微信公眾號(hào)在檔案工作中的有效利用探究

李海燕

摘要：微信為用戶帶來(lái)的全新的互動(dòng)模式，為檔案館宣傳檔案、服務(wù)公眾帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案利用服務(wù)工作是檔案館聯(lián)系社會(huì)的窗口，是衡量檔案館工作好壞的主要標(biāo)志。本文試以檔案微信公眾號(hào)為例，對(duì)檔案服務(wù)的優(yōu)化作些探討。

關(guān)鍵詞：檔案工作；微信公眾號(hào)；教學(xué)方法

國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華指出：當(dāng)今世界，以信息化為基礎(chǔ)的科技創(chuàng)新正在深刻影響著各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，檔案館也正從“紙與鐵”的時(shí)代加速邁入“數(shù)與網(wǎng)”的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。在這個(gè)大變革的背景下，檔案工作者首先要從思想觀念上樹(shù)立起全新的互聯(lián)網(wǎng)思維，認(rèn)真審視信息技術(shù)給檔案流轉(zhuǎn)方式、檔案管理手段、檔案用戶體驗(yàn)、檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)、檔案文化傳播等檔案館工作各個(gè)環(huán)節(jié)帶來(lái)的變化，從開(kāi)放、協(xié)作、共享的角度思考檔案館的服務(wù)模式，克服檔案行業(yè)的轉(zhuǎn)型陣痛，積極迎接共建共享時(shí)代的來(lái)臨。

一、微信公眾號(hào)在檔案管理工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀

“因?yàn)槲⒉?、微信功能?cè)重的不同，其在政務(wù)公開(kāi)中扮演的角色也不一致?！北本┐髮W(xué)政府管理學(xué)院副教授黃璜認(rèn)為，微博主要是快速發(fā)布信息，微信更大的優(yōu)勢(shì)則在于業(yè)務(wù)服務(wù)，其公眾號(hào)可以提供一些接口，和政府的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，讓老百姓直接通過(guò)微信就能辦理一些事務(wù)。檔案館的業(yè)務(wù)，老百姓最關(guān)心的是查詢檔案和政府公開(kāi)信息，這個(gè)業(yè)務(wù)站在老百姓的角度是檔案利用，站在檔案館的角度就是檔案利用服務(wù)。目前，我國(guó)很多地方的檔案館都開(kāi)通了微信公眾號(hào)，如，中國(guó)第一歷史檔案館的“皇室檔案”微信公眾號(hào)，向社會(huì)介紹其館藏和工作；天津、上海、福建、湖北、四川等地的檔案微信公眾號(hào)圍繞檔案講述本地區(qū)發(fā)展歷史，獲得了很高的社會(huì)關(guān)注度。但我們也要看到，雖然檔案行業(yè)微信公眾號(hào)已有長(zhǎng)足發(fā)展，但能滿足檔案館的主要職能需求、真正在微信平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)查詢開(kāi)放檔案和主動(dòng)公開(kāi)政府信息的不多。

二、檔案館微信公眾號(hào)的設(shè)計(jì)要點(diǎn)

辦好檔案館的微信公眾號(hào)，我們首先要對(duì)公眾號(hào)的特色和功能等進(jìn)行合理設(shè)計(jì)：首先，從公眾視角設(shè)計(jì)微信賬號(hào)。賬號(hào)認(rèn)證、菜單設(shè)計(jì)和首次問(wèn)候方式，是公眾關(guān)注檔案微信號(hào)后得到的第一印象。微信公眾號(hào)只有通過(guò)認(rèn)證，才能獲得更豐富的高級(jí)接口，提供更有價(jià)值的的個(gè)性化服務(wù)。如果想簡(jiǎn)單的發(fā)送消息，達(dá)到宣傳效果，建議可選擇訂閱號(hào)；如果想用公眾號(hào)獲得更多的功能，例如開(kāi)通微信支付，建議可以選擇服務(wù)號(hào)。其次，注重公眾號(hào)信息發(fā)布的效果。檔案微信號(hào)閱讀數(shù)不僅來(lái)源于賬號(hào)粉絲的直接閱讀，更多來(lái)自于朋友圈分享和轉(zhuǎn)發(fā)，但目前檔案微信號(hào)的閱讀數(shù)普遍少于送達(dá)人數(shù)。因此，信息發(fā)布應(yīng)注重傳播效果。一方面，檔案微信公眾號(hào)應(yīng)當(dāng)注重發(fā)布內(nèi)容的質(zhì)量和吸引力，多推送與民生相關(guān)的實(shí)用性信息和公眾普遍關(guān)心的時(shí)政類信息，且能較為巧妙地將地方文化、社會(huì)輿論、重要節(jié)慶、熱點(diǎn)事件等與檔案相結(jié)合，通過(guò)有層次的、差異化的選題類型，來(lái)滿足公眾對(duì)信息豐富性、多元化的要求，從而推動(dòng)檔案微閱讀的傳播。另一方面，發(fā)布形式上要充分利用音頻和視頻等媒體，以設(shè)計(jì)出集文字、圖片、語(yǔ)音、視頻等多種元素于一體的，形式多樣、質(zhì)量高效的多媒體檔案信息。第三，提升公眾號(hào)在線服務(wù)能力。目前，很多檔案館微信公眾號(hào)的具體業(yè)務(wù)仍未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理，用戶仍需前往檔案館查閱。有些微信號(hào)的菜單直接利用網(wǎng)站鏈接提供檔案查詢，但由于微信對(duì)功能接口和界面布局的限制，微信平臺(tái)雖能顯示電腦端的網(wǎng)頁(yè)，其界面、功能等操作性都有不同程度的破壞。這說(shuō)明，大部分微信公眾號(hào)的服務(wù)功能尚未被充分利用，還有很大的提升空間。

三、微信公眾號(hào)在檔案管理工作中的有效應(yīng)用策略

1.充分認(rèn)識(shí)微信公眾號(hào)在傳遞信息、拓展服務(wù)方面的作用。微信公眾平臺(tái)的出現(xiàn)為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)遇，據(jù)統(tǒng)計(jì)，25%的微信用戶每天打開(kāi)微信超過(guò)30次，55.2%的微信用戶每天打開(kāi)微信超過(guò)10次；用戶關(guān)注公眾號(hào)主要目的是獲取資訊的占41.1%，方便生活占36.9%，學(xué)習(xí)知識(shí)占13.7%。我們應(yīng)準(zhǔn)確把握這次機(jī)遇，認(rèn)真分析民眾利用檔案的新需求、新特點(diǎn)、新趨勢(shì)，結(jié)合微信公眾賬號(hào)在信息傳遞中的優(yōu)勢(shì)，提供精準(zhǔn)的信息服務(wù)。

2.建章立制，規(guī)范檔案微信公眾賬號(hào)的管理。目前，檔案微信公眾號(hào)還沒(méi)有出現(xiàn)其他行業(yè)公眾號(hào)為吸引關(guān)注而采取誘導(dǎo)分享、低俗內(nèi)容、故意欺詐等手段的現(xiàn)象。但是，部分檔案公眾號(hào)也存在轉(zhuǎn)載不注明原創(chuàng)造成不經(jīng)意侵權(quán)等混亂現(xiàn)象。為了檔案公眾號(hào)的健康發(fā)展，更好地為檔案事業(yè)服務(wù)，應(yīng)參照國(guó)家有關(guān)網(wǎng)絡(luò)管理的法律規(guī)定迅速制定檔案微信公眾號(hào)的管理規(guī)定，從公眾號(hào)的定位、名稱使用、信息發(fā)布、功能設(shè)置、組織實(shí)施、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、激勵(lì)表彰等方面強(qiáng)化對(duì)微信公眾號(hào)的管理，建立一套行之有效的激勵(lì)機(jī)制和操作規(guī)范。

3.挖掘館藏資源，突出檔案特色。檔案作為社會(huì)信息的母資源，在信息傳播中具有舉足輕重的作用，它具有其他社會(huì)信息所不具有的特征。因此我們?cè)诎l(fā)送信息的定位上一定要瞄準(zhǔn)“檔案”二字，突出“檔案”特色。首先要充分挖掘檔案館藏資源，在發(fā)送信息的內(nèi)容上體現(xiàn)檔案特色。比如天津市檔案館微信公眾號(hào)，所發(fā)送的信息有90%以上就是具有天津特色的歷史事件、風(fēng)土民情、方言俚俗以及天津歷史名人和抗戰(zhàn)英雄故事。其次，在信息的形式上也要體現(xiàn)出檔案的特色，比如江蘇檔案推出的信息“讀‘檔一面——袁曉園檔案”既有文字又有圖片，圖片中既有個(gè)人證件又有任職命令，還能清晰地看到歸檔專用章。

4.提高運(yùn)用技巧，打造綜合性檔案信息宣傳平臺(tái)。目前，檔案館微信公眾號(hào)很多只是簡(jiǎn)單發(fā)送信息。但微信公眾號(hào)不僅只有信息發(fā)送功能。它是面向名人、政府、媒體等機(jī)構(gòu)推出的合作推廣業(yè)務(wù)平臺(tái)，它除了精準(zhǔn)的消息發(fā)送外，還可以進(jìn)行即時(shí)對(duì)話，也可以在會(huì)話界面底部按需設(shè)置自定義菜單，且可為自定義菜單設(shè)置響應(yīng)動(dòng)作，可以通過(guò)點(diǎn)擊菜單，收到指定的消息或跳轉(zhuǎn)到指定的網(wǎng)頁(yè)。還可以通過(guò)添加關(guān)鍵詞自動(dòng)處理一些常用的查詢。也可以通過(guò)微信公眾導(dǎo)航網(wǎng)站——微信聚，利用網(wǎng)站的關(guān)注排行、推薦關(guān)注、搜索等服務(wù)，免費(fèi)將你的公眾號(hào)發(fā)布在微信聚上，讓所有微信用戶關(guān)注到你。此外，還可以與檔案信息網(wǎng)站、QQ、微博等相互鏈接，形成以微信平臺(tái)為主，輻射其他信息宣傳平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的廣泛傳播和深度滲透。

參考文獻(xiàn)：

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