探討如何提高小學(xué)的檔案管理水平

鄭桂蓮

摘 要：本文從小學(xué)檔案管理工作的重要性入手，簡(jiǎn)要介紹提高學(xué)校檔案管理工作水平的措施，旨在完善檔案管理體系，加強(qiáng)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，從而提升小學(xué)檔案管理工作質(zhì)量，以期為小學(xué)各項(xiàng)日常管理工作提供檔案資料服務(wù)。

關(guān)鍵詞：小學(xué)；檔案；管理

學(xué)校檔案管理工作所涉及的內(nèi)容較多，其工作難度較大，包括學(xué)校的行政、財(cái)務(wù)、教學(xué)、人事、學(xué)生管理等各個(gè)層面，其重要性不言而喻，在當(dāng)前信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，小學(xué)檔案管理工作發(fā)揮出了極大的作用與影響[1]。因此，小學(xué)應(yīng)重視檔案管理工作的優(yōu)化與落實(shí)，繼而不斷完善檔案管理體系，以便于促進(jìn)學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展。

1 小學(xué)檔案管理工作的重要性

其一，小學(xué)檔案管理促進(jìn)教學(xué)發(fā)展。教學(xué)檔案是小學(xué)檔案材料中的重點(diǎn)管理項(xiàng)目，是指在教學(xué)全過程之中產(chǎn)生的文本性材料，這些材料不僅記錄著小學(xué)教學(xué)內(nèi)容與形式，同時(shí)也是未來教學(xué)研究的數(shù)據(jù)資料，通過對(duì)教學(xué)檔案的研究，對(duì)于小學(xué)教學(xué)體系改革起到了積極影響。其二，小學(xué)檔案資料反映管理質(zhì)量。檔案資料中涵蓋了學(xué)校管理的各個(gè)層面，因此，對(duì)檔案信息加以分析和統(tǒng)計(jì)，能夠客觀、真實(shí)的反映出某一時(shí)間段小學(xué)管理工作實(shí)際情況，以便于學(xué)校逐步調(diào)整管理方向與方法，提升學(xué)校日常管理質(zhì)量[2]。其三，小學(xué)檔案管理體現(xiàn)學(xué)校面貌。檔案信息中囊括學(xué)校的學(xué)風(fēng)與校風(fēng)，是學(xué)校各個(gè)時(shí)期辦學(xué)特點(diǎn)的表現(xiàn)，這些學(xué)校資料成為未來學(xué)校發(fā)展的重要信息，是后人研究的歷史資料和客觀依據(jù)。同時(shí)，檔案信息不僅能夠?yàn)閷W(xué)校的未來發(fā)展而服務(wù)，同時(shí)也對(duì)地方經(jīng)濟(jì)建設(shè)及國(guó)家教育改革提供了重要的數(shù)據(jù)支持。

2 小學(xué)檔案管理工作優(yōu)化措施

2.1 建立小學(xué)檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化檔案管理在對(duì)檔案文本進(jìn)行保存的基礎(chǔ)之上，更為重視其應(yīng)用價(jià)值，當(dāng)前各個(gè)企事業(yè)單位均意識(shí)到檔案管理的重要性，從而建設(shè)相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理部門。小學(xué)應(yīng)加強(qiáng)當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理硬件及軟件設(shè)施建設(shè)，一方面，由專門、統(tǒng)一的部門進(jìn)行檔案管理，轉(zhuǎn)變以往由各個(gè)年級(jí)組保管教學(xué)檔案的現(xiàn)狀，將學(xué)校中學(xué)生、教師、教學(xué)、財(cái)務(wù)、日常管理等檔案加以集約化管理，有助于提高檔案管理水平[3]。另一方面，建立小學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)對(duì)檔案加以保存、分類、分析、應(yīng)用，能夠確保小學(xué)檔案信息的有效利用。在建設(shè)前，學(xué)校應(yīng)全面了解其檔案信息實(shí)際情況，依照學(xué)校情況針對(duì)性的構(gòu)建信息系統(tǒng)，有利于提升未來檔案管理的實(shí)效性。另外，小學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)中的歸檔、保存、調(diào)閱及備份工作，其中，歸檔需要建立檔案電子文本信息，將檔案電子文本信息按照種類分別儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)之中，為未來調(diào)檔及查閱工作提供便利，學(xué)校檔案歸檔工作需針對(duì)種類、內(nèi)容、檔案對(duì)象等相關(guān)信息進(jìn)行歸檔處理。小學(xué)校需針對(duì)檔案信息采用硬盤與光盤加以備份保存，并嚴(yán)格做好防止硬盤與光盤的防塵、防火、防震、防水、防磁工作，避免因硬盤與光盤損壞而造成的檔案信息遺失問題，提高檔案?jìng)浞菪畔⒌拇鎯?chǔ)質(zhì)量[4]。關(guān)于學(xué)校檔案信息的調(diào)閱問題必須加以重視，需經(jīng)由學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)才可查閱，調(diào)閱時(shí)不得采用拍照、復(fù)印等方式復(fù)制檔案信息本文，且只能在檔案管理部門之中調(diào)閱，不得以任何借口攜帶檔案文本離開檔案管理部門。

2.2 打造小學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍

目前現(xiàn)代化檔案管理工作所涉及的技能與知識(shí)較多，對(duì)檔案管理人員而言存在一定難度，諸如信息收集、保存、編輯、檢索、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)用等方面均對(duì)管理人員提出了更高的要求。除此之外，當(dāng)前大部分小學(xué)均開展檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，這就要求小學(xué)檔案管理人員在上述技能基礎(chǔ)之上，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等等，才能更好的開展日常工作。因此，小學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提升檔案管理人員職業(yè)能力及素養(yǎng)，滿足學(xué)校檔案管理工作對(duì)管理人員的迫切需求[5]。一方面，引入當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理理念與技術(shù)于檔案管理部門，尤其是檔案管理新技術(shù)與新知識(shí)方面，重點(diǎn)普及檔案管理相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，以期提升檔案管理人員工作技能水平。同時(shí)，還應(yīng)將計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)技術(shù)、信息化檔案管理技術(shù)加以培訓(xùn)，采用理論與實(shí)踐相結(jié)合的方式開展教育培訓(xùn)，從而使其能夠?qū)⒗碚撝R(shí)應(yīng)用于日常工作之中，完善當(dāng)前小學(xué)檔案管理水平。另一方面，檔案數(shù)據(jù)信息安全性是管理工作中的重點(diǎn)，因此，需要對(duì)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)技能加以培訓(xùn)，使其在日常生活中采用科學(xué)、有效的方式實(shí)施檔案管理，保障檔案信息文本的安全性。學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的安全性、保密性教育，使檔案管理人員能夠樹立正確的保密意識(shí)，針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)、殺毒技術(shù)及安全密鑰技術(shù)等方面進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，提升小學(xué)檔案信息管理的安全性水平。

2.3 滲透小學(xué)檔案管理于教學(xué)之中

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前在檔案管理工作中應(yīng)用各種信息技術(shù)，從而使檔案信息的應(yīng)用效果與利用率有所提升，促使檔案小學(xué)檔案管理工作更具實(shí)效性，因此，小學(xué)檔案管理應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變其管理方式、管理內(nèi)容及工作目的，以期提高小學(xué)檔案的應(yīng)用水平。教學(xué)檔案是小學(xué)檔案中的重要組成部分，教學(xué)檔案是教學(xué)過程之中學(xué)校、教師、學(xué)生各個(gè)方面形成的多方面材料，這些材料源自于教學(xué)環(huán)節(jié)，是教學(xué)改革與研究的重要數(shù)據(jù)。教學(xué)檔案管理工作的重點(diǎn)在于材料收集，由于檔案信息涵蓋于教學(xué)之中，其材料收集工作需要教師的積極配合，因此，應(yīng)將教學(xué)檔案管理滲透于教學(xué)之中，促使教師能夠配合檔案管理人員開展教學(xué)檔案信息收集工作，從而形成全面、系統(tǒng)的檔案管理體系，以便于檔案材料的保存與應(yīng)用[6]。另外，教學(xué)檔案管理工作還需加強(qiáng)其編輯及研究工作，通過對(duì)教學(xué)資料的縱向研究，提高教學(xué)檔案信息的實(shí)效性，使其價(jià)值能夠體現(xiàn)及應(yīng)用于教學(xué)之中，進(jìn)而不斷加強(qiáng)教學(xué)檔案的應(yīng)用效果。

2.4 加強(qiáng)小學(xué)檔案管理基礎(chǔ)性工作

小學(xué)應(yīng)建立健全檔案管理規(guī)范制度，制度是當(dāng)前檔案管理工作不斷優(yōu)化及提升的有力保障，小學(xué)檔案管理人員在制度約束下開展各項(xiàng)日常工作，從而逐步提升檔案管理工作水平。因此，小學(xué)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理制度體系的建設(shè)，根據(jù)學(xué)校檔案管理工作實(shí)際情況，在檔案管理制度中充分體現(xiàn)《檔案法》各項(xiàng)要求，使檔案管理人員在日常工作中做到有據(jù)可循。除此之外，學(xué)校應(yīng)保證檔案管理制度執(zhí)行效果，將制度徹底貫徹于日常檔案管理工作之中，優(yōu)化檔案管理人員崗位職責(zé)，采用崗位責(zé)任制加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的監(jiān)管工作，從而將檔案管理規(guī)范制度深入到崗位中，提高小學(xué)檔案管理工作質(zhì)量。小學(xué)校在檔案管理工作中引入激勵(lì)機(jī)制，通過激勵(lì)機(jī)制激發(fā)檔案管理人員的工作主動(dòng)性，根據(jù)檔案管理人員工作質(zhì)量實(shí)施獎(jiǎng)懲措施，確保檔案管理制度深入落實(shí)于日常工作之中。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作與學(xué)校日常運(yùn)行、教學(xué)等方面息息相關(guān)，是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，因此，小學(xué)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，逐步加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管，提升檔案管理人員的專業(yè)能力與素養(yǎng)，以便于進(jìn)一步提升學(xué)校檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)

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