論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧

何一平

摘 要：現(xiàn)代社會，有很多的地方都會讓辦公室文秘兼職一個檔案管理工作，這樣會讓這兩份工作在實際操作的過程中減少更多麻煩，文秘以及檔案管理有著相似的管理模式，它們兩者是相輔相成的，辦公室文秘不僅僅可以給檔案管理做鋪墊，它還可以通過檔案管理變得更加完美，一位工作者在兼顧這兩種工作的時候難免會出一些不規(guī)范的行為。本文將探究兩者能否兼顧，該如何兼顧。

關(guān)鍵詞：檔案工作；辦公室文秘；結(jié)合

現(xiàn)在市場上，網(wǎng)絡(luò)甚是發(fā)達(dá)，有著很多的企業(yè)公司中辦公室起著很大的作用，人們都想著辦法的去在節(jié)約成本、節(jié)約資源的情況下提高公司的工作效率，目前，流行著將檔案管理的工作讓一部分給文秘兼顧，盡量用著小成本賺大利潤，那么，想要兼顧這兩個方面，將文秘和檔案管理結(jié)合，是很多的企業(yè)單位需要面對的。

一、各自分工

（一）辦公室文秘工作。網(wǎng)絡(luò)時代，公司企業(yè)需要文秘熟練電腦操作以及Office辦公軟件以及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，做好聯(lián)網(wǎng)微機(jī)管理工作，每天傳輸就收文件，做好信息工作。另外做好來訪接待以及各種會議記錄會務(wù)工作，還有起草各種文件、裝訂，催辦上級發(fā)下來的文件。整理文件需要工作有耐心、認(rèn)真、有責(zé)任心的人。這種職位應(yīng)有良好的人際交往能力和職業(yè)素質(zhì)，保護(hù)好辦公室重要文件，為辦公室工作節(jié)約更多的時間，這就是辦公室文秘工作。

（二）檔案工作。作為一個合格的檔案管理員，負(fù)責(zé)管理公司每個部門產(chǎn)生的檔案材料包括文件的接受、整理。善于通過思考來改善有關(guān)的檔案管理制度，擔(dān)任這個職位的人責(zé)任心強(qiáng)，有很強(qiáng)的耐心，敢于維護(hù)公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實性，能夠很好的保密。做好公司檔案編研工作，整理公司大事記。給公司更多的宣傳，該職務(wù)需要很好的誠信意識。

二、結(jié)合優(yōu)勢

（一）所有的公司都想做事能夠事半功倍，因為我們想要節(jié)約時間，提高工作效率，實踐中國科學(xué)發(fā)展觀，辦公室文秘職位，在企業(yè)公司中有著很大的作用，不僅僅在辦公室內(nèi)部為領(lǐng)導(dǎo)起作用，在整個公司中與其他職位也能相輔相成。從以上各自的分工來看，這兩者之間有著類似的工作，兩者都需要及時的為領(lǐng)導(dǎo)提供材料，但不同的是所需要的材料，準(zhǔn)確的提供查詢服務(wù)。兩者結(jié)合，可以有效的激發(fā)職員的潛力，用相同的的時間完成更多的事情，從而提高工作效率，節(jié)約相互查詢而耽誤的時間，節(jié)約時間就是節(jié)約金錢。其次能夠增強(qiáng)職員對公司的好感度，更好的參與到公司。刺激他們努力工作，提高各自所需要的不同行業(yè)的專業(yè)知識，使自身的見識更廣。保證工作內(nèi)容的時效性。因此，兩者的結(jié)合是很重要的，

（二）誰都想自己工作的地方質(zhì)量有所保障。質(zhì)量決定著公司占市場的額度，在現(xiàn)在這樣的社會環(huán)境下出現(xiàn)的管理模式，很多的工作都已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化，熟練的運(yùn)用計算機(jī)能充分利用更多的時間，給與職員更多使用計算機(jī)來辦公的意識，公司內(nèi)部僅有的一點(diǎn)部門更多的使用電子化產(chǎn)品，能帶動更多的部門使用，從而逐漸地使公司進(jìn)入電子化，緊隨世界的潮流，避免一些不必要的意外發(fā)生。當(dāng)然，錯誤少了，辦公室文秘以及檔案工作的結(jié)合更大的提高的準(zhǔn)確性，綜合實力得到了大大提升。質(zhì)量也隨之優(yōu)化。

三、兼顧阻礙

（一）辦公室文秘與檔案工作是每個企業(yè)公司必不可少的，它們之間都有著一些異曲同工之妙，兩者都是為了一個公司而工作，但兩者根本上還是有著不同的地方，所以兩者兼顧，既要能謀取一定的利益，又要保證工作質(zhì)量，這之間難免會出現(xiàn)阻礙著這些實現(xiàn)的東西。

（二）對檔案重要范圍理解不夠。辦公室文秘在工作的時候，對于所需要接觸的文件能夠很好的分類，卻沒有一些重點(diǎn)，因為文件眾多的原因，只能大致的分類，對于重要的檔案文件沒有用自己特殊的記號所標(biāo)識，因為檔案存放的時間比較長，長時間的存檔，后期在找一些重要檔案的時候會將檔案與普通的文件資料弄渾，這樣反而適得其反，將又會花上很多的時間來處理這些問題，嚴(yán)重的影響了效率，從而導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)需要資料的時候因找尋時間過長而閱讀困難大大的增加。

（三）對檔案的管理意識不強(qiáng)。公室文秘是一個公司中領(lǐng)導(dǎo)的心腹，文件和檔案有著不同的管理方式，文秘在工作的過程中可能會用對待普通文件資料一樣來管理檔案文件，歸類的時候可能會出現(xiàn)類似的問題，這種事情一出現(xiàn)對于后期的工作就會很麻煩。其次可能時間緊迫，職員沒有謹(jǐn)慎的去處理，那就需要重新擬出來一份重新編碼。普通文件資料以及檔案文件資料在編碼的過程中出現(xiàn)了重號，既影響了文件的質(zhì)量，也不符合管理歸類對檔案的要求。

（四）在企業(yè)公司中，辦公室文秘的工作大多都是很繁忙的，領(lǐng)導(dǎo)在公司的一切事務(wù)幾乎都需要文秘去鋪下基礎(chǔ)，對于這種文類的工作不能夠有一點(diǎn)著急，人在事情多了的時候，就會容易出現(xiàn)急躁的情緒，這樣的情緒是不利于工作的，特別是這一方面，有些時候，雜事太多，往往會讓自己身不由己，所以在這方面。

四、有效措施

（一）辦公室文秘工作者需要對文件認(rèn)真仔細(xì)的即使清點(diǎn)和整理。對普通文件和檔案進(jìn)行整理的很有效的方法就是訓(xùn)練自己賬目的核對，既能訓(xùn)練自身的耐性，也能訓(xùn)練自身眼里，對于那些在其他部門還沒有及時回收回來的文件資料一定要立刻做詳細(xì)的等級，防止遺忘。另外，因為文件和檔案都負(fù)責(zé)在一個人的身上，就需要對所需要整理的東西很了解，對文件的去向以及用途要做上自己熟悉的記號，作為辦公室文秘的，對于檔案意識這種不熟悉的要多強(qiáng)化，檔案的內(nèi)容，你必須要保證其中的東西不會缺失，不會增添。兼得這兩者，要虛心學(xué)習(xí)各項專業(yè)能力，培養(yǎng)良好的專業(yè)素養(yǎng)，探索檔案中與辦公室文秘工作相關(guān)的內(nèi)容并加以思考，失敗是成功之母，但是必須要從中汲取力量，時時刻刻想著為他人服務(wù)，

（二）善于運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)。充分的利用文件共享資料來對文件以及檔案更好的歸類和保存。這份工作對于記憶力的要求很嚴(yán)格，對于你自己做的記號，不論是字體型號還是顏色，都需要牢記在心上，如果你想要有一個穩(wěn)定而體面的工作，那么就請你負(fù)起你該負(fù)的責(zé)任。善于將所學(xué)的東西結(jié)合起來，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)做很好的統(tǒng)計，為能快速的工作奠定良好的基礎(chǔ)，創(chuàng)造出適合工作的環(huán)境，計算機(jī)的掌握能力必須要過硬，方便快捷節(jié)約時間。

（三）具有一定的法律意識。對于檔案，管理者要清楚的知道相關(guān)的法律，全國人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于修改《中華人民共和國檔案法》的決定，1996年7月5日第八屆全國人民代表大會第二十次會議通過，其中有些重要的，第二十四條：有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)人的主管人員過著其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，追究其刑事責(zé)任：第一不得損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；第二不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有檔案的；第三不得涂改、偽造檔案；第四不得擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓檔案；第五不得檔案牟利或者將其贈送給外人；第六明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；第七檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。如果有以上的情況，將追究法律責(zé)任。明確檢查的法律強(qiáng)制力。

五、結(jié)束語

檔案是一種很重要的社會財富，每個人都能夠去保護(hù)它，但不可以去占有它，它是屬于大家的，如果能夠在非常合適的場合將其進(jìn)去會更好的利用，這樣往小了方面說，會給公司企業(yè)帶來更多的財富，往大了說，會使我國的綜合國力得到很好的提升，文秘工作以及檔案管理工作在企業(yè)里都有著必不可少的地位，在公司中處于很重要的地位，它們在企業(yè)中促使著企業(yè)的發(fā)展，給企業(yè)中各個不同的部門帶來了便利，對任何人都需要有著常人沒有的耐心，責(zé)任心。想要做好一個它們的結(jié)合者，一定要好好的總結(jié)，善于在工作的過程中多思考，運(yùn)用技巧找出它們相似的地方，避免出差錯，提高它們兩結(jié)合的優(yōu)越性

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