以流程管理思想優(yōu)化和改進高校管理，需要準確分析和明確高校核心價值和中心工作所在，從而關(guān)注核心業(yè)務(wù)管理流程。高校流程優(yōu)化首先就需要確定核心業(yè)務(wù)流程和非核心業(yè)務(wù)流程。對于核心流程，如教學管理流程、教師管理流程、學生管理流程、科研管理流程等必須得到充分的改進和優(yōu)化，對于那些非核心流程，如后勤服務(wù)等，則應(yīng)堅決地予以社會化、市場化地剝離，對于不該做的流程則加以消除，這樣可以將更多的人力、財力致力于高水平的師資隊伍建設(shè)和高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。

3.5 簡政放權(quán)至專業(yè)院（系）

高校院（系）是相近專業(yè)的集合體，高校教學、科研工作主要是在院（系）進行，處于教學、科研等高校中心工作的前線，院（系）對專業(yè)教師、學生的思想、教學、學習等比校級、職能部門更知情，對自身各方面實際情況掌握更好，擁有處理自身專業(yè)學科教學發(fā)展的強烈責任感和相應(yīng)的處理能力，由其處理自身的教學、科研一線工作，比學校或職能部門間接處理事務(wù)更有針對性，效果會更好。另外各專業(yè)院（系）教學、科研及學生管理工作中存在一定的差異，這就要求學校應(yīng)將有差異的決策權(quán)放權(quán)至院（系）。因此，學校應(yīng)簡政放權(quán)，院（系）一級是高等學校管理工作的基礎(chǔ)，將管理的重心放在院（系）一級，使院（系）有更大的活動空間和工作自由度，特別是要把那些過多地集中在職能部門的權(quán)力移置院（系），而職能部門的職責要從代表學校某方面權(quán)力的執(zhí)行者，轉(zhuǎn)變到多做調(diào)查研究、提交分析建議為學校決策服務(wù)；上傳下達、創(chuàng)造條件為院（系）服務(wù)，在此之余，在一定范圍內(nèi)可對院（系）進行監(jiān)督和促進。

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