檔案數(shù)字化中的檔案保護(hù)問(wèn)題淺析

摘 要：文章闡述了檔案數(shù)字化和檔案保護(hù)的關(guān)系，深刻分析了現(xiàn)階段我國(guó)檔案數(shù)字化中的檔案保護(hù)存在的各種問(wèn)題，并提出了解決這些問(wèn)題的有關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：檔案 檔案數(shù)字化 檔案保護(hù)

檔案數(shù)字化能夠?yàn)闄n案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用提供便利條件，同時(shí)還可以對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)的有效手段，是當(dāng)前各級(jí)檔案部門的工作重點(diǎn)。但在檔案數(shù)字化中，受客觀條件制約和人為因素影響，很可能會(huì)對(duì)檔案造成不同程度的損壞，數(shù)字化結(jié)束之后信息安全與保密方面也存在一定隱患。如何處理好檔案數(shù)字化與檔案保護(hù)的關(guān)系，是所有檔案管理人員必須思考解決的重要問(wèn)題。

一、檔案數(shù)字化與檔案保護(hù)的關(guān)系

一方面，檔案數(shù)字化增加了檔案保護(hù)的可行性。對(duì)于各級(jí)檔案部門來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)字化之后使用者能夠使用電子索引系統(tǒng)檢索檔案內(nèi)容，同時(shí)還可以將相關(guān)文檔分類集中拷貝或打印使用，避免了在翻閱、查詢過(guò)程中給檔案原件造成的破壞與磨損。

另一方面，檔案數(shù)字化提高了檔案保護(hù)的難度。檔案數(shù)字化過(guò)程中，需要對(duì)檔案原件進(jìn)行拆裝、整修、掃描、裝訂等諸多工序，對(duì)于保存時(shí)間長(zhǎng)、老化嚴(yán)重的珍貴紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，對(duì)其進(jìn)行電子化無(wú)異于加快破壞檔案原件。因此，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化過(guò)程中的檔案保護(hù)工作，在最大程度地保護(hù)原件的基礎(chǔ)上完成數(shù)字化加工，最終實(shí)現(xiàn)保護(hù)檔案、搶救檔案的目的。

二、檔案數(shù)字化中檔案保護(hù)存在的問(wèn)題

（一）檔案保護(hù)意識(shí)淡化弱化。有人認(rèn)為檔案進(jìn)行數(shù)字化之后，檔案原件已有所替代，對(duì)其進(jìn)行保護(hù)的緊迫認(rèn)識(shí)有所降低；有人感到檔案信息化勢(shì)必會(huì)取代傳統(tǒng)介質(zhì)檔案，只注重電子文件管理，不關(guān)心數(shù)字化進(jìn)程中的檔案保護(hù)工作；還有人深知檔案原件保護(hù)的重要性，但卻不了解檔案保護(hù)的知識(shí)和技術(shù)。

（二）檔案保護(hù)制度不夠健全。各級(jí)檔案部門檔案數(shù)字化流程、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范中較少涉及檔案保護(hù)內(nèi)容；檔案數(shù)字化科室也大都沒(méi)有完善的檔案保護(hù)制度，對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程中的人員素質(zhì)、工作環(huán)境、設(shè)備要求、操作規(guī)范、注意事項(xiàng)等沒(méi)有具體明確；缺乏檔案數(shù)字化科室硬件建設(shè)和工作流程的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

（三）數(shù)據(jù)安全管理存有隱患。檔案數(shù)字化后的信息多存儲(chǔ)在光盤和硬盤，部分載體壽命較短，存儲(chǔ)不當(dāng)易造成大量檔案信息缺失；檔案數(shù)字化信息在利用、傳輸、復(fù)制過(guò)程中具有開(kāi)放性的特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題易造成保密管控失控；檔案數(shù)字化后的圖片和數(shù)據(jù)等信息，還可以使用軟件進(jìn)行再處理，容易導(dǎo)致檔案信息失真失實(shí)。

三、檔案數(shù)字化中檔案保護(hù)對(duì)策

（一）不斷強(qiáng)化檔案保護(hù)意識(shí)。轉(zhuǎn)變思想觀念，將保護(hù)意識(shí)融入檔案數(shù)字化工作的每個(gè)環(huán)節(jié)，是有效開(kāi)展檔案保護(hù)工作的前提。一是思想上要重視。要將檔案保護(hù)工作抬高到本系統(tǒng)、本單位、本部門重要工作層面，制定長(zhǎng)期規(guī)劃，進(jìn)行全局部署，給予經(jīng)費(fèi)支持。二是指導(dǎo)上要科學(xué)。要堅(jiān)持“有效保護(hù)、合理利用”的工作指導(dǎo)原則，正確處理檔案數(shù)字化與檔案保護(hù)的辯證關(guān)系，杜絕出現(xiàn)只顧完成數(shù)字化任務(wù)而置檔案保護(hù)于不顧的情況出現(xiàn)。三是教育上要經(jīng)常。各級(jí)檔案部門要做好檔案管理人員的經(jīng)常性思想工作，不斷強(qiáng)化一線工作人員的工作責(zé)任意識(shí)和檔案保護(hù)意識(shí)，確保檔案保護(hù)工作的各項(xiàng)要求落實(shí)落細(xì)落地。

（二）建立健全檔案保護(hù)制度。制定操作規(guī)范，對(duì)檔案數(shù)字化工作實(shí)施制度化管理，是有效開(kāi)展檔案保護(hù)工作的關(guān)鍵。一是完善規(guī)范。各級(jí)檔案部門要盡快在業(yè)務(wù)工作規(guī)范中完善數(shù)字化保護(hù)的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，明確檔案數(shù)字化工作的流程和要求，確保數(shù)字化工作程序化、制度化。二是細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)數(shù)字化工作內(nèi)容和特點(diǎn)，細(xì)化制定檔案前后處理、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查、數(shù)據(jù)掛接、光盤刻錄等環(huán)節(jié)的各類注意事項(xiàng)，避免共性問(wèn)題、簡(jiǎn)單問(wèn)題重復(fù)出現(xiàn)，影響檔案保護(hù)工作成效。三是加強(qiáng)監(jiān)督。采用“逐級(jí)檢查逐級(jí)負(fù)責(zé)監(jiān)督”方法，每一位人員負(fù)責(zé)對(duì)上一環(huán)節(jié)中檔案保護(hù)工作落實(shí)情況進(jìn)行檢查，并按照統(tǒng)計(jì)制度要求記錄備案，監(jiān)管人員同時(shí)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作進(jìn)行隨機(jī)抽查，對(duì)檔案保護(hù)工作實(shí)行全程監(jiān)管。

（三）持續(xù)加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。強(qiáng)化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員技術(shù)設(shè)備操作能力和業(yè)務(wù)工作水平，是有效開(kāi)展檔案保護(hù)工作的抓手。一是適當(dāng)加大送學(xué)力度。選派業(yè)務(wù)素質(zhì)高、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員參加各級(jí)檔案部門和地方高校舉辦的培訓(xùn)班學(xué)習(xí)，充分利用社會(huì)專業(yè)力量和資源，系統(tǒng)培養(yǎng)檔案管理人員的檔案保護(hù)意識(shí)和能力。二是不斷強(qiáng)化交流活動(dòng)。加強(qiáng)與同行業(yè)其他單位的業(yè)務(wù)交流力度，通過(guò)研究討論、經(jīng)驗(yàn)交流、拜師學(xué)習(xí)等手段，充分借鑒其他單位在檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案保護(hù)的好傳統(tǒng)、好做法，通過(guò)經(jīng)常性的交流活動(dòng)鍛煉人才隊(duì)伍。三是廣泛開(kāi)展實(shí)踐活動(dòng)。充分發(fā)揮本單位檔案保護(hù)技術(shù)人才的骨干作用，采取以老帶新、工訓(xùn)結(jié)合的方式，全面提高檔案保護(hù)人才隊(duì)伍整體素質(zhì)。

四、結(jié)論

檔案數(shù)字化是建設(shè)數(shù)字檔案館、乃至智慧檔案館的樹(shù)干，而做好檔案保護(hù)工作則是做好這一切的根基。希望本文的研究可以推動(dòng)檔案數(shù)字化和檔案保護(hù)工作的健康有序開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 王學(xué)平.淺議我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)間與發(fā)展策略[J].檔案學(xué)通訊，2011（06）

作者簡(jiǎn)介：時(shí)曉靜（1987.04.30）女，漢族，陜西寶雞人，本科學(xué)歷，初級(jí)職稱，從事城建檔案工作?，F(xiàn)就職于濟(jì)南市城建檔案館