企業(yè)內(nèi)部跨部門協(xié)作思考

花銀環(huán) 楊海濤

[提要] 企業(yè)內(nèi)部是由職責分明的部門組成的，部門內(nèi)部積極開展工作，同時也需要超越部門界限的協(xié)作共同完成企業(yè)工作。目前企業(yè)內(nèi)部各級組織間的部門壁壘仍然是企業(yè)難題，如何跨部門協(xié)同，發(fā)揮“1+1>2”的跨部門協(xié)作效果，從而提高企業(yè)資源合理分配和組織績效，值得思考。

關(guān)鍵詞：跨部門協(xié)作；跨部門溝通；崗位職責；工作流程

中圖分類號：C936 文獻標識碼：A

一、跨部門協(xié)作的意義

一個企業(yè)無論規(guī)模大小，內(nèi)部必然需要成立相互獨立的部門，通過合理分工，讓專業(yè)的部門專業(yè)的人才干專業(yè)的事情，才能實現(xiàn)每個部門單元有效運作，通過各個部門有效合作才能實現(xiàn)企業(yè)目標和組織績效。為了維持企業(yè)競爭優(yōu)勢，保持企業(yè)高效率，提高企業(yè)創(chuàng)新績效能力，企業(yè)往往需要采取措施，通過問題導向和需求導向，加強跨部門信息交流，加強人與人之間的合作，促進跨部門協(xié)作能力，減少部門沖突，合理有效利用組織資源，提振組織活力、效率和績效。

二、跨部門協(xié)作問題分析

（一）各部門目標不一致。由于企業(yè)對各部門內(nèi)部考核指標的不同，財務、人力、辦公室、銷售等各個部門都有各自的部門目標和職責，不同部門的利益也不盡相同，跨部門協(xié)作容易出現(xiàn)不協(xié)調(diào)和沖突。比如：跨部門會發(fā)生工作重復做情況，浪費經(jīng)辦人時間精力；關(guān)于共同需要完成的工作，部門間推諉扯皮，工作進展緩慢；部門和崗位之間的模糊地帶，責任不夠明確，有些部門或員工不愿意負責；不同部門對同一工作的認識不同，工作的銜接不夠順暢。

（二）跨部門的溝通障礙。如果各部門只從本部門工作和利益出發(fā)，而忽視了組織的整體目標，這樣只會強化部門間的競爭而削弱了合作，容易造成跨部門的溝通障礙，不能順暢實現(xiàn)組織目標。部門間溝通存在溝通成本，溝通成本高表現(xiàn)為部門間溝通困難，跨部門工作進展緩慢。表現(xiàn)為遇事找不到人處理，溝通沒有效果；有時候部門人員崗位調(diào)整不及時告知，崗位工作銜接不暢；常常事情的解決需要跟部門領(lǐng)導匯報解決，經(jīng)辦人溝通的效果不如跟部門領(lǐng)導溝通效果明顯；部門間提報信息和業(yè)務方面的需求，不能夠及時響應和解決；部門內(nèi)工作的完成優(yōu)先于跨部門工作，常?？绮块T工作有滯后性。

（三）企業(yè)外部溝通的問題。溝通交流不僅是企業(yè)內(nèi)部跨部門的事情，也是企業(yè)與外部溝通的事情。企業(yè)內(nèi)部溝通不暢，也有很大部分原因是對外聯(lián)系溝通的部門與外部單位溝通不暢而導致的，信息不對稱的溝通是沒有效率的溝通；與外部單位溝通不足，對企業(yè)協(xié)作完成的工作會產(chǎn)生導向性的錯誤，跨部門銜接工作很順利，但是做的工作不是需要的，這需要企業(yè)與外單位再次溝通，企業(yè)內(nèi)部再次協(xié)作，增加了時間成本和資源的耗費。企業(yè)外部溝通的問題，往往產(chǎn)生于企業(yè)第一次需要完成的某項工作，企業(yè)內(nèi)各部門對協(xié)作的工作內(nèi)容不熟悉，與外部溝通的信息不夠完整，往往事情進展得不夠順利。企業(yè)外部溝通問題，也需要企業(yè)內(nèi)部跨部門通力合作，對外溝通與內(nèi)部溝通及時有效，對于每項工作流程做到心中有數(shù)。

（四）跨部門橫向協(xié)作機制缺失?？绮块T橫向協(xié)作機制是基于信息共享的工作流程互相銜接的跨部門合作工作機制，由領(lǐng)導和員工的共同參與完成。目前，很多企業(yè)各部門間的信息傳遞靠部門員工之間溝通，領(lǐng)導之間的信息溝通比較滯后，員工之間溝通和領(lǐng)導之間溝通不同步，會造成部門間信息不對稱，影響跨部門協(xié)作效率；還表現(xiàn)為上級和下級之間、同級之間都存在信息反饋不及時情況發(fā)生，工作執(zhí)行與協(xié)作進度緩慢。

（五）跨部門溝通文化尚未受到重視。企業(yè)強調(diào)分工合作的同時，往往忽視企業(yè)溝通文化的培養(yǎng)，跨部門溝通方式主要基于部門領(lǐng)導和員工自由選擇，有個體能力差異，往往溝通方式是點對點的溝通，不是快速有效的多方溝通模式；企業(yè)關(guān)于企業(yè)內(nèi)部溝通的培訓往往缺乏，以及對于跨部門間合作的思考不足，跨部門溝通良好氛圍和模式尚未形成，溝通合作的意識有待加強和提升。良好的跨部門溝通文化是員工和領(lǐng)導無縫溝通暢聊的基礎。

三、跨部門間協(xié)作問題化解方案

（一）明確跨部門人員崗位職責，銜接工作流程。每個部門都有自身的部門職責，每個部門崗位員工也都有自己明確的崗位職責，面對跨部門間員工各個職責存在的模糊地帶需要進一步明確，做到權(quán)責分明和合理分工；需要共同協(xié)作完成的，也需要明確共同的協(xié)作內(nèi)容，并且明確跨部門協(xié)作崗位和人員，梳理出一條完整的跨部門協(xié)作工作流程，確認每項工作都有人員負責；在實際跨部門協(xié)作中不斷優(yōu)化完善跨部門的工作流程，并固化形成工作標準。

（二）對于跨部門合作工作內(nèi)容進行梳理，對于重復性工作進行整合，建立跨部門協(xié)作清單。對于部門間存在交叉的相同的工作內(nèi)容，但是執(zhí)行的工作層次和階段不一樣，這樣需要跨部門間的協(xié)同合作，這部分需要跨部門共同完成的工作內(nèi)容有必要進行整理匯總；對于跨部門崗位工作存在重復性的部分，需要進一步明確，減少重復性低效的工作內(nèi)容。通過增進部門間各崗位工作的了解，梳理整合跨部門間的工作內(nèi)容，建立跨部門協(xié)作清單表，明確協(xié)作人員以及分工，能夠一定程度上保證工作的順利完成。

（三）增強企業(yè)內(nèi)部溝通效果以及對外溝通能力。目前，企業(yè)內(nèi)部跨部門溝通基本都應用了QQ、微信等平臺，但是利用QQ、微信平臺傳遞文件、分享信息具有優(yōu)勢，但是溝通效果有限，信息發(fā)送者與信息接收者往往存在時間差，不如電話、面對面溝通來得更有效率，來得直接。構(gòu)建跨部門協(xié)作交流平臺，建立跨部門工作會議制度，面對面解決部門間需要銜接和密切合作的問題，進行有效率的集體協(xié)商，提升溝通協(xié)作效率。企業(yè)內(nèi)部各部門通力協(xié)作，對外需要充分溝通，對外溝通要多方面了解整個工作需要準備什么、需要注意什么、需要在什么時間完成什么工作，才能保證整個工作的及時完成。

（四）豐富跨部門合作內(nèi)容，增進部門間互動，提升跨部門合作效益。提高企業(yè)內(nèi)部各跨部門合作意識，主動溝通，主動解決工作難點和問題，跨部門合作可以取長補短，發(fā)揮各專業(yè)人才所長，互相學習，互相促進，共同進步，能夠發(fā)揮“1+1>2”的部門協(xié)作效果，專業(yè)化分工，親密無間的合作，企業(yè)效率才是最大的?？绮块T合作內(nèi)容可以適當?shù)臄U展，比如在部門創(chuàng)新、黨建共建、志愿者活動等方面進行交流協(xié)作，人多力量大，心齊事可成，有勁一處使，往往工作在輕松愉悅中度過。另外，在企業(yè)工會活動和體育運動等活動中，各部門人員積極參與，可以增進了解，增進部門間互動，建立情感化聯(lián)系，也有利于長期協(xié)作默契的形成。

四、關(guān)于跨部門協(xié)作的進一步思考

（一）建立相近部門或者上下游部門的員工輪崗制度。建立1個月、幾個月或者1年的人員崗位輪崗制度。一方面能夠讓輪崗員工更全面地了解一項工作整個流程，對于上下游部門工作銜接會有更清晰的認知，能夠更好地換位思考問題，改善人際關(guān)系；另一方面輪崗員工跨部門協(xié)作的意識得到提升，其工作能力得到進一步的鍛煉和提高，對于自身未來職業(yè)發(fā)展也有裨益。

（二）建立跨部門協(xié)同工作小組。對于一項需要跨部門共同完成的工作，明確上下游部門工作內(nèi)容，確定上下游協(xié)作崗位人員，組建跨部門協(xié)作小組，這個協(xié)作小組有著共同的小組目標和任務，可以充分調(diào)動各個員工主觀能動性，互相配合去完成企業(yè)的重要工作；或者對于簡單的協(xié)作工作、對于經(jīng)常發(fā)生的事項，協(xié)同小組成員通過溝通研究，形成一套高效簡易的工作流程，可以減少時間浪費，提高工作效率。

（三）制定跨部門協(xié)作考核指標。對于經(jīng)常性需要多個部門通力協(xié)作才能完成的工作內(nèi)容，采取跨部門針對性考核，可以樹立各部門的共同目標。比如：企業(yè)的招投標工作，需要辦公室、法規(guī)、財務、規(guī)范等多個部門協(xié)作，可以設立“不出現(xiàn)重大合同糾紛”為共同指標，保證每個招投標項目合規(guī)合法，不僅負責本部門的事情，也要互相檢查監(jiān)督；如果合同出現(xiàn)糾紛，參與的部門都要負有相應的責任。如果把指標只是簡單的分解到每個部門，往往出現(xiàn)只顧部門目標，不顧全局目標；制定跨部門協(xié)作考核指標，促進了共同協(xié)作，部門都有責任去加強協(xié)作提高工作效率，才能達成共同的考核指標。通過指標引領(lǐng)，樹立共同目標，才能保證各部門互相協(xié)同和合作。

主要參考文獻：

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