機(jī)關(guān)檔案管理適應(yīng)信息化建設(shè)新要求

鄭萬麗

摘 要：在現(xiàn)今飛速發(fā)展的時(shí)代里，辦公信息化，無紙作業(yè)已經(jīng)非常普遍，信息化建設(shè)的成果在我們的生活中已經(jīng)無處不在，甚至于某種層面來講存在著依賴的關(guān)系。在這樣的情況下，機(jī)關(guān)檔案管理也面臨著改革和機(jī)遇。信息化建設(shè)的腳步正在不斷催促機(jī)關(guān)檔案管理盡快適應(yīng)新要求。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案管理；信息化建設(shè)；新要求

機(jī)關(guān)檔案管理工作想要完成信息化建設(shè)，是需要進(jìn)行長(zhǎng)期的工作準(zhǔn)備，是需要全體人員的共同努力以及檔案管理人員自身意識(shí)的提升的，同時(shí)檔案管理相關(guān)硬件軟件的條件也是檢驗(yàn)是否完成信息化建設(shè)的金標(biāo)準(zhǔn)，只有滿足以上的種種條件才能完成信息化。

1 機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 效益不足

機(jī)關(guān)檔案管理管理工作是機(jī)關(guān)工作重要的組成部分，機(jī)關(guān)檔案室更是極為重要組織機(jī)構(gòu)，檔案的機(jī)密性保證機(jī)關(guān)工作項(xiàng)目的安全性，這使得機(jī)關(guān)在開展檔案管理工作的時(shí)候，只注意到了保密，只注意到了對(duì)機(jī)關(guān)自身的信息保障，而忽略開放檔案其背后所潛藏的巨大的社會(huì)效益，這里開放所指的并不是全部一絲不剩的開放，而是經(jīng)過篩選和思考后可以面向社會(huì)普羅大眾的那一部分，行成良好的信息傳遞和信息的循環(huán)利用。但是由于手續(xù)繁雜，耗時(shí)長(zhǎng)以及刻板觀念導(dǎo)致可以面向社會(huì)的檔案信息遲遲得不到解放，效益自然也無法提升。

1.2 提升動(dòng)力欠缺

檔案管理服務(wù)對(duì)象始終限制在機(jī)關(guān)和上級(jí)機(jī)關(guān)，僅對(duì)自身機(jī)關(guān)服務(wù)，完成相應(yīng)的管理工作所要消耗的，精力，人力以及物力其實(shí)并不多，還需要自我提升的原因在于，機(jī)關(guān)本身對(duì)檔案管理的要求以至于傳統(tǒng)檔案管理無法滿足信息化時(shí)代的腳步。從國(guó)家層面而言，機(jī)關(guān)檔案管理意味著歷史的積累，從某種意義而言，機(jī)關(guān)檔案管理可以歸屬于公共事業(yè)，而檔案管理工作質(zhì)量的高低影響著國(guó)家歷史的真實(shí)，一旦從國(guó)家的層面來講，機(jī)關(guān)檔案管理工作要求需要有所提升，這種來自外部的壓力，會(huì)促使機(jī)關(guān)檔案管理工作前進(jìn)。

1.3 在機(jī)關(guān)單位中不受重視

在機(jī)關(guān)單位中，存在多個(gè)組織機(jī)構(gòu)來使機(jī)關(guān)正常運(yùn)行，但每個(gè)組織機(jī)構(gòu)的經(jīng)費(fèi)都是有限的，其部門經(jīng)費(fèi)的多少由機(jī)關(guān)內(nèi)部根據(jù)多方面的估計(jì)運(yùn)算后進(jìn)行發(fā)放。而檔案管理工作久居幕后，并不直接參與機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作，沒有直觀的效益做參考，以至于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)階級(jí)忽視檔案管理工作，自然發(fā)放的經(jīng)費(fèi)不會(huì)太多，同時(shí)，由于老板的不重視，不作為，也會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員，工作積極性下降，最終導(dǎo)致的結(jié)果就機(jī)關(guān)檔案管理水平低下。

2 信息時(shí)代下的挑戰(zhàn)

2.1 傳統(tǒng)觀念的挑戰(zhàn)

縱觀歷史，不難發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理過于重視藏，而不是用，而在信息化時(shí)代，生產(chǎn)力是金標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)關(guān)檔案管理者，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，需要將手中的檔案資料轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，才能滿足新時(shí)代信息化的要求，才能得到社會(huì)的普遍要求，才能轉(zhuǎn)化為剛好更多的效益。為社會(huì)經(jīng)濟(jì)做出貢獻(xiàn)。

2.2 傳統(tǒng)管理手段的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的管理手段是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集處理和再編，盡管部分機(jī)關(guān)單位開始使用計(jì)算機(jī)，但事實(shí)上，網(wǎng)絡(luò)上根本沒有多少可以傳輸?shù)男畔n案，難以達(dá)到信息化建設(shè)高容量，網(wǎng)絡(luò)化的要求，而難以達(dá)到高容量和網(wǎng)絡(luò)化，就以為無法傳輸，無法傳輸這意味著信息的停滯，而信息的停滯意味著無法產(chǎn)生社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。作為檔案管理人員需要充認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，更新管理手段，讓死檔案變成活信息。

2.3 工作者自身素質(zhì)的挑戰(zhàn)

信息化建設(shè)要求檔案管理人員必須掌握一定的管理知識(shí)，同時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)有一定的操作能力，建立高素質(zhì)的專業(yè)人才，及需要專業(yè)的管理知識(shí)，還需要計(jì)算機(jī)才能。傳統(tǒng)的檔案管理人員顯然并不具備這些知識(shí)，導(dǎo)致的結(jié)果就是檔案管理工作無法滿足新時(shí)代的要求。只有檔案管理者提升自我的素質(zhì)，綜合能力，才有可能將手中的檔案轉(zhuǎn)化為實(shí)際生產(chǎn)力。

3 信息化建設(shè)下的新要求

3.1 主動(dòng)創(chuàng)新

長(zhǎng)久以來，檔案管理都保持著封閉的狀態(tài)，以一種保守的被動(dòng)的形象存在，不與外界交流，如此也就使得信息無法得到通暢的交流，畢竟檔案從本質(zhì)上來講是一種信息，然而隨著時(shí)間的流逝信息化時(shí)代的到來，管理觀念也是時(shí)候發(fā)生改變以適應(yīng)新的要求，從原來，低標(biāo)準(zhǔn)，低要求，低素質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)椤案?、精、?！?，整個(gè)社會(huì)對(duì)創(chuàng)新的重視也影響這機(jī)關(guān)檔案管理工作，不斷施加壓力，要求檔案管理工作由原先的封閉模式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放模式。

3.2 積極引入新手段

所謂的新手段，并不單純指的換電腦，買軟件，機(jī)關(guān)檔案管理工作從來都是一個(gè)過程包括多個(gè)環(huán)節(jié)，而不是單個(gè)步驟，僅將單個(gè)步驟強(qiáng)化與總體而言沒有任何意義或者說效果并不明顯反而由于不均衡當(dāng)致本就不高的效益變?yōu)樨?fù)數(shù)。將檔案工作進(jìn)行信息化，需要對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)籌安排，檔案原件，如前文所說，其本質(zhì)是信息資源，而信息資源的管理是需要一個(gè)開發(fā)的過程的，開發(fā)目標(biāo)是計(jì)算機(jī)檔案管理工作不能僅停留在目錄檢索，要有更深層次的挖掘和研發(fā)，變被動(dòng)封閉為主動(dòng)開放。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員的自身素質(zhì)有助于機(jī)關(guān)檔案管理工作適應(yīng)信息化建設(shè)，提升管理人員素質(zhì)的手段有很多，比如網(wǎng)絡(luò)，比如專業(yè)教師，只有通過充分利用多種教育培訓(xùn)途徑，才能從根本上加強(qiáng)對(duì)檔案人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識(shí)、高新技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，從而最終提高檔案人員的理論和業(yè)務(wù)素質(zhì)；加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案人員信息化知識(shí)水平，培養(yǎng)既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展。

4 結(jié)語

機(jī)關(guān)檔案管理工作想要適應(yīng)信息化建設(shè)新要求需要建立在檔案信息資源的有序整理的基礎(chǔ)之上才可以，加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、 加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用、 做好檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)、 促進(jìn)檔案信息 資源開發(fā)利用的政策法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的制定， 同時(shí)對(duì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)， 要正確處理經(jīng)濟(jì)瓶頸對(duì)檔案信 息化建設(shè)的制約， 從而使得信息化建設(shè)成為一個(gè)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。 在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代， 檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、 收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，。

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